Wat was het probleem?
ETTU is Microsoft dienstverlener op het gebied van Azure, SharePoint en Office 365. Het sales team bestaat uit 10 personen die zowel nieuwe klanten als bestaande klanten bedienen.

Voorheen werden contracten per email verstuurd en was het onduidelijk wat de status van een contract was. Een klant moest het contract afdrukken, ondertekenen, inscannen en daarna terugsturen. Het getekende contract werd dan handmatig opgeslagen in het digitale klantdossier. Een arbeidsintensief proces waarbij vaak vergeten werd om het getekende contract op te slaan. Dit zorgde dan ook voor vertraging bij de financiële afhandeling. Zeker als je bedenkt dat het om 50 tot 100 contracten per maand gaat.

Wat was de oplossing?
ETTU maakt gebruik van ValidSign voor het digitaal en rechtsgeldig ondertekenen van documenten, in combinatie met de ValidSign connector voor SharePoint Online. Vanuit SharePoint Online wordt een nieuw contract aangemaakt en opgeslagen in het klantdossier. Via de ribbon kan een contract ondertekend worden en rechtstreeks naar de klant worden gestuurd. De klant ontvangt het digitale contract en kan het eenvoudig online ondertekenen. Eventueel kan deze persoon het contract ook doorzetten naar zijn/haar manager. Als het contract eenmaal ondertekend is, wordt het automatisch in het digitaal dossier geplaatst.

Wat is het resultaat?
Doordat contracten nu digitaal en rechtsgeldig ondertekend worden, is altijd de status van contracten bekend. Bovendien wordt er per contract minimaal 10 minuten tijd bespaard doordat er minder handmatige acties nodig zijn. Dit reduceert de tijd om contracten de ondertekenen, waardoor de accountmanagers van ETTU meer klanten kunnen bedienen.

De accountmanagers van ETTU zijn nu in staat om zowel op kantoor als onderweg contracten te versturen en de status in te zien. Vanwege het grote succes van ValidSign heeft ETTU de digitale handtekening opgenomen in haar eigen producten en biedt deze aan haar eigen klanten aan. In de toekomst zullen ook andere afdelingen gebruik maken van ValidSign, waaronder HR.

%d bloggers liken dit: