Sharepoint Connector

Sharepoint connector

Overzicht

Met de ValidSign invoegtoepassing kan een gebruiker in Sharepoint een ondertekenverzoek uitsturen, zonder daarbij Sharepoint te verlaten.

Dit document bestaat uit twee delen:

  • De invoegtoepassing installeren / inschakelen op uw Office-account
  • De invoegtoepassing gebruiken – In dit gedeelte worden de functies van de invoegtoepassing besproken en hoe u deze kunt gebruiken om ValidSign rechtstreeks vanuit Sharepoint te gebruiken

Individuele gebruikers die de invoegtoepassing onafhankelijk installeren, moeten afzonderlijk in Sharepoint de invoegtoepassing installeren.

Voorwaarden

Ondersteunende platform

  • Sharepoint Online voor Office 365
  • Chrome
  • Firefox
  • Safari
  • Edge

Voorwaarde om de invoegtoepassing te gebruiken is dat cookies worden geaccepteerd in de browser. U moet ook voldoen aan de basis vereisten van Microsoft voor het gebruik van Microsoft Office.

    1. De invoegtoepassing installeren
  • Verifieer u bij de site.
  • Navigeer naar Site-inhoud > Nieuw > App.
  • Klik op SharePoint-winkel.
  • Zoek naar ValidSign in het zoekvak Een app zoeken (rechtsboven op de pagina).
  • Klik op het ValidSign -pictogram in de zoekresultaten om het te selecteren.
  • Klik op de knop TOEVOEGEN om de automatische installatie te starten.
      1. Security App (optioneel)

De beveiligingsapp maakt het mogelijk om geautomatiseerde updates te ontvangen van de transacties die vanuit je SharePoint-bibliotheken worden verzonden. Zorg ervoor dat de instructies van 2.3 of 2.4 zijn uitgevoerd voordat u de beveiligingsapp installeert. Volg de instructies om de app correct te installeren:

1. Log in op uw SharePoint-tenant als Global SharePoint Administrator;

2. Open de SharePoint-beheerpagina;

3. Ga naar: https://DOMAIN-admin.sharepoint.com/_layouts/15/appregnew.aspx;

4. Klik op “Genereren” om een ​​klant-ID te genereren en noteer uw klant-ID;

5. Klik op “Genereren” om een ​​klantgeheim te genereren en noteer uw klantgeheim;

6. Vul ValidSign in als titel;

7. Vul validsignapp.validsign.nl in als App Domain;

8. Vul https://validsignapp.validsign.nl/ in als omleidings-URI;

9. Klik op “Maken”;

10. Ga naar: https://DOMAIN-admin.sharepoint.com/_layouts/15/appinv.aspx;

Opmerking: u kunt een specifieke site alleen inrichten door die specifieke site in de URL in te vullen in plaats van de beheerders-URL.

11. Vul uw Client-ID in als de App-ID en klik op “Opzoeken”, u vindt de details van de app die u zojuist hebt gemaakt;

12. Plak de volgende app-toestemmings-xml in het veld “Permission Request XML”:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy = “true”>

<AppPermissionRequest Scope = “http: // sharepoint / content / tenant” Right = “FullControl” /> </AppPermissionRequests>

13. U kunt ook werken met de Right = “User.Read.All” als volledige controle niet is toegestaan ​​door organisatiebeleid.

14. Stuur de Client ID en Client Secret naar uw ValidSign-contactpersoon;

15. Ga naar uw ValidSign-omgeving en log in als een ValidSign-eigenaar / admin;

16. Ga naar de pagina Beheer – Integratie;

17. Vul het veld Callback-URL met de volgende URL: https://validsignapp.azurewebsites.net/api/packages/update;

1.2. De invoegtoepassing gebruiken

In dit artikel vindt u stap voor stap instructies voor het verzenden van uw document(en) via de ValidSign Sharepoint integratie.

1.2.1 Configuratie

Zodra de invoegtoepassing is geïnstalleerd kunt u de app configureren voor gebruik voor een specifieke site of hub. Ga naar de betreffende site en volg onderstaande stappen.

  1. Klik op de configuratie knop boven aan op het scherm.
  2. Er verschijnt een configuratie deelvenster aan de rechterzijde.
  3. Vul de ValidSign Api-key in die je kan bemachtigen als Admin gebruiker van uw ValidSign omgeving.
  4. Klik op save.

Opties

  • Api-key
    Als u ValidSign wilt integreren binnen uw bestaande systemen, dan heeft u hiervoor een API-sleutel nodig. Alleen de eigenaar van een omgeving (het hoofdaccount) kan deze API-sleutel opvragen.
  • Taal
    Taalconfiguratie bepaalt de taalkeuze van de ValidSign transacties, e-mails en ondertekenervaring
  • Download Bewijsdocument

Hiermee bepaald u of het bewijsdocument ook gedownload wordt.

  • Tekst-tag

U kunt de tekst-tag bepalen die wordt gebruikt om de handtekeningvelden in de documenten te plaatsen.

  • Verwijder transactie over (X) dagen

Deze vlag bepaalt of en na hoeveel dagen de documenten uit de ValidSign-omgeving moeten worden verwijderd nadat het document is voltooid. (Deze functionaliteit werkt alleen als de beveiligingsapp is geïnstalleerd).

  • Handtekening interne ontvangers – breedte en hoogte

De breedte en hoogte van handtekeningvelden voor de interne ontvangers. Deze functionaliteit is alleen van toepassing op handtekeningen die zijn geplaatst met de functie voor tekst-tag.

  • Handtekening externe ontvangers – breedte en hoogte

De breedte en hoogte van handtekeningvelden voor de externe ontvangers. Deze functionaliteit is alleen van toepassing op handtekeningen die zijn geplaatst met de functie voor tekst-tag.

Velden weergeven

  • Transactienaam

Bepaal of dit veld zichtbaar en configureerbaar moet zijn door de afzender.

  • Handtekening positie

Bepaal of dit veld zichtbaar en configureerbaar moet zijn door de afzender.

  • Ondertekeningsopdracht

Bepaal of dit veld zichtbaar en configureerbaar moet zijn door de afzender.

  • Handtekening

Bepaal of dit veld zichtbaar en configureerbaar moet zijn door de afzender.

  • Interne sms-authenticatie

Bepaal of dit veld zichtbaar en configureerbaar moet zijn door de afzender.

  • Externe SMS-authenticatie

Bepaal of dit veld zichtbaar en configureerbaar moet zijn door de afzender.

Standaard waarden

  • Transactienaam

Bepaal de standaardwaarde voor dit veld.

  • Handtekening positie

Bepaal de standaardwaarde voor dit veld.

  • Ondertekeningsopdracht

Bepaal de standaardwaarde voor dit veld.

  • Handtekening

Bepaal de standaardwaarde voor dit veld.

  • Interne sms-authenticatie

Bepaal de standaardwaarde voor dit veld.

  • Externe SMS-authenticatie

Bepaal de standaardwaarde voor dit veld.

1.2.2 Bibliotheek voorbereiden

Voordat gebruik gemaakt kan worden van de ValidSign integratie dient de bibliotheek van de site voorzien te worden van de juiste configuratie.

Hiervoor is een button aangemaakt “Voorbereiden”.

Het voorbereiden van de bibliotheek dient eenmalig te gebeuren. Dit geldt voor iedere site!

1.2.3 Document Verzenden

Zodra u een document wilt verzenden vanuit de Sharepoint bibliotheek selecteer dan het document dat u wilt versturen en klik op “Verzenden”.

De knop wordt niet weergegeven als u documenten selecteert met een extensie die niet kunnen worden gebruikt in combinatie met ValidSign. Toegestane extensies zijn: PDF, DOC, DOCX, TXT, RTF, ODT.

Druk na het invullen van de velden op de knop ‘Verzenden’. De ondertekenaars worden per e-mail op de hoogte gebracht en u wordt doorgestuurd naar de documentenlijst.

Zorg ervoor dat de afzender een ValidSign-gebruiker is. neem contact op met de beheerder van uw bedrijf om uw e-mailadres toe te voegen aan de lijst met afzenders als u nog geen ValidSign-account heeft.

Hieronder vind u een beschrijving van alle mogelijkheden

  • Geselecteerde documenten
    De geselecteerde documenten worden weergegeven met hun naam, zodat u weet welke documenten in deze transactie worden opgenomen.
  • Ondertekenaars
    Interne ondertekenaars zijn mensen die bekend zijn in SharePoint. De gebruikers worden gevonden via zoeken en kunnen worden geselecteerd door het zoekresultaat te selecteren.
  • Gebruik SMS-verificatie
    Als je wilt forceren dat mensen sms-verificatie moeten gebruiken, kun je ‘Ja’ invullen voor interne en / of externe ondertekenaars. Als u “Nee” invult, wordt sms-verificatie nooit gebruikt. Als “Filled” wordt gebruikt, wordt sms-verificatie gebruikt wanneer een geldig telefoonnummer wordt opgegeven.
  • Handtekening
    Standaard wordt bij het ondertekenen van een document om een ​​handtekening gevraagd. Als Click To Sign wordt gebruikt, hoeft de ondertekenaar alleen op het handtekeningvak te klikken. Er wordt een tijdstempel en vervolgens een gebruikersnaam op het document geschreven.
  • Externe ontvangers
    Gebruik SMS-verificatie
    Als je wilt forceren dat mensen sms-verificatie moeten gebruiken, kun je ‘Ja’ invullen voor interne en / of externe ondertekenaars. Als u “Nee” invult, wordt sms-verificatie nooit gebruikt. Als “Filled” wordt gebruikt, wordt sms-verificatie gebruikt wanneer een geldig telefoonnummer wordt opgegeven.
  • Handtekening
    Standaard wordt bij het ondertekenen van een document om een ​​handtekening gevraagd. Als Click To Sign wordt gebruikt, hoeft de ondertekenaar alleen op het handtekeningvak te klikken. Er wordt een tijdstempel en vervolgens een gebruikersnaam op het document geschreven.
  • Ondertekenaars
    Externe ondertekenaars zijn mensen die niet bekend zijn in SharePoint. De gebruikers worden toegevoegd door hun voornaam, achternaam en e-mailadres in te voeren. U moet het telefoonnummer invullen als sms-verificatie is ingeschakeld.

Transactie details

  • Transactienaam
    Dit is de naam van de transactie die wordt weergegeven in SharePoint en e-mail.
  • Handtekening positie
    Wanneer de tekstlabels worden gebruikt en het document de vooraf geselecteerde tekstlabels bevat om de handtekeningposities te definiëren. Als de Designer is geselecteerd, wordt de afzender van de transactie naar ValidSign gestuurd om de handtekening handmatig naar de juiste positie te slepen en neer te zetten.
  • Ondertekeningsopdracht
    Als Signing Order is ingesteld op “Yes”, moet het document worden ondertekend door de specifieke volgorde van de ondertekenaars die zijn ingevuld.
  • Bericht aan alle ontvangers
    Hier kunt u een optionele aangepaste tekst invoeren die naar alle ondertekenaars wordt verzonden.

1.2.4 Document downloaden

Zodra de transactie voltooid is wordt het getekende document automatisch geüpload naar uw Sharepoint omgeving. Het kan ongeveer 5 minuten duren voordat het document zichtbaar is. Let op! Dit werkt alleen als de (optionele) security app is geïnstalleerd.

Handmatig downloaden

Het is ook mogelijk om de documenten handmatig te downloaden. Binnen uw Sharepoint bibliotheek kunt u op “Download” klikken. Van de transacties die voltooid zijn heeft u de mogelijkheid om de documenten te downloaden. Het document wordt in dezelfde map geplaatst als het document die ter ondertekening is verzonden vanuit Sharepoint. Binnen uw Sharepoint omgeving kunt u aan ValidSign status zien of het om het getekende document gaat.

Zie onderstaande voorbeeld.

 

Share This