Woningcorporatie Stadgenoot rolt digitale handtekening uit binnen hele organisatie

Woningcorporatie Stadgenoot rolt digitale handtekening uit binnen hele organisatie

Stadgenoot is een woningcorporatie in Amsterdam en verhuurt dertigduizend sociale huurwoningen met een gemiddelde huurprijs van 500 euro per maand. De woningcorporatie is in juli 2008 ontstaan uit een fusie tussen twee Amsterdamse woningcorporaties, de Algemene Woningbouw Vereniging (AWV, opgericht in 1910) en Het Oosten (uit 1911).

Met ruim 300 werknemers, verdeeld over vier bedrijfseenheden van Stadgenoot kunnen we stellen dat het een organisatie van omvang betreft. Twee bedrijfseenheden zorgen voor de financiële en volkshuisvestelijke sturing: Financiën & Bedrijfsvoering en Strategie & Portefeuille. Het klantgerichte werk is ondergebracht bij de bedrijfseenheid Klant & Woning. De vastgoedgerichte projecten zitten bij Vastgoed & Ontwikkeling.

Veiligheid

Sinds begin 2020 ondertekent een groot deel van de organisatie digitaal met de oplossing van ValidSign. De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening was de wens om de veiligheid rondom het ondertekenproces en persoonsgegevens perfect te kunnen waarborgen. De natte variant heeft de organisatie die garantie niet ten alle tijden kunnen bieden. Stadgenoot is bij ValidSign terecht gekomen via hun ERP systeem leverancier Aereon. Al vrij snel na de aanbeveling is er een gesprek met ValidSign ingepland voor een demonstratie van het ondertekenplatform en het bespreken van de mogelijkheden voor Stadgenoot. Ibrahim Hassan, functioneel beheerder bij Stadgenoot: “Het vinden van een digitale handtekening leverancier is vrij eenvoudig, maar een leverancier die zich eveneens als een partner opstelt en altijd meedenkt met de klant vind je zelden. Wij hebben dit in ValidSign gevonden.”

Op twee afdelingen na is de digitale handtekening van ValidSign nu binnen de gehele organisatie uitgerold. Deze twee afdelingen nemen momenteel de dienst van de digitale handtekening bij een andere leverancier af. Deze afdelingen gebruiken deze functionaliteit dus al wat langer. Op deze manier hanteert iedere afdeling een waterdichte beveiliging voor ondertekende documenten en hebben het ondertekenproces van A tot Z inzichtelijk. De organisatie heeft ervoor gekozen om ondertekenaars te identificeren middels een tweede-factor authenticatie. Deze SMS authenticatie zorgt ervoor dat naast e-mail verificatie, ook het telefoonnummer van de ondertekenaar wordt geverifieerd om er zeker van te zijn dat het om de juiste persoon gaat.
Daarnaast gaat men gebruik maken van de IDIN authenticatie. Deze manier van identificeren gaat vooral gebruikt worden door onze huurders. Bijvoorbeeld bij het ondertekenen van de huurcontracten.

Een aantal afdelingen gebruiken ValidSign voornamelijk voor het (laten) ondertekenen van formulieren, opdrachten en/of contracten door externen, waar de afdeling financiën interne (uit)betaalopdrachten ondertekent.

Plaats- en tijd onafhankelijk

De huidige manier van werken door de corona crisis heeft ervoor gezorgd dat de er meer en meer behoefte is aan de digitale manier van ondertekening. Ibrahim zegt: “Zoals de rest van Nederland begin 2020 en op een abrupte manier mochten we enkel thuiswerken. Even een handtekening halen bij je manager of directeur was een bijzondere opgave. We waren gedwongen om processen anders in te richten. De ondertekenaars waren bijvoorbeeld niet op locatie aanwezig of beschikten niet over een eigen printer. Met ValidSign kunnen wij plaats- tijd en device onafhankelijk ondertekenen”.

Proces versnellend

Naast het feit dat de oplossing de veiligheid van documenten waarborgt is het ook proces versnellend. “De doorlooptijd van een ondertekening in het algemeen is flink ingekort omdat een aantal handelingen niet meer uitgevoerd hoeft te worden. De papierenrompslomp is minder en werknemers hebben meer tijd voor andere zaken.. De ValidSign gebruikers binnen Stadgenoot zijn tevreden over de oplossing en konden na een eerste begeleiding, wat ook weer medegeorganiseerd is door ValidSign zonder slag of stoot ermee aan de slag.

Toekomst

Binnen nu en een aantal weken verwachten we dat de twee afdelingen die momenteel de ValidSign functionaliteit nog niet gebruikende oplossing in gebruik nemen en zullen er veel meer documenten per maand digitaal ondertekend worden met ValidSign. Daarnaast zijn ValidSign en Aereon bezig met de ontwikkeling van de integratie tussen het ERP systeem Tobias AX en ValidSign zodat Stadgenoot en andere bedrijven vanuit het vertrouwde ERP systeem kunnen gaan ondertekenen. Zodra de integratie is gerealiseerd zullen meerdere afdelingen er gebruik van maken. Ibrahim zegt: “De digitale handtekening is niet meer weg te denken uit onze processen en het gebruik zal de komende jaren alleen maar toenemen. Dat is ook de reden waarom we graag met ValidSign en Aareon de samenwerking aangaan om de integratie nog meer toekomstbestendig te maken. Daar investeren we graag tijd en moeite in, omdat we geloven dat we daar veel voor terug krijgen”.

Duurzame zorg met de digitale handtekening van ValidSign

Duurzame zorg met de digitale handtekening van ValidSign

Het Radboud universitair medisch centrum is een academisch ziekenhuis in Nijmegen dat deel uitmaakt van de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra. Meer dan drieduizend studenten van de Radboud Universiteit worden hier opgeleid binnen onder andere Geneeskunde, Verpleegkunde en Biomedische Wetenschappen. Daarnaast had Radboudumc in 2019 1065 bedden en meer dan 10.000 medewerkers. Als gevolg van de corona crisis is het aantal bedden en medewerkers vors gestegen dit jaar. Om patiënten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn heeft er een duidelijke digitalisatie plaatsgevonden binnen de organisatie. Het universitair medisch centrum in Nijmegen werkt nu meer digitaal dan ooit.

 

Verkorte doorlooptijd van contracten   

Na het uitvoeren van een marktonderzoek deed Radboudumc een aanbesteding om uiteindelijk het juiste platform voor digitaal ondertekenen te kunnen kiezen. ValidSign sleepte de aanbesteding eind januari 2020 binnen. De primaire reden om digitaal te ondertekenen was het verkorten van de doorlooptijd van (arbeids) contracten. Het ondertekenproces zag er voorheen als volgt uit: het opgestelde contract werd geprint, ter ondertekening op het bureau gelegd van de interne ondertekenaars, na ondertekening werd het document per post verzonden naar de externe ondertekenaar en werd na ondertekening weer per post retour ontvangen. Met ValidSign wordt zowel het printen als het per post verzenden geëlimineerd.

Marty van Asperen, projectleider bij Radboudumc: “De afdeling inkoop ondertekent zo’n 250 documenten per maand. Het kon wel een aantal weken duren tot het ondertekenproces was afgerond. Wanneer een accountmanager een deal sluit, lukt het hem of haar bijvoorbeeld niet om de overeenkomst direct rond te krijgen omdat hij of zij niet volledig tekenbevoegd is en managers eerst hun handtekening moeten zetten ter goedkeuring. ValidSign biedt de mogelijkheid om meerdere ondertekenaars te selecteren en een ondertekenvolgorde in te stellen zodat de benodigde handtekeningen in een paar muisclicks binnen kunnen zijn”.

 

Sparringpartner  

Radboudumc heeft de oplossing van ValidSign in huis gehaald om uiteindelijk organisatie breed in te zetten. Korte lijnen en een nauwe samenwerking tussen de twee organisaties is daarom cruciaal. “Wij waren niet alleen opzoek naar een digitaal ondertekenplatform maar ook naar een partner, en die hebben wij in ValidSign gevonden. ValidSign is erg betrokken bij ons uitrolproces en ondersteunt ons met consultancy op maat”, aldus van Asperen. De organisatie heeft meer dan 6 maanden uitgetrokken voor het uitrolproces zodat de digitale handtekening geleidelijk landt binnen de organisatie. Zij zet de digitale handtekening als eerste in om het gehele aanstellingsproces te digitaliseren. Meer dan 1000 medewerkers ontvangen hun arbeidscontract ter ondertekening via ValidSign. Deze actie werkt zowel als test voor de eindgebruikers als voor de ondertekenaars binnen de organisatie. beide partijen zijn enthousiast over de gebruiksvriendelijke oplossing waarmee zij direct na de uitlevering al uit de voeten konden.

 

ValidSign in de toekomst 

De organisatie zit dus nog in de beginfase wat betreft digitaal ondertekenen. Van Asperen: “Op dit moment worden er meer dan 350 contracten per maand digitaal ondertekend. De medewerkers van HR ondertekenen maandelijks iets meer dan 150 contracten. Dit zal alleen maar toenemen aangezien de digitale handtekening oplossing van ValidSign voor het welbekende sneeuwbaleffect zorgt. Zeker nu thuiswerken het nieuwe normaal is geworden. ”

Govers Accountants en Adviseurs stroomlijnt bedrijfsprocessen

Govers Accountants en Adviseurs stroomlijnt bedrijfsprocessen

Govers Accountants en Adviseurs

Govers is dé specialist van het Zuiden op het gebied van accountancy, fiscaliteit en bedrijfsadvies en werkt vanaf eind 2019 met de digitale handtekeningoplossing van ValidSign. Sinds 1927 streeft de organisatie uit Eindhoven er naar om hoogwaardige dienstverlening te bieden aan hun klanten. Het team van 180 collega’s richt zich op familiebedrijven en de bouw, food- en hightech (Brainport) sectoren. Zij onderscheidt zich van andere accountantskantoren door haar bedrijfskundige insteek en de gemeende interesse in het verhaal achter de cijfers van een organisatie. Govers heeft zowel lokale- als internationale klanten. Als onderdeel van het internationale samenwerkingsverband UHY werkt Govers voor een groot aantal internationale organisaties. UHY is een samenwerkingsverband van 320 zelfstandige kantoren in 100 landen.

Vlot en gestroomlijnd proces

De organisatie is na eigen research in December 2019 bij ValidSign terechtgekomen. Govers gaf aan niet geheel onbekend te zijn met de digitale handtekening en enige tijd gebruik te hebben gemaakt van een ander ondertekenplatform. Dit bood beperkte mogelijkheden waardoor de organisatie geremd werd in het maken van een digitaliseringsslag. Het grote aantal functionaliteiten van ValidSign gaf de organisatie de doorslag om over te stappen. Het proces zag er destijds als volgt uit: een te tekenen document werd met het juiste briefpapier opgesteld in Word, geprint en ondertekend of als PDF per mail ter ondertekening naar ondertekenaars verstuurd. Het ondertekende document werd na ontvangst handmatig gearchiveerd. Kachung Tau, Accountant bij Govers Accountants vertelt: “Met de vorige ondertekenoplossing moest men nog teveel stappen doorlopen om de benodigde handtekeningen te verkrijgen. Waar het ondertekenproces voorheen uren in beslag nam is het nu in een paar muisclicks geregeld!” Op dit moment wordt het gehele samenstelproces van Govers al gestroomlijnd waarbij onder andere de opdrachtbevestiging, notulen en akkoordverklaring voor publicatie en fiscale aangifte worden ondertekend met ValidSign. “Tot voorkort printten collega’s regelmatig documenten om vervolgens met de natte handtekening te ondertekenen. Met ValidSign kunnen ook deze personen niet om het digitaal ondertekenen van documenten heen en wordt de digitale handtekening breder ingezet binnen de organisatie, zegt Kachung.”  

Overzichtelijk

Naast het versnellen van verschillende processen en het terugdringen van de responstijd creëert de digitale handtekening overzicht voor Govers. Kachung zegt: “ValidSign zorgt voor een betere beheersing van de documentenstromen. Het ValidSign dashboard geeft een mooi overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. Daarnaast is het mogelijk om meerdere documenten aan een transactie toe te voegen waardoor het aantal transacties flink is teruggedrongen”.

Klanttevredenheid

De digitale handtekening draagt bij aan de hoogwaardige dienstverlening die de organisatie uitdraagt. “Klanten ervaren de digitale handtekening van ValidSign als een extra service vanuit Govers. De oplossing stelt ons in staat om op een laagdrempelige manier te digitaliseren waardoor ook onze trouwe klanten het aandurven om documenten digitaal te ondertekenen”, aldus Kachung. Voorheen werd het document geprint, ondertekend, gescand en per mail weer doorgestuurd naar de volgende ondertekenaar als meerdere personen binnen een organisatie hetzelfde document moesten ondertekenen. Deze stappen worden door ValidSign geëlimineerd en afgehandeld in één transactie. Kachung zegt: “De klant ontvangt nu alle documenten in een gebundelde mail en de documenten zijn direct na ondertekening beschikbaar voor inzage en te downloaden via dezelfde link”.

Volledige digitalisatie

Met de juiste integraties kan de oplossing binnen de gehele organisatie worden ingezet. “Naast het proces van de accountant zouden onder andere inkoop- en HR processen kunnen worden gedigitaliseerd met de digitale handtekening, zegt Kachung. Het komende jaar zal Govers steeds meer processen digitaliseren waarin de digitale handtekening een belangrijke rol speelt. Bekijk alle bedrijfsprocessen waarin ValidSign kan ondersteunen.

Hogeschool Saxion werkt slimmer met ValidSign

Hogeschool Saxion werkt slimmer met ValidSign

Saxion faciliteert het hoger beroepsonderwijs in Apeldoorn, Deventer en Enschede. Met meer dan 26.000 studenten is de hogeschool een speler van omvang en heeft een gebeurtenis als de coronacrisis grote impact. Voor de organisatie zorgde de pandemie al snel voor een volledige (tijdelijke) sluiting van alle drie de locaties. Net als bij andere (semi) overheidsinstellingen zal het merendeel van de medewerkers en studenten van de organisatie minstens tot 1 september 2020 volledig vanuit huis werken.

Kostenbesparend

Sinds 1 januari dit jaar ondertekent de organisatie digitaal met de oplossing van ValidSign. De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening waren de hoge kosten die voortkwamen uit de handmatige afhandeling van allerlei administratieve processen. Saxion is begonnen met de afhandeling van de studentdeclaraties. De declaratie wordt ingediend door studenten die door de hogeschool zijn ingehuurd om op een bepaald evenement binnen de organisatie bij te springen. Jaarlijks worden  er duizenden studentdeclaraties ingediend en ondertekend. Het merendeel betreft  declaraties van bedragen tussen de 12- en 25 euro,  waarvan de administratiekosten op konden lopen tot 45 euro per declaratie. Thijs Groener, Business Process Manager bij Saxion zegt: “ValidSign zou in eerste instantie alleen worden ingezet in een pilot om de administratiekosten van student- en gastdocent declaraties te verlagen. Na de pilot wilden we de oplossing breder uit gaan rollen. Door de coronacrisis hebben wij de oplossing in een aantal weken binnen verschillende afdelingen van Saxion uitgerold.” Momenteel worden zowel inkoopcontracten, arbeidscontracten, documenten binnen de examencommissie als gegevensverklaringen en stukken van het College van Bestuur en Raad van Toezicht met ValidSign ondertekend.  

Proces versnellend

De afgelopen maanden heeft de volledige organisatie vanuit huis gewerkt en dankzij ValidSign kon het grootste gedeelte van de ondertekeningen tijd- en plaats onafhankelijk gefaciliteerd worden. Al meer dan 70 werknemers verrichten hun ondertekeningen via het platform waardoor bedrijfsprocessen grotendeels door hebben kunnen draaien. Naast het kostenbesparende kenmerk van ValidSign is de digitale handtekening ook proces versnellend. De doorlooptijd van de ondertekening van een studentendeclaratie is bijvoorbeeld met 90 procent ingekort. Het ondertekenproces van een arbeidscontract en de stukken van het College van Bestuur en Raad van Toezicht, dat voorheen weken in beslag kon nemen, kan nu binnen een paar dagen rond zijn.  “Het aantal handelingen is enorm teruggedrongen en werknemers hebben meer tijd voor andere zaken. Daarnaast hebben ze nu inzicht in de status van de ondertekening en het document.”, zegt Groener. Documenten hoeven niet meer geprint, ondertekend, opgestuurd en handmatig gearchiveerd te worden.

Gebruiksvriendelijkheid

De organisatie hecht veel waarde aan de tevredenheid van haar mensen. De oplossing dient dan ook als extra service vanuit Saxion voor zowel studenten als werknemers. “Kort na het introduceren van de digitale handtekening ontving ik reacties van enthousiaste collega’s. Een collega gaf zelfs aan een dansje te hebben gedaan nadat ze de oplossing voor het eerst had gebruikt”, aldus Groener. De aanvragen voor ValidSign blijven wekelijks binnenkomen. Om dit aantal onder controle te krijgen heeft de organisatie de inloggegevens van het platform samen met beknopte procesbeschrijvingen en werkinstructies op haar service management platform gedeeld zodat werknemers het zelfstandig kunnen oppakken.

Uitbreiding

In de nabije toekomst zal de oplossing nog breder worden ingezet binnen Saxion Hogeschool. Groener zegt: “Het digitaal ondertekenen van stageovereenkomsten zou wellicht een uitkomst zijn voor onze studenten en werknemers omdat dit proces veel tijd in beslag neemt. Het is voor de meeste studenten een periode waar naar wordt uitgekeken en dan is het fijn dat het geregeld kan worden zonder papieren rompslomp. Daarnaast zouden wij ValidSign graag integreren in onze eigen software. Door de coronacrisis is dit project gepauzeerd en zal het  waarschijnlijk later dit jaar weer worden opgepakt”. Wanneer de integraties gerealiseerd zijn, zullen nog meer afdelingen gebruik gaan maken van de digitale handtekening, meer processen worden versneld en geld worden bespaard.

Bruggen bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Bruggen bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Als één van de 21 waterschappen in Nederland wordt Waterschap Rivierenland gestuurd door de missie “het zorgen voor veilige dijken en een evenwichtig watersysteem.” Waterschap Rivierenland opereert in de provincies Zuid-Holland, Gelderland, Noord-Brabant en Utrecht, vanuit een centraal gelegen kantoor gevestigd in het Gelderse Tiel. De organisatie draagt zorg voor diverse taken op het gebied van waterhuishouding waaronder waterkwaliteit- en kwantiteit, vaarwegbeheer, waterkeringen en calamiteitenzorg. Waterschap Rivierenland koos voor ValidSign om het ondertekenproces te optimaliseren.

 

Procesoptimalisatie 

Sinds september 2019 maakt Waterschap Rivierenland gebruik van de digitale handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het proces rondom de ondertekening van verscheidenen overeenkomsten op de afdeling Grondzaken sub optimaal verliep. Voor het sluiten van overeenkomsten is de afdeling namelijk sterk afhankelijk van externe ondertekenaars die niet op hetzelfde moment en op dezelfde locatie een handtekening kunnen zetten. Documenten werden opgesteld, uitgeprint, in een tekenboek gelegd, intern ondertekend, per post verzonden naar de klant, ondertekend door de klant, teruggestuurd, intern gecontroleerd, de begeleidende brief werd toegevoegd, nogmaals intern ondertekend en weer per bode verzonden. De doorlooptijd van dit traject was minimaal twee weken. Cindy Lelie, medewerker Grondzaken bij het waterschap Rivierenland: “ Met ValidSign kan een overeenkomst bij wijze van binnen een uur rond zijn. Alle benodigde stappen worden nu in een enkele handeling succesvol afgerond. Er komt geen printer meer aan te pas en de stukken hoeven niet meer per post naar contractanten te worden verstuurd.”

 

Overzicht in het Dashboard

Daarnaast maakt ValidSign het mogelijk om transacties te monitoren. In het dashboard van de oplossing worden namelijk alle transacties weergegeven. Lelie zegt: “Ik kan zien wanneer en door wie de transactie is aangemaakt. Ook is inzichtelijk wie zijn of haar handtekening al heeft gezet en wie nog op zich laat wachten. Mocht een ondertekening toch op zich laat wachten dan wordt de reminder functionaliteit gebruikt en ontvangt de ondertekenaar een verzoek om alsnog het document te ondertekenen.”

 

Klanttevredenheid 

Kort na de installatie op locatie konden de werknemers al met ValidSign uit de voeten en zijn verschillende bedrijfsprocessen versneld middels de digitale handtekening. Op dit moment wordt de oplossing ingezet voor het ondertekenen van de gebruikersovereenkomsten waaronder huur, pacht, onderhouds-en bruikleenovereenkomsten. “Wij staan voor betrouwbaarheid en professionaliteit en dit willen wij graag uitstralen. ValidSign draagt hieraan bij met het gebruiksvriendelijke platform, de mooi vormgegeven website en de snelle support afdeling, aldus Lelie.” Ook de klant ontvangt hierdoor de juiste service vanuit Waterschap Rivierenland.  

Uitbreiding van ValidSign

Voor Waterschap Rivierenland is digitaal ondertekenen een onvermijdelijke stap gebleken. In de toekomst zal het niet blijven bij het digitaal ondertekenen van gebruikersovereenkomsten binnen de afdeling Grondzaken. “Ook inkoopcontracten op de afdeling Inkoop en juridische stukken op de afdeling Juridische zaken zullen wellicht in de toekomst digitaal worden ondertekend”, zegt Lelie. 

“Ik wou dat ik tien jaar eerder aan ValidSign was begonnen!”

“Ik wou dat ik tien jaar eerder aan ValidSign was begonnen!”

Wij zeggen altijd: klanten betalen ons om te denken, niet om te doen. Daar helpt ValidSign aan mee. Al dat “doe”-werk: afdrukken, zorgen dat de vennoot er is, ondertekenen, dan weer kopiëren en opslaan, in een brief stoppen. Dat slaat eigenlijk nergens op als het makkelijker kan. De digitale handtekening van ValidSign is daar de oplossing voor,” aldus Teun den Ouden, Partner O2 Accountants

O2 Accountants

O2 Accountants is een accountantsbedrijf met vier verschillende vestigingen in Nederland, opgericht in 2002. Sinds de oprichting is de organisatie hard gegroeid en worden er momenteel 700 klanten bediend. O2 Accountants onderscheidt zich door het advieswerk; 40% van de werkzaamheden wordt besteed aan het juiste advies op maat voor de klant. Het motto luidt: “Klanten betalen ons om te denken, niet om te doen”. De digitale handtekening oplossing van ValidSign sluit daar perfect op aan.

Procesversnelling en inzicht

Sinds begin 2017 maakt O2 Accountants gebruik van de digitale handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het over het algemeen lang duurde voordat documenten ondertekend retour kwamen. Soms kwamen ze niet eens ondertekend retour. De doorlooptijd was heel lang of zelfs oneindig. Daarnaast was er geen inzicht in het aantal documenten dat ter ondertekening uit stond bij klanten. “We wilden het ondertekenproces versnellen, maar ook meer inzicht verkrijgen in het aantal documenten dat wordt uitgestuurd,” vertelt Teun den Ouden, Partner bij O2 Accountants.
Voorheen verliep alles per post en moest het secretariaat alles handmatig klaarmaken en versturen, vaak in tweevoud. Hier kwamen veel handelingen bij kijken. Margot van der Sluis, secretarieel medewerker bij O2 Accountants, had hier dagelijks mee te maken en vertelt: “Sinds het gebruik van ValidSign is onze tijdswinst met 70% gestegen. Puur door het verminderde aantal handelingen. We hoeven geen documenten meer te printen of te scannen. Ik zou zwaar depri zijn als dit weer werd teruggedraaid.”
Hoe O2 Accountants bij ValidSign terecht kwam? Primair door de referentie van accountskantoor Accon AVM. Teun vertelt: “Accon AVM zat in een proefperiode bij ValidSign en was erg enthousiast.” In no time kon O2 Accountants al aan de slag met ValidSign. “We kregen een demo van de consultant en na de uitlevering zijn we er dezelfde dag nog mee aan de slag gegaan.”

Klik & klaar

Alle uitgaande documenten binnen O2 Accountants worden momenteel dus niet meer per post, maar digitaal via ValidSign verzonden ter ondertekening. Jaarrekeningen, opdrachtbrieven, normale brieven, noem het maar op. Dit zijn minstens 4.000 documenten per jaar. Deze worden door het secretariaat van O2 Accountants digitaal opgemaakt en verstuurd. “De accountants zelf hebben er geen omkijken meer naar. Ze hoeven enkel de mail met het ondertekenverzoek te openen en te klikken om te ondertekenen,” vertelt Teun. ValidSign biedt een digitaal platform met een dashboard waarop alle transacties zijn in te zien. “Het dashboard van ValidSign geeft een mooi overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. De doorlooptijd is korter én we hebben inzicht in het gehele ondertekenproces.”
Daarnaast wordt het voor klanten ook gemakkelijker om documenten snel te ondertekenen. “Je merkt dat de drempel voor de klant lager is en de terugkoppeling hoger is. We hoeven niet meer te zeuren bij de klant om te ondertekenen omdat het gemakkelijker gaat.”

Zakelijke groei

O2 Accountants is de afgelopen jaren sterk gegroeid, elk jaar met ongeveer 15%. “We zijn echt gegroeid, maar het secretariaat is hetzelfde gebleven.” Door de digitale handtekening kan aanzienlijk meer werk worden verricht in minder tijd. Ook kost de oplossing van ValidSign volgens Teun weinig. Deze kosten zijn volgens hem ook zo weer terugverdiend. “Ik heb het nooit echt berekend, maar ik denk dat we ValidSign binnen drie maanden wel terugverdiend hebben.”
ValidSign draagt binnen O2 Accountants dus bij aan de zakelijke doelen, onder andere door procesversnelling en een inzichtelijk ondertekenproces. Ook is het stukje professionaliteit voor het accountantskantoor van belang. “ValidSign heeft een goede look-and-feel en het is professioneel. Dat willen we ook uitstralen naar klanten,” vertelt Teun. “ValidSign is een soort marketing voor ons. De tool ziet er gewoon goed uit.”

Volledig compliant

ValidSign voldoet met haar oplossing aan Europese wet- en regelgeving. Voor accountants is dat erg belangrijk. “Accountants denken vaak in risico’s en vinden nieuwe dingen nog wel eens eng. Maar de digitale handtekening is juridisch juist beter dan de natte handtekening. Het is makkelijk te bewijzen dat de digitale handtekening rechtsgeldig is,” concludeert Teun.
Voor O2 Accountants was de oplossing van ValidSign ook de ideale uitkomst om compliant te zijn aan de AVG. Om aan de AVG te voldoen werden verwerkersovereenkomsten digitaal verstuurd met ValidSign. “De verwerkersovereenkomsten konden wij met ValidSign heel makkelijk via een bulkupload in één keer verzenden naar al onze klanten. Daarnaast konden we al onze klanten heel gemakkelijk een reminder sturen. Ik denk dat we al wel 80% van al de verstuurde verwerkersovereenkomsten ondertekend terug hebben. Op deze manier waren we heel snel compliant aan iets wat als door velen als vervelend en irritant wordt beschouwd.”

Meer ValidSign

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken en zal wellicht nog geautomatiseerder toegepast worden als het aan Teun ligt: “Bij ons heeft het secretariaat een dubbele functie. We vinden het niet alleen fijn dat ze de handeling doen, maar alles wat de deur uitgaat wordt ook door de medewerkers gelezen zonder dat ze de inhoud kennen. Zal dat verdwijnen in de toekomst? Dat weet ik niet. Er zit relatief veel werk in die check. Als dat uiteindelijk geautomatiseerd kan verlopen, kan het digitaal aanbieden van documenten ter ondertekening wellicht ook geautomatiseerd verlopen. Het versturen door het secretariaat wordt dan overgeslagen. Ik houd het niet voor onmogelijk.”
Dat ValidSign binnen O2 Accountants in de toekomst nog volop zal worden gebruikt is dus wel duidelijk. Digitaal ondertekenem is volledig geïntegreerd in het bedrijfsproces en biedt O2 Accountants vele voordelen. “Ik wou dat ik al tien jaar eerder aan ValidSign was begonnen!”, lacht Teun.