ETTU versnelt ondertekenproces aanzienlijk

ETTU versnelt ondertekenproces aanzienlijk

Wat was het probleem?
ETTU is Microsoft dienstverlener op het gebied van Azure, SharePoint en Office 365. Het sales team bestaat uit 10 personen die zowel nieuwe klanten als bestaande klanten bedienen.

Voorheen werden contracten per email verstuurd en was het onduidelijk wat de status van een contract was. Een klant moest het contract afdrukken, ondertekenen, inscannen en daarna terugsturen. Het getekende contract werd dan handmatig opgeslagen in het digitale klantdossier. Een arbeidsintensief proces waarbij vaak vergeten werd om het getekende contract op te slaan. Dit zorgde dan ook voor vertraging bij de financiële afhandeling. Zeker als je bedenkt dat het om 50 tot 100 contracten per maand gaat.

Wat was de oplossing?
ETTU maakt gebruik van ValidSign voor het digitaal en rechtsgeldig ondertekenen van documenten, in combinatie met de ValidSign connector voor SharePoint Online. Vanuit SharePoint Online wordt een nieuw contract aangemaakt en opgeslagen in het klantdossier. Via de ribbon kan een contract ondertekend worden en rechtstreeks naar de klant worden gestuurd. De klant ontvangt het digitale contract en kan het eenvoudig online ondertekenen. Eventueel kan deze persoon het contract ook doorzetten naar zijn/haar manager. Als het contract eenmaal ondertekend is, wordt het automatisch in het digitaal dossier geplaatst.

Wat is het resultaat?
Doordat contracten nu digitaal en rechtsgeldig ondertekend worden, is altijd de status van contracten bekend. Bovendien wordt er per contract minimaal 10 minuten tijd bespaard doordat er minder handmatige acties nodig zijn. Dit reduceert de tijd om contracten de ondertekenen, waardoor de accountmanagers van ETTU meer klanten kunnen bedienen.

De accountmanagers van ETTU zijn nu in staat om zowel op kantoor als onderweg contracten te versturen en de status in te zien. Vanwege het grote succes van ValidSign heeft ETTU de digitale handtekening opgenomen in haar eigen producten en biedt deze aan haar eigen klanten aan. In de toekomst zullen ook andere afdelingen gebruik maken van ValidSign, waaronder HR.

O2 Accountants. “Ik zou zwaar depri zijn zonder ValidSign.”

O2 Accountants. “Ik zou zwaar depri zijn zonder ValidSign.”

Wij zeggen altijd: klanten betalen ons om te denken, niet om te doen. Daar helpt ValidSign aan mee. Al dat “doe”-werk: afdrukken, zorgen dat de vennoot er is, ondertekenen, dan weer kopiëren en opslaan, in een brief stoppen. Dat slaat eigenlijk nergens op als het makkelijker kan. De digitale handtekening van ValidSign is daar de oplossing voor,” aldus Teun den Ouden, Partner O2 Accountants

O2 Accountants

O2 Accountants is een accountantsbedrijf met vier verschillende vestigingen in Nederland, opgericht in 2002. Sinds de oprichting is de organisatie hard gegroeid en worden er momenteel 700 klanten bediend. O2 Accountants onderscheidt zich door het advieswerk; 40% van de werkzaamheden wordt besteed aan het juiste advies op maat voor de klant. Het motto luidt: “Klanten betalen ons om te denken, niet om te doen”. De digitale handtekening oplossing van ValidSign sluit daar perfect op aan.

Procesversnelling en inzicht

Sinds begin 2017 maakt O2 Accountants gebruik van de digitale handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het over het algemeen lang duurde voordat documenten ondertekend retour kwamen. Soms kwamen ze niet eens ondertekend retour. De doorlooptijd was heel lang of zelfs oneindig. Daarnaast was er geen inzicht in het aantal documenten dat ter ondertekening uit stond bij klanten. “We wilden het ondertekenproces versnellen, maar ook meer inzicht verkrijgen in het aantal documenten dat wordt uitgestuurd,” vertelt Teun den Ouden, Partner bij O2 Accountants.

Voorheen verliep alles per post en moest het secretariaat alles handmatig klaarmaken en versturen, vaak in tweevoud. Hier kwamen veel handelingen bij kijken. Margot van der Sluis, secretarieel medewerker bij O2 Accountants, had hier dagelijks mee te maken en vertelt: “Sinds het gebruik van ValidSign is onze tijdswinst met 70% gestegen. Puur door het verminderde aantal handelingen. We hoeven geen documenten meer te printen of te scannen. Ik zou zwaar depri zijn als dit weer werd teruggedraaid.

Hoe O2 Accountants bij ValidSign terecht kwam? Primair door de referentie van accountskantoor Accon AVM. Teun vertelt: “Accon AVM zat in een proefperiode bij ValidSign en was erg enthousiast.” In no time kon O2 Accountants al aan de slag met ValidSign. “We kregen een demo van de consultant en na de uitlevering zijn we er dezelfde dag nog mee aan de slag gegaan.”

Klik & klaar

Alle uitgaande documenten binnen O2 Accountants worden momenteel dus niet meer per post, maar digitaal via ValidSign verzonden ter ondertekening. Jaarrekeningen, opdrachtbrieven, normale brieven, noem het maar op. Dit zijn minstens 4.000 documenten per jaar. Deze worden door het secretariaat van O2 Accountants digitaal opgemaakt en verstuurd. “De accountants zelf hebben er geen omkijken meer naar. Ze hoeven enkel de mail met het ondertekenverzoek te openen en te klikken om te ondertekenen,” vertelt Teun. ValidSign biedt een digitaal platform met een dashboard waarop alle transacties zijn in te zien. “Het dashboard van ValidSign geeft een mooi overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. De doorlooptijd is korter én we hebben inzicht in het gehele ondertekenproces.”

Daarnaast wordt het voor klanten ook gemakkelijker om documenten snel te ondertekenen. “Je merkt dat de drempel voor de klant lager is en de terugkoppeling hoger is. We hoeven niet meer te zeuren bij de klant om te ondertekenen omdat het gemakkelijker gaat.”

Zakelijke groei

O2 Accountants is de afgelopen jaren sterk gegroeid, elk jaar met ongeveer 15%. “We zijn echt gegroeid, maar het secretariaat is hetzelfde gebleven.” Door de digitale handtekening kan aanzienlijk meer werk worden verricht in minder tijd. Ook kost de oplossing van ValidSign volgens Teun weinig. Deze kosten zijn volgens hem ook zo weer terugverdiend. “Ik heb het nooit echt berekend, maar ik denk dat we ValidSign binnen drie maanden wel terugverdiend hebben.”

ValidSign draagt binnen O2 Accountants dus bij aan de zakelijke doelen, onder andere door procesversnelling en een inzichtelijk ondertekenproces. Ook is het stukje professionaliteit voor het accountantskantoor van belang. “ValidSign heeft een goede look-and-feel en het is professioneel. Dat willen we ook uitstralen naar klanten,” vertelt Teun. “ValidSign is een soort marketing voor ons. De tool ziet er gewoon goed uit.”

Volledig compliant

ValidSign voldoet met haar oplossing aan Europese wet- en regelgeving. Voor accountants is dat erg belangrijk. “Accountants denken vaak in risico’s en vinden nieuwe dingen nog wel eens eng. Maar de digitale handtekening is juridisch juist beter dan de natte handtekening. Het is makkelijk te bewijzen dat de digitale handtekening rechtsgeldig is,” concludeert Teun.

Voor O2 Accountants was de oplossing van ValidSign ook de ideale uitkomst om compliant te zijn aan de AVG. Om aan de AVG te voldoen werden verwerkersovereenkomsten digitaal verstuurd met ValidSign. “De verwerkersovereenkomsten konden wij met ValidSign heel makkelijk via een bulkupload in één keer verzenden naar al onze klanten. Daarnaast konden we al onze klanten heel gemakkelijk een reminder sturen. Ik denk dat we al wel 80% van al de verstuurde verwerkersovereenkomsten ondertekend terug hebben. Op deze manier waren we heel snel compliant aan iets wat als door velen als vervelend en irritant wordt beschouwd.”

 

Meer ValidSign

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken en zal wellicht nog geautomatiseerder toegepast worden als het aan Teun ligt: “Bij ons heeft het secretariaat een dubbele functie. We vinden het niet alleen fijn dat ze de handeling doen, maar alles wat de deur uitgaat wordt ook door de medewerkers gelezen zonder dat ze de inhoud kennen. Zal dat verdwijnen in de toekomst? Dat weet ik niet. Er zit relatief veel werk in die check. Als dat uiteindelijk geautomatiseerd kan verlopen, kan het digitaal aanbieden van documenten ter ondertekening wellicht ook geautomatiseerd verlopen. Het versturen door het secretariaat wordt dan overgeslagen. Ik houd het niet voor onmogelijk.”

Dat ValidSign binnen O2 Accountants in de toekomst nog volop zal worden gebruikt is dus wel duidelijk. Digitaal ondertekenem is volledig geïntegreerd in het bedrijfsproces en biedt O2 Accountants vele voordelen. “Ik wou dat ik al tien jaar eerder aan ValidSign was begonnen!”, lacht Teun.

PGB Pensioenfonds. “Digitaal ondertekenen ? Direct doen!”

PGB Pensioenfonds. “Digitaal ondertekenen ? Direct doen!”

De waarde van digitaal ondertekenen voor Pensioenfonds PGB

“Digitaal ondertekenen? Direct doen!”, lacht Frans van Veen. “Het scheelt zó veel tijd.”

Over Pensioenfonds PGB

Pensioenfonds PGB regelt pensioenen voor werknemers uit verschillende bedrijfstakken. In 1953 is het fonds opgericht door werkgevers en werknemers uit de Grafimedia. Tegenwoordig is Pensioenfonds PGB actief in verschillende sectoren, waaronder de industrie en dienstverlening. Samen met zijn uitvoerende organisatie PGB Pensioendiensten is Pensioenfonds PGB bezig om pensioenen  goed en betaalbaar te houden.

Sinds 2016 werkt Pensioenfonds PGB met de digitale handtekening van ValidSign om documenten zowel intern als extern digitaal te (laten) ondertekenen. Het fonds heeft veel te maken met het ondertekenen van documenten, met name pensioencontracten en prolongaties. Dit zijn er honderden per jaar. Daarnaast worden interne stukken als declaraties, facturen en besluitenlijsten tegenwoordig ook ondertekend met ValidSign. Vergeleken met het ondertekenen op papier levert dit Pensioenfonds PGB vele voordelen op.

“Via de digitale handtekening van ValidSign kunnen wij documenten plaats- en tijdsonafhankelijk (laten) ondertekenen. Digitaal ondertekenen levert ons een enorme tijdswinst op. Ook is het door ValidSign inzichtelijk waar documenten in het ondertekenproces liggen en wie nog dient te ondertekenen. ” Frans van Veen, Actuaris bij Pensioenfonds PGB

Van papierintensief naar papierloos

Digitaal ondertekenen maakt een enorm verschil voor Pensioenfonds PGB. Voorheen werden alle documenten ondertekend op papier, wat vaak zorgde voor vertragingen van processen. Elske Heringa, werkzaam als Functionaris bij Pensioenfonds PGB, vertelt: “Voorheen raakten papieren documenten nog wel eens kwijt of moesten we lang wachten voordat documenten ondertekend terug kwamen. Je wist dan ook niet waar de stukken in het ondertekenproces precies zaten.”

Digitaal ondertekenen werd in eerste instantie primair ingezet voor externe documentatie. Dit betreft de pensioencontracten – ook wel aansluitcontracten genoemd – richting de werkgevers. Het digitaal versturen van documenten ter ondertekening beviel zo goed dat ze het zelf intern ook intensiever wilden gaan gebruiken. Het digitaal ondertekenen van alle documenten levert tijdswinst op en inzicht in het gehele proces. Binnen de omgeving van ValidSign is het inzichtelijk welke documenten ondertekend zijn, welke nog ondertekend dienen te worden en door wie. Ook is het mogelijk om herinneringen te versturen naar de personen die nog niet hebben ondertekend. Zij ontvangen dan een herinneringsmail. Documenten raken op deze wijze niet kwijt en de status van de te ondertekenen documenten kan op elk moment worden nagekeken.

“We hebben vaak documenten die door acht of meer personen ondertekend moeten worden. Als dit per post gaat is het hartstikke lastig om te volgen waar het document ligt. Door de digitale handtekening oplossing is dit wél inzichtelijk”, zegt Frans van Veen.

Een keer in de twee weken komt het bestuur van Pensioenfonds PGB samen voor de bestuursvergadering. Voorheen waren de bestuursleden minstens een uur lang bezig om alle papieren documenten geparafeerd en ondertekend te krijgen. Door ValidSign worden de documenten nu digitaal verstuurd en is het gemakkelijker om meerdere mensen naar de documenten te laten kijken. Daarnaast kan er nu plaats- en tijdsonafhankelijk ondertekend worden. Ook is het niet meer nodig om op iedere pagina in het document te paraferen en volstaat één handtekening per bestuurder op een document. Een uur lang papierintensief ondertekenen op één locatie is daarmee verleden tijd.

Integratie ValidSign & M-Files

Sinds een jaar is het voor Pensioenfonds PGB mogelijk om documenten rechtstreeks digitaal te versturen en ondertekenen vanuit het document management systeem M-Files. Dit is mede mogelijk gemaakt door de partij Enjoy & Deploy, die de integratie tussen M-Files en ValidSign heeft begeleid. Digitaal ondertekenen wordt op deze manier meegenomen in de totale documentenworkflow van Pensioenfonds PGB. Het ValidSign cloud platform hoeft niet meer handmatig aangeroepen te worden. Dit betekent ook dat documenten niet meer handmatig opgeslagen hoeven te worden. De documenten worden rechtstreeks vanuit M-Files verstuurd en komen na ondertekening ook automatisch weer in het systeem terecht. Extra handelingen zoals het opslaan en archiveren van documenten is hierdoor overbodig. Ook zijn documenten heel makkelijk terug te vinden. Frans van Veen: “We wilden alles integraal vanuit M-Files doen. Nu we ook digitaal kunnen ondertekenen vanuit M-Files is digitaal werken nóg makkelijker geworden.”

Veilig en simpel ondertekenen

Voor Pensioenfonds PGB was het in de zoektocht naar een geschikte leverancier van belang dat digitaal ondertekenen plaatsvindt binnen de Nederlandse cloud. ValidSign was hiervoor de ideale partij omdat ValidSign strategisch partner is van KPN. Dit betekent dat data wordt bewaard in het vertrouwde datacenter van KPN en de gegevens binnen Nederland blijven. Daarnaast heeft De Nederlandse Bank “the right to examine/audit”, wat inhoudt dat er toezicht wordt gehouden op het datacenter. ValidSign voldoet met strikte procedures aan de huidige en nieuwe voorschriften inzake gegevensbescherming regelgeving in Nederland, evenals in de gehele EU. hele

Voor de medewerkers van Pensioenfonds PGB voelt de digitale geavanceerde manier van ondertekenen ook veilig. “Een secured PDF-bestand vind ik veiliger dan een gescand PDF’je met een paar handtekeningen erop. Daar valt nog mee te rommelen. Met de digitale handtekening oplossing niet”, concludeert Frans van Veen. Ook wordt er bij het versturen van digitale documenten ter ondertekening door Pensioenfonds PGB gebruik gemaakt van een extra SMS-authenticatie. De ontvangers krijgen naast een e-mail met het ondertekenverzoek ook een SMS-code toegestuurd. Na het invoeren van de SMS-code kan er pas ondertekend worden. Dit zorgt voor een extra beveiligingslaag binnen het ondertekenproces.

ValidSign is niet alleen veilig, maar ook erg simpel en kan volgens Elske en Frans zonder uitleg direct gebruikt worden. Na de uitlevering door de consultant van ValidSign konden de medewerkers van Pensioenfonds PGB er gelijk mee aan de slag. Het gebruikersplatform van ValidSign is zowel overzichtelijk als gebruiksvriendelijk.

Digitaal ondertekenen is en blijft een ideale oplossing voor Pensioenfonds PGB. Medewerkers zouden het ook zeker aanbevelen aan andere organisaties die afhankelijk zijn van papierintensieve processen. “Digitaal ondertekenen? Direct doen!”, lacht Frans van Veen. “Het scheelt zó veel tijd.”

 

Opbrengsten digitaal ondertekenen:

  • Tijdswinst;
  • Inzicht in het ondertekenproces;
  • Het versimpelen van ondertekenen.