O2 Accountants: “Ik wou dat ik tien jaar eerder aan ValidSign was begonnen!”

O2 Accountants: “Ik wou dat ik tien jaar eerder aan ValidSign was begonnen!”

Wij zeggen altijd: klanten betalen ons om te denken, niet om te doen. Daar helpt ValidSign aan mee. Al dat “doe”-werk: afdrukken, zorgen dat de vennoot er is, ondertekenen, dan weer kopiëren en opslaan, in een brief stoppen. Dat slaat eigenlijk nergens op als het makkelijker kan. De digitale handtekening van ValidSign is daar de oplossing voor,” aldus Teun den Ouden, Partner O2 Accountants

O2 Accountants

O2 Accountants is een accountantsbedrijf met vier verschillende vestigingen in Nederland, opgericht in 2002. Sinds de oprichting is de organisatie hard gegroeid en worden er momenteel 700 klanten bediend. O2 Accountants onderscheidt zich door het advieswerk; 40% van de werkzaamheden wordt besteed aan het juiste advies op maat voor de klant. Het motto luidt: “Klanten betalen ons om te denken, niet om te doen”. De digitale handtekening oplossing van ValidSign sluit daar perfect op aan.

Procesversnelling en inzicht

Sinds begin 2017 maakt O2 Accountants gebruik van de digitale handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het over het algemeen lang duurde voordat documenten ondertekend retour kwamen. Soms kwamen ze niet eens ondertekend retour. De doorlooptijd was heel lang of zelfs oneindig. Daarnaast was er geen inzicht in het aantal documenten dat ter ondertekening uit stond bij klanten. “We wilden het ondertekenproces versnellen, maar ook meer inzicht verkrijgen in het aantal documenten dat wordt uitgestuurd,” vertelt Teun den Ouden, Partner bij O2 Accountants.
Voorheen verliep alles per post en moest het secretariaat alles handmatig klaarmaken en versturen, vaak in tweevoud. Hier kwamen veel handelingen bij kijken. Margot van der Sluis, secretarieel medewerker bij O2 Accountants, had hier dagelijks mee te maken en vertelt: “Sinds het gebruik van ValidSign is onze tijdswinst met 70% gestegen. Puur door het verminderde aantal handelingen. We hoeven geen documenten meer te printen of te scannen. Ik zou zwaar depri zijn als dit weer werd teruggedraaid.”
Hoe O2 Accountants bij ValidSign terecht kwam? Primair door de referentie van accountskantoor Accon AVM. Teun vertelt: “Accon AVM zat in een proefperiode bij ValidSign en was erg enthousiast.” In no time kon O2 Accountants al aan de slag met ValidSign. “We kregen een demo van de consultant en na de uitlevering zijn we er dezelfde dag nog mee aan de slag gegaan.”

Klik & klaar

Alle uitgaande documenten binnen O2 Accountants worden momenteel dus niet meer per post, maar digitaal via ValidSign verzonden ter ondertekening. Jaarrekeningen, opdrachtbrieven, normale brieven, noem het maar op. Dit zijn minstens 4.000 documenten per jaar. Deze worden door het secretariaat van O2 Accountants digitaal opgemaakt en verstuurd. “De accountants zelf hebben er geen omkijken meer naar. Ze hoeven enkel de mail met het ondertekenverzoek te openen en te klikken om te ondertekenen,” vertelt Teun. ValidSign biedt een digitaal platform met een dashboard waarop alle transacties zijn in te zien. “Het dashboard van ValidSign geeft een mooi overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. De doorlooptijd is korter én we hebben inzicht in het gehele ondertekenproces.”
Daarnaast wordt het voor klanten ook gemakkelijker om documenten snel te ondertekenen. “Je merkt dat de drempel voor de klant lager is en de terugkoppeling hoger is. We hoeven niet meer te zeuren bij de klant om te ondertekenen omdat het gemakkelijker gaat.”

Zakelijke groei

O2 Accountants is de afgelopen jaren sterk gegroeid, elk jaar met ongeveer 15%. “We zijn echt gegroeid, maar het secretariaat is hetzelfde gebleven.” Door de digitale handtekening kan aanzienlijk meer werk worden verricht in minder tijd. Ook kost de oplossing van ValidSign volgens Teun weinig. Deze kosten zijn volgens hem ook zo weer terugverdiend. “Ik heb het nooit echt berekend, maar ik denk dat we ValidSign binnen drie maanden wel terugverdiend hebben.”
ValidSign draagt binnen O2 Accountants dus bij aan de zakelijke doelen, onder andere door procesversnelling en een inzichtelijk ondertekenproces. Ook is het stukje professionaliteit voor het accountantskantoor van belang. “ValidSign heeft een goede look-and-feel en het is professioneel. Dat willen we ook uitstralen naar klanten,” vertelt Teun. “ValidSign is een soort marketing voor ons. De tool ziet er gewoon goed uit.”

Volledig compliant

ValidSign voldoet met haar oplossing aan Europese wet- en regelgeving. Voor accountants is dat erg belangrijk. “Accountants denken vaak in risico’s en vinden nieuwe dingen nog wel eens eng. Maar de digitale handtekening is juridisch juist beter dan de natte handtekening. Het is makkelijk te bewijzen dat de digitale handtekening rechtsgeldig is,” concludeert Teun.
Voor O2 Accountants was de oplossing van ValidSign ook de ideale uitkomst om compliant te zijn aan de AVG. Om aan de AVG te voldoen werden verwerkersovereenkomsten digitaal verstuurd met ValidSign. “De verwerkersovereenkomsten konden wij met ValidSign heel makkelijk via een bulkupload in één keer verzenden naar al onze klanten. Daarnaast konden we al onze klanten heel gemakkelijk een reminder sturen. Ik denk dat we al wel 80% van al de verstuurde verwerkersovereenkomsten ondertekend terug hebben. Op deze manier waren we heel snel compliant aan iets wat als door velen als vervelend en irritant wordt beschouwd.”

Meer ValidSign

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken en zal wellicht nog geautomatiseerder toegepast worden als het aan Teun ligt: “Bij ons heeft het secretariaat een dubbele functie. We vinden het niet alleen fijn dat ze de handeling doen, maar alles wat de deur uitgaat wordt ook door de medewerkers gelezen zonder dat ze de inhoud kennen. Zal dat verdwijnen in de toekomst? Dat weet ik niet. Er zit relatief veel werk in die check. Als dat uiteindelijk geautomatiseerd kan verlopen, kan het digitaal aanbieden van documenten ter ondertekening wellicht ook geautomatiseerd verlopen. Het versturen door het secretariaat wordt dan overgeslagen. Ik houd het niet voor onmogelijk.”
Dat ValidSign binnen O2 Accountants in de toekomst nog volop zal worden gebruikt is dus wel duidelijk. Digitaal ondertekenem is volledig geïntegreerd in het bedrijfsproces en biedt O2 Accountants vele voordelen. “Ik wou dat ik al tien jaar eerder aan ValidSign was begonnen!”, lacht Teun.

Gemeente Utrecht “ValidSign als olievlek”

Gemeente Utrecht “ValidSign als olievlek”

Utrecht, 30-1-2020. Nederlandse gemeenten hebben vandaag de dag te maken met de digitaliseringsopgave overheid. Duurzaamheid speelt hierin een belangrijke rol. Processen kunnen op verschillende manieren worden gedigitaliseerd en de digitale handtekening is hier een van. De oplossing van ValidSign ondersteunt de gemeente Utrecht sinds begin 2018 in haar digitaliseringsproces. Voor de gemeente met meer dan 1000 werknemers is de oplossing onmisbaar geworden.

Procesoptimalisatie en inzichtelijkheid

Binnen een gemeente worden enorm veel documenten ondertekend. Men heeft regelmatig te maken met ingewikkelde ondertekenprocessen wanneer er meerdere ondertekenaars die niet werkzaam zijn op één en dezelfde locatie, een en hetzelfde document moeten ondertekenen. “Documenten werden voorheen opgesteld, uitgeprint, ondertekend, gescand, per mail of post verzonden en achteraf handmatig gearchiveerd. Hierdoor bleven documenten lang liggen, raakten beschadigd of kwamen onvolledig terug. Dit gebeurt gelukkig niet meer binnen de processen waar ValidSign wordt ingezet.”, aldus Frank Visser, Functioneel beheerder bij de Gemeente Utrecht.
De Gemeente Utrecht is bij ValidSign terechtgekomen middels een inschrijving bij een Europese aanbesteding en tijdens het project “Digitaal ondertekenen extern” in 2018 zijn zij met het platform gestart. Procesoptimalisatie was in eerste instantie de aanleiding om ValidSign in te regelen. Met de digitale handtekeningoplossing kunnen documenten digitaal ter ondertekening worden uitgestuurd waardoor een heel aantal stappen uit het ondertekenproces worden geëlimineerd en de status hiervan is achteraf inzichtelijk. Er is destijds gestart¬¬¬ met een pilot voor het ondertekenproces rondom huisuitzettingen voor sociale huurwoningen. Een huurachterstand van 2 maanden kan de gemeente aanleiding geven om de huurder van een sociale huurwoning uit de woning te verwijderen. Met ValidSign kan een uitzettingsformulier direct digitaal rechtsgeldig ondertekend worden zonder dat de kans bestaat dat burgergegevens op straat komen te liggen.

Organisatie breed

“Wij realiseerden ons dat de digitale handtekening een uitkomst zou kunnen bieden aan veel meer collega’s. Het feit dat de meeste ValidSign gebruikers binnen de gemeente Utrecht de oplossing zijn gaan gebruiken door mond op mond reclame zegt eigenlijk al voldoende. Het gemak dat de oplossing brengt is ongekend. Een aantal maanden geleden is er een nieuwsitem over ValidSign geplaatst op de intranetpagina van de gemeente. Naar aanleiding hiervan stroomden er nog meer vragen over de oplossing binnen”, aldus Visser. Ali Provily en Frank Visser zijn verantwoordelijk gesteld voor de uitrol van de ondertekenoplossing binnen de gemeente Utrecht. Door de gebruiksvriendelijkheid van ValidSign hebben zij het product binnen een kort tijdsbestek goed genoeg leren kennen om het intern over te kunnen dragen aan collega’s. Zij verzorgen wekelijks minstens twee interne ValidSign demonstraties.
ValidSign wordt dan ook voor steeds meer processen ingezet binnen de Gemeente Utrecht. Allereerst zet de afdeling Inkoop de oplossing optimaal in om zowel interne- als externe documenten, waaronder inkoopcontracten ,digitaal te laten ondertekenen. Het kon bijvoorbeeld weken duren voordat een inkoopcontract rond was. Door het contract digitaal ter ondertekening te versturen wordt het binnen een paar uur afgehandeld. Mocht het toch te lang duren dan wordt er een reminder gestuurd naar de ondertekenaar zodat hij of zij het document alsnog diezelfde dag ondertekent. Ook wordt ValidSign gebruikt door de afdeling HR voor het ondertekenen van detacheringscontracten waarmee externe werknemers worden ingehuurd. Voorheen was men afhankelijk van de fysieke aanwezigheid van een ondertekenaar en nu wordt het arbeidscontract digitaal verstuurd en ondertekend. Daarnaast gebruikt de afdeling Werk en Inkomen ValidSign om kasverstrekking overeenkomsten te ondertekenen. Er worden binnen de gemeente nog veel meer documenten digitaal ondertekent maar in verband met de AVG wetgeving kunnen de applicatie beheerders dit niet inzien.

De toekomst

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken binnen de gemeente Utrecht. Visser vertelt: “Wij hopen dat de gehele gemeente binnen nu en twee jaar digitaal zal ondertekenen met ValidSign. Ieder afdelingshoofd van de gemeente Utrecht is op de hoogte gesteld van de oplossing en draagt de oplossing steeds vaker over aan collega’s binnen zijn of haar afdeling wanneer een bepaald proces geoptimaliseerd kan worden met ValidSign”. Binnen de gemeente Utrecht wordt er gewerkt met het Enterprise Content Managementsysteem Alfresco. Wanneer de integratie met Alfresco is gerealiseerd zal dit proces alleen maar worden versneld. Documenten kunnen dan worden uitgestuurd, beheerd, en na ondertekening automatisch gearchiveerd op de juiste plek in het Enterprise Content Managementsysteem.

De ontbrekende schakel in onze workflow optimalisatie

De ontbrekende schakel in onze workflow optimalisatie

APELDOORN – CaseWare International, van oudsher een internationale jaarrekeningspecialist gevestigd in Toronto, is in de afgelopen tien jaar uitgegroeid tot een volledige praktijk ondersteuner in de accountancy markt. Zij ondersteunt accountants wereldwijd vanuit haar open platform CaseWare Cloud, waarmee accountants al hun opdrachten van start tot eind kunnen uitvoeren. CaseWare Nederland is met 65 medewerkers binnen vier Nederlandse vestigingen, de Nederlandse distribiteur van CaseWare International. Het platform wordt wereldwijd gedistribueerd en per distributeur toegesneden op de wensen van de accountancymarkt in het vestigingsland. “Think global act local is altijd ons uitgangspunt geweest”, aldus Richard Schiphorst, Managing Director bij CaseWare Nederland. De transitie van een desktop platform naar het samenwerkingsplatform Cloud, biedt het bedrijf de mogelijkheid om haar scala aan type oplossingen uit te breiden.

Kwaliteit en betrouwbaarheid

Sinds maart dit jaar maakt CaseWare Nederland gebruik van de online handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het proces rondom de ondertekening van verwerkingsovereenkomsten sub optimaal verliep omdat documenten zowel opgesteld, uitgeprint, ondertekend, gescand, per mail verzonden en achteraf handmatig gearchiveerd moesten worden. CaseWare Nederland realiseerde zich dat het proces voor het ondertekenen wel degelijk efficiënter kon. Schiphorst: “Wij staan voor kwaliteit en betrouwbaarheid en willen dit ook uitstralen naar onze klanten. Met ValidSign kunnen wij dit waarmaken, omdat alle benodigde stappen in één enkele handeling succesvol worden afgerond en de documenten na ondertekening inzichtelijk blijven in de ValidSign portal. Daarnaast maakt de optie om een ondertekenvolgorde in te stellen het bijna onmogelijk om foutieve documenten te versturen of om onjuiste geadresseerden op te geven”.

Partnership met ValidSign

CaseWare Nederland is in eerste instantie bij ValidSign terechtgekomen door de ontvangen referenties over de oplossing vanuit haar eigen klantenbestand. In januari 2019 is dan ook de integratie met ValidSign vanuit het CRM- en documentmanagementsysteem “AuditCase” tot stand gekomen. Wat de combinatie ValidSign en AuditCase zo sterk maakt? Het gehele proces van een accountantskantoor, van het aanmaken van het document, het interne goedkeuringsproces, de statusinformatie en archivering worden in één keer afgehandeld. Zowel voor CaseWare Nederland als voor haar klanten geldt dat zij binnen één handeling klaar zijn en de rest geautomatiseerd verloopt. “De oplossing voor ondertekenen van ValidSign was de ontbrekende schakel in onze workflow optimalisatie”, zegt Schiphorst.

De integratie met AuditCase is nog maar het begin van de samenwerking tussen ValidSign en CaseWare Nederland. CaseWare biedt een totaaloplossing voor accountantskantoren, waarbij accountantskantoren zelf kunnen bepalen welke deelapps zij wel of niet willen gebruiken afhankelijk van de opdracht. Dergelijke apps zijn onder andere de PBC+ app voor het gestandaardiseerd opvragen van documenten en met de WWFT+ app de gehele Wwft-registratie voor klanten worden gerealiseerd. “Door de oplossing van ValidSign ook hiermee te integreren zou het proces volledig geoptimaliseerd kunnen worden. Ik ben ervan overtuigd dat dit in de nabije toekomst gerealiseerd zal worden,” schetst Schiphorst.

Tijdswinst

Alle uitgaande verwerkingsovereenkomsten en commerciële documenten binnen CaseWare Nederland worden momenteel digitaal ter ondertekening aangeboden via ValidSign. Omdat de oplossing naadloos integreert met AuditCase zorgde ValidSign binnen een maand na uitlevering al voor 20 tot 40 minuten tijdwinst op de afhandeling van het totale ondertekenproces per document. “Wij kozen ervoor om de uitlevering van ValidSign middels een web sessie te doen, welke direct na het tekenen van de offerte ingepland kon worden. En al vrij snel na de uitlevering van ValidSign hadden we de diverse communicatiemiddelen voorzien van onze eigen huisstijl en konden onze medewerkers ermee uit de voeten”, aldus Richard.

Meer ValidSign in de toekomst

Voor CaseWare Nederland is digitaal ondertekenen een onvermijdelijke stap gebleken. Het is dan ook niet meer weg te denken uit de processen binnen CaseWare Nederland. Als het aan Richard ligt zal de oplossing, niet alleen voor verwerkingsovereenkomsten en commerciële documenten worden ingezet maar binnenkort ook worden toegepast op de gehele HR afdeling voor onder andere de ondertekening van arbeidscontracten.

Wortell versnelt ondertekenproces aanzienlijk

Wortell versnelt ondertekenproces aanzienlijk

Wat was het probleem?
Wortell is Microsoft dienstverlener op het gebied van Azure, SharePoint en Office 365. Het sales team bestaat uit vele accountmanagers die zowel nieuwe klanten als bestaande klanten bedienen.

Voorheen werden contracten per email verstuurd en was het onduidelijk wat de status van een contract was. Een klant moest het contract afdrukken, ondertekenen, inscannen en daarna terugsturen. Het getekende contract werd dan handmatig opgeslagen in het digitale klantdossier. Een arbeidsintensief proces waarbij vaak vergeten werd om het getekende contract op te slaan. Dit zorgde dan ook voor vertraging bij de financiële afhandeling. Zeker als je bedenkt dat het om 50 tot 100 contracten per maand gaat.

Wat was de oplossing?
Wortell maakt gebruik van ValidSign voor het rechtsgeldig en digitaal ondertekenen van documenten, in combinatie met de ValidSign connector voor SharePoint Online. Vanuit SharePoint Online wordt een nieuw contract aangemaakt en opgeslagen in het klantdossier. Via de ribbon kan een contract ondertekend worden en rechtstreeks naar de klant worden gestuurd. De klant ontvangt het digitale contract en kan het eenvoudig online ondertekenen. Eventueel kan deze persoon het contract ook doorzetten naar zijn/haar manager. Als het contract eenmaal ondertekend is, wordt het automatisch in het digitaal dossier geplaatst.

Wat is het resultaat?
Doordat contracten nu digitaal en rechtsgeldig ondertekend worden, is altijd de status van contracten bekend. Bovendien wordt er per contract minimaal 10 minuten tijd bespaard doordat er minder handmatige acties nodig zijn. Dit reduceert de tijd om contracten de ondertekenen, waardoor de accountmanagers van Wortell meer klanten kunnen bedienen.

De accountmanagers van Wortell zijn nu in staat om zowel op kantoor als onderweg contracten te versturen en de status in te zien. Vanwege het grote succes van ValidSign heeft Wortell de digitale handtekening opgenomen in haar eigen producten en biedt deze aan haar eigen klanten aan. In de toekomst zullen ook andere afdelingen gebruik maken van ValidSign, waaronder HR.

O2 Accountants. “Ik zou zwaar depri zijn zonder ValidSign.”

O2 Accountants. “Ik zou zwaar depri zijn zonder ValidSign.”

Wij zeggen altijd: klanten betalen ons om te denken, niet om te doen. Daar helpt ValidSign aan mee. Al dat “doe”-werk: afdrukken, zorgen dat de vennoot er is, ondertekenen, dan weer kopiëren en opslaan, in een brief stoppen. Dat slaat eigenlijk nergens op als het makkelijker kan. De digitale handtekening van ValidSign is daar de oplossing voor,” aldus Teun den Ouden, Partner O2 Accountants

O2 Accountants

O2 Accountants is een accountantsbedrijf met vier verschillende vestigingen in Nederland, opgericht in 2002. Sinds de oprichting is de organisatie hard gegroeid en worden er momenteel 700 klanten bediend. O2 Accountants onderscheidt zich door het advieswerk; 40% van de werkzaamheden wordt besteed aan het juiste advies op maat voor de klant. Het motto luidt: “Klanten betalen ons om te denken, niet om te doen”. De digitale handtekening oplossing van ValidSign sluit daar perfect op aan.

Procesversnelling en inzicht

Sinds begin 2017 maakt O2 Accountants gebruik van de digitale handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het over het algemeen lang duurde voordat documenten ondertekend retour kwamen. Soms kwamen ze niet eens ondertekend retour. De doorlooptijd was heel lang of zelfs oneindig. Daarnaast was er geen inzicht in het aantal documenten dat ter ondertekening uit stond bij klanten. “We wilden het ondertekenproces versnellen, maar ook meer inzicht verkrijgen in het aantal documenten dat wordt uitgestuurd,” vertelt Teun den Ouden, Partner bij O2 Accountants.

Voorheen verliep alles per post en moest het secretariaat alles handmatig klaarmaken en versturen, vaak in tweevoud. Hier kwamen veel handelingen bij kijken. Margot van der Sluis, secretarieel medewerker bij O2 Accountants, had hier dagelijks mee te maken en vertelt: “Sinds het gebruik van ValidSign is onze tijdswinst met 70% gestegen. Puur door het verminderde aantal handelingen. We hoeven geen documenten meer te printen of te scannen. Ik zou zwaar depri zijn als dit weer werd teruggedraaid.

Hoe O2 Accountants bij ValidSign terecht kwam? Primair door de referentie van accountskantoor Accon AVM. Teun vertelt: “Accon AVM zat in een proefperiode bij ValidSign en was erg enthousiast.” In no time kon O2 Accountants al aan de slag met ValidSign. “We kregen een demo van de consultant en na de uitlevering zijn we er dezelfde dag nog mee aan de slag gegaan.”

Klik & klaar

Alle uitgaande documenten binnen O2 Accountants worden momenteel dus niet meer per post, maar digitaal via ValidSign verzonden ter ondertekening. Jaarrekeningen, opdrachtbrieven, normale brieven, noem het maar op. Dit zijn minstens 4.000 documenten per jaar. Deze worden door het secretariaat van O2 Accountants digitaal opgemaakt en verstuurd. “De accountants zelf hebben er geen omkijken meer naar. Ze hoeven enkel de mail met het ondertekenverzoek te openen en te klikken om te ondertekenen,” vertelt Teun. ValidSign biedt een digitaal platform met een dashboard waarop alle transacties zijn in te zien. “Het dashboard van ValidSign geeft een mooi overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. De doorlooptijd is korter én we hebben inzicht in het gehele ondertekenproces.”

Daarnaast wordt het voor klanten ook gemakkelijker om documenten snel te ondertekenen. “Je merkt dat de drempel voor de klant lager is en de terugkoppeling hoger is. We hoeven niet meer te zeuren bij de klant om te ondertekenen omdat het gemakkelijker gaat.”

Zakelijke groei

O2 Accountants is de afgelopen jaren sterk gegroeid, elk jaar met ongeveer 15%. “We zijn echt gegroeid, maar het secretariaat is hetzelfde gebleven.” Door de digitale handtekening kan aanzienlijk meer werk worden verricht in minder tijd. Ook kost de oplossing van ValidSign volgens Teun weinig. Deze kosten zijn volgens hem ook zo weer terugverdiend. “Ik heb het nooit echt berekend, maar ik denk dat we ValidSign binnen drie maanden wel terugverdiend hebben.”

ValidSign draagt binnen O2 Accountants dus bij aan de zakelijke doelen, onder andere door procesversnelling en een inzichtelijk ondertekenproces. Ook is het stukje professionaliteit voor het accountantskantoor van belang. “ValidSign heeft een goede look-and-feel en het is professioneel. Dat willen we ook uitstralen naar klanten,” vertelt Teun. “ValidSign is een soort marketing voor ons. De tool ziet er gewoon goed uit.”

Volledig compliant

ValidSign voldoet met haar oplossing aan Europese wet- en regelgeving. Voor accountants is dat erg belangrijk. “Accountants denken vaak in risico’s en vinden nieuwe dingen nog wel eens eng. Maar de digitale handtekening is juridisch juist beter dan de natte handtekening. Het is makkelijk te bewijzen dat de digitale handtekening rechtsgeldig is,” concludeert Teun.

Voor O2 Accountants was de oplossing van ValidSign ook de ideale uitkomst om compliant te zijn aan de AVG. Om aan de AVG te voldoen werden verwerkersovereenkomsten digitaal verstuurd met ValidSign. “De verwerkersovereenkomsten konden wij met ValidSign heel makkelijk via een bulkupload in één keer verzenden naar al onze klanten. Daarnaast konden we al onze klanten heel gemakkelijk een reminder sturen. Ik denk dat we al wel 80% van al de verstuurde verwerkersovereenkomsten ondertekend terug hebben. Op deze manier waren we heel snel compliant aan iets wat als door velen als vervelend en irritant wordt beschouwd.”

 Meer ValidSign
Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken en zal wellicht nog geautomatiseerder toegepast worden als het aan Teun ligt: “Bij ons heeft het secretariaat een dubbele functie. We vinden het niet alleen fijn dat ze de handeling doen, maar alles wat de deur uitgaat wordt ook door de medewerkers gelezen zonder dat ze de inhoud kennen. Zal dat verdwijnen in de toekomst? Dat weet ik niet. Er zit relatief veel werk in die check. Als dat uiteindelijk geautomatiseerd kan verlopen, kan het digitaal aanbieden van documenten ter ondertekening wellicht ook geautomatiseerd verlopen. Het versturen door het secretariaat wordt dan overgeslagen. Ik houd het niet voor onmogelijk.”

Dat ValidSign binnen O2 Accountants in de toekomst nog volop zal worden gebruikt is dus wel duidelijk. Digitaal ondertekenem is volledig geïntegreerd in het bedrijfsproces en biedt O2 Accountants vele voordelen. “Ik wou dat ik al tien jaar eerder aan ValidSign was begonnen!”, lacht Teun.

 

PGB Pensioenfonds. “Digitaal ondertekenen ? Direct doen!”

PGB Pensioenfonds. “Digitaal ondertekenen ? Direct doen!”

De waarde van digitaal ondertekenen voor Pensioenfonds PGB

“Digitaal ondertekenen? Direct doen!”, lacht Frans van Veen. “Het scheelt zó veel tijd.”

Over Pensioenfonds PGB

Pensioenfonds PGB regelt pensioenen voor werknemers uit verschillende bedrijfstakken. In 1953 is het fonds opgericht door werkgevers en werknemers uit de Grafimedia. Tegenwoordig is Pensioenfonds PGB actief in verschillende sectoren, waaronder de industrie en dienstverlening. Samen met zijn uitvoerende organisatie PGB Pensioendiensten is Pensioenfonds PGB bezig om pensioenen  goed en betaalbaar te houden.

Sinds 2016 werkt Pensioenfonds PGB met de digitale handtekening van ValidSign om documenten zowel intern als extern digitaal te (laten) ondertekenen. Het fonds heeft veel te maken met het ondertekenen van documenten, met name pensioencontracten en prolongaties. Dit zijn er honderden per jaar. Daarnaast worden interne stukken als declaraties, facturen en besluitenlijsten tegenwoordig ook ondertekend met ValidSign. Vergeleken met het ondertekenen op papier levert dit Pensioenfonds PGB vele voordelen op.

“Via de digitale handtekening van ValidSign kunnen wij documenten plaats- en tijdsonafhankelijk (laten) ondertekenen. Digitaal ondertekenen levert ons een enorme tijdswinst op. Ook is het door ValidSign inzichtelijk waar documenten in het ondertekenproces liggen en wie nog dient te ondertekenen. ” Frans van Veen, Actuaris bij Pensioenfonds PGB

Van papierintensief naar papierloos

Digitaal ondertekenen maakt een enorm verschil voor Pensioenfonds PGB. Voorheen werden alle documenten ondertekend op papier, wat vaak zorgde voor vertragingen van processen. Elske Heringa, werkzaam als Functionaris bij Pensioenfonds PGB, vertelt: “Voorheen raakten papieren documenten nog wel eens kwijt of moesten we lang wachten voordat documenten ondertekend terug kwamen. Je wist dan ook niet waar de stukken in het ondertekenproces precies zaten.”

Digitaal ondertekenen werd in eerste instantie primair ingezet voor externe documentatie. Dit betreft de pensioencontracten – ook wel aansluitcontracten genoemd – richting de werkgevers. Het digitaal versturen van documenten ter ondertekening beviel zo goed dat ze het zelf intern ook intensiever wilden gaan gebruiken. Het digitaal ondertekenen van alle documenten levert tijdswinst op en inzicht in het gehele proces. Binnen de omgeving van ValidSign is het inzichtelijk welke documenten ondertekend zijn, welke nog ondertekend dienen te worden en door wie. Ook is het mogelijk om herinneringen te versturen naar de personen die nog niet hebben ondertekend. Zij ontvangen dan een herinneringsmail. Documenten raken op deze wijze niet kwijt en de status van de te ondertekenen documenten kan op elk moment worden nagekeken.

“We hebben vaak documenten die door acht of meer personen ondertekend moeten worden. Als dit per post gaat is het hartstikke lastig om te volgen waar het document ligt. Door de digitale handtekening oplossing is dit wél inzichtelijk”, zegt Frans van Veen.

Een keer in de twee weken komt het bestuur van Pensioenfonds PGB samen voor de bestuursvergadering. Voorheen waren de bestuursleden minstens een uur lang bezig om alle papieren documenten geparafeerd en ondertekend te krijgen. Door ValidSign worden de documenten nu digitaal verstuurd en is het gemakkelijker om meerdere mensen naar de documenten te laten kijken. Daarnaast kan er nu plaats- en tijdsonafhankelijk ondertekend worden. Ook is het niet meer nodig om op iedere pagina in het document te paraferen en volstaat één handtekening per bestuurder op een document. Een uur lang papierintensief ondertekenen op één locatie is daarmee verleden tijd.

Integratie ValidSign & M-Files

Sinds een jaar is het voor Pensioenfonds PGB mogelijk om documenten rechtstreeks digitaal te versturen en ondertekenen vanuit het document management systeem M-Files. Dit is mede mogelijk gemaakt door de partij Enjoy & Deploy, die de integratie tussen M-Files en ValidSign heeft begeleid. Digitaal ondertekenen wordt op deze manier meegenomen in de totale documentenworkflow van Pensioenfonds PGB. Het ValidSign cloud platform hoeft niet meer handmatig aangeroepen te worden. Dit betekent ook dat documenten niet meer handmatig opgeslagen hoeven te worden. De documenten worden rechtstreeks vanuit M-Files verstuurd en komen na ondertekening ook automatisch weer in het systeem terecht. Extra handelingen zoals het opslaan en archiveren van documenten is hierdoor overbodig. Ook zijn documenten heel makkelijk terug te vinden. Frans van Veen: “We wilden alles integraal vanuit M-Files doen. Nu we ook digitaal kunnen ondertekenen vanuit M-Files is digitaal werken nóg makkelijker geworden.”

Veilig en simpel ondertekenen

Voor Pensioenfonds PGB was het in de zoektocht naar een geschikte leverancier van belang dat digitaal ondertekenen plaatsvindt binnen de Nederlandse cloud. ValidSign was hiervoor de ideale partij omdat ValidSign strategisch partner is van KPN. Dit betekent dat data wordt bewaard in het vertrouwde datacenter van KPN en de gegevens binnen Nederland blijven. Daarnaast heeft De Nederlandse Bank “the right to examine/audit”, wat inhoudt dat er toezicht wordt gehouden op het datacenter. ValidSign voldoet met strikte procedures aan de huidige en nieuwe voorschriften inzake gegevensbescherming regelgeving in Nederland, evenals in de gehele EU. hele

Voor de medewerkers van Pensioenfonds PGB voelt de digitale geavanceerde manier van ondertekenen ook veilig. “Een secured PDF-bestand vind ik veiliger dan een gescand PDF’je met een paar handtekeningen erop. Daar valt nog mee te rommelen. Met de digitale handtekening oplossing niet”, concludeert Frans van Veen. Ook wordt er bij het versturen van digitale documenten ter ondertekening door Pensioenfonds PGB gebruik gemaakt van een extra SMS-authenticatie. De ontvangers krijgen naast een e-mail met het ondertekenverzoek ook een SMS-code toegestuurd. Na het invoeren van de SMS-code kan er pas ondertekend worden. Dit zorgt voor een extra beveiligingslaag binnen het ondertekenproces.

ValidSign is niet alleen veilig, maar ook erg simpel en kan volgens Elske en Frans zonder uitleg direct gebruikt worden. Na de uitlevering door de consultant van ValidSign konden de medewerkers van Pensioenfonds PGB er gelijk mee aan de slag. Het gebruikersplatform van ValidSign is zowel overzichtelijk als gebruiksvriendelijk.

Digitaal ondertekenen is en blijft een ideale oplossing voor Pensioenfonds PGB. Medewerkers zouden het ook zeker aanbevelen aan andere organisaties die afhankelijk zijn van papierintensieve processen. “Digitaal ondertekenen? Direct doen!”, lacht Frans van Veen. “Het scheelt zó veel tijd.”

 

Opbrengsten digitaal ondertekenen:

  • Tijdswinst;
  • Inzicht in het ondertekenproces;
  • Het versimpelen van ondertekenen.