Eigen koers met de digitale handtekening van ValidSign

Eigen koers met de digitale handtekening van ValidSign

De organisatie

ORCA is een internationaal opererend bedrijf dat in september 2017 is opgericht door ervaren maritiem professionals gespecialiseerd in zowel de maritieme- als offshore industrie. De organisatie heeft meerdere vestigingen waaronder een in Nederland, Roemenië en Litouwen. Zij opereert grotendeels in Europa, maar ook Op het Afrikaans, Zuid-Amerikaans en Aziatische continent. De organisatie werkt voor een vast klantennetwerk en weet exact waar hun klanten naar opzoek zijn. Zij behouden hun reputatie dan ook door langdurige relaties op te bouwen waar integriteit en vertrouwen ten grondslag liggen.

ORCA: “Dankzij ValidSign is de respons van de terugontvangen contracten met 85 procent gestegen”.

Research

De organisatie is destijds bij ValidSign terechtgekomen middels eigen uitgevoerde research naar leveranciers van de digitale handtekening, waar ValidSign samen met een andere internationale leverancier het beste uitkwam. Daarnaast bleek hun accountant een actieve referent van ValidSign te zijn. Na een ValidSign demo en een heldere uitleg van het digitale ondertekenplatform te hebben gehad, wist Orca dat dit de organisatie was waarmee zij in zee wilden gaan.

Een efficiënt ondertekenproces

Orca Crew is eind 2018 gestart met het digitaal ondertekenen van documenten via ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het ondertekenproces van arbeidscontracten van zeevarenden erg omslachtig verliep. Ernst-Jan Kouveld, Manager Netherlands bij Orca Crew vertelt hierover: “Er was een lagere respons dan gewenst. Arbeidscontracten kwamen niet of onvolledig retour. Zeevarenden moesten het door ons verstuurde document zelf printen, ondertekenen en terugsturen, wat niet haalbaar bleek te zijn. Dankzij ValidSign lukt het om de documenten in een paar korte handelingen te ondertekenen, wat heeft geleid tot een enorme daling in de responstijd”.

Verbeterde klantervaring

Orca vindt het daarnaast belangrijk dat zij haar klanten en medewerkers kan ontlasten door documenten digitaal aan te bieden. Opdrachtbevestigingen worden nu digitaal ter ondertekening aangeboden aan klanten. “Het voorbereiden van een transactie om onze werknemers of klanten in staat te stellen documenten te ondertekenen is simpel.  Wij voegen de opdrachtbevestiging, de (externe) ondertekenaars en de verificatiemethode toe en starten de transactie. Zodra het document is verstuurd ontvangt de klant een ondertekenverzoek per mail en kan hij of zij meteen ondertekenen. Daarnaast voorkomen wij op deze manier ondertekenfouten en hebben wij juridisch gezien onze zaken op orde. Alle medewerkers binnen de organisatie werken naar tevredenheid met het onderteken platform en konden direct na de uitlevering op locatie aan de slag met de gebruiksvriendelijke oplossing, aldus Kouveld.”

Milieuvriendelijk

Een andere belangrijke reden voor de organisatie om voor digitaal ondertekenen te kiezen is dat het een milieuvriendelijke oplossing is. “Als internationaal opererend bedrijf in de maritieme en offshore industrie werken wij altijd met het milieu in ons achterhoofd. De digitale handtekening zorgt voor het terugdringen van papierverspilling en verminderd indirect de boskap omdat documenten niet meer geprint hoeven te worden. Wij staan hierachter en het past bij onze identiteit, zegt Kouveld.”

Meer ValidSign in de toekomst

Voor Orca is digitaal ondertekenen een onvermijdelijke stap gebleken. Het is dan ook niet meer weg te denken uit de processen binnen de organisatie. Als het aan Kouveld ligt zal de oplossing, niet alleen voor externe arbeidscontracten en opdrachtbevestigingen worden ingezet maar binnenkort ook worden toegepast op de gehele HR afdeling voor onder andere de ondertekening van interne documenten. Op dit moment maakt de Nederlandse vestiging optimaal gebruik van ValidSign. Kouveld hoopt dat ook de buitenlandse collega’s het platform meer zullen gaan inzetten om nog meer bedrijfsprocessen te versnellen.

U wordt digitaal getekend op Zorg & ICT!

U wordt digitaal getekend op Zorg & ICT!

Op 7, 8 en 9 april aanstaande treft u ValidSign op Zorg & ICT in de Jaarbeurs in Utrecht. U kunt door onze karikaturist digitaal worden getekend en ter plekke uw kunstwerk meenemen naar huis!

Organisaties kunnen sneller dan ooit noodzakelijke handtekeningen verkrijgen, terwijl ze nog steeds aan strikte wettelijke vereisten voldoen. Het ValidSign platform maakt het mogelijk om plaats- en tijd onafhankelijk digitaal te ondertekenen en tegelijkertijd de veiligheid van de informatie te kunnen waarborgen. Of het nu gaat om het ondertekenen van een contract, een patiëntendossier, een toestemmingsverklaring of een persoonlijke machtiging, alle ondertekenprocessen kunnen binnen ValidSign worden afgehandeld.

Enthousiast geworden? U kunt zich kosteloos aanmelden via ValidSign.

Praktische informatie
Standhouder: ValidSign
Datum: 7,8 en 9 april
Tijd: 10:00 – 16:00 uur

Stand nummer: 01.D119
Locatie: Jaarbeurs, Utrecht

https://www.databadge.net/zict2020/reg/?link=2cde494be4573001f05c&lan=NL

Enterprise service bus (ESB) basis naar Succes?

Enterprise service bus (ESB) basis naar Succes?

Het succes van de implementatie van een digitale handtekening is mede afhankelijk van de plaats in het proces waar de integratie plaatsvindt. ValidSign heeft bij tientallen overheidsorganisaties ervaring opgedaan rondom de implementatie van de digitale handtekening op het gebied van procesgang, integraties en autorisaties.
Een veel gekozen integratie is de integratie met de ESB van Enable-U als Broker tussen de door uw gebruikte applicaties en ValidSign. De ESB ontvangt berichten en bezorgt deze via ValidSign aan de ondertekenaar. Door deze broker functionaliteit wordt uw zaaksysteem, Centric, PinkRoccade en overige applicaties verbonden met ValidSign om de gewenste bedrijfsprocesoptimalisaties te verkrijgen.
De koppeling tussen ESB en ValidSign zal er in deze voor zorgen dat ook het ondertekenproces snel en efficiënt zal verlopen. De koppeling biedt de mogelijkheid om vanuit verschillende applicaties plaats- en device onafhankelijk te kunnen ondertekenen.
Door de wens naar digitale dienstverlening, zoals zaakgericht werken en koppelingen naar landelijke voorzieningen te realiseren, moeten er veel applicaties en systemen met elkaar geïntegreerd worden.
Op basis van de ESB is het snel schakelen en een architectuur (NORA, GEMMA) bestendige keuze.

Ook Enable-U zelf is tevreden over ValidSign:
Judith Veenstra, Enable-U,:
“Ons HR-proces is flink versneld sinds wij de digitale handtekening van ValidSign toepassen. Medewerkers kunnen op afstand via hun eigen device contracten ondertekenen die wij online aanbieden en het scheelt in het administratieve proces onwijs veel tijd. Ideaal voor HR en geniaal voor de medewerker.”

De WNRA- sinds 1 januari 2020 actief

De WNRA- sinds 1 januari 2020 actief

Sinds 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren van kracht . De nieuwe wetgeving richt zich op de normalisering van de rechtspositie binnen de overheid. De uitkomst van deze wetswijziging heeft invloed op de manier waarop een arbeidsovereenkomst in het vervolg voltrokken dient te worden.

De eenzijdige aanstelling van zittende ambtenaren wordt automatisch omgezet in een tweezijdige arbeidsovereenkomst. Dit is een tijdrovend proces gebleken voor overheidswerkgevers die dit op papier uitsturen. De digitale handtekening is de oplossing om op korte termijn te kunnen voldoen aan de WNRA. Een van de functionaliteiten van ValidSign is de Bulkverzending en maakt het mogelijk om transacties in bulk te versturen naar een groot aantal gebruikers. Meer dan 60 gemeenten zijn u al voor gegaan en hebben naar aanleiding van de wetswijziging hun tweezijdige arbeidscontracten ter ondertekening uitgestuurd met ValidSign.

Gemeente Utrecht “ValidSign als olievlek”

Gemeente Utrecht “ValidSign als olievlek”

Utrecht, 30-1-2020. Nederlandse gemeenten hebben vandaag de dag te maken met de digitaliseringsopgave overheid. Duurzaamheid speelt hierin een belangrijke rol. Processen kunnen op verschillende manieren worden gedigitaliseerd en de digitale handtekening is hier een van. De oplossing van ValidSign ondersteunt de gemeente Utrecht sinds begin 2018 in haar digitaliseringsproces. Voor de gemeente met meer dan 1000 werknemers is de oplossing onmisbaar geworden.

Procesoptimalisatie en inzichtelijkheid

Binnen een gemeente worden enorm veel documenten ondertekend. Men heeft regelmatig te maken met ingewikkelde ondertekenprocessen wanneer er meerdere ondertekenaars die niet werkzaam zijn op één en dezelfde locatie, een en hetzelfde document moeten ondertekenen. “Documenten werden voorheen opgesteld, uitgeprint, ondertekend, gescand, per mail of post verzonden en achteraf handmatig gearchiveerd. Hierdoor bleven documenten lang liggen, raakten beschadigd of kwamen onvolledig terug. Dit gebeurt gelukkig niet meer binnen de processen waar ValidSign wordt ingezet.”, aldus Frank Visser, Functioneel beheerder bij de Gemeente Utrecht.
De Gemeente Utrecht is bij ValidSign terechtgekomen middels een inschrijving bij een Europese aanbesteding en tijdens het project “Digitaal ondertekenen extern” in 2018 zijn zij met het platform gestart. Procesoptimalisatie was in eerste instantie de aanleiding om ValidSign in te regelen. Met de digitale handtekeningoplossing kunnen documenten digitaal ter ondertekening worden uitgestuurd waardoor een heel aantal stappen uit het ondertekenproces worden geëlimineerd en de status hiervan is achteraf inzichtelijk. Er is destijds gestart¬¬¬ met een pilot voor het ondertekenproces rondom huisuitzettingen voor sociale huurwoningen. Een huurachterstand van 2 maanden kan de gemeente aanleiding geven om de huurder van een sociale huurwoning uit de woning te verwijderen. Met ValidSign kan een uitzettingsformulier direct digitaal rechtsgeldig ondertekend worden zonder dat de kans bestaat dat burgergegevens op straat komen te liggen.

Organisatie breed

“Wij realiseerden ons dat de digitale handtekening een uitkomst zou kunnen bieden aan veel meer collega’s. Het feit dat de meeste ValidSign gebruikers binnen de gemeente Utrecht de oplossing zijn gaan gebruiken door mond op mond reclame zegt eigenlijk al voldoende. Het gemak dat de oplossing brengt is ongekend. Een aantal maanden geleden is er een nieuwsitem over ValidSign geplaatst op de intranetpagina van de gemeente. Naar aanleiding hiervan stroomden er nog meer vragen over de oplossing binnen”, aldus Visser. Ali Provily en Frank Visser zijn verantwoordelijk gesteld voor de uitrol van de ondertekenoplossing binnen de gemeente Utrecht. Door de gebruiksvriendelijkheid van ValidSign hebben zij het product binnen een kort tijdsbestek goed genoeg leren kennen om het intern over te kunnen dragen aan collega’s. Zij verzorgen wekelijks minstens twee interne ValidSign demonstraties.
ValidSign wordt dan ook voor steeds meer processen ingezet binnen de Gemeente Utrecht. Allereerst zet de afdeling Inkoop de oplossing optimaal in om zowel interne- als externe documenten, waaronder inkoopcontracten ,digitaal te laten ondertekenen. Het kon bijvoorbeeld weken duren voordat een inkoopcontract rond was. Door het contract digitaal ter ondertekening te versturen wordt het binnen een paar uur afgehandeld. Mocht het toch te lang duren dan wordt er een reminder gestuurd naar de ondertekenaar zodat hij of zij het document alsnog diezelfde dag ondertekent. Ook wordt ValidSign gebruikt door de afdeling HR voor het ondertekenen van detacheringscontracten waarmee externe werknemers worden ingehuurd. Voorheen was men afhankelijk van de fysieke aanwezigheid van een ondertekenaar en nu wordt het arbeidscontract digitaal verstuurd en ondertekend. Daarnaast gebruikt de afdeling Werk en Inkomen ValidSign om kasverstrekking overeenkomsten te ondertekenen. Er worden binnen de gemeente nog veel meer documenten digitaal ondertekent maar in verband met de AVG wetgeving kunnen de applicatie beheerders dit niet inzien.

De toekomst

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken binnen de gemeente Utrecht. Visser vertelt: “Wij hopen dat de gehele gemeente binnen nu en twee jaar digitaal zal ondertekenen met ValidSign. Ieder afdelingshoofd van de gemeente Utrecht is op de hoogte gesteld van de oplossing en draagt de oplossing steeds vaker over aan collega’s binnen zijn of haar afdeling wanneer een bepaald proces geoptimaliseerd kan worden met ValidSign”. Binnen de gemeente Utrecht wordt er gewerkt met het Enterprise Content Managementsysteem Alfresco. Wanneer de integratie met Alfresco is gerealiseerd zal dit proces alleen maar worden versneld. Documenten kunnen dan worden uitgestuurd, beheerd, en na ondertekening automatisch gearchiveerd op de juiste plek in het Enterprise Content Managementsysteem.

Training event op 28 november en 3 december

Training event op 28 november en 3 december

Speciaal voor de gebruikers van ValidSign: het Training Event

ValidSign biedt een scala aan mogelijkheden om sneller, eenvoudiger en klantvriendelijker documenten digitaal te kunnen ondertekenen. Maar haalt u wel alles uit de mogelijkheden die ValidSign biedt? Met onze oplossing valt er meer te automatiseren dan u denkt! De Autumn Major Release 2019 is op 1 november 2019 gelanceerd. Dit betekent veel nieuwe features en verbeteringen voor onze oplossing.

Een aantal nieuwe features uitgelicht:
• Ondertekengemak: Een ondertekenaar heeft de mogelijkheid om transacties achter elkaar te ondertekenen. Na elke transactie wordt de ondertekenaar naar de volgende transactie geleid.
• Optionele handtekening: Het is nu mogelijk een handtekeningenveld als optioneel te markeren. Deze functie is handig voor documenten waarbij de ondertekenaar gedeeltes van een formulier moet accepteren of weigeren.
• Automatische herinneringsschema: Herinneringen zijn vanaf heden in te plannen middels een herinneringsschema. Door een interval te kiezen ontvangen ondertekenaars volgens dit schema een ondertekenverzoek.
• Tekst Tags: Bij het opstellen van uw document kunt u de text-tags (zoals tekstvelden, handtekeningvelden en dergelijke) al op de gewenste plek binnen uw document verwerken. ValidSign herkent deze tekst-tags en zorgt dat de gewenste velden automatisch bij het aanmaken van een transactie op de juiste plaats worden geplaatst. Drag and Drop van handtekeningvelden is niet meer nodig. Door uw eigen standaarddocumenten te voorzien van de standaardtags en/of gebruik te maken van ValidSign templates heeft u in een handomdraai een (standaard) invulformulier gemaakt met de handtekeningvelden op de juiste posities.
Wilt u meer weten over de ins en outs van alle nieuwe features? Wij organiseren binnenkort weer Training Events in Deventer. De Essentials training is specifiek voor beginnende ValidSign gebruikers. Als u momenteel al met ValidSign werkt zal de Advanced training erg interessant voor u zijn.

Tijdens deze middagen zullen er verschillende onderwerpen aan bod komen die toegelicht worden door de ValidSign experts. Wat valt er zoal te halen uit ValidSign, wat zijn de vooruitzichten en hoe zat het ook alweer met de rechtsgeldigheid van een digitale handtekening? Tijdens interactieve demo’s zullen wij u bijpraten en u meenemen in de wereld van digitaal ondertekenen.

Wegens de vele aanmeldingen hebben wij een extra trainingsdag toegevoegd. U kunt u nog aanmelden voor 28 november (Essentials) of 3 december (Advanced).

PROGRAMMA TRAINING EVENT VALIDSIGN:

• Lunch (vanaf 12:00)
• “Deepdive” my.validsign.nl, inclusief tips & tricks rondom dagelijks gebruik
• Nieuwe functionaliteiten en integraties
• Zelf templates en invulformulieren maken, herinneringsschema’s opstellen en gebruik maken van geavanceerde (interne) accordering.
• De digitale handtekening in de praktijk: veiligheid & rechtsgeldigheid
• Afsluitende borrel (vanaf 16:00 uur)

Wanneer:
• Dinsdag 19 november: vol
• Donderdag 28 november, 12:00 – 16:00 uur (Essentials)
• Dinsdag 3 december, 12:00 – 16:00 uur (Advanced)
Waar:
• Kantoor ValidSign, Bergweidedijk 42 te Deventer
De kosten voor deze training bedragen €249 euro per deelnemer.
Voor klanten met Premier Support (1 persoon) is dit event kosteloos.

Aanmelden kan tot uiterlijk drie dagen voordat de training plaatsvindt door hier te klikken.

Graag zien wij u 28 november of 3 december!