ValidSign Official eSigning Partner van PSV 

ValidSign Official eSigning Partner van PSV 

Eindhoven, 14 oktober 2021 – PSV  heet ValidSign  welkom als Official eSigning Partner bij PSV. Beide partijen hebben op 11 oktober een overeenkomst getekend met een looptijd tot en met minimaal het seizoen 2023-2024. De digitale handtekeningleverancier is per heden Official Signing Supplier van de club en voegt zich in die hoedanigheid bij de Sponsor- en Partnerpiramide van PSV. 

Digitaal ondertekenen  
Het ValidSign-platform is een Enterprise-oplossing die integreert met meer dan 150 applicaties zodat contracten direct worden geïnitieerd en automatisch na ondertekening worden opgeslagen in bestaande applicaties. Door ValidSign in te zetten wordt het ondertekenproces sterk versneld en vereenvoudigd, worden ondertekenfouten verminderd en de juridische- en nalevingspositie versterkt. Met de oplossing kunnen documenten vanaf ieder (mobiel) device door meerdere personen digitaal worden ondertekend.  

Oplossing spreekt aan 
“We zijn ontzettend blij om een nieuwe innovatieve supplier aan ons bestand toe te voegen”, zegt Frans Janssen, Commercieel Directeur van PSV. “Het biedt ons niet alleen meer mogelijkheden rondom contractondertekeningen, maar het is ook een duurzaam alternatief dat papierverspilling tegengaat. Dat spreekt ons enorm aan.” 

Bekroning  
John Lageman, Oprichter ValidSign: “Het is voor ons fantastisch om Official Signing Supplier van PSV te zijn. PSV is al een aantal jaren een tevreden klant van ValidSign. Zij gebruikt ValidSign vooral om contracten te ondertekenen en te versturen vanuit Microsoft Dynamics. Deze intensivering zien wij als een bekroning van de samenwerking tot nu toe. We kijken erg uit naar de komende jaren.” 

Meer informatie is te vinden op www.validsign.nl

De vernieuwde Google Docs connector is live! 

De vernieuwde Google Docs connector is live! 

Sinds juli dit jaar kunnen eindgebruikers digitaal ondertekenen vanuit de vertrouwde omgeving van Google Docs zonder de omgeving te hoeven verlaten. Met de integratie is het mogelijk om in te loggen op je ValidSign account binnen de Google Docs omgeving. Je stelt een document op in Google Docs, selecteert de ondertekenaars en verstuurt het document ter ondertekening. De integratie versnelt het ondertekenproces en vereenvoudigt de stappen. 

De ValidSign voor Google Docs connector heeft meerdere interessante functionaliteiten. De connector ondersteunt tekst tags waardoor je niet elke keer opnieuw hoeft te bepalen waar je een handtekening plaatst. Deze tekst tags zijn stukjes tekst die in het document worden opgenomen, op basis waarvan ValidSign de handtekeningvelden op de juiste plaats in het document kan plaatsen. Verandert de opmaak van het document, dan verandert de tekst tag mee met de opmaak van het document. De ValidSign- Google Docs connector is verder uitgebreid zodat gebruikers nóg prettiger en efficiënter digitaal kunnen ondertekenen. Hieronder zie je de nieuwste functionaliteiten: 

  • Gebruik van templates; 
  • Gewijzigde User Interface; 
  • Onthouden van inloggegevens; 
  • Gebruik van SMS authenticatie. 

Met templates is het mogelijk om gebruik te maken van de standaard documenten en standaard ondertekenvolgorde, direct vanuit de Google Docs integratie. Je kunt nu gebruik maken van uw inkoopformulier, loonheffingsformulier of algemene voorwaarden document die zijn vastgelegd in een template. De integratie laat al je eigen en de gedeelde templates zien en laat je tevens zien welke documenten in het template zitten zodra deze geselecteerd is. De user interface is gewijzigd qua look en feel, waardoor de integratie nog gebruiksvriendelijker werkt. De integratie heeft nu tevens een herinner functie waardoor je automatisch kunt worden ingelogd wanneer je op een later moment terugkomt om de integratie te gebruiken. Als laatste is het nu mogelijk om de SMS authenticatie te gebruiken om met meer zekerheid te weten dat de juiste ondertekenaar het document ondertekent. 

Wil je meer weten over deze integratie en wat het jouw organisatie oplevert? Neem dan contact op met info@validsign.nl.  

Handige Reference Cards

Handige Reference Cards

Om het onze gebruikers nog gemakkelijker te maken proberen wij de stappen van het ondertekenen en het versturen van documenten zo visueel mogelijk te maken. Zo hebben wij handige Reference Cards gemaakt met eenvoudige stappen om je doel snel te bereiken. Mocht het toch nog niet lukken of heeft u een moeilijkere vraag dan staat ons support team uiteraard altijd alsnog voor u klaar. 

Wilt u onze Reference Cards gebruiken om het ondertekenen voor uw klanten ook inzichtelijker te maken? Mail dan even naar marketing@validsign.nl.

Mocht u andere vragen hebben kunt u ons altijd contacteren via info@validsign.nl.

De Google Docs add-on is nu live!

De Google Docs add-on is nu live!

Wij zijn continu bezig met het verbeteren en uitbreiden van onze oplossing om klanten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.  Als integratiespecialist ontwikkelen wij ieder kwartaal nieuwe integraties en de Google Docs add-on is hier één van. Vanaf 1 juli kunnen alle ValidSign gebruikers hun documenten rechtstreeks in de Google Docs omgeving ondertekenen, zonder het platform te hoeven verlaten. Met de integratie is het mogelijk om in te loggen op ValidSign binnen de Google Docs omgeving. Je stelt een document op in Google Docs, selecteert de ondertekenaars en maakt het document ter ondertekening op. De integratie versnelt het ondertekenproces en verlicht de stappen.

De Google Docs add-on heeft meer interessante functionaliteiten. De connector ondersteunt tekst tags en sjablonen, waardoor je niet elke keer hoeft te bepalen waar je een handtekening plaatst. De tekst tag is simpelweg een getypt stukje code dat de ondertekenoplossing herkent en ziet dat er een handtekening van bijvoorbeeld de eerste ondertekenaar geplaatst moet worden. Daarnaast kun je kiezen wie er moet ondertekenen, alleen jij, jij en anderen of alleen anderen. Zoals gewoonlijk kun je ook de onderteken volgorde meteen bepalen. 

Wil je meer weten over deze integratie en wat het jouw organisatie oplevert? We organiseren regelmatig webinars onder anderen voor de Google Docs add-on. U kunt de add-on ook direct al uit gaan proberen, via de instructies kunt u lezen hoe u de add-on installeert en gebruikt.

Mocht u andere vragen hebben kunt u ons altijd contacteren via info@validsign.nl.

Informed Group en ValidSign sluiten partnership

Informed Group en ValidSign sluiten partnership

Woerden/Deventer,  17 juni 2021

Informed Group, de toonaangevende dienstverlener op het gebied van informatiemanagement en high end consultancy, sluit partnership met ValidSign, marktleider in de Benelux op het gebied van digitaal ondertekenen. Beide organisaties bundelen hun kennis en expertise om hun oplossingen nóg krachtiger te maken. Op deze manier kunnen zij klanten beter van dienst zijn.

Volledig digitaal

Zeker nu we veel thuis zitten is een natte handtekening lastig te verkrijgen wanneer je meerdere ondertekenaars hebt. Het moet geprint worden en het document moet fysiek naar de tekenbevoegde. En vervolgens correct worden gescand. Dan moet je toch naar kantoor. Dankzij de samenwerking tussen Informed Group en ValidSign is dat verleden tijd. Ook voor de documenten die vol staan met bedrijf kritische informatie en intellectueel eigendom. Het gaat nu in één keer volledig digitaal door, zonder uitstapjes in het werkproces naar andere systemen. Of je nu op kantoor werkt of thuis bent. Appeltje-Eitje.

Integratie

Met het sluiten van dit partnership wordt de integratie tussen ValidSign en meerdere kernapplicaties van Informed Group gerealiseerd. Het is nu mogelijk om binnen het EIM platform Documentum plaats- tijd en device onafhankelijk digitaal te ondertekenen. In de nabije toekomst zal Informed Group digitaal ondertekenen van documenten vanuit bijna alle EIM platformen via het OutSystems Low-code platform mogelijk maken. Efficiency en gemak staan centraal in deze samenwerking.

Effiency en gemak

Jeroen Jansen, founder/CEO bij Informed Group: “Voor veel van onze klanten is het ondertekenen van stukken net die ene kink in de digitale kabel. Documenten worden veelal geprint en verstuurd naar de ondertekenaar of op een andere manier buiten de beveiligde systemen ter ondertekening aangeboden. Met ValidSign besparen klanten met digitaal en online ondertekenen veel tijd en blijft gevoelige informatie binnen de beveiligde omgeving. Documenten kunnen digitaal worden bekeken en ondertekend, wanneer het de ondertekenaar uitkomt en op een apparaat naar keuze. “

John Lageman, directeur bij ValidSign: “Rechtsgeldig digitaal ondertekenen met ValidSign biedt enorme voordelen voor zowel de organisaties als hun eindklanten en leveranciers. Met ons ondertekenplatform in combinatie met de software die Informed Group levert zoals Documentum kunnen wij klanten nog beter van dienst zijn.”

Over ValidSign

Met de digitale handtekening oplossing van ValidSign worden bedrijfsprocessen versneld door de ondertekening te automatiseren. Het digitaal ondertekenen van een overeenkomst verloopt via een beveiligde omgeving en is volledig rechtsgeldig. ValidSign is marktleider op het gebied van de digitale handtekening in de Benelux en meer dan 1400 organisaties ondertekenen momenteel hun documenten met ValidSign. Het ValidSign platform is een Enterprise-oplossing die integreert met meer dan 150 applicaties zodat de getekende documenten direct op de juiste plek worden gearchiveerd. Door ValidSign in te zetten worden ondertekenfouten verminderd en de juridische- en nalevingspositie versterkt. Met de oplossing kunnen documenten vanaf ieder mobiel device door meerdere personen digitaal worden ondertekend. Dit levert een flinke tijdwinst op. Meer informatie: https://www.validsign.nl.

Over Informed Group

Informed Group is detoonaangevende dienstverlener op het gebied van low-code informatiemanagement en high end consultancy. Zij helpt haar klanten hun organisatie en markten op een succesvolle manier digitaal te transformeren. Dit doen zij door geavanceerde oplossingen en diensten te leveren op het gebied van Low-Code en EIM Content Services.  Informed Group daagt haar relaties graag uit om maximaal rendement te halen uit alle beschikbare data. Met haar eigen Enterprise Information Management (EIM) oplossingen zoals gebruiksvriendelijke interfaces, heldere apps en efficiënte verbindingen tussen systemen, realiseert Informed Group een werkomgeving die flexibel, veilig en logisch is voor haar klanten en de gebruikers van deze omgeving.

Contact

Attika Boonzaaijer, Marketing Manager  bij ValidSign tel, 06-33106842

Attika.Boonzaaijer@validsign.nl

Drie manieren om de veiligheid, en daarbij het gebruikersgemak van uw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen

Drie manieren om de veiligheid, en daarbij het gebruikersgemak van uw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen

Elektronisch ondertekenen is voor de meeste accountantskantoren in de Benelux bekend terrein of het staat als een belangrijk punt op de agenda. Met de elektronische handtekening kunnen accountants en belastingspecialisten sneller dan ooit noodzakelijke handtekeningen verkrijgen, terwijl ze nog steeds aan strikte wettelijke vereisten voldoen. Een dergelijke oplossing kan gebruikt worden voor zowel het deponeren van jaarrekeningen als het ondertekend krijgen van opdrachtbevestigingen, belastingaangiftes, HR-documenten en geheimhoudingsverklaringen.  

Accountants ondertekenen hun documenten digitaal met de geavanceerde- en de gekwalificeerde handtekening. Tijdens het zetten van de handtekening wordt middels elektronische gegevens zowel de naam en het mailadres van de ondertekenaar als de tijd en datum van ondertekening vastgelegd. Daarnaast wordt een document verzegeld wanneer alle benodigde handtekeningen zijn gezet. 

Hierdoor blijft ook de elektronische variant onveranderd en verkrijg je de benodigde handtekeningen binnen een aantal minuten in plaats van dagen of weken. Toch zijn er nog een aantal andere manieren om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen. In deze blog licht ik de drie belangrijkste manieren toe. 

Van accordering naar digitale ondertekening 

De twee bovengenoemde elektronische handtekeningen zijn zoals gezegd rechtsgeldig en net zo veilig of in sommige situaties veiliger dan de natte handtekening. Toch zijn er nog accountants die ondanks het feit dat zij al digitaal ondertekenen, een aantal type documenten nog steeds (laten) accorderen. Een accountant kan allereerst de accordering van zijn of haar documenten elimineren om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van de elektronische ondertekening te versterken. 

Bij het accorderen van een document, ben je voor de bewijslast afhankelijk van een logbestand in een derde applicatie. Je hebt hier te maken met een zogeheten vendor lock-in. Een vendor lock-in maakt in dit geval, de accountant en zijn klant afhankelijk van het portaal waarin wordt geaccordeerd. Dit is vooral voor de klant erg omslachtig omdat hij of zij niet onafhankelijk van dit platform het geaccordeerde document na afloop kan inzien. 

Door ieder te ondertekenen document via jouw digitaal ondertekenplatform te laten verlopen, kun je aan de hand van een laagdrempelig ondertekenverzoek via e-mail , ieder document (laten) ondertekenen zonder klanten te moeten voorzien van inloggegevens. Daarnaast wordt het ondertekende document als PDF met het bewijsdocument aangeleverd  en kun je onafhankelijk van het ondertekenplatform, de documenten laten valideren. Dit is dus niet alleen laagdrempeliger dan accorderen, het zorgt ook voor een veilig gewaarborgd rechtsgeldig document. 

Identificatie en authenticatie 

Een belangrijk onderdeel van het elektronische ondertekenproces is de verificatie van de identiteit van de ondertekenaars, die voorafgaand aan de ondertekening plaatsvindt. Als het gaat om interne ondertekenaars kan dit natuurlijk snel en veilig geregeld worden, maar hoe verifieer je de identiteit van klanten voor een ondertekening? Dit kan een accountant doen door face-to-face de verificatie van identiteit op locatie te doen, zodat hij of zij bij een mogelijk ondertekenmoment kan steunen op enkel het e-mail adres en telefoonnummer van de klant om zijn of haar identiteit te controleren. Je zult je klanten dus bij jou op kantoor moeten uitnodigen. Zeker in een tijd als deze, waarin de 1,5 meter maatregel en het dragen van een mondkapje verplicht zijn, is dit niet de meest efficiënte manier om de identiteit van jouw klant te verifiëren. Daarom is de tweede manier om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen “verifieer de identiteit van jouw externe ondertekenaars middels een extra authenticatiemethode”. 

Een extra authenticatiemethode biedt jou als accountant de mogelijkheid om de identiteit van klanten en andere externe ondertekenaars, op basis van bepaalde factoren te verifiëren. De meeste accountantskantoren maken gebruik van e-mail- en SMS authenticatie, zoals eerder is genoemd, maar de extra authenticatiemethode die nog net een tandje dieper gaat is iDIN bankauthenticatie. iDIN bankauthenticatie stelt de gebruiker in staat om de identiteit van de ondertekenaars te controleren op basis van zijn of haar bankgegevens.  

Na het ontvangen van een ondertekenverzoek wordt de klant gevraagd om in te loggen in zijn of haar online bankrekening, de bankgegevens worden gecontroleerd en direct na het goedkeuringsmoment, wordt de klant doorgeleid naar het ondertekenplatform om de te ondertekenen documenten digitaal te ondertekenen. iDIN bankauthenticatie is te integreren met het digitale ondertekenplatform van ValidSign zodat de ondertekenaar automatisch doorgestuurd vanuit het ondertekenplatform naar iDIN, zonder extra handelingen te hoeven verrichten. Het verificatieproces wordt op deze manier op een gebruiksvriendelijke manier enorm versterkt. 

Gestroomlijnde integratie 

We zijn aangekomen bij de derde, en direct de laatste manier om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen. Deze manier is er voornamelijk om het gebruikersgemak te bevorderen, maar het zorgt zeker voor een stukje extra veiligheid binnen het ondertekenproces. Door het ondertekenplatform bijvoorbeeld te integreren met jouw vertrouwde CRM-systeem, kun je het document inladen, ter ondertekening uitsturen en automatisch archiveren op de juiste plek in het CRM-systeem. Met meer dan 150 integraties is de ondertekenoplossing van ValidSign naadloos in te passen in jouw vertrouwde applicatie. Op deze manier kunnen documenten digitaal worden ondertekend, zonder het vertrouwde platform te hoeven verlaten. Daarnaast heeft jouw organisatie vanaf dat moment altijd een compliant dossier, aangezien de documenten geautomatiseerd worden teruggeplaatst op de juiste plek binnen het CRM-systeem. 

Nu je weet hoe je als accountant de veiligheid en het gebruikersgemak van jouw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau tilt, begin je daar natuurlijk vandaag nog mee! 

Wil je meer informatie over ValidSign, iDIN bankauthenticatie of een integratie, neem dan contact met ons op via de mail naar info@validsign.nl