Worden er binnen jouw organisatie nog overeenkomsten en contracten ondertekend op papier? Dat kan veel efficiënter! Door over te stappen op digitaal ondertekenen kun je het ondertekenproces met wel 70% versnellen. Dus in plaats van één week wachten, de ondertekenaar helpen herinneren dat het document nog onderteken moet worden, die het vervolgens print, ondertekent, scant en weer opstuurt, kun je nu bij wijze van binnen een paar minuten iets ondertekend retour hebben!
Probeer de digitale handtekeningoplossing van ValidSign nu 2 maanden gratis en ontvang 50% korting op setupkosten bij afname van een abonnement. Deze actie loopt tot en met 31 oktober 2020. Plan snel jouw afspraak via onderstaand formulier of door een mail te sturen naar Sales@validsign.nl of te bellen met +31 (0)85 303 3676.
De AFAS connector van ValidSign is nu beschikbaar! Sinds maart van dit jaar kunnen klanten digitaal ondertekenen vanuit AFAS met ValidSign. De koppeling stelt gebruikers in staat om documenten ter ondertekening aan te bieden in AFAS. Ieder proces waarvoor ondertekening vereist is, is van A tot Z te monitoren in het systeem. Direct na het digitaal ondertekenen wordt het document op de juiste locatie gearchiveerd in AFAS. Naast verbeteringen in de look en feel van de connector bevat deze release nieuwe functionaliteiten zoals het instellen van de afzender e-mail en het opnemen van een herinneringsschema. Deze naadloze integratie zorgt voor een verkorte doorlooptijd en biedt een beter inzicht in het ondertekenproces.
De nieuwe functionaliteiten op een rij:
Herinneringsschema Plan het versturen van herinneren van tevoren in zodat ondertekeningen niet meer op zich laten wachten. De gebruiker kan per ondertekenverzoek aangeven welk herinneringsschema gebruikt zou moeten worden.
Persoonlijke verzending vanuit AFAS De verzender van de transactie vanuit AFAS kan de transactie ook monitoren in zijn/haar eigen ValidSign postvak. Waar de ondertekenverzoeken op dit moment nog vanaf een algemeen e-mailadres worden uitgestuurd en beheerd, is het met deze update mogelijk om te kiezen voor een persoonlijke verzending.
Automatische verwijdering van de ValidSign omgeving Zodra de documenten volledig ondertekend zijn worden deze automatisch, inclusief bewijsdocument teruggeschreven naar AFAS. Deze documenten zullen na de update automatisch worden verwijderd van de ValidSign omgeving. Uiteraard is het mogelijk om de documenten nog enige tijd beschikbaar te houden op de ValidSign omgeving zodat de externe ondertekenaars de documenten kunnen downloaden en archiveren. De standaard retentietijd is 14 dagen. Dit heeft enkel betrekking op ondertekende documenten.
Gebruikt jouw organisatie AFAS maar hebben jullie nog geen oplossing voor digitaal ondertekenen? Neem dan snel contact op, we laten je graag zien hoe ValidSign werkt.
Gemeente Rotterdam heeft voor ValidSign gekozen als Enterprise eSigning oplossing. Na een marktverkenningsfase en uitvoerig onderzoek is de gemeente Rotterdam een Europese aanbesteding gestart. Uit de vele inschrijvingen is ValidSign als beste uit de bus gekomen.
De gemeente Rotterdam ondertekent jaarlijks enorm veel documenten. Het is dan ook van groot belang dat de documentenstroom zo efficiënt mogelijk verloopt. Met de digitale handtekeningoplossing van ValidSign kan de gemeente de doorloopsnelheid van zowel het interne als het externe ondertekenproces versnellen, fouten verminderen en duurzamer werken.
We wensen verheugd samen met de gemeente Rotterdam de implementatie te begeleiden zodat in het najaar de eerste documenten met ValidSign ondertekend kunnen worden.
Saxion faciliteert het hoger beroepsonderwijs in Apeldoorn, Deventer en Enschede. Met meer dan 26.000 studenten is de hogeschool een speler van omvang en heeft een gebeurtenis als de coronacrisis grote impact. Voor de organisatie zorgde de pandemie al snel voor een volledige (tijdelijke) sluiting van alle drie de locaties. Net als bij andere (semi) overheidsinstellingen zal het merendeel van de medewerkers en studenten van de organisatie minstens tot 1 september 2020 volledig vanuit huis werken.
Kostenbesparend
Sinds 1 januari dit jaar ondertekent de organisatie digitaal met de oplossing van ValidSign. De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening waren de hoge kosten die voortkwamen uit de handmatige afhandeling van allerlei administratieve processen. Saxion is begonnen met de afhandeling van de studentdeclaraties. De declaratie wordt ingediend door studenten die door de hogeschool zijn ingehuurd om op een bepaald evenement binnen de organisatie bij te springen. Jaarlijks worden er duizenden studentdeclaraties ingediend en ondertekend. Het merendeel betreft declaraties van bedragen tussen de 12- en 25 euro, waarvan de administratiekosten op konden lopen tot 45 euro per declaratie. Thijs Groener, Business Process Manager bij Saxion zegt: “ValidSign zou in eerste instantie alleen worden ingezet in een pilot om de administratiekosten van student- en gastdocent declaraties te verlagen. Na de pilot wilden we de oplossing breder uit gaan rollen. Door de coronacrisis hebben wij de oplossing in een aantal weken binnen verschillende afdelingen van Saxion uitgerold.” Momenteel worden zowel inkoopcontracten, arbeidscontracten, documenten binnen de examencommissie als gegevensverklaringen en stukken van het College van Bestuur en Raad van Toezicht met ValidSign ondertekend.
Proces versnellend
De afgelopen maanden heeft de volledige organisatie vanuit huis gewerkt en dankzij ValidSign kon het grootste gedeelte van de ondertekeningen tijd- en plaats onafhankelijk gefaciliteerd worden. Al meer dan 70 werknemers verrichten hun ondertekeningen via het platform waardoor bedrijfsprocessen grotendeels door hebben kunnen draaien. Naast het kostenbesparende kenmerk van ValidSign is de digitale handtekening ook proces versnellend. De doorlooptijd van de ondertekening van een studentendeclaratie is bijvoorbeeld met 90 procent ingekort. Het ondertekenproces van een arbeidscontract en de stukken van het College van Bestuur en Raad van Toezicht, dat voorheen weken in beslag kon nemen, kan nu binnen een paar dagen rond zijn. “Het aantal handelingen is enorm teruggedrongen en werknemers hebben meer tijd voor andere zaken. Daarnaast hebben ze nu inzicht in de status van de ondertekening en het document.”, zegt Groener. Documenten hoeven niet meer geprint, ondertekend, opgestuurd en handmatig gearchiveerd te worden.
Gebruiksvriendelijkheid
De organisatie hecht veel waarde aan de tevredenheid van haar mensen. De oplossing dient dan ook als extra service vanuit Saxion voor zowel studenten als werknemers. “Kort na het introduceren van de digitale handtekening ontving ik reacties van enthousiaste collega’s. Een collega gaf zelfs aan een dansje te hebben gedaan nadat ze de oplossing voor het eerst had gebruikt”, aldus Groener. De aanvragen voor ValidSign blijven wekelijks binnenkomen. Om dit aantal onder controle te krijgen heeft de organisatie de inloggegevens van het platform samen met beknopte procesbeschrijvingen en werkinstructies op haar service management platform gedeeld zodat werknemers het zelfstandig kunnen oppakken.
Uitbreiding
In de nabije toekomst zal de oplossing nog breder worden ingezet binnen Saxion Hogeschool. Groener zegt: “Het digitaal ondertekenen van stageovereenkomsten zou wellicht een uitkomst zijn voor onze studenten en werknemers omdat dit proces veel tijd in beslag neemt. Het is voor de meeste studenten een periode waar naar wordt uitgekeken en dan is het fijn dat het geregeld kan worden zonder papieren rompslomp. Daarnaast zouden wij ValidSign graag integreren in onze eigen software. Door de coronacrisis is dit project gepauzeerd en zal het waarschijnlijk later dit jaar weer worden opgepakt”. Wanneer de integraties gerealiseerd zijn, zullen nog meer afdelingen gebruik gaan maken van de digitale handtekening, meer processen worden versneld en geld worden bespaard.
Deventer, 10 augustus 2020 – Specialist in SBR/XBRL en klantportalen, CreAim is een partnership aangegaan met ValidSign. De integratie tussen CreAim en ValidSign maakt het mogelijk om op een snelle en vertrouwde manier documenten rechtsgeldig te ondertekenen vanuit het CreAim klantportaal.
John Lageman, directeur bij ValidSign “Wij zijn een Enterprise oplossing en streven ernaar om klanten een gestroomlijnd ondertekenproces te kunnen bieden. CreAim is net als ValidSign sterk aanwezig in de Accountancy markt en de integratie van ValidSign met CreAim stelt ons in staat om onze klanten nog beter van dienst kunnen zijn.”
Martijn Boshuis, Managing Director bij CreAim zegt: “De ondertekenoplossing van ValidSign was de missende schakel binnen ons klantportaal. Wij innoveren en verbeteren onze producten continue zodat accountants zo efficiënt mogelijk hun processen kunnen doorlopen. De digitale handtekening is zo’n innovatie”.
De digitale handtekening draagt sterk bij aan professionalisering Met de digitale handtekening oplossing van ValidSign worden bedrijfsprocessen versneld door de ondertekening te automatiseren. Het digitaal ondertekenen van een overeenkomst verloopt via een beveiligde omgeving en is volledig rechtsgeldig. ValidSign is marktleider op het gebied van de digitale handtekening in de Benelux en meer dan 1000 organisaties ondertekenen momenteel hun documenten met ValidSign. Door ValidSign in te zetten worden ondertekenfouten verminderd en de juridische- en nalevingspositie versterkt. Met de oplossing kunnen documenten vanaf ieder mobiel device door meerdere personen digitaal worden ondertekend. Meer informatie: https://www.validsign.nl.
Over CreAim Sinds 2001 heeft CreAim maar één doel: het verbeteren van uw communicatie en online samenwerking met uw klanten. We innoveren en we verbeteren continu en we doen er alles aan om u te voorzien van een veilig en gebruiksvriendelijk portaal. Onze kracht is de unieke combinatie van innovatiekracht, marktkennis en technologische kennis. CreAim is specialist op het gebied van SBR/XBRL, klantportalen en digitaal ondertekenen. We leveren SBR Assurance modules, klantenportalen en ondertekensoftware aan accountantsorganisaties, boekhoudkantoren, belastingadviseurs, gerechtsdeurwaarders, notarissen en salarisverwerkers. Inmiddels wordt er door meer dan 1500 kantoren en 135.000 eindgebruikers gebruik gemaakt van CreAim-software. Met ruim 15 specialisten ondersteunen we dagelijks onze klanten en stellen we continu onze producten op de proef. De ene keer breiden we de software uit, maar soms vereenvoudigen we het juist weer. We kijken hierbij altijd naar de veiligheid, betrouwbaarheid en privacybescherming van onze producten.
Als één van de 21 waterschappen in Nederland wordt Waterschap Rivierenland gestuurd door de missie “het zorgen voor veilige dijken en een evenwichtig watersysteem.” Waterschap Rivierenland opereert in de provincies Zuid-Holland, Gelderland, Noord-Brabant en Utrecht, vanuit een centraal gelegen kantoor gevestigd in het Gelderse Tiel. De organisatie draagt zorg voor diverse taken op het gebied van waterhuishouding waaronder waterkwaliteit- en kwantiteit, vaarwegbeheer, waterkeringen en calamiteitenzorg. Waterschap Rivierenland koos voor ValidSign om het ondertekenproces te optimaliseren.
Procesoptimalisatie
Sinds september 2019 maakt Waterschap Rivierenland gebruik van de digitale handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het proces rondom de ondertekening van verscheidenen overeenkomsten op de afdeling Grondzaken sub optimaal verliep. Voor het sluiten van overeenkomsten is de afdeling namelijk sterk afhankelijk van externe ondertekenaars die niet op hetzelfde moment en op dezelfde locatie een handtekening kunnen zetten. Documenten werden opgesteld, uitgeprint, in een tekenboek gelegd, intern ondertekend, per post verzonden naar de klant, ondertekend door de klant, teruggestuurd, intern gecontroleerd, de begeleidende brief werd toegevoegd, nogmaals intern ondertekend en weer per bode verzonden. De doorlooptijd van dit traject was minimaal twee weken. Cindy Lelie, medewerker Grondzaken bij het waterschap Rivierenland: “ Met ValidSign kan een overeenkomst bij wijze van binnen een uur rond zijn. Alle benodigde stappen worden nu in een enkele handeling succesvol afgerond. Er komt geen printer meer aan te pas en de stukken hoeven niet meer per post naar contractanten te worden verstuurd.”
Overzicht in het Dashboard
Daarnaast maakt ValidSign het mogelijk om transacties te monitoren. In het dashboard van de oplossing worden namelijk alle transacties weergegeven. Lelie zegt: “Ik kan zien wanneer en door wie de transactie is aangemaakt. Ook is inzichtelijk wie zijn of haar handtekening al heeft gezet en wie nog op zich laat wachten. Mocht een ondertekening toch op zich laat wachten dan wordt de reminder functionaliteit gebruikt en ontvangt de ondertekenaar een verzoek om alsnog het document te ondertekenen.”
Klanttevredenheid
Kort na de installatie op locatie konden de werknemers al met ValidSign uit de voeten en zijn verschillende bedrijfsprocessen versneld middels de digitale handtekening. Op dit moment wordt de oplossing ingezet voor het ondertekenen van de gebruikersovereenkomsten waaronder huur, pacht, onderhouds-en bruikleenovereenkomsten. “Wij staan voor betrouwbaarheid en professionaliteit en dit willen wij graag uitstralen. ValidSign draagt hieraan bij met het gebruiksvriendelijke platform, de mooi vormgegeven website en de snelle support afdeling, aldus Lelie.” Ook de klant ontvangt hierdoor de juiste service vanuit Waterschap Rivierenland.
Uitbreiding van ValidSign
Voor Waterschap Rivierenland is digitaal ondertekenen een onvermijdelijke stap gebleken. In de toekomst zal het niet blijven bij het digitaal ondertekenen van gebruikersovereenkomsten binnen de afdeling Grondzaken. “Ook inkoopcontracten op de afdeling Inkoop en juridische stukken op de afdeling Juridische zaken zullen wellicht in de toekomst digitaal worden ondertekend”, zegt Lelie.
We gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze site zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van deze site, gaan we er vanuit dat je ermee instemt.Ok
