Hogeschool Saxion werkt slimmer met ValidSign

Hogeschool Saxion werkt slimmer met ValidSign

Saxion faciliteert het hoger beroepsonderwijs in Apeldoorn, Deventer en Enschede. Met meer dan 26.000 studenten is de hogeschool een speler van omvang en heeft een gebeurtenis als de coronacrisis grote impact. Voor de organisatie zorgde de pandemie al snel voor een volledige (tijdelijke) sluiting van alle drie de locaties. Net als bij andere (semi) overheidsinstellingen zal het merendeel van de medewerkers en studenten van de organisatie minstens tot 1 september 2020 volledig vanuit huis werken.

Kostenbesparend

Sinds 1 januari dit jaar ondertekent de organisatie digitaal met de oplossing van ValidSign. De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening waren de hoge kosten die voortkwamen uit de handmatige afhandeling van allerlei administratieve processen. Saxion is begonnen met de afhandeling van de studentdeclaraties. De declaratie wordt ingediend door studenten die door de hogeschool zijn ingehuurd om op een bepaald evenement binnen de organisatie bij te springen. Jaarlijks worden  er duizenden studentdeclaraties ingediend en ondertekend. Het merendeel betreft  declaraties van bedragen tussen de 12- en 25 euro,  waarvan de administratiekosten op konden lopen tot 45 euro per declaratie. Thijs Groener, Business Process Manager bij Saxion zegt: “ValidSign zou in eerste instantie alleen worden ingezet in een pilot om de administratiekosten van student- en gastdocent declaraties te verlagen. Na de pilot wilden we de oplossing breder uit gaan rollen. Door de coronacrisis hebben wij de oplossing in een aantal weken binnen verschillende afdelingen van Saxion uitgerold.” Momenteel worden zowel inkoopcontracten, arbeidscontracten, documenten binnen de examencommissie als gegevensverklaringen en stukken van het College van Bestuur en Raad van Toezicht met ValidSign ondertekend.  

Proces versnellend

De afgelopen maanden heeft de volledige organisatie vanuit huis gewerkt en dankzij ValidSign kon het grootste gedeelte van de ondertekeningen tijd- en plaats onafhankelijk gefaciliteerd worden. Al meer dan 70 werknemers verrichten hun ondertekeningen via het platform waardoor bedrijfsprocessen grotendeels door hebben kunnen draaien. Naast het kostenbesparende kenmerk van ValidSign is de digitale handtekening ook proces versnellend. De doorlooptijd van de ondertekening van een studentendeclaratie is bijvoorbeeld met 90 procent ingekort. Het ondertekenproces van een arbeidscontract en de stukken van het College van Bestuur en Raad van Toezicht, dat voorheen weken in beslag kon nemen, kan nu binnen een paar dagen rond zijn.  “Het aantal handelingen is enorm teruggedrongen en werknemers hebben meer tijd voor andere zaken. Daarnaast hebben ze nu inzicht in de status van de ondertekening en het document.”, zegt Groener. Documenten hoeven niet meer geprint, ondertekend, opgestuurd en handmatig gearchiveerd te worden.

Gebruiksvriendelijkheid

De organisatie hecht veel waarde aan de tevredenheid van haar mensen. De oplossing dient dan ook als extra service vanuit Saxion voor zowel studenten als werknemers. “Kort na het introduceren van de digitale handtekening ontving ik reacties van enthousiaste collega’s. Een collega gaf zelfs aan een dansje te hebben gedaan nadat ze de oplossing voor het eerst had gebruikt”, aldus Groener. De aanvragen voor ValidSign blijven wekelijks binnenkomen. Om dit aantal onder controle te krijgen heeft de organisatie de inloggegevens van het platform samen met beknopte procesbeschrijvingen en werkinstructies op haar service management platform gedeeld zodat werknemers het zelfstandig kunnen oppakken.

Uitbreiding

In de nabije toekomst zal de oplossing nog breder worden ingezet binnen Saxion Hogeschool. Groener zegt: “Het digitaal ondertekenen van stageovereenkomsten zou wellicht een uitkomst zijn voor onze studenten en werknemers omdat dit proces veel tijd in beslag neemt. Het is voor de meeste studenten een periode waar naar wordt uitgekeken en dan is het fijn dat het geregeld kan worden zonder papieren rompslomp. Daarnaast zouden wij ValidSign graag integreren in onze eigen software. Door de coronacrisis is dit project gepauzeerd en zal het  waarschijnlijk later dit jaar weer worden opgepakt”. Wanneer de integraties gerealiseerd zijn, zullen nog meer afdelingen gebruik gaan maken van de digitale handtekening, meer processen worden versneld en geld worden bespaard.

Bruggen bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Bruggen bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Als één van de 21 waterschappen in Nederland wordt Waterschap Rivierenland gestuurd door de missie “het zorgen voor veilige dijken en een evenwichtig watersysteem.” Waterschap Rivierenland opereert in de provincies Zuid-Holland, Gelderland, Noord-Brabant en Utrecht, vanuit een centraal gelegen kantoor gevestigd in het Gelderse Tiel. De organisatie draagt zorg voor diverse taken op het gebied van waterhuishouding waaronder waterkwaliteit- en kwantiteit, vaarwegbeheer, waterkeringen en calamiteitenzorg. Waterschap Rivierenland koos voor ValidSign om het ondertekenproces te optimaliseren.

 

Procesoptimalisatie 

Sinds september 2019 maakt Waterschap Rivierenland gebruik van de digitale handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het proces rondom de ondertekening van verscheidenen overeenkomsten op de afdeling Grondzaken sub optimaal verliep. Voor het sluiten van overeenkomsten is de afdeling namelijk sterk afhankelijk van externe ondertekenaars die niet op hetzelfde moment en op dezelfde locatie een handtekening kunnen zetten. Documenten werden opgesteld, uitgeprint, in een tekenboek gelegd, intern ondertekend, per post verzonden naar de klant, ondertekend door de klant, teruggestuurd, intern gecontroleerd, de begeleidende brief werd toegevoegd, nogmaals intern ondertekend en weer per bode verzonden. De doorlooptijd van dit traject was minimaal twee weken. Cindy Lelie, medewerker Grondzaken bij het waterschap Rivierenland: “ Met ValidSign kan een overeenkomst bij wijze van binnen een uur rond zijn. Alle benodigde stappen worden nu in een enkele handeling succesvol afgerond. Er komt geen printer meer aan te pas en de stukken hoeven niet meer per post naar contractanten te worden verstuurd.”

 

Overzicht in het Dashboard

Daarnaast maakt ValidSign het mogelijk om transacties te monitoren. In het dashboard van de oplossing worden namelijk alle transacties weergegeven. Lelie zegt: “Ik kan zien wanneer en door wie de transactie is aangemaakt. Ook is inzichtelijk wie zijn of haar handtekening al heeft gezet en wie nog op zich laat wachten. Mocht een ondertekening toch op zich laat wachten dan wordt de reminder functionaliteit gebruikt en ontvangt de ondertekenaar een verzoek om alsnog het document te ondertekenen.”

 

Klanttevredenheid 

Kort na de installatie op locatie konden de werknemers al met ValidSign uit de voeten en zijn verschillende bedrijfsprocessen versneld middels de digitale handtekening. Op dit moment wordt de oplossing ingezet voor het ondertekenen van de gebruikersovereenkomsten waaronder huur, pacht, onderhouds-en bruikleenovereenkomsten. “Wij staan voor betrouwbaarheid en professionaliteit en dit willen wij graag uitstralen. ValidSign draagt hieraan bij met het gebruiksvriendelijke platform, de mooi vormgegeven website en de snelle support afdeling, aldus Lelie.” Ook de klant ontvangt hierdoor de juiste service vanuit Waterschap Rivierenland.  

Uitbreiding van ValidSign

Voor Waterschap Rivierenland is digitaal ondertekenen een onvermijdelijke stap gebleken. In de toekomst zal het niet blijven bij het digitaal ondertekenen van gebruikersovereenkomsten binnen de afdeling Grondzaken. “Ook inkoopcontracten op de afdeling Inkoop en juridische stukken op de afdeling Juridische zaken zullen wellicht in de toekomst digitaal worden ondertekend”, zegt Lelie. 

Direct ondertekenen op 200 km afstand

Direct ondertekenen op 200 km afstand

Burglandbouw is een omvangrijk bouwbedrijf in Dodewaard, Nijmegen. Zij biedt een breed scala aan bouwprojecten. Van binnenstedelijk bouwen, utiliteitsbouw, commercieel vastgoed en woningen tot zorg- en onderwijsinstellingen. De corebusiness van het bouwbedrijf is het voorbereiden en leiden van de verschillende bouwprojecten waarin duurzaamheid een belangrijke rol speelt. Er worden jaarlijks zo’n 40 projecten gerund verspreid over heel het land waar de 60 medewerkers staan voor daadkracht, betrokkenheid en betrouwbaarheid.

In 2015 realiseerde de organisatie zich dat zij met een aantal omslachtige ondertekenprocessen werkte. Verscheidenen processen zouden door een digitale handtekening geoptimaliseerd kunnen worden. Juridisch gezien bestond de mogelijkheid om  de digitale handtekening daadwerkelijk in te regelen binnen Burglandbouw nog niet. Vincent van der Dussen, Controller bij Burglandbouw: “Wij werkten al een aantal jaren met het document management systeem DigiOffice, een van de oplossingen van de IDB groep. Toen zij ons vertelden over digitaal ondertekenen met ValidSign werden wij meteen enthousiast.” Burglandbouw gebruikt ValidSign sinds januari 2019 en procesversnelling was de primaire aanleiding tot het inregelen van de digitale handtekening.

Procesversnelling en comfort

Een bouwproject brengt veel contractuele verbintenissen met zich mee. Meerdere partijen werken nauw samen om een project tot stand te laten komen en uit eindelijk succesvol af te kunnen sluiten. Zowel klanten als eigen werknemers bevinden zich vaak niet op één en dezelfde plek waardoor een document voorheen eerst moest worden opgesteld, uitgeprint, ondertekend, gescand en per mail of post naar de eerstvolgende ondertekenaar werd gestuurd. Dit proces herhaalde zich totdat het contract rond was. Het ondertekenproces kon wel een aantal weken in beslag nemen. Van der Dussen: “Met de digitale handtekening worden contracten vaak dezelfde dag nog gesloten omdat een ondertekenaar op locatie meteen een ondertekenverzoek ontvangt en 200 km verderop op zijn mobiel of iPad kan ondertekenen.” Er zijn minder handelingen nodig om documenten te laten ondertekenen waardoor medewerkers niet alleen minder papier verbruiken maar ook meer tijd over houden en zich zo op andere werkzaamheden kunnen richten.

Integratie met documentmanagementsysteem

Er is destijds gekozen voor de digitale handtekeningoplossing van ValidSign om de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing en de bestaande integratie met het documentmanagementsysteem DigiOffice. Documenten worden door de integratie, vanuit DigiOffice ter ondertekening uitgestuurd en na afloop gearchiveerd zonder DigiOffice te hoeven verlaten. “Dit is een mooi gestroomlijnd proces dat stabiliteit biedt en altijd naar behoren werkt”, aldus van der Dussen.

Inzichtelijk

Voor een bouwbedrijf van grote omvang is het bewaken van contracten en de daarbij horende handtekeningen een klus op zich. Op dit moment wordt ValidSign intensief ingezet. De gehele inkoopafdeling gebruikt de oplossing voor onder andere het ondertekenen van inkoopcontracten en projectafspraken. “Het is fantastisch dat documenten als inkoopvoorwaarden of veiligheidsregels als bijlage kunnen worden toegevoegd aan de transactie zonder dat deze ondertekend hoeven te worden”, zegt van der Dussen. Om de ondertekenverzoeken niet uit het oog te verliezen biedt ValidSign een dashboard binnen het ondertekenplatform waarop alle transacties zijn in te zien. Het dashboard van ValidSign geeft een overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. “Wanneer een ondertekening toch op zich laat wachten, stuurt een van onze medewerkers een reminder naar de ondertekenaars om z.s.m. te ondertekenen”, zegt van der Dussen.

Toekomst van digitaal ondertekenen met ValidSign

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken binnen Burglandbouw. Afdeling Inkoop geeft aan dat digitaal ondertekenen met ValidSign een gebruiksvriendelijke oplossing is die zij meteen na de implementatie zelfstandig zijn gaan gebruiken. Volgens van der Dussen zou de digitale handtekening ook voor andere processen kunnen worden ingezet. Het ondertekenen van onder andere arbeidscontracten gebeurt nu namelijk nog op papier wat erg tijdrovend kan zijn. “Ik ben ervan overtuigd dat wij ValidSign voor steeds meer processen in zullen gaan zetten totdat de volledige organisatie uit eindelijk gedigitaliseerd is”, zegt van der Dussen .

Veilig digitaal ondertekenen? Yes We Can!

Veilig digitaal ondertekenen? Yes We Can!

Yes We Can Clinics

Yes We Can Clinics is een jeugdkliniek voor jongeren van 13 t/m 23 jaar met psychische problemen, verslavingen en/of gedragsproblemen. De professionals die werkzaam zijn voor YWCC helpen jongeren en hun ouders om hun leven weer op de rit te krijgen. Yes We Can Clinics heeft zowel een nationale als internationale kliniek. De internationale kliniek bestaat nu ongeveer twee jaar en is na de opstart vrij snel begonnen met het digitaal (laten) ondertekenen van documenten met ValidSign. Veiligheid staat hoog in het vaandel bij Yes We Can Clinics. ValidSign biedt deze zekerheid: documenten kunnen veilig digitaal ter ondertekening worden aangeboden.

“Voor Yes We Can Clinics is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign om plaats- en tijdsonafhankelijk te ondertekenen”

Plaats- en tijdsonafhankelijkheid ondertekenen

Het digitaal ondertekenen van documenten is voor de internationale kliniek van YWCC een noodzaak. Het gaat hier namelijk om jongeren vanuit verschillende landen en zelfs werelddelen. Brigitte de Jager, Senior Beleidsadviseur bij Yes We Can Clinics, vertelt: “In de internationale kliniek is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign, omdat we dan niet kunnen vragen of mensen “even” langs komen om een handtekening te zetten. We hebben internationale patiënten uit Afrika, Europa, Azië en Zuid-Amerika, noem maar op. Daarvoor is die plaats- en onafhankelijkheid heel belangrijk.” Het digitaal ondertekenen van documenten gebeurt in de intakefase, dus voordat het behandelplan/de behandelovereenkomst wordt opgesteld. Daarnaast bij de evaluatiefase, voor het ondertekenen van evaluatieformulieren. Het is niet meer nodig om alle personen dan bij elkaar te laten komen om te ondertekenen.
“Het is in de zorg heel erg belangrijk dat je heel goed afspreekt wat er gaat gebeuren en met welk doel. Je hebt ook veel toestemmingsverklaringen nodig. Toestemming om verklaringen te delen met een andere zorgverlener. Dat proces is in de zorg heel erg belangrijk én privacygevoelig. De documenten worden ondertekend door de behandelaar en de patiënt en/of de ouders. Ook dat is natuurlijk een reden om te kiezen voor ValidSign. Er zijn meerdere partijen die goedkeuringen moeten geven en daarvoor hoeven ze niet op één moment ter plekke te zijn”, aldus Brigitte. “Dat kan dan via ValidSign netjes achter elkaar worden ondertekend.”

Veilig digitaal ondertekenen

Naast de plaats- en tijdsonafhankelijkheid is veiligheid een belangrijke factor voor Yes We Can Clinics. “Onze doelgroep is heel gevoelig voor privacy en daarom kiezen ze ook voor een kliniek die privacy hoog in het vaandel heeft staan,” aldus Brigitte. Het gaat daarbij om de veiligheid op het terrein waar ze verblijven, maar ook om de veiligheid van de patiënt informatie. “Patiënten informatie is hypergevoelige informatie. Het hele levensverhaal van patiënten staat in die documenten en bijvoorbeeld welke Medicatie ze gebruiken. Met ValidSign kunnen de documenten niet alleen rechtsgeldig, maar ook veilig digitaal ondertekend worden.”
Daarnaast speelt overzicht ook een belangrijke rol. “Op het moment dat wij de documenten digitaal verstuurd hebben is het makkelijk om te verwijzen naar die digitale documenten. We hebben ook een elektronisch patiënten dossier, het liefst met zo min mogelijk scans van papieren documenten.”

Nationaal en internationaal

De medewerkers die met ValidSign werken waren na de introductie gelijk enthousiast. “We zagen echt de mogelijkheden voor andere fronten binnen Yes We Can Clinics.”
Naast de internationale tak van de organisatie, werkt de afdeling HR en het secretariaat van Yes We Can Clinics nationaal nu al voornamelijk met ValidSign om de formulierenstroom klaar te zetten. Zij maken de documenten op en beheren dat. Brigitte: “Dat is ook onze inzet, dat behandelaren zo min mogelijk te maken hebben met paperassen. Dat is namelijk niet hun werk. Het secretariaat bereidt het voor en de behandelaar ondertekent. Het is cruciaal in zo’n systeem dat het voor iemand die moet ondertekenen er niet over na hoeft te denken.”

Toekomst

Het gebruik van ValidSign loont vanaf dag één. Daarnaast wordt er ook nagedacht over eventuele vervolgstappen met betrekking tot een nóg efficiëntere manier van werken. “Het mooiste zou zijn als het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en ValidSign aan elkaar gekoppeld zijn. We hebben het er toen wel over gehad, dat documenten automatisch in het systeem komen, nu moet het allemaal handmatig opgeslagen worden. En koppeling van adresgegevens is ook wel handig,” aldus Brigitte.

Duurzaam bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Duurzaam bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Al sinds 1920 vormt het bouwbedrijf het hart van de organisatie. De 350 medewerkers van de Nijs zijn samen verantwoordelijk voor de ontwikkeling van diverse bouwprojecten. Er worden rond de dertig projecten tegelijkertijd zowel zelf of samen met partners gerund. Voor de bouwprojecten combineert deze moderne bouwer, ouderwets betrouwbaar vakmanschap met innovatieve ontwikkelingen, waarin het milieu en duurzaamheid een belangrijke rol speelt. De twee B.V.’s, M.J. de Nijs en de Nijs Castricum verzorgen particuliere bouw, beheer en onderhoud. Daarnaast runt de organisatie een timmerfabriek waarin eigen kozijnen en andere houten elementen worden geproduceerd zodat zij zeker kan zijn van hoogstaande kwaliteit.

Als specialist op het gebied van binnenstedelijk bouwen aan grote en kleine, vaak ingewikkelde projecten werd het verkrijgen van de benodigde handtekeningen per project haast onmogelijk. Het ondertekenproces kon zo drie weken in beslag nemen. De Nijs maakt sinds november 2018 gebruik van de ondertekenoplossing van ValidSign en procesoptimalisatie was hiervoor de primaire aanleiding. Het ondertekenproces van verscheidene bedrijfsprocedures verliep erg omslachtig. Binnen de bouwsector heeft men namelijk vaak te maken met ingewikkelde ondertekenprocessen omdat er altijd meerdere partijen die niet werkzaam zijn op één en dezelfde locatie, akkoord moeten geven voor een overeenstemming. “Bastiaan de Geus, Applicatiebeheerder bij de Nijs vertelt: Voorheen werd een document opgesteld, uitgeprint en op het bureau van de eerste tekenbevoegde gelegd ter ondertekening. De documenten bleven lang liggen en moesten vervolgens na interne ondertekening per mail naar de externe ondertekenaars worden gestuurd. Welke na externe ondertekening handmatig gearchiveerd moesten worden. Dit hoeft nu gelukkig niet meer”.

“Ik vind het fantastisch dat de directie ook na werktijd vanuit huis de nodige documenten kan ondertekenen”

Dé oplossing

De Nijs is bij ValidSign terechtgekomen via een concullega die al gebruik maakte van de oplossing. “Wij realiseerden ons dat de ondertekenprocessen binnen het bedrijf efficiënter gemaakt konden worden”, aldus Diane Naber, Administratief medewerker inkoop.
Er is destijds gekozen voor de digitale handtekeningoplossing van ValidSign om haar gebruiksvriendelijkheid en de bestaande integratie met het documentmanagementsysteem Docstream. “Documenten worden door de koppeling meteen na ondertekening op de juiste plek gearchiveerd in Docstream en zijn achteraf gemakkelijk in te zien”, aldus De Geus. De ondertekenoplossing heeft ervoor gezorgd dat contracten sneller gesloten worden omdat tekenbevoegden waar dan ook ter wereld, dezelfde dag nog de benodigde documenten kunnen ondertekenen en terugsturen. Hierdoor zijn weken verandert in dagen of zelfs uren. Dit verkleint de afstand tussen het directiesecretariaat, de medewerkers werkzaam op locatie en de kantoormedewerkers. “Ik vind het fantastisch dat de directeur ook na een lange werkdag, thuis de nodige documenten kan ondertekenen”, vertelt Naber.
Kort na de implementatie op afdeling Inkoop volgden meer afdelingen binnen de Nijs. De oplossing wordt tegenwoordig ook ingezet door het directiesecretariaat voor de ondertekening van onderaannemersovereenkomsten en de ICT afdeling laat gebruikersovereenkomsten ondertekenen via ValidSign.

Betrouwbaarheid en transparantie

“De ondertekenoplossing van ValidSign verspreidt zich als een olievlek binnen de Nijs”, aldus De Geus. Een belangrijke oorzaak hiervan is de volledige rechtsgeldigheid die de oplossing biedt. Er worden regelmatig miljoenencontracten gesloten door de Nijs waarvoor dit van essentieel belang is. Voor de directie was dit dan ook een vereiste. De natte handtekening wordt vervangen door een digitale handtekening zonder dat de sterkte ervan verandert. Naast betrouwbaarheid kan de Nijs met ValidSign ook transparantie bieden aan partners en klanten door het invoegen van haar eigen huisstijl in het ValidSign platform. Dit werd meteen na de aanschaf van de oplossing gevisualiseerd en geïmplementeerd.

Een toekomst met ValidSign

Digitaal ondertekenen met ValidSign is voor de toekomst niet weg te denken binnen de Nijs. Zodra ook de afrekenstaten met de oplossing van ValidSign ondertekend kunnen worden zal het zich hoogstwaarschijnlijk over het gehele bedrijf verspreiden. Dit, omdat bedrijfsleiders met een enorm bereik binnen de organisatie dan ook met ValidSign zullen gaan werken. Er zullen dan meerdere integraties moeten worden ontwikkeld omdat er binnen de Nijs gebruik wordt gemaakt van verschillende programma’s. “Dit zal in de nabije toekomst zeker gaan gebeuren, wat uiteindelijk zal leiden tot volledige digitale ondertekening binnen onze organisatie”, aldus de Geus.

De ontbrekende schakel in onze workflow optimalisatie

De ontbrekende schakel in onze workflow optimalisatie

APELDOORN – CaseWare International, van oudsher een internationale jaarrekeningspecialist gevestigd in Toronto, is in de afgelopen tien jaar uitgegroeid tot een volledige praktijk ondersteuner in de accountancy markt. Zij ondersteunt accountants wereldwijd vanuit haar open platform CaseWare Cloud, waarmee accountants al hun opdrachten van start tot eind kunnen uitvoeren. CaseWare Nederland is met 65 medewerkers binnen vier Nederlandse vestigingen, de Nederlandse distribiteur van CaseWare International. Het platform wordt wereldwijd gedistribueerd en per distributeur toegesneden op de wensen van de accountancymarkt in het vestigingsland. “Think global act local is altijd ons uitgangspunt geweest”, aldus Richard Schiphorst, Managing Director bij CaseWare Nederland. De transitie van een desktop platform naar het samenwerkingsplatform Cloud, biedt het bedrijf de mogelijkheid om haar scala aan type oplossingen uit te breiden.

Kwaliteit en betrouwbaarheid

Sinds maart dit jaar maakt CaseWare Nederland gebruik van de online handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het proces rondom de ondertekening van verwerkingsovereenkomsten sub optimaal verliep omdat documenten zowel opgesteld, uitgeprint, ondertekend, gescand, per mail verzonden en achteraf handmatig gearchiveerd moesten worden. CaseWare Nederland realiseerde zich dat het proces voor het ondertekenen wel degelijk efficiënter kon. Schiphorst: “Wij staan voor kwaliteit en betrouwbaarheid en willen dit ook uitstralen naar onze klanten. Met ValidSign kunnen wij dit waarmaken, omdat alle benodigde stappen in één enkele handeling succesvol worden afgerond en de documenten na ondertekening inzichtelijk blijven in de ValidSign portal. Daarnaast maakt de optie om een ondertekenvolgorde in te stellen het bijna onmogelijk om foutieve documenten te versturen of om onjuiste geadresseerden op te geven”.

Partnership met ValidSign

CaseWare Nederland is in eerste instantie bij ValidSign terechtgekomen door de ontvangen referenties over de oplossing vanuit haar eigen klantenbestand. In januari 2019 is dan ook de integratie met ValidSign vanuit het CRM- en documentmanagementsysteem “AuditCase” tot stand gekomen. Wat de combinatie ValidSign en AuditCase zo sterk maakt? Het gehele proces van een accountantskantoor, van het aanmaken van het document, het interne goedkeuringsproces, de statusinformatie en archivering worden in één keer afgehandeld. Zowel voor CaseWare Nederland als voor haar klanten geldt dat zij binnen één handeling klaar zijn en de rest geautomatiseerd verloopt. “De oplossing voor ondertekenen van ValidSign was de ontbrekende schakel in onze workflow optimalisatie”, zegt Schiphorst.

De integratie met AuditCase is nog maar het begin van de samenwerking tussen ValidSign en CaseWare Nederland. CaseWare biedt een totaaloplossing voor accountantskantoren, waarbij accountantskantoren zelf kunnen bepalen welke deelapps zij wel of niet willen gebruiken afhankelijk van de opdracht. Dergelijke apps zijn onder andere de PBC+ app voor het gestandaardiseerd opvragen van documenten en met de WWFT+ app de gehele Wwft-registratie voor klanten worden gerealiseerd. “Door de oplossing van ValidSign ook hiermee te integreren zou het proces volledig geoptimaliseerd kunnen worden. Ik ben ervan overtuigd dat dit in de nabije toekomst gerealiseerd zal worden,” schetst Schiphorst.

Tijdswinst

Alle uitgaande verwerkingsovereenkomsten en commerciële documenten binnen CaseWare Nederland worden momenteel digitaal ter ondertekening aangeboden via ValidSign. Omdat de oplossing naadloos integreert met AuditCase zorgde ValidSign binnen een maand na uitlevering al voor 20 tot 40 minuten tijdwinst op de afhandeling van het totale ondertekenproces per document. “Wij kozen ervoor om de uitlevering van ValidSign middels een web sessie te doen, welke direct na het tekenen van de offerte ingepland kon worden. En al vrij snel na de uitlevering van ValidSign hadden we de diverse communicatiemiddelen voorzien van onze eigen huisstijl en konden onze medewerkers ermee uit de voeten”, aldus Richard.

Meer ValidSign in de toekomst

Voor CaseWare Nederland is digitaal ondertekenen een onvermijdelijke stap gebleken. Het is dan ook niet meer weg te denken uit de processen binnen CaseWare Nederland. Als het aan Richard ligt zal de oplossing, niet alleen voor verwerkingsovereenkomsten en commerciële documenten worden ingezet maar binnenkort ook worden toegepast op de gehele HR afdeling voor onder andere de ondertekening van arbeidscontracten.