De nieuwe ValidSign connector voor AFAS!

De nieuwe ValidSign connector voor AFAS!

Deventer, 23 augustus 2019 – ValidSign, specialist op het gebied van rechtsgeldig digitaal ondertekenen, introduceert een integratie met AFAS waarmee organisaties het HRM- bedrijfsvoeringproces binnen AFAS kunnen versnellen. Alle documenten zijn dankzij de integratie moeiteloos uit te sturen ter digitale ondertekening aan zowel in- als externe ondertekenaars. De gebruiker kan ondertekenen op ieder gewenst (mobiel) device.

De kracht van de koppeling is dat alle processen waarvoor ondertekening vereist is, van begin tot eind rechtstreeks vanuit AFAS worden aangeboden. Na ondertekening wordt het document automatisch gearchiveerd op de juiste locatie in het systeem. Deze naadloze integratie zorgt ervoor dat de doorlooptijd van documenten en processen korter wordt. Bovendien krijgt de gebruiker beter inzicht in het ondertekenproces.

De integratie is in AFAS in te passen in bestaande workflows, zodat de processen nog efficiënter en effectiever worden ingericht. Interne medewerkers kunnen via InSite eenvoudig documenten ter ondertekening aanbieden en klanten zouden via de klantportaal (OutSide) documenten kunnen ondertekenen. Zo wordt er tijd bespaard en een hogere service verleend.

Met de intuïtieve en gebruiksvriendelijke digitale ondertekenoplossing van ValidSign zijn documenten op elk apparaat gemakkelijk, veilig en rechtsgeldig te ondertekenen met een digitale handtekening. De ondertekenverzoeken worden verstuurd in de eigen huisstijl, waardoor organisaties de professionaliteit blijven uitstralen die men van de organisatie gewend is. Andere voordelen voor de gebruiker zijn verbeterde klantbeleving en een vereenvoudigd contractbeheer. Bovendien zijn er door de integratie aanzienlijk minder papiergerelateerde kosten.

ValidSign biedt ook diverse integraties met systemen als SharePoint, Salesforce en Dynamics en is in iedere workflow in te passen. Dit maakt het een echte enterprise oplossing die eenvoudig op te schalen is binnen de gehele organisatie. De nieuwe AFAS integratie is naar verwachting vanaf 1 oktober 2019 beschikbaar.

Over ValidSign
ValidSign biedt een oplossing voor het rechtsgeldig digitaal ondertekenen van documenten; eenvoudig in gebruik en gemakkelijk te implementeren binnen de processen. Zo biedt ValidSign onder andere integraties met Unit4, Caseware, Pinkweb, My Accountancyportal, M-Files, Salesforce, SharePoint, Office 365, Alfresco, Outsystems en SAP SuccesFactors. ValidSign heeft inmiddels vele organisaties geholpen hun processen die afhankelijk zijn van handtekeningen, om te zetten van papierintensief naar papierloos. Wereldwijd maken vele klanten van de ValidSign-oplossing gebruik waardoor het mogelijk is contracten met partners, leveranciers en/of klanten digitaal én rechtsgeldig te ondertekenen. Meer informatie: www.validsign.nl.

Als accountant uw administratie volledig op orde

Als accountant uw administratie volledig op orde

Dossiervorming is een essentieel onderdeel voor vele organisaties. Documenten wilt u correct archiveren voor uw cliënten en uiteraard voor uzelf. Een groot gedeelte van deze documenten bevat een (of meerdere) handtekening(en). Bij veel kantoren is het lastig om alle documenten met handtekening te archiveren. Vooral documenten waar cliënten (of externen) een handtekening op plaatsen. Het komt regelmatig voor dat deze documenten in de administratie ontbreken omdat deze niet ondertekend retour komen. Hoe zorg je ervoor dat deze administratie volledig én op orde is? Met ValidSign wordt administratie veel overzichtelijker.

 Inzichtelijk ondertekenproces

Voor organisaties is het vaak niet inzichtelijk waar een document zich in het ondertekenproces bevindt. Na het uitsturen van een document ter ondertekening ligt de actie bij de externe partij en is het wachten op een respons. Maar vaak komt die niet. Tegelijkertijd heeft u belangrijkere zaken waar u zich op richt en voor u het weet ligt het ondertekenproces alweer een poosje stil… Maar dat kan anders!

Middels ValidSign worden documenten na ondertekening automatisch opgeslagen in uw archief systeem. Bovendien kunt u herinneringen sturen naar uw klant om het ondertekenproces te versnellen. U heeft real-time inzicht in al de documenten die u ter ondertekening heeft verstuurd via het ondertekenplatform. Ook is het mogelijk om ValidSign te koppelen aan uw eigen Document Management Systeem, waardoor het nóg makkelijker wordt om al uw documenten op één plek terug te vinden.

Aardige administratie

Door de inzichtelijkheid van het ondertekenproces en de automatische archivering is uw administratie op orde en hoeft u zich niet meer af te vragen of er iets ontbreekt. Een digitale handtekening is makkelijk te vergaren, u ontzorgt hier niet alleen uzelf mee maar ook uw klanten. Met ValidSign hoeft u zich geen zorgen meer te maken over de administratie, maar u kunt zich volledig focussen op uw business.

Gerust op vakantie: machtig uw collega in ValidSign

Gerust op vakantie: machtig uw collega in ValidSign

Gerust op vakantie: machtig uw collega in ValidSign

Hoe herkenbaar: u gaat bijna op vakantie maar er moet nog van alles worden afgerond op het werk voor u vertrekt. Zo ook de te ondertekenen documenten in ValidSign. Documenten staan nog in afwachting, de klant dient nog te ondertekenen of er moeten nog nieuwe transacties worden aangemaakt. Ook tijdens uw vakantie. Hoe gaat u dit oplossen?
Geen zorgen, want met de machtigingsfunctie van ValidSign kunt u uw collega(‘s) machtigen zodat zij uw transacties kunnen beheren. Zij kunnen nieuwe transacties aanmaken, afgeronde transacties archiveren en herinneringen versturen naar personen die nog een digitale handtekening dienen te zetten, en dat allemaal vanuit uw account. U kunt met een gerust hart uw transacties overdragen aan uw (naaste) collega. Hiervoor hoeft u enkel die gebruiker toe te voegen bij “Toegang tot machtiging”. Deze functie vindt u onder het kopje “Mijn Account” rechts bovenin uw dashboard. Hieronder vindt u een stap-voor-stap instructie.

1: Rechts bovenin uw dashboard klikt u op uw naam.

2: U kiest voor Mijn Account.

3: Vervolgens zoekt u bij Toegang tot Machtiging de juiste persoon. Daarna selecteert u deze en klopt u op Opslaan.
Hiermee is uw collega gemachtigd om uw transacties te beheren. Wilt u de machtiging voor uw collega weer stopzetten? Dan gaat u weer naar Toegang tot Machtiging, selecteert u de desbetreffende gebruiker en verwijdert u deze. Vervolgens klikt u op Opslaan. Hierdoor heeft de gebruiker geen toegang meer tot uw account.

Gemachtigde gebruiker
Als u bent gemachtigd door uw collega, kunt u dat zien door het extra icoontje rechts bovenin uw dashboard (zie afbeelding hieronder). Door op deze machtigingsknop te klikken kunt u toegang krijgen tot het account van uw collega. In het opkomende scherm selecteert u uw collega en kiest u dan voor Beheren Starten. Vervolgens komen alle transacties in beeld van het desbetreffende account.
Wilt u deze functie weer uitzetten en terug naar uw eigen transacties? Dat klikt u nogmaals op de machtigingsknop en kiest u voor “Beheren stoppen”.

Machtiging in- of uitstellen (rechts bovenin uw dashboard)

In no-time is uw collega gemachtigd of kunt u de transacties beheren van uw collega, zodat u (of uw collega) onbezorgd op vakantie kunt gaan.

ValidSign wenst u een prettige zomer!

Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op via support@validsign.nl.

Grafische handtekening: wat is het en hoe werkt het?

Grafische handtekening: wat is het en hoe werkt het?

Wist u dat u uw eigen grafische handtekening kunt toevoegen aan uw ValidSign account? Wanneer u documenten digitaal ondertekent komt uw persoonlijke krabbel op het document te staan. Lees meer over deze handtekening en hoe u deze instelt.

Grafische handtekening

Digitaal ondertekenen met uw ValidSign account kan op twee manieren: door middel van de “klikhandtekening” of de “grafische handtekening”. De klikhandtekening wordt over het algemeen het meest gebruikt en is standaard ingesteld. De handgeschreven handtekening daarentegen kunt u als eigenaar van het ValidSign account instellen, opslaan en vervolgens voor elke transactie opnieuw gebruiken.

De grafische handtekening komt overeen met de “natte” handtekening; het is als het ware de “krabbel” van de ondertekenaar die je op het ondertekende document ziet staan. Bij de klikhandtekening ziet u enkel uw naam en de datum van ondertekening. Beide handtekeningen zijn even rechtsgeldig, maar gezien de gelijkenis met de natte handtekening wordt de visuele handtekening door velen liever gebruikt dan de klikhandtekening. Deze handtekening lijkt het meest op de handgeschreven handtekening op papier en voelt daardoor vertrouwder aan.

Hoe stel je de grafische handtekening in?

In uw ValidSign account kunt u rechts bovenin klikken op uw naam, waarna u in het menu terechtkomt. Hier kiest u voor “Mijn Account”.

Vervolgens kunt u binnen “Mijn Account” kiezen voor “Handtekening”. In dit scherm kunt u uw handtekening instellen. Dit kan het beste via een smartphone of tablet worden gedaan, aangezien het namaken van uw handtekening lastiger is met uw muis van uw laptop/pc. Door middel van uw vinger of een pennetje die geschikt is voor touchscreens kunt u uw krabbel via uw smartphone of tablet instellen. De handtekening kunt u zo vaak als het nodig is aanpassen.

Hoe komt de handtekening terug op het document?

Wanneer u in de ValidSign omgeving een document ter ondertekening aanbiedt en u het handtekeningvak heeft versleept naar de juiste plaats, ziet u rechts bovenin het handtekeningvak een tandwieltje. Door op het tandwieltje te klikken kunt u kiezen voor de grafische handtekening. Na ondertekening verschijnt hier dan uw persoonlijke grafische handtekening die u van tevoren heeft ingesteld.

Vragen? Neem gerust contact met ons op.

3 Misvattingen over digitaal ondertekenen

3 Misvattingen over digitaal ondertekenen

Er zijn vele misvattingen over digitale handtekeningen. De drie meest gehoorde misvattingen hebben wij voor u op een rijtje gezet. Uiteraard kunnen wij u van veel informatie voorzien over de rechtsgeldigheid van de digitale handtekening.

De drie misvattingen:

1) De grafische handtekening is beter dan de “klik” handtekening

2) Digitaal ondertekenen kost meer tijd dan het zetten van een “natte” handtekening

3) Om digitaal te kunnen ondertekenen is er software benodigd

1) De grafische handtekening is beter dan de “klik” handtekening
Men gaat er vaak op voorhand vanuit dat de grafische handtekening rechtsgeldiger is dan de “klik” handtekening, omdat je – net als bij de natte handtekening – iemands eigen krabbel ziet. Dit voelt vertrouwder aan en heeft daarom meer emotionele waarde. Bij de “klik” handtekening zie je enkel de naam van de ondertekenaar en de datum van ondertekening. Toch is de “klik” handtekening net zo rechtsgeldig als de grafische handtekening indien de identiteit wordt vastgesteld.  Ook met onze oplossing is het standaard mogelijk een handtekening(krabbel)  te plaatsen. Zodoende kan er ook een handtekening check plaatsvinden met bijvoorbeeld een paspoort of rijbewijs.
2) Digitaal ondertekenen kost meer tijd dan het zetten van een “natte” handtekening
Het zetten van een enkele “natte” handtekening is zo geklaard, maar het hele administratieproces daaromheen kost veel tijd. Denk aan het printen van ellenlange contracten, het scannen daarvan en het versturen van documenten per post. Digitaal ondertekenen elimineert dit papieren proces. Het laten ondertekenen van meerdere documenten door meerdere personen kan binnen enkele minuten afgehandeld worden. Digitaal ondertekenen bespaart u dus veel tijd ten opzichte van papierintensief ondertekenen.
3) Om digitaal te kunnen ondertekenen is er software benodigd
Digitaal ondertekenen met ValidSign gebeurt in de “cloud”. Dit betekent dat er via elk device met internetverbinding en op elk tijdstip digitaal kan worden ondertekend met ValidSign. Er is geen installatie benodigd om eenvoudig en snel digitaal te ondertekenen. ValidSign is altijd aan te roepen met een internetverbinding. Makkelijk in gebruik en voor iedereen toegankelijk. Daarnaast heeft ValidSign vele integraties. De digitale handtekening kan ook gemakkelijk worden gebruikt vanuit uw DMS-systeem, zoals SharePoint of Enable-U.

“Groen doen” met ValidSign

“Groen doen” met ValidSign

Geen papierstromen meer. Geen uitpuilende archiefkasten meer. Dat is waar de overheid naartoe wil. Niet alleen is papierloos werken efficiënt, ook is het erg gunstig voor het milieu. Er hoeven minder bomen gekapt te worden én er wordt minder (papieren) afval geproduceerd. Overheidsinstanties kunnen hun MVO-beleid demonstreren door volledig digitaal te werken. Door middel van de digitale handtekening hoeven contracten of andere documenten niet meer geprint te worden voor ondertekening.

De Nederlandse overheid verwacht van bedrijven en overheden dat zij maatschappelijk verantwoord ondernemen en zich bewust worden van activiteiten die negatieve effecten hebben op de 3 P’s: People, Profit & Planet. Documenten digitaal ondertekenen heeft een vooral een positieve invloed op de laatste P. Gemeentes, provincies en andere overheidsinstanties die al gebruik maken van ValidSign ondertekenen én beheren hun documenten volledig digitaal en besparen hiermee vele stapels papier door papierloos te werken. Daarnaast maakt ValidSign het mogelijk om plaatsonafhankelijk te ondertekenen vanaf elk elektronisch device. Dit scheelt u ritjes naar uw kantoor of uw relaties. Wilt u weten hoe ValidSign uw proces precies kan verbeteren? Neem dan contact met ons op.