5 tips voor salesprofessionals om een voorstel (sneller) getekend retour te krijgen

5 tips voor salesprofessionals om een voorstel (sneller) getekend retour te krijgen

Als salesprofessional leef je voor de kick die het sluiten van een deal met zich meebrengt. Met name wanneer het om een bijzondere klant gaat. Die ene grote of juist die prospect uit die totaal nieuwe markt, daardoor maakt jouw hart een sprongetje. Maar wat als je niet persoonlijk langs kunt gaan of wanneer het ondertekenproces, van het contract mailen, het door de klant openen, laten printen, ondertekenen bij één of meerdere ondertekenaars, inscannen en weer opsturen, te lang duurt?

Als salesprofessional weet je als geen ander dat de snelheid en efficiency van het ondertekenproces bepalend kunnen zijn voor het ondertekend retour ontvangen van de offerte. Onze eigen salesprofessional, Senior Accountmanager Gertjan van Ek, geeft je 5 tips om een voorstel (sneller) getekend retour te krijgen.

Tip 1: Digitaal ondertekenen

Er van uitgaande dat je de juiste personen hebt gesproken en je de offerte uitstuurt naar de belangrijkste besluitvormers, is overstappen op digitaal ondertekenen een must als het gaat om snel contracten en offertes getekend retour te krijgen. Hoe makkelijker je het maakt voor de ondertekenaar, des te groter de kans is dat die persoon zijn of haar handtekening zet. De desbetreffende ondertekenaar ontvangt een verzoek via de mail om digitaal te ondertekenen. Op deze manier kan een ieder plaats- tijd en device onafhankelijk ondertekenen. Je hebt overigens enkel verbinding met het internet en toegang tot je e-mail nodig.

Tip 2: Stel een strakke deadline

Zonder opdringerig te klinken, is het stellen van een strakke deadline een belangrijke factor in het ondertekenproces. Zorg ervoor dat je op één lijn zit met de prospect.
Maak duidelijke afspraken over het verdere verloop van het sales proces en spreek af:

  1. Wanneer je het contract getekend retour verwacht;
  2. Dat je altijd bereikbaar bent voor verdere vragen;
  3. Dat je proactief contact opneemt met jouw prospect als de ondertekening op zich laat wachten.


Met de digitale handtekening van ValidSign kun je heel eenvoudig een herinneringsschema maken. Zo kun je bijvoorbeeld 3 dagen na verzending een reminder sturen, 2 dagen voor het einde van de deadline en op de laatste dag nogmaals. Op deze manier benader je jouw prospect proactief en voorkom je dat je te laat of helemaal vergeet om contact op te nemen. Op de dag van de deadline bel ik de ondertekenaar meestal nog even op. Wellicht dat de deadline niet realistisch was of dat er nog twijfels binnen de organisatie zijn. Met een persoonlijk gesprek kun jij dat als salesprofessional verhelpen.

Tip 3: Lever alle benodigde documenten in een keer aan

Zoals al eerder is benoemd is het belangrijk om het ondertekenproces zo snel en simpel mogelijk te houden voor prospects. Het versturen van offertes via de post is dus echt geen optie meer.

Gelukkig werken veel organisaties digitaal waardoor je niet meer afhankelijk bent van het tempo van een postbedrijf. Stuur je jouw offertes bijvoorbeeld nog per mail, zorg er dan voor dat alle benodigde documenten in dezelfde e-mail worden aangeboden aan de ondertekenaar. Op deze manier elimineer je het aantal acties dat de prospect moet uitvoeren om uit eindelijk te kunnen ondertekenen.

Het per mail versturen van je offerte is overigens niet de meest efficiënte oplossing. Je vraagt je prospect namelijk alsnog om de documenten te printen, scannen en handmatig terug te sturen. Met de digitale handtekening worden deze stappen geëlimineerd. De prospect hoeft enkel het ondertekenverzoek te openen en te ondertekenen middels een grafische handtekening of klikhandtekening. Naast te ondertekenen documenten kunnen ook overige documenten als bijlage worden meegestuurd. De prospect heeft zo dus alles wat hij of zij nodig heeft om de offerte te ondertekenen.

Tip 4: Stel vast welke personen tekenbevoegd zijn

Ook wanneer beide partijen ernaar streven om de gemaakte afspraken na te komen kan er iets voorvallen waardoor een ondertekening op zich laat wachten. Denk bijvoorbeeld aan het scenario waarin de ondertekenaar door ziekte of andere privé omstandigheden tijdelijk niet kan werken en er geen getekende offerte retour komt. De natte handtekening biedt dan geen mogelijkheid om hetzelfde document door een ander persoon te laten ondertekenen. Je zult dan toch echt een nieuwe offerte moeten opstellen die gericht is aan de nieuwe ondertekenaar. De digitale handtekening elimineert deze tijdrovende acties middels de machtigingsfunctionaliteit. Iemand machtigen om een aan jouw gericht document te ondertekenen? Ja, dat is mogelijk! Door tijdens het aanmaken van de transactie de machtigingsfunctionaliteit te selecteren geef je de ontvanger de mogelijkheid om de ondertekening door te zetten aan een andere tekenbevoegde binnen de organisatie. De identiteit van de gemachtigde ondertekenaar wordt vastgelegd aan de hand van zijn of haar e-mailadres en een two-factor of more-factor authenticatie waaronder SMS, iDIN of DigiD- authenticatie. Zo weet je zeker dat alleen de gemachtigde persoon het document kan inzien en zijn of haar handtekening kan zetten.

Wanneer jij zelf of een andere tekenbevoegde binnen jouw organisatie niet in staat is om een contract of offerte te ondertekenen is het overigens ook mogelijk om zelf collega’s te machtigen om voor jou te kunnen ondertekenen.

Tip 5: De timing van een Salesprofessional

Als laatste speelt timing een cruciale rol in het salesproces. De combinatie van snel schakelen, communiceren en ondertekenen maakt het voor de klant makkelijker akkoord te geven op de opdracht. Toch wordt dit vaak over het hoofd gezien.

Tijdens de eerste gesprekken met een prospect probeer ik erachter te komen welke belangrijke acties en events op de planning staan die hem of haar bezighouden op dit moment en in het volgende kwartaal om de juiste timing te kunnen bepalen.

Houd rekening met de volgende factoren:

  1. Bedrijfsevenementen
  2. Branche gerelateerde evenementen
  3. Branche gerelateerd nieuws

Het contact tussen jou en de prospect warm houden nadat je de opdracht hebt verstuurd is ook van belang. Het kan zo simpel zijn als weten dat er een drukke periode nadert voor een prospect en contact opnemen met de vraag hoe je kunt helpen om hun werklast te verminderen.

Daarnaast helpt het om vertrouwen op te bouwen. Het bieden van een luisterend oor of het verstrekken van extra informatie op het juiste moment kan het verschil zijn tussen een lost deal en closed won.

Nu jij als salesprofessional weet hoe je de snelheid en efficiency van het ondertekenproces kunt waarborgen, krijg je die deals zo getekend retour en blijft jouw business niet stilstaan!

De vernieuwde SharePoint Connector

De vernieuwde SharePoint Connector

Onze digitale ondertekenoplossing is altijd in ontwikkeling en dit keer was het de beurt om de koppeling tussen ValidSign en SharePoint Online te updaten. De connector was tot voorkort nog redelijk basic; het ondertekenproces kon in Sharepoint Online starten en eindigen en contracten konden al automatisch gearchiveerd worden op de juiste locatie. Deze functionaliteiten zorgden al voor een flinke efficiëntieslag bij de organisaties die de koppeling gebruiken. Een aantal van de functionaliteiten die de stand-alone ValidSign oplossing al wel een tijd heeft, waren nog niet beschikbaar in de Sharepoint koppeling. Denk daarbij aan ondersteuning van Tekst-tags en het gebruikmaken van templates. Tot nu.

Wat is er nieuw?

De ValidSign- Sharepoint koppeling is verder uitgebreid zodat gebruikers nòg prettiger en efficiënter digitaal kunnen ondertekenen.
Hieronder zie je de nieuwste functionaliteiten:

  • ValidSign tekst-tags ondersteuning;
  • Ondersteuning voor het gebruik van templates;
  • Ondersteuning van meerdere externe authenticatiemethodieken zoals iDIN en gekwalificeerd ondertekenen

Met de ondersteuning van Tekst-tags kun je dus eenvoudig gebruikmaken van templates. Je hoeft dus niet elke keer opnieuw te bepalen waar een handtekening gezet moet worden. Wanneer je in een document een nieuwe alinea toevoegt of verwijderd gaat deze tag daar gewoon in mee. De tekst-tag is namelijk gewoon een getypt stukje code die de ondertekenoplossing herkent en ziet dat daar een handtekening van bijvoorbeeld de eerste ondertekenaar gezet moet worden. Dat in combinatie met de nieuwe functie om gebruik te maken van templates zal het opstellen van contracten en overeenkomsten flink versnellen.

Daarnaast zijn er ook nieuwe externe authenticatiemethoden toegevoegd. Je kunt nu voor iDIN kiezen als authenticatiemethode. Ook is het mogelijk om gekwalificeerd te ondertekenen. De gekwalificeerde digitale handtekening is een elektronische ondertekening met een gekwalificeerd certificaat, een zogeheten Public Key Infrastructure (PKI)- overheid certificaat. Hierbij moet een ondertekenaar een gekwalificeerd certificaat hebben dat zijn of haar identiteit en authenticiteit van de handtekening verifieerd via een vertrouwde server op de EU Trusted List (ETL). Hiervoor is face-to-face identificatie nodig om een certificaat te ontvangen. Deze vorm van elektronisch ondertekenen is enkel noodzakelijk voor personen die documenten met een zware bewijslast moeten ondertekenen. Denk aan accountants, advocaten, burgermeesters en artsen. Je kunt deze hardware certificaten (waarbij je een hardware key nodig hebt) en digitale cloudcertificaten via ValidSign aanvragen. Meer informatie over de PKIo-certificatie vind je hier.

Heb je nog vragen over de nieuwe functionaliteiten van de SharePoint connector? Neem dan contact op via Support@ValidSign.nl.

De geheel vernieuwde iBabs integratie beschikbaar!

De geheel vernieuwde iBabs integratie beschikbaar!

Digitaal vergaderen in overheidsland? Dan is de kans groot dat je iBabs gebruikt. Met het platform voor digitaal vergaderen is het makkelijker om meetings voor te bereiden, efficiënter te laten verlopen en concrete afspraken te maken. Daarmee is iBabs niet alleen prettig voor bestuursleden en de gemeenteraad, maar ook voor de griffie. Ontdek daarom snel de vernieuwde iBabs integratie van ValidSign.

Bepaal zelf de plaats van de handtekening

Deze naadloze integratie zorgt ervoor dat ook de laatste, en minstens zo belangrijke stap van het vergaderproces veilig en vlot wordt afgerond. De vernieuwde iBabs integratie met ValidSign biedt tal van nieuwe functionaliteiten zonder dat de vertrouwde manier van ondertekenen verdwijnt. Het is vanaf nu mogelijk om de plaats van de handtekening in het document zelf te bepalen. Dus als je de handtekening onder de begroeting “met vriendelijke groet” wenst te plaatsen kan dit, maar het kan ook zijn dat je hem bijvoorbeeld liever rechtsboven in het raadsbesluit hebt staan. Op deze manier hou je volledig de regie in eigen hand. Laat je toch liever de applicatie automatisch de plaats van de handtekening bepalen? Helemaal goed! In dit geval hoeft de ondertekenaar alleen een akkoord te geven in plaats van het zetten van een krabbel. 

Je kiest zelf welke vorm van de digitale handtekening wordt gebruikt. De integratie ondersteunt zowel de grafische handtekening als de klikhandtekening. Er zijn dus meerdere mogelijkheden om je besluit of overeenkomst digitaal te ondertekenen. 

Besluiten kunnen bij wijze van al binnen een paar minuten worden ondertekend, is de status altijd inzichtelijk en wordt een besluit of overeenkomst automatisch gearchiveerd op de juiste plek in iBabs.

Wil je meer weten over de koppeling iBabs geïntegreerd met ValidSign of kan je niet wachten om het te gebruiken? Neem dan snel contact op!

ibabs voorbeeld

De nieuwe AFAS connector is nu beschikbaar!

De nieuwe AFAS connector is nu beschikbaar!

De AFAS connector van ValidSign is nu beschikbaar! Sinds maart van dit jaar kunnen klanten digitaal ondertekenen vanuit AFAS met ValidSign. De koppeling stelt gebruikers in staat om documenten ter ondertekening aan te bieden in AFAS. Ieder proces waarvoor ondertekening vereist is, is van A tot Z te monitoren in het systeem. Direct na het digitaal ondertekenen wordt het document op de juiste locatie gearchiveerd in AFAS. Naast verbeteringen in de look en feel van de connector bevat deze release nieuwe functionaliteiten zoals het instellen van de afzender e-mail en het opnemen van een herinneringsschema. Deze naadloze integratie zorgt voor een verkorte doorlooptijd en biedt een beter inzicht in het ondertekenproces.

De nieuwe functionaliteiten op een rij:

  • Herinneringsschema
    Plan het versturen van herinneren van tevoren in zodat ondertekeningen niet meer op zich laten wachten. De gebruiker kan per ondertekenverzoek aangeven welk herinneringsschema gebruikt zou moeten worden.
  • Persoonlijke verzending vanuit AFAS
    De verzender van de transactie vanuit AFAS kan de transactie ook monitoren in zijn/haar eigen ValidSign postvak. Waar de ondertekenverzoeken op dit moment nog vanaf een algemeen e-mailadres worden uitgestuurd en beheerd, is het met deze update mogelijk om te kiezen voor een persoonlijke verzending.
  • Automatische verwijdering van de ValidSign omgeving
    Zodra de documenten volledig ondertekend zijn worden deze automatisch, inclusief bewijsdocument teruggeschreven naar AFAS. Deze documenten zullen na de update automatisch worden verwijderd van de ValidSign omgeving. Uiteraard is het mogelijk om de documenten nog enige tijd beschikbaar te houden op de ValidSign omgeving zodat de externe ondertekenaars de documenten kunnen downloaden en archiveren. De standaard retentietijd is 14 dagen. Dit heeft enkel betrekking op ondertekende documenten.

Gebruikt jouw organisatie AFAS maar hebben jullie nog geen oplossing voor digitaal ondertekenen? Neem dan snel contact op, we laten je graag zien hoe ValidSign werkt.

 

GRATIS WEBINAR OP 17 NOVEMBER

Op dinsdag 17 november geven we van 10 tot half 11 een webinar over de nieuwe Afas connector.
Meld je aan en zorg dat je erbij bent! Aanmelden webinar

Digitale steunpilaar voor organisaties tijdens corona crisis

Digitale steunpilaar voor organisaties tijdens corona crisis

Dat bedrijfsprocessen worden versneld door het gebruik van de digitale handtekening van ValidSign blijkt ook weer in deze corona tijd. ValidSign heeft de afgelopen maanden een flinke stijging in de klantengroei doorgemaakt die zich momenteel blijft voortzetten. Daarnaast hebben verschillende bestaande klanten het aantal transacties opgehoogd om meer ondertekeningen te kunnen verrichten. De voornaamste reden die hiervoor wordt opgegeven door klanten is dat het thuiswerken het ondertekenproces van de organisatie belemmert. Interne en externe ondertekenaars zijn niet in staat om fysiek te ondertekenen of er is thuis geen printer of scanner beschikbaar.

Ondertekenen vanuit huis

Ondanks de versoepeling van de Covid-19 maatregelen zal het werken vanuit huis de komende maanden, is het niet tot eind 2020, de norm zijn. De digitale handtekening maakt het mogelijk om plaats, tijd en- device onafhankelijk documenten te ondertekenen. Vanuit het ondertekenplatform worden documenten per mail ter ondertekening aangeboden aan de ondertekenaars. Op deze manier kunnen ondertekenprocessen vanuit huis worden afgehandeld zonder dat er een pen aan te pas hoeft te komen. Omdat ValidSign een enterprise oplossing is, integreert zij met andere applicaties zodat documenten digitaal gestroomlijnd kunnen worden ondertekend vanuit je eigen softwareapplicatie.

Monitoring van transacties

Daarnaast zijn transacties inzichtelijk voor gebruikers. Een ondertekenplatform beschikt over een dashboard waarop alle transacties zijn in te zien. Ieder ondertekenverzoek is op de voet te volgen en zeker nu postbedrijven kampen met vertragingen zorgt dit ervoor dat je controle houdt over de te ondertekenen documenten. Laat een handtekening toch op zich wachten? ValidSign beschikt over een herinneringsfunctionaliteit waarmee je de desbetreffende persoon aan de hand van een automatisch bericht, vriendelijk verzoekt het document te ondertekenen. De digitale handtekening zorgt er dus voor dat ook tijdens de crisis van dit moment documenten kunnen worden ondertekend en bedrijfsprocessen niet stil komen te staan.

Werkt u binnen uw organisatie ook nog veel thuis vanwege de corona crisis? Probeer ValidSign nu 2 maanden gratis!

Direct ondertekenen op 200 km afstand

Direct ondertekenen op 200 km afstand

Burglandbouw is een omvangrijk bouwbedrijf in Dodewaard, Nijmegen. Zij biedt een breed scala aan bouwprojecten. Van binnenstedelijk bouwen, utiliteitsbouw, commercieel vastgoed en woningen tot zorg- en onderwijsinstellingen. De corebusiness van het bouwbedrijf is het voorbereiden en leiden van de verschillende bouwprojecten waarin duurzaamheid een belangrijke rol speelt. Er worden jaarlijks zo’n 40 projecten gerund verspreid over heel het land waar de 60 medewerkers staan voor daadkracht, betrokkenheid en betrouwbaarheid.

In 2015 realiseerde de organisatie zich dat zij met een aantal omslachtige ondertekenprocessen werkte. Verscheidenen processen zouden door een digitale handtekening geoptimaliseerd kunnen worden. Juridisch gezien bestond de mogelijkheid om  de digitale handtekening daadwerkelijk in te regelen binnen Burglandbouw nog niet. Vincent van der Dussen, Controller bij Burglandbouw: “Wij werkten al een aantal jaren met het document management systeem DigiOffice, een van de oplossingen van de IDB groep. Toen zij ons vertelden over digitaal ondertekenen met ValidSign werden wij meteen enthousiast.” Burglandbouw gebruikt ValidSign sinds januari 2019 en procesversnelling was de primaire aanleiding tot het inregelen van de digitale handtekening.

Procesversnelling en comfort

Een bouwproject brengt veel contractuele verbintenissen met zich mee. Meerdere partijen werken nauw samen om een project tot stand te laten komen en uit eindelijk succesvol af te kunnen sluiten. Zowel klanten als eigen werknemers bevinden zich vaak niet op één en dezelfde plek waardoor een document voorheen eerst moest worden opgesteld, uitgeprint, ondertekend, gescand en per mail of post naar de eerstvolgende ondertekenaar werd gestuurd. Dit proces herhaalde zich totdat het contract rond was. Het ondertekenproces kon wel een aantal weken in beslag nemen. Van der Dussen: “Met de digitale handtekening worden contracten vaak dezelfde dag nog gesloten omdat een ondertekenaar op locatie meteen een ondertekenverzoek ontvangt en 200 km verderop op zijn mobiel of iPad kan ondertekenen.” Er zijn minder handelingen nodig om documenten te laten ondertekenen waardoor medewerkers niet alleen minder papier verbruiken maar ook meer tijd over houden en zich zo op andere werkzaamheden kunnen richten.

Integratie met documentmanagementsysteem

Er is destijds gekozen voor de digitale handtekeningoplossing van ValidSign om de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing en de bestaande integratie met het documentmanagementsysteem DigiOffice. Documenten worden door de integratie, vanuit DigiOffice ter ondertekening uitgestuurd en na afloop gearchiveerd zonder DigiOffice te hoeven verlaten. “Dit is een mooi gestroomlijnd proces dat stabiliteit biedt en altijd naar behoren werkt”, aldus van der Dussen.

Inzichtelijk

Voor een bouwbedrijf van grote omvang is het bewaken van contracten en de daarbij horende handtekeningen een klus op zich. Op dit moment wordt ValidSign intensief ingezet. De gehele inkoopafdeling gebruikt de oplossing voor onder andere het ondertekenen van inkoopcontracten en projectafspraken. “Het is fantastisch dat documenten als inkoopvoorwaarden of veiligheidsregels als bijlage kunnen worden toegevoegd aan de transactie zonder dat deze ondertekend hoeven te worden”, zegt van der Dussen. Om de ondertekenverzoeken niet uit het oog te verliezen biedt ValidSign een dashboard binnen het ondertekenplatform waarop alle transacties zijn in te zien. Het dashboard van ValidSign geeft een overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. “Wanneer een ondertekening toch op zich laat wachten, stuurt een van onze medewerkers een reminder naar de ondertekenaars om z.s.m. te ondertekenen”, zegt van der Dussen.

Toekomst van digitaal ondertekenen met ValidSign

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken binnen Burglandbouw. Afdeling Inkoop geeft aan dat digitaal ondertekenen met ValidSign een gebruiksvriendelijke oplossing is die zij meteen na de implementatie zelfstandig zijn gaan gebruiken. Volgens van der Dussen zou de digitale handtekening ook voor andere processen kunnen worden ingezet. Het ondertekenen van onder andere arbeidscontracten gebeurt nu namelijk nog op papier wat erg tijdrovend kan zijn. “Ik ben ervan overtuigd dat wij ValidSign voor steeds meer processen in zullen gaan zetten totdat de volledige organisatie uit eindelijk gedigitaliseerd is”, zegt van der Dussen .