Hogeschool Saxion werkt slimmer met ValidSign

Hogeschool Saxion werkt slimmer met ValidSign

Saxion faciliteert het hoger beroepsonderwijs in Apeldoorn, Deventer en Enschede. Met meer dan 26.000 studenten is de hogeschool een speler van omvang en heeft een gebeurtenis als de coronacrisis grote impact. Voor de organisatie zorgde de pandemie al snel voor een volledige (tijdelijke) sluiting van alle drie de locaties. Net als bij andere (semi) overheidsinstellingen zal het merendeel van de medewerkers en studenten van de organisatie minstens tot 1 september 2020 volledig vanuit huis werken.

Kostenbesparend

Sinds 1 januari dit jaar ondertekent de organisatie digitaal met de oplossing van ValidSign. De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening waren de hoge kosten die voortkwamen uit de handmatige afhandeling van allerlei administratieve processen. Saxion is begonnen met de afhandeling van de studentdeclaraties. De declaratie wordt ingediend door studenten die door de hogeschool zijn ingehuurd om op een bepaald evenement binnen de organisatie bij te springen. Jaarlijks worden  er duizenden studentdeclaraties ingediend en ondertekend. Het merendeel betreft  declaraties van bedragen tussen de 12- en 25 euro,  waarvan de administratiekosten op konden lopen tot 45 euro per declaratie. Thijs Groener, Business Process Manager bij Saxion zegt: “ValidSign zou in eerste instantie alleen worden ingezet in een pilot om de administratiekosten van student- en gastdocent declaraties te verlagen. Na de pilot wilden we de oplossing breder uit gaan rollen. Door de coronacrisis hebben wij de oplossing in een aantal weken binnen verschillende afdelingen van Saxion uitgerold.” Momenteel worden zowel inkoopcontracten, arbeidscontracten, documenten binnen de examencommissie als gegevensverklaringen en stukken van het College van Bestuur en Raad van Toezicht met ValidSign ondertekend.  

Proces versnellend

De afgelopen maanden heeft de volledige organisatie vanuit huis gewerkt en dankzij ValidSign kon het grootste gedeelte van de ondertekeningen tijd- en plaats onafhankelijk gefaciliteerd worden. Al meer dan 70 werknemers verrichten hun ondertekeningen via het platform waardoor bedrijfsprocessen grotendeels door hebben kunnen draaien. Naast het kostenbesparende kenmerk van ValidSign is de digitale handtekening ook proces versnellend. De doorlooptijd van de ondertekening van een studentendeclaratie is bijvoorbeeld met 90 procent ingekort. Het ondertekenproces van een arbeidscontract en de stukken van het College van Bestuur en Raad van Toezicht, dat voorheen weken in beslag kon nemen, kan nu binnen een paar dagen rond zijn.  “Het aantal handelingen is enorm teruggedrongen en werknemers hebben meer tijd voor andere zaken. Daarnaast hebben ze nu inzicht in de status van de ondertekening en het document.”, zegt Groener. Documenten hoeven niet meer geprint, ondertekend, opgestuurd en handmatig gearchiveerd te worden.

Gebruiksvriendelijkheid

De organisatie hecht veel waarde aan de tevredenheid van haar mensen. De oplossing dient dan ook als extra service vanuit Saxion voor zowel studenten als werknemers. “Kort na het introduceren van de digitale handtekening ontving ik reacties van enthousiaste collega’s. Een collega gaf zelfs aan een dansje te hebben gedaan nadat ze de oplossing voor het eerst had gebruikt”, aldus Groener. De aanvragen voor ValidSign blijven wekelijks binnenkomen. Om dit aantal onder controle te krijgen heeft de organisatie de inloggegevens van het platform samen met beknopte procesbeschrijvingen en werkinstructies op haar service management platform gedeeld zodat werknemers het zelfstandig kunnen oppakken.

Uitbreiding

In de nabije toekomst zal de oplossing nog breder worden ingezet binnen Saxion Hogeschool. Groener zegt: “Het digitaal ondertekenen van stageovereenkomsten zou wellicht een uitkomst zijn voor onze studenten en werknemers omdat dit proces veel tijd in beslag neemt. Het is voor de meeste studenten een periode waar naar wordt uitgekeken en dan is het fijn dat het geregeld kan worden zonder papieren rompslomp. Daarnaast zouden wij ValidSign graag integreren in onze eigen software. Door de coronacrisis is dit project gepauzeerd en zal het  waarschijnlijk later dit jaar weer worden opgepakt”. Wanneer de integraties gerealiseerd zijn, zullen nog meer afdelingen gebruik gaan maken van de digitale handtekening, meer processen worden versneld en geld worden bespaard.

Digitale steunpilaar voor organisaties tijdens corona crisis

Digitale steunpilaar voor organisaties tijdens corona crisis

Dat bedrijfsprocessen worden versneld door het gebruik van de digitale handtekening van ValidSign blijkt ook weer in deze corona tijd. ValidSign heeft de afgelopen maanden een flinke stijging in de klantengroei doorgemaakt die zich momenteel blijft voortzetten. Daarnaast hebben verschillende bestaande klanten het aantal transacties opgehoogd om meer ondertekeningen te kunnen verrichten. De voornaamste reden die hiervoor wordt opgegeven door klanten is dat het thuiswerken het ondertekenproces van de organisatie belemmert. Interne en externe ondertekenaars zijn niet in staat om fysiek te ondertekenen of er is thuis geen printer of scanner beschikbaar.

Ondertekenen vanuit huis

Ondanks de versoepeling van de Covid-19 maatregelen zal het werken vanuit huis de komende maanden, is het niet tot eind 2020, de norm zijn. De digitale handtekening maakt het mogelijk om plaats, tijd en- device onafhankelijk documenten te ondertekenen. Vanuit het ondertekenplatform worden documenten per mail ter ondertekening aangeboden aan de ondertekenaars. Op deze manier kunnen ondertekenprocessen vanuit huis worden afgehandeld zonder dat er een pen aan te pas hoeft te komen. Omdat ValidSign een enterprise oplossing is, integreert zij met andere applicaties zodat documenten digitaal gestroomlijnd kunnen worden ondertekend vanuit je eigen softwareapplicatie.

Monitoring van transacties

Daarnaast zijn transacties inzichtelijk voor gebruikers. Een ondertekenplatform beschikt over een dashboard waarop alle transacties zijn in te zien. Ieder ondertekenverzoek is op de voet te volgen en zeker nu postbedrijven kampen met vertragingen zorgt dit ervoor dat je controle houdt over de te ondertekenen documenten. Laat een handtekening toch op zich wachten? ValidSign beschikt over een herinneringsfunctionaliteit waarmee je de desbetreffende persoon aan de hand van een automatisch bericht, vriendelijk verzoekt het document te ondertekenen. De digitale handtekening zorgt er dus voor dat ook tijdens de crisis van dit moment documenten kunnen worden ondertekend en bedrijfsprocessen niet stil komen te staan.

Werkt u binnen uw organisatie ook nog veel thuis vanwege de corona crisis? Probeer ValidSign nu 2 maanden gratis!

Bruggen bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Bruggen bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Als één van de 21 waterschappen in Nederland wordt Waterschap Rivierenland gestuurd door de missie “het zorgen voor veilige dijken en een evenwichtig watersysteem.” Waterschap Rivierenland opereert in de provincies Zuid-Holland, Gelderland, Noord-Brabant en Utrecht, vanuit een centraal gelegen kantoor gevestigd in het Gelderse Tiel. De organisatie draagt zorg voor diverse taken op het gebied van waterhuishouding waaronder waterkwaliteit- en kwantiteit, vaarwegbeheer, waterkeringen en calamiteitenzorg. Waterschap Rivierenland koos voor ValidSign om het ondertekenproces te optimaliseren.

 

Procesoptimalisatie 

Sinds september 2019 maakt Waterschap Rivierenland gebruik van de digitale handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het proces rondom de ondertekening van verscheidenen overeenkomsten op de afdeling Grondzaken sub optimaal verliep. Voor het sluiten van overeenkomsten is de afdeling namelijk sterk afhankelijk van externe ondertekenaars die niet op hetzelfde moment en op dezelfde locatie een handtekening kunnen zetten. Documenten werden opgesteld, uitgeprint, in een tekenboek gelegd, intern ondertekend, per post verzonden naar de klant, ondertekend door de klant, teruggestuurd, intern gecontroleerd, de begeleidende brief werd toegevoegd, nogmaals intern ondertekend en weer per bode verzonden. De doorlooptijd van dit traject was minimaal twee weken. Cindy Lelie, medewerker Grondzaken bij het waterschap Rivierenland: “ Met ValidSign kan een overeenkomst bij wijze van binnen een uur rond zijn. Alle benodigde stappen worden nu in een enkele handeling succesvol afgerond. Er komt geen printer meer aan te pas en de stukken hoeven niet meer per post naar contractanten te worden verstuurd.”

 

Overzicht in het Dashboard

Daarnaast maakt ValidSign het mogelijk om transacties te monitoren. In het dashboard van de oplossing worden namelijk alle transacties weergegeven. Lelie zegt: “Ik kan zien wanneer en door wie de transactie is aangemaakt. Ook is inzichtelijk wie zijn of haar handtekening al heeft gezet en wie nog op zich laat wachten. Mocht een ondertekening toch op zich laat wachten dan wordt de reminder functionaliteit gebruikt en ontvangt de ondertekenaar een verzoek om alsnog het document te ondertekenen.”

 

Klanttevredenheid 

Kort na de installatie op locatie konden de werknemers al met ValidSign uit de voeten en zijn verschillende bedrijfsprocessen versneld middels de digitale handtekening. Op dit moment wordt de oplossing ingezet voor het ondertekenen van de gebruikersovereenkomsten waaronder huur, pacht, onderhouds-en bruikleenovereenkomsten. “Wij staan voor betrouwbaarheid en professionaliteit en dit willen wij graag uitstralen. ValidSign draagt hieraan bij met het gebruiksvriendelijke platform, de mooi vormgegeven website en de snelle support afdeling, aldus Lelie.” Ook de klant ontvangt hierdoor de juiste service vanuit Waterschap Rivierenland.  

Uitbreiding van ValidSign

Voor Waterschap Rivierenland is digitaal ondertekenen een onvermijdelijke stap gebleken. In de toekomst zal het niet blijven bij het digitaal ondertekenen van gebruikersovereenkomsten binnen de afdeling Grondzaken. “Ook inkoopcontracten op de afdeling Inkoop en juridische stukken op de afdeling Juridische zaken zullen wellicht in de toekomst digitaal worden ondertekend”, zegt Lelie. 

Direct ondertekenen op 200 km afstand

Direct ondertekenen op 200 km afstand

Burglandbouw is een omvangrijk bouwbedrijf in Dodewaard, Nijmegen. Zij biedt een breed scala aan bouwprojecten. Van binnenstedelijk bouwen, utiliteitsbouw, commercieel vastgoed en woningen tot zorg- en onderwijsinstellingen. De corebusiness van het bouwbedrijf is het voorbereiden en leiden van de verschillende bouwprojecten waarin duurzaamheid een belangrijke rol speelt. Er worden jaarlijks zo’n 40 projecten gerund verspreid over heel het land waar de 60 medewerkers staan voor daadkracht, betrokkenheid en betrouwbaarheid.

In 2015 realiseerde de organisatie zich dat zij met een aantal omslachtige ondertekenprocessen werkte. Verscheidenen processen zouden door een digitale handtekening geoptimaliseerd kunnen worden. Juridisch gezien bestond de mogelijkheid om  de digitale handtekening daadwerkelijk in te regelen binnen Burglandbouw nog niet. Vincent van der Dussen, Controller bij Burglandbouw: “Wij werkten al een aantal jaren met het document management systeem DigiOffice, een van de oplossingen van de IDB groep. Toen zij ons vertelden over digitaal ondertekenen met ValidSign werden wij meteen enthousiast.” Burglandbouw gebruikt ValidSign sinds januari 2019 en procesversnelling was de primaire aanleiding tot het inregelen van de digitale handtekening.

Procesversnelling en comfort

Een bouwproject brengt veel contractuele verbintenissen met zich mee. Meerdere partijen werken nauw samen om een project tot stand te laten komen en uit eindelijk succesvol af te kunnen sluiten. Zowel klanten als eigen werknemers bevinden zich vaak niet op één en dezelfde plek waardoor een document voorheen eerst moest worden opgesteld, uitgeprint, ondertekend, gescand en per mail of post naar de eerstvolgende ondertekenaar werd gestuurd. Dit proces herhaalde zich totdat het contract rond was. Het ondertekenproces kon wel een aantal weken in beslag nemen. Van der Dussen: “Met de digitale handtekening worden contracten vaak dezelfde dag nog gesloten omdat een ondertekenaar op locatie meteen een ondertekenverzoek ontvangt en 200 km verderop op zijn mobiel of iPad kan ondertekenen.” Er zijn minder handelingen nodig om documenten te laten ondertekenen waardoor medewerkers niet alleen minder papier verbruiken maar ook meer tijd over houden en zich zo op andere werkzaamheden kunnen richten.

Integratie met documentmanagementsysteem

Er is destijds gekozen voor de digitale handtekeningoplossing van ValidSign om de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing en de bestaande integratie met het documentmanagementsysteem DigiOffice. Documenten worden door de integratie, vanuit DigiOffice ter ondertekening uitgestuurd en na afloop gearchiveerd zonder DigiOffice te hoeven verlaten. “Dit is een mooi gestroomlijnd proces dat stabiliteit biedt en altijd naar behoren werkt”, aldus van der Dussen.

Inzichtelijk

Voor een bouwbedrijf van grote omvang is het bewaken van contracten en de daarbij horende handtekeningen een klus op zich. Op dit moment wordt ValidSign intensief ingezet. De gehele inkoopafdeling gebruikt de oplossing voor onder andere het ondertekenen van inkoopcontracten en projectafspraken. “Het is fantastisch dat documenten als inkoopvoorwaarden of veiligheidsregels als bijlage kunnen worden toegevoegd aan de transactie zonder dat deze ondertekend hoeven te worden”, zegt van der Dussen. Om de ondertekenverzoeken niet uit het oog te verliezen biedt ValidSign een dashboard binnen het ondertekenplatform waarop alle transacties zijn in te zien. Het dashboard van ValidSign geeft een overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. “Wanneer een ondertekening toch op zich laat wachten, stuurt een van onze medewerkers een reminder naar de ondertekenaars om z.s.m. te ondertekenen”, zegt van der Dussen.

Toekomst van digitaal ondertekenen met ValidSign

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken binnen Burglandbouw. Afdeling Inkoop geeft aan dat digitaal ondertekenen met ValidSign een gebruiksvriendelijke oplossing is die zij meteen na de implementatie zelfstandig zijn gaan gebruiken. Volgens van der Dussen zou de digitale handtekening ook voor andere processen kunnen worden ingezet. Het ondertekenen van onder andere arbeidscontracten gebeurt nu namelijk nog op papier wat erg tijdrovend kan zijn. “Ik ben ervan overtuigd dat wij ValidSign voor steeds meer processen in zullen gaan zetten totdat de volledige organisatie uit eindelijk gedigitaliseerd is”, zegt van der Dussen .

Eigen koers met de digitale handtekening van ValidSign

Eigen koers met de digitale handtekening van ValidSign

De organisatie

ORCA is een internationaal opererend bedrijf dat in september 2017 is opgericht door ervaren maritiem professionals gespecialiseerd in zowel de maritieme- als offshore industrie. De organisatie heeft meerdere vestigingen waaronder een in Nederland, Roemenië en Litouwen. Zij opereert grotendeels in Europa, maar ook op het Afrikaans, Zuid-Amerikaans en Aziatische continent. De organisatie werkt voor een vast klantennetwerk en weet exact waar hun klanten naar opzoek zijn. Zij behouden hun reputatie dan ook door langdurige relaties op te bouwen waar integriteit en vertrouwen ten grondslag liggen.

ORCA: “Dankzij ValidSign is de respons van de terugontvangen contracten met 85 procent gestegen”.

Research

De organisatie is destijds bij ValidSign terechtgekomen middels eigen uitgevoerde research naar leveranciers van de digitale handtekening, waar ValidSign samen met een andere internationale leverancier het beste uitkwam. Daarnaast bleek hun accountant een actieve referent van ValidSign te zijn. Na een ValidSign demo en een heldere uitleg van het digitale ondertekenplatform te hebben gehad, wist Orca dat dit de organisatie was waarmee zij in zee wilden gaan.

Een efficiënt ondertekenproces

Orca Crew is eind 2018 gestart met het digitaal ondertekenen van documenten via ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het ondertekenproces van arbeidscontracten van zeevarenden erg omslachtig verliep. Ernst-Jan Kouveld, Manager Netherlands bij Orca Crew vertelt hierover: “Er was een lagere respons dan gewenst. Arbeidscontracten kwamen niet of onvolledig retour. Zeevarenden moesten het door ons verstuurde document zelf printen, ondertekenen en terugsturen, wat niet haalbaar bleek te zijn. Dankzij ValidSign lukt het om de documenten in een paar korte handelingen te ondertekenen, wat heeft geleid tot een enorme daling in de responstijd”.

Verbeterde klantervaring

Orca vindt het daarnaast belangrijk dat zij haar klanten en medewerkers kan ontlasten door documenten digitaal aan te bieden. Opdrachtbevestigingen worden nu digitaal ter ondertekening aangeboden aan klanten. “Het voorbereiden van een transactie om onze werknemers of klanten in staat te stellen documenten te ondertekenen is simpel.  Wij voegen de opdrachtbevestiging, de (externe) ondertekenaars en de verificatiemethode toe en starten de transactie. Zodra het document is verstuurd ontvangt de klant een ondertekenverzoek per mail en kan hij of zij meteen ondertekenen. Daarnaast voorkomen wij op deze manier ondertekenfouten en hebben wij juridisch gezien onze zaken op orde. Alle medewerkers binnen de organisatie werken naar tevredenheid met het onderteken platform en konden direct na de uitlevering op locatie aan de slag met de gebruiksvriendelijke oplossing, aldus Kouveld.”

Milieuvriendelijk

Een andere belangrijke reden voor de organisatie om voor digitaal ondertekenen te kiezen is dat het een milieuvriendelijke oplossing is. “Als internationaal opererend bedrijf in de maritieme en offshore industrie werken wij altijd met het milieu in ons achterhoofd. De digitale handtekening zorgt voor het terugdringen van papierverspilling en verminderd indirect de boskap omdat documenten niet meer geprint hoeven te worden. Wij staan hierachter en het past bij onze identiteit.” zegt Kouveld.

Meer ValidSign in de toekomst

Voor Orca is digitaal ondertekenen een onvermijdelijke stap gebleken. Het is dan ook niet meer weg te denken uit de processen binnen de organisatie. Als het aan Kouveld ligt zal de oplossing, niet alleen voor externe arbeidscontracten en opdrachtbevestigingen worden ingezet maar binnenkort ook worden toegepast op de gehele HR afdeling voor onder andere de ondertekening van interne documenten. Op dit moment maakt de Nederlandse vestiging optimaal gebruik van ValidSign. Kouveld hoopt dat ook de buitenlandse collega’s het platform meer zullen gaan inzetten om nog meer bedrijfsprocessen te versnellen.

De ValidScan: Meer succes met een blueprint voor uw organisatie

De ValidScan: Meer succes met een blueprint voor uw organisatie

Wij introduceren een nieuwe service waarbij ValidSign uw organisatie doorneemt en het ondertekenproces voor u stroomlijnt en versnelt. Aan de hand van een QuickScan van uw organisatie wordt er een strategie uitgedacht welke wordt geïmplementeerd met consultancy op maat.
Door onze ervaring binnen de gemeentemarkt en kennis van het digitaal ondertekenen kunnen wij in korte tijd het ondertekenproces binnen uw organisatie volledig digitaliseren. Met de ValidScan wordt naast het onderzoek en de strategie ook de implementatie volledig door ValidSign verzorgt.

De ValidScan bestaat uit de volgende onderdelen:
1. De quickscan: een kort onderzoek binnen uw organisatie waarbij de belangrijkste kansen, knelpunten en verbetermogelijkheden worden benoemd.
2. De blueprint: de strategie waarmee de geïdentificeerde kansen, knelpunten en verbetermogelijkheden worden aangegrepen.
3. Consultancy: De strategie wordt gebolwerkt en geïmplementeerd met de juiste service vanuit ValidSign.

Zou u graag meer hierover willen weten? Neemt u gerust contact op met info@validsign.nl of vul het contactformulier in.