Duurzame zorg met de digitale handtekening van ValidSign

Duurzame zorg met de digitale handtekening van ValidSign

Het Radboud universitair medisch centrum is een academisch ziekenhuis in Nijmegen dat deel uitmaakt van de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra. Meer dan drieduizend studenten van de Radboud Universiteit worden hier opgeleid binnen onder andere Geneeskunde, Verpleegkunde en Biomedische Wetenschappen. Daarnaast had Radboudumc in 2019 1065 bedden en meer dan 10.000 medewerkers. Als gevolg van de corona crisis is het aantal bedden en medewerkers vors gestegen dit jaar. Om patiënten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn heeft er een duidelijke digitalisatie plaatsgevonden binnen de organisatie. Het universitair medisch centrum in Nijmegen werkt nu meer digitaal dan ooit.

 

Verkorte doorlooptijd van contracten   

Na het uitvoeren van een marktonderzoek deed Radboudumc een aanbesteding om uiteindelijk het juiste platform voor digitaal ondertekenen te kunnen kiezen. ValidSign sleepte de aanbesteding eind januari 2020 binnen. De primaire reden om digitaal te ondertekenen was het verkorten van de doorlooptijd van (arbeids) contracten. Het ondertekenproces zag er voorheen als volgt uit: het opgestelde contract werd geprint, ter ondertekening op het bureau gelegd van de interne ondertekenaars, na ondertekening werd het document per post verzonden naar de externe ondertekenaar en werd na ondertekening weer per post retour ontvangen. Met ValidSign wordt zowel het printen als het per post verzenden geëlimineerd.

Marty van Asperen, projectleider bij Radboudumc: “De afdeling inkoop ondertekent zo’n 250 documenten per maand. Het kon wel een aantal weken duren tot het ondertekenproces was afgerond. Wanneer een accountmanager een deal sluit, lukt het hem of haar bijvoorbeeld niet om de overeenkomst direct rond te krijgen omdat hij of zij niet volledig tekenbevoegd is en managers eerst hun handtekening moeten zetten ter goedkeuring. ValidSign biedt de mogelijkheid om meerdere ondertekenaars te selecteren en een ondertekenvolgorde in te stellen zodat de benodigde handtekeningen in een paar muisclicks binnen kunnen zijn”.

 

Sparringpartner  

Radboudumc heeft de oplossing van ValidSign in huis gehaald om uiteindelijk organisatie breed in te zetten. Korte lijnen en een nauwe samenwerking tussen de twee organisaties is daarom cruciaal. “Wij waren niet alleen opzoek naar een digitaal ondertekenplatform maar ook naar een partner, en die hebben wij in ValidSign gevonden. ValidSign is erg betrokken bij ons uitrolproces en ondersteunt ons met consultancy op maat”, aldus van Asperen. De organisatie heeft meer dan 6 maanden uitgetrokken voor het uitrolproces zodat de digitale handtekening geleidelijk landt binnen de organisatie. Zij zet de digitale handtekening als eerste in om het gehele aanstellingsproces te digitaliseren. Meer dan 1000 medewerkers ontvangen hun arbeidscontract ter ondertekening via ValidSign. Deze actie werkt zowel als test voor de eindgebruikers als voor de ondertekenaars binnen de organisatie. beide partijen zijn enthousiast over de gebruiksvriendelijke oplossing waarmee zij direct na de uitlevering al uit de voeten konden.

 

ValidSign in de toekomst 

De organisatie zit dus nog in de beginfase wat betreft digitaal ondertekenen. Van Asperen: “Op dit moment worden er meer dan 350 contracten per maand digitaal ondertekend. De medewerkers van HR ondertekenen maandelijks iets meer dan 150 contracten. Dit zal alleen maar toenemen aangezien de digitale handtekening oplossing van ValidSign voor het welbekende sneeuwbaleffect zorgt. Zeker nu thuiswerken het nieuwe normaal is geworden. ”

De geheel vernieuwde iBabs integratie met ValidSign is vanaf nu beschikbaar!

De geheel vernieuwde iBabs integratie met ValidSign is vanaf nu beschikbaar!

Digitaal vergaderen in overheidsland? Dan is de kans groot dat je iBabs gebruikt. Met het platform voor digitaal vergaderen is het makkelijker om meetings voor te bereiden, efficiënter te laten verlopen en concrete afspraken te maken. Daarmee is iBabs niet alleen prettig voor bestuursleden en de gemeenteraad, maar ook voor de griffie. Ontdek daarom snel de vernieuwde iBabs integratie van ValidSign.

Bepaal zelf de plaats van de handtekening

Deze naadloze integratie zorgt ervoor dat ook de laatste, en minstens zo belangrijke stap van het vergaderproces veilig en vlot wordt afgerond. De vernieuwde iBabs integratie met ValidSign biedt tal van nieuwe functionaliteiten zonder dat de vertrouwde manier van ondertekenen verdwijnt. Het is vanaf nu mogelijk om de plaats van de handtekening in het document zelf te bepalen. Dus als je de handtekening onder de begroeting “met vriendelijke groet” wenst te plaatsen kan dit, maar het kan ook zijn dat je hem bijvoorbeeld liever rechtsboven in het raadsbesluit hebt staan. Op deze manier hou je volledig de regie in eigen hand. Laat je toch liever de applicatie automatisch de plaats van de handtekening bepalen? Helemaal goed! In dit geval hoeft de ondertekenaar alleen een akkoord te geven in plaats van het zetten van een krabbel. 

Je kiest zelf welke vorm van de digitale handtekening wordt gebruikt. De integratie ondersteunt zowel de grafische handtekening als de klikhandtekening. Er zijn dus meerdere mogelijkheden om je besluit of overeenkomst digitaal te ondertekenen. 

Besluiten kunnen bij wijze van al binnen een paar minuten worden ondertekend, is de status altijd inzichtelijk en wordt een besluit of overeenkomst automatisch gearchiveerd op de juiste plek in iBabs.

Wil je meer weten over de koppeling iBabs geïntegreerd met ValidSign of kan je niet wachten om het te gebruiken? Neem dan snel contact op!

ibabs voorbeeld

Govers Accountants en Adviseurs stroomlijnt bedrijfsprocessen met ValidSign

Govers Accountants en Adviseurs stroomlijnt bedrijfsprocessen met ValidSign

Govers Accountants en Adviseurs

Govers is dé specialist van het Zuiden op het gebied van accountancy, fiscaliteit en bedrijfsadvies en werkt vanaf eind 2019 met de digitale handtekeningoplossing van ValidSign. Sinds 1927 streeft de organisatie uit Eindhoven er naar om hoogwaardige dienstverlening te bieden aan hun klanten. Het team van 180 collega’s richt zich op familiebedrijven en de bouw, food- en hightech (Brainport) sectoren. Zij onderscheidt zich van andere accountantskantoren door haar bedrijfskundige insteek en de gemeende interesse in het verhaal achter de cijfers van een organisatie. Govers heeft zowel lokale- als internationale klanten. Als onderdeel van het internationale samenwerkingsverband UHY werkt Govers voor een groot aantal internationale organisaties. UHY is een samenwerkingsverband van 320 zelfstandige kantoren in 100 landen.

Vlot en gestroomlijnd proces

De organisatie is na eigen research in December 2019 bij ValidSign terechtgekomen. Govers gaf aan niet geheel onbekend te zijn met de digitale handtekening en enige tijd gebruik te hebben gemaakt van een ander ondertekenplatform. Dit bood beperkte mogelijkheden waardoor de organisatie geremd werd in het maken van een digitaliseringsslag. Het grote aantal functionaliteiten van ValidSign gaf de organisatie de doorslag om over te stappen. Het proces zag er destijds als volgt uit: een te tekenen document werd met het juiste briefpapier opgesteld in Word, geprint en ondertekend of als PDF per mail ter ondertekening naar ondertekenaars verstuurd. Het ondertekende document werd na ontvangst handmatig gearchiveerd. Kachung Tau, Accountant bij Govers Accountants vertelt: “Met de vorige ondertekenoplossing moest men nog teveel stappen doorlopen om de benodigde handtekeningen te verkrijgen. Waar het ondertekenproces voorheen uren in beslag nam is het nu in een paar muisclicks geregeld!” Op dit moment wordt het gehele samenstelproces van Govers al gestroomlijnd waarbij onder andere de opdrachtbevestiging, notulen en akkoordverklaring voor publicatie en fiscale aangifte worden ondertekend met ValidSign. “Tot voorkort printten collega’s regelmatig documenten om vervolgens met de natte handtekening te ondertekenen. Met ValidSign kunnen ook deze personen niet om het digitaal ondertekenen van documenten heen en wordt de digitale handtekening breder ingezet binnen de organisatie, zegt Kachung.”  

Overzichtelijk

Naast het versnellen van verschillende processen en het terugdringen van de responstijd creëert de digitale handtekening overzicht voor Govers. Kachung zegt: “ValidSign zorgt voor een betere beheersing van de documentenstromen. Het ValidSign dashboard geeft een mooi overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. Daarnaast is het mogelijk om meerdere documenten aan een transactie toe te voegen waardoor het aantal transacties flink is teruggedrongen”.

Klanttevredenheid

De digitale handtekening draagt bij aan de hoogwaardige dienstverlening die de organisatie uitdraagt. “Klanten ervaren de digitale handtekening van ValidSign als een extra service vanuit Govers. De oplossing stelt ons in staat om op een laagdrempelige manier te digitaliseren waardoor ook onze trouwe klanten het aandurven om documenten digitaal te ondertekenen”, aldus Kachung. Voorheen werd het document geprint, ondertekend, gescand en per mail weer doorgestuurd naar de volgende ondertekenaar als meerdere personen binnen een organisatie hetzelfde document moesten ondertekenen. Deze stappen worden door ValidSign geëlimineerd en afgehandeld in één transactie. Kachung zegt: “De klant ontvangt nu alle documenten in een gebundelde mail en de documenten zijn direct na ondertekening beschikbaar voor inzage en te downloaden via dezelfde link”.

Volledige digitalisatie

Met de juiste integraties kan de oplossing binnen de gehele organisatie worden ingezet. “Naast het proces van de accountant zouden onder andere inkoop- en HR processen kunnen worden gedigitaliseerd met de digitale handtekening, zegt Kachung. Het komende jaar zal Govers steeds meer processen digitaliseren waarin de digitale handtekening een belangrijke rol speelt. Bekijk alle bedrijfsprocessen waarin ValidSign kan ondersteunen.

De nieuwe AFAS connector is nu beschikbaar!

De nieuwe AFAS connector is nu beschikbaar!

De AFAS connector van ValidSign is nu beschikbaar! Sinds maart van dit jaar kunnen klanten digitaal ondertekenen vanuit AFAS met ValidSign. De koppeling stelt gebruikers in staat om documenten ter ondertekening aan te bieden in AFAS. Ieder proces waarvoor ondertekening vereist is, is van A tot Z te monitoren in het systeem. Direct na het digitaal ondertekenen wordt het document op de juiste locatie gearchiveerd in AFAS. Naast verbeteringen in de look en feel van de connector bevat deze release nieuwe functionaliteiten zoals het instellen van de afzender e-mail en het opnemen van een herinneringsschema. Deze naadloze integratie zorgt voor een verkorte doorlooptijd en biedt een beter inzicht in het ondertekenproces.

De nieuwe functionaliteiten op een rij:

  • Herinneringsschema
    Plan het versturen van herinneren van tevoren in zodat ondertekeningen niet meer op zich laten wachten. De gebruiker kan per ondertekenverzoek aangeven welk herinneringsschema gebruikt zou moeten worden.
  • Persoonlijke verzending vanuit AFAS
    De verzender van de transactie vanuit AFAS kan de transactie ook monitoren in zijn/haar eigen ValidSign postvak. Waar de ondertekenverzoeken op dit moment nog vanaf een algemeen e-mailadres worden uitgestuurd en beheerd, is het met deze update mogelijk om te kiezen voor een persoonlijke verzending.
  • Automatische verwijdering van de ValidSign omgeving
    Zodra de documenten volledig ondertekend zijn worden deze automatisch, inclusief bewijsdocument teruggeschreven naar AFAS. Deze documenten zullen na de update automatisch worden verwijderd van de ValidSign omgeving. Uiteraard is het mogelijk om de documenten nog enige tijd beschikbaar te houden op de ValidSign omgeving zodat de externe ondertekenaars de documenten kunnen downloaden en archiveren. De standaard retentietijd is 14 dagen. Dit heeft enkel betrekking op ondertekende documenten.

Gebruikt jouw organisatie AFAS maar hebben jullie nog geen oplossing voor digitaal ondertekenen? Neem dan snel contact op, we laten je graag zien hoe ValidSign werkt.

 

GRATIS WEBINAR OP 17 NOVEMBER

Op dinsdag 17 november geven we van 10 tot half 11 een webinar over de nieuwe Afas connector.
Meld je aan en zorg dat je erbij bent! Aanmelden webinar

Hogeschool Saxion werkt slimmer met ValidSign

Hogeschool Saxion werkt slimmer met ValidSign

Saxion faciliteert het hoger beroepsonderwijs in Apeldoorn, Deventer en Enschede. Met meer dan 26.000 studenten is de hogeschool een speler van omvang en heeft een gebeurtenis als de coronacrisis grote impact. Voor de organisatie zorgde de pandemie al snel voor een volledige (tijdelijke) sluiting van alle drie de locaties. Net als bij andere (semi) overheidsinstellingen zal het merendeel van de medewerkers en studenten van de organisatie minstens tot 1 september 2020 volledig vanuit huis werken.

Kostenbesparend

Sinds 1 januari dit jaar ondertekent de organisatie digitaal met de oplossing van ValidSign. De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening waren de hoge kosten die voortkwamen uit de handmatige afhandeling van allerlei administratieve processen. Saxion is begonnen met de afhandeling van de studentdeclaraties. De declaratie wordt ingediend door studenten die door de hogeschool zijn ingehuurd om op een bepaald evenement binnen de organisatie bij te springen. Jaarlijks worden  er duizenden studentdeclaraties ingediend en ondertekend. Het merendeel betreft  declaraties van bedragen tussen de 12- en 25 euro,  waarvan de administratiekosten op konden lopen tot 45 euro per declaratie. Thijs Groener, Business Process Manager bij Saxion zegt: “ValidSign zou in eerste instantie alleen worden ingezet in een pilot om de administratiekosten van student- en gastdocent declaraties te verlagen. Na de pilot wilden we de oplossing breder uit gaan rollen. Door de coronacrisis hebben wij de oplossing in een aantal weken binnen verschillende afdelingen van Saxion uitgerold.” Momenteel worden zowel inkoopcontracten, arbeidscontracten, documenten binnen de examencommissie als gegevensverklaringen en stukken van het College van Bestuur en Raad van Toezicht met ValidSign ondertekend.  

Proces versnellend

De afgelopen maanden heeft de volledige organisatie vanuit huis gewerkt en dankzij ValidSign kon het grootste gedeelte van de ondertekeningen tijd- en plaats onafhankelijk gefaciliteerd worden. Al meer dan 70 werknemers verrichten hun ondertekeningen via het platform waardoor bedrijfsprocessen grotendeels door hebben kunnen draaien. Naast het kostenbesparende kenmerk van ValidSign is de digitale handtekening ook proces versnellend. De doorlooptijd van de ondertekening van een studentendeclaratie is bijvoorbeeld met 90 procent ingekort. Het ondertekenproces van een arbeidscontract en de stukken van het College van Bestuur en Raad van Toezicht, dat voorheen weken in beslag kon nemen, kan nu binnen een paar dagen rond zijn.  “Het aantal handelingen is enorm teruggedrongen en werknemers hebben meer tijd voor andere zaken. Daarnaast hebben ze nu inzicht in de status van de ondertekening en het document.”, zegt Groener. Documenten hoeven niet meer geprint, ondertekend, opgestuurd en handmatig gearchiveerd te worden.

Gebruiksvriendelijkheid

De organisatie hecht veel waarde aan de tevredenheid van haar mensen. De oplossing dient dan ook als extra service vanuit Saxion voor zowel studenten als werknemers. “Kort na het introduceren van de digitale handtekening ontving ik reacties van enthousiaste collega’s. Een collega gaf zelfs aan een dansje te hebben gedaan nadat ze de oplossing voor het eerst had gebruikt”, aldus Groener. De aanvragen voor ValidSign blijven wekelijks binnenkomen. Om dit aantal onder controle te krijgen heeft de organisatie de inloggegevens van het platform samen met beknopte procesbeschrijvingen en werkinstructies op haar service management platform gedeeld zodat werknemers het zelfstandig kunnen oppakken.

Uitbreiding

In de nabije toekomst zal de oplossing nog breder worden ingezet binnen Saxion Hogeschool. Groener zegt: “Het digitaal ondertekenen van stageovereenkomsten zou wellicht een uitkomst zijn voor onze studenten en werknemers omdat dit proces veel tijd in beslag neemt. Het is voor de meeste studenten een periode waar naar wordt uitgekeken en dan is het fijn dat het geregeld kan worden zonder papieren rompslomp. Daarnaast zouden wij ValidSign graag integreren in onze eigen software. Door de coronacrisis is dit project gepauzeerd en zal het  waarschijnlijk later dit jaar weer worden opgepakt”. Wanneer de integraties gerealiseerd zijn, zullen nog meer afdelingen gebruik gaan maken van de digitale handtekening, meer processen worden versneld en geld worden bespaard.

Digitale steunpilaar voor organisaties tijdens corona crisis

Digitale steunpilaar voor organisaties tijdens corona crisis

Dat bedrijfsprocessen worden versneld door het gebruik van de digitale handtekening van ValidSign blijkt ook weer in deze corona tijd. ValidSign heeft de afgelopen maanden een flinke stijging in de klantengroei doorgemaakt die zich momenteel blijft voortzetten. Daarnaast hebben verschillende bestaande klanten het aantal transacties opgehoogd om meer ondertekeningen te kunnen verrichten. De voornaamste reden die hiervoor wordt opgegeven door klanten is dat het thuiswerken het ondertekenproces van de organisatie belemmert. Interne en externe ondertekenaars zijn niet in staat om fysiek te ondertekenen of er is thuis geen printer of scanner beschikbaar.

Ondertekenen vanuit huis

Ondanks de versoepeling van de Covid-19 maatregelen zal het werken vanuit huis de komende maanden, is het niet tot eind 2020, de norm zijn. De digitale handtekening maakt het mogelijk om plaats, tijd en- device onafhankelijk documenten te ondertekenen. Vanuit het ondertekenplatform worden documenten per mail ter ondertekening aangeboden aan de ondertekenaars. Op deze manier kunnen ondertekenprocessen vanuit huis worden afgehandeld zonder dat er een pen aan te pas hoeft te komen. Omdat ValidSign een enterprise oplossing is, integreert zij met andere applicaties zodat documenten digitaal gestroomlijnd kunnen worden ondertekend vanuit je eigen softwareapplicatie.

Monitoring van transacties

Daarnaast zijn transacties inzichtelijk voor gebruikers. Een ondertekenplatform beschikt over een dashboard waarop alle transacties zijn in te zien. Ieder ondertekenverzoek is op de voet te volgen en zeker nu postbedrijven kampen met vertragingen zorgt dit ervoor dat je controle houdt over de te ondertekenen documenten. Laat een handtekening toch op zich wachten? ValidSign beschikt over een herinneringsfunctionaliteit waarmee je de desbetreffende persoon aan de hand van een automatisch bericht, vriendelijk verzoekt het document te ondertekenen. De digitale handtekening zorgt er dus voor dat ook tijdens de crisis van dit moment documenten kunnen worden ondertekend en bedrijfsprocessen niet stil komen te staan.

Werkt u binnen uw organisatie ook nog veel thuis vanwege de corona crisis? Probeer ValidSign nu 2 maanden gratis!