Eigen koers met de digitale handtekening van ValidSign

Eigen koers met de digitale handtekening van ValidSign

De organisatie

ORCA is een internationaal opererend bedrijf dat in september 2017 is opgericht door ervaren maritiem professionals gespecialiseerd in zowel de maritieme- als offshore industrie. De organisatie heeft meerdere vestigingen waaronder een in Nederland, Roemenië en Litouwen. Zij opereert grotendeels in Europa, maar ook Op het Afrikaans, Zuid-Amerikaans en Aziatische continent. De organisatie werkt voor een vast klantennetwerk en weet exact waar hun klanten naar opzoek zijn. Zij behouden hun reputatie dan ook door langdurige relaties op te bouwen waar integriteit en vertrouwen ten grondslag liggen.

ORCA: “Dankzij ValidSign is de respons van de terugontvangen contracten met 85 procent gestegen”.

Research

De organisatie is destijds bij ValidSign terechtgekomen middels eigen uitgevoerde research naar leveranciers van de digitale handtekening, waar ValidSign samen met een andere internationale leverancier het beste uitkwam. Daarnaast bleek hun accountant een actieve referent van ValidSign te zijn. Na een ValidSign demo en een heldere uitleg van het digitale ondertekenplatform te hebben gehad, wist Orca dat dit de organisatie was waarmee zij in zee wilden gaan.

Een efficiënt ondertekenproces

Orca Crew is eind 2018 gestart met het digitaal ondertekenen van documenten via ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het ondertekenproces van arbeidscontracten van zeevarenden erg omslachtig verliep. Ernst-Jan Kouveld, Manager Netherlands bij Orca Crew vertelt hierover: “Er was een lagere respons dan gewenst. Arbeidscontracten kwamen niet of onvolledig retour. Zeevarenden moesten het door ons verstuurde document zelf printen, ondertekenen en terugsturen, wat niet haalbaar bleek te zijn. Dankzij ValidSign lukt het om de documenten in een paar korte handelingen te ondertekenen, wat heeft geleid tot een enorme daling in de responstijd”.

Verbeterde klantervaring

Orca vindt het daarnaast belangrijk dat zij haar klanten en medewerkers kan ontlasten door documenten digitaal aan te bieden. Opdrachtbevestigingen worden nu digitaal ter ondertekening aangeboden aan klanten. “Het voorbereiden van een transactie om onze werknemers of klanten in staat te stellen documenten te ondertekenen is simpel.  Wij voegen de opdrachtbevestiging, de (externe) ondertekenaars en de verificatiemethode toe en starten de transactie. Zodra het document is verstuurd ontvangt de klant een ondertekenverzoek per mail en kan hij of zij meteen ondertekenen. Daarnaast voorkomen wij op deze manier ondertekenfouten en hebben wij juridisch gezien onze zaken op orde. Alle medewerkers binnen de organisatie werken naar tevredenheid met het onderteken platform en konden direct na de uitlevering op locatie aan de slag met de gebruiksvriendelijke oplossing, aldus Kouveld.”

Milieuvriendelijk

Een andere belangrijke reden voor de organisatie om voor digitaal ondertekenen te kiezen is dat het een milieuvriendelijke oplossing is. “Als internationaal opererend bedrijf in de maritieme en offshore industrie werken wij altijd met het milieu in ons achterhoofd. De digitale handtekening zorgt voor het terugdringen van papierverspilling en verminderd indirect de boskap omdat documenten niet meer geprint hoeven te worden. Wij staan hierachter en het past bij onze identiteit, zegt Kouveld.”

Meer ValidSign in de toekomst

Voor Orca is digitaal ondertekenen een onvermijdelijke stap gebleken. Het is dan ook niet meer weg te denken uit de processen binnen de organisatie. Als het aan Kouveld ligt zal de oplossing, niet alleen voor externe arbeidscontracten en opdrachtbevestigingen worden ingezet maar binnenkort ook worden toegepast op de gehele HR afdeling voor onder andere de ondertekening van interne documenten. Op dit moment maakt de Nederlandse vestiging optimaal gebruik van ValidSign. Kouveld hoopt dat ook de buitenlandse collega’s het platform meer zullen gaan inzetten om nog meer bedrijfsprocessen te versnellen.

De ValidScan: Meer succes met een blueprint voor uw organisatie

Wij introduceren een nieuwe service waarbij ValidSign uw organisatie doorneemt en het ondertekenproces voor u stroomlijnt en versnelt. Aan de hand van een QuickScan van uw organisatie wordt er een strategie uitgedacht welke wordt geïmplementeerd met consultancy op maat.
Door onze ervaring binnen de gemeentemarkt en kennis van het digitaal ondertekenen kunnen wij in korte tijd het ondertekenproces binnen uw organisatie volledig digitaliseren. Met de ValidScan wordt naast het onderzoek en de strategie ook de implementatie volledig door ValidSign verzorgt.

De ValidScan bestaat uit de volgende onderdelen:
1. De quickscan: een kort onderzoek binnen uw organisatie waarbij de belangrijkste kansen, knelpunten en verbetermogelijkheden worden benoemd.
2. De blueprint: de strategie waarmee de geïdentificeerde kansen, knelpunten en verbetermogelijkheden worden aangegrepen.
3. Consultancy: De strategie wordt gebolwerkt en geïmplementeerd met de juiste service vanuit ValidSign.

Zou u graag meer hierover willen weten? Neemt u gerust contact op met info@validsign.nl.

Gemeente Utrecht “ValidSign als olievlek”

Gemeente Utrecht “ValidSign als olievlek”

Utrecht, 30-1-2020. Nederlandse gemeenten hebben vandaag de dag te maken met de digitaliseringsopgave overheid. Duurzaamheid speelt hierin een belangrijke rol. Processen kunnen op verschillende manieren worden gedigitaliseerd en de digitale handtekening is hier een van. De oplossing van ValidSign ondersteunt de gemeente Utrecht sinds begin 2018 in haar digitaliseringsproces. Voor de gemeente met meer dan 1000 werknemers is de oplossing onmisbaar geworden.

Procesoptimalisatie en inzichtelijkheid

Binnen een gemeente worden enorm veel documenten ondertekend. Men heeft regelmatig te maken met ingewikkelde ondertekenprocessen wanneer er meerdere ondertekenaars die niet werkzaam zijn op één en dezelfde locatie, een en hetzelfde document moeten ondertekenen. “Documenten werden voorheen opgesteld, uitgeprint, ondertekend, gescand, per mail of post verzonden en achteraf handmatig gearchiveerd. Hierdoor bleven documenten lang liggen, raakten beschadigd of kwamen onvolledig terug. Dit gebeurt gelukkig niet meer binnen de processen waar ValidSign wordt ingezet.”, aldus Frank Visser, Functioneel beheerder bij de Gemeente Utrecht.
De Gemeente Utrecht is bij ValidSign terechtgekomen middels een inschrijving bij een Europese aanbesteding en tijdens het project “Digitaal ondertekenen extern” in 2018 zijn zij met het platform gestart. Procesoptimalisatie was in eerste instantie de aanleiding om ValidSign in te regelen. Met de digitale handtekeningoplossing kunnen documenten digitaal ter ondertekening worden uitgestuurd waardoor een heel aantal stappen uit het ondertekenproces worden geëlimineerd en de status hiervan is achteraf inzichtelijk. Er is destijds gestart¬¬¬ met een pilot voor het ondertekenproces rondom huisuitzettingen voor sociale huurwoningen. Een huurachterstand van 2 maanden kan de gemeente aanleiding geven om de huurder van een sociale huurwoning uit de woning te verwijderen. Met ValidSign kan een uitzettingsformulier direct digitaal rechtsgeldig ondertekend worden zonder dat de kans bestaat dat burgergegevens op straat komen te liggen.

Organisatie breed

“Wij realiseerden ons dat de digitale handtekening een uitkomst zou kunnen bieden aan veel meer collega’s. Het feit dat de meeste ValidSign gebruikers binnen de gemeente Utrecht de oplossing zijn gaan gebruiken door mond op mond reclame zegt eigenlijk al voldoende. Het gemak dat de oplossing brengt is ongekend. Een aantal maanden geleden is er een nieuwsitem over ValidSign geplaatst op de intranetpagina van de gemeente. Naar aanleiding hiervan stroomden er nog meer vragen over de oplossing binnen”, aldus Visser. Ali Provily en Frank Visser zijn verantwoordelijk gesteld voor de uitrol van de ondertekenoplossing binnen de gemeente Utrecht. Door de gebruiksvriendelijkheid van ValidSign hebben zij het product binnen een kort tijdsbestek goed genoeg leren kennen om het intern over te kunnen dragen aan collega’s. Zij verzorgen wekelijks minstens twee interne ValidSign demonstraties.
ValidSign wordt dan ook voor steeds meer processen ingezet binnen de Gemeente Utrecht. Allereerst zet de afdeling Inkoop de oplossing optimaal in om zowel interne- als externe documenten, waaronder inkoopcontracten ,digitaal te laten ondertekenen. Het kon bijvoorbeeld weken duren voordat een inkoopcontract rond was. Door het contract digitaal ter ondertekening te versturen wordt het binnen een paar uur afgehandeld. Mocht het toch te lang duren dan wordt er een reminder gestuurd naar de ondertekenaar zodat hij of zij het document alsnog diezelfde dag ondertekent. Ook wordt ValidSign gebruikt door de afdeling HR voor het ondertekenen van detacheringscontracten waarmee externe werknemers worden ingehuurd. Voorheen was men afhankelijk van de fysieke aanwezigheid van een ondertekenaar en nu wordt het arbeidscontract digitaal verstuurd en ondertekend. Daarnaast gebruikt de afdeling Werk en Inkomen ValidSign om kasverstrekking overeenkomsten te ondertekenen. Er worden binnen de gemeente nog veel meer documenten digitaal ondertekent maar in verband met de AVG wetgeving kunnen de applicatie beheerders dit niet inzien.

De toekomst

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken binnen de gemeente Utrecht. Visser vertelt: “Wij hopen dat de gehele gemeente binnen nu en twee jaar digitaal zal ondertekenen met ValidSign. Ieder afdelingshoofd van de gemeente Utrecht is op de hoogte gesteld van de oplossing en draagt de oplossing steeds vaker over aan collega’s binnen zijn of haar afdeling wanneer een bepaald proces geoptimaliseerd kan worden met ValidSign”. Binnen de gemeente Utrecht wordt er gewerkt met het Enterprise Content Managementsysteem Alfresco. Wanneer de integratie met Alfresco is gerealiseerd zal dit proces alleen maar worden versneld. Documenten kunnen dan worden uitgestuurd, beheerd, en na ondertekening automatisch gearchiveerd op de juiste plek in het Enterprise Content Managementsysteem.

Veilig digitaal ondertekenen? Yes We Can!

Veilig digitaal ondertekenen? Yes We Can!

Over Yes We Can Clinics
Yes We Can Clinics is een jeugdkliniek voor jongeren van 13 t/m 23 jaar met psychische problemen, verslavingen en/of gedragsproblemen. De professionals die werkzaam zijn voor YWCC helpen jongeren en hun ouders om hun leven weer op de rit te krijgen. Yes We Can Clinics heeft zowel een nationale als internationale kliniek. De internationale kliniek bestaat nu ongeveer twee jaar en is na de opstart vrij snel begonnen met het digitaal (laten) ondertekenen van documenten met ValidSign. Veiligheid staat hoog in het vaandel bij Yes We Can Clinics. ValidSign biedt deze zekerheid: documenten kunnen veilig digitaal ter ondertekening worden aangeboden.

“Voor Yes We Can Clinics is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign om plaats- en tijdsonafhankelijk te ondertekenen”

Plaats- en tijdsonafhankelijkheid
Het digitaal ondertekenen van documenten is voor de internationale kliniek van YWCC een noodzaak. Het gaat hier namelijk om jongeren vanuit verschillende landen en zelfs werelddelen. Brigitte de Jager, Senior Beleidsadviseur bij Yes We Can Clinics, vertelt: “In de internationale kliniek is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign, omdat we dan niet kunnen vragen of mensen “even” langs komen om een handtekening te zetten. We hebben internationale patiënten uit Afrika, Europa, Azië en Zuid-Amerika, noem maar op. Daarvoor is die plaats- en onafhankelijkheid heel belangrijk.” Het digitaal ondertekenen van documenten gebeurt in de intakefase, dus voordat het behandelplan/de behandelovereenkomst wordt opgesteld. Daarnaast bij de evaluatiefase, voor het ondertekenen van evaluatieformulieren. Het is niet meer nodig om alle personen dan bij elkaar te laten komen om te ondertekenen.
“Het is in de zorg heel erg belangrijk dat je heel goed afspreekt wat er gaat gebeuren en met welk doel. Je hebt ook veel toestemmingsverklaringen nodig. Toestemming om verklaringen te delen met een andere zorgverlener. Dat proces is in de zorg heel erg belangrijk én privacygevoelig. De documenten worden ondertekend door de behandelaar en de patiënt en/of de ouders. Ook dat is natuurlijk een reden om te kiezen voor ValidSign. Er zijn meerdere partijen die goedkeuringen moeten geven en daarvoor hoeven ze niet op één moment ter plekke te zijn”, aldus Brigitte. “Dat kan dan via ValidSign netjes achter elkaar worden ondertekend.”

Veilig
Naast de plaats- en tijdsonafhankelijkheid is veiligheid een belangrijke factor voor Yes We Can Clinics. “Onze doelgroep is heel gevoelig voor privacy en daarom kiezen ze ook voor een kliniek die privacy hoog in het vaandel heeft staan,” aldus Brigitte. Het gaat daarbij om de veiligheid op het terrein waar ze verblijven, maar ook om de veiligheid van de patiënt informatie. “Patiënten informatie is hypergevoelige informatie. Het hele levensverhaal van patiënten staat in die documenten en bijvoorbeeld welke Medicatie ze gebruiken. Met ValidSign kunnen de documenten niet alleen rechtsgeldig, maar ook veilig ondertekend worden.”
Daarnaast speelt overzicht ook een belangrijke rol. “Op het moment dat wij de documenten digitaal verstuurd hebben is het makkelijk om te verwijzen naar die digitale documenten. We hebben ook een elektronisch patiënten dossier, het liefst met zo min mogelijk scans van papieren documenten.”

Nationaal en internationaal
De medewerkers die met ValidSign werken waren na de introductie gelijk enthousiast. “We zagen echt de mogelijkheden voor andere fronten binnen Yes We Can Clinics.
Naast de internationale tak van de organisatie, werkt de afdeling HR en het secretariaat van Yes We Can Clinics nationaal nu al voornamelijk met ValidSign om de formulierenstroom klaar te zetten. Zij maken de documenten op en beheren dat. Brigitte: “Dat is ook onze inzet, dat behandelaren zo min mogelijk te maken hebben met paperassen. Dat is namelijk niet hun werk. Het secretariaat bereidt het voor en de behandelaar ondertekent. Het is cruciaal in zo’n systeem dat het voor iemand die moet ondertekenen er niet over na hoeft te denken.”

Toekomst
Het gebruik van ValidSign loont vanaf dag één. Daarnaast wordt er ook nagedacht over eventuele vervolgstappen met betrekking tot een nóg efficiëntere manier van werken. “Het mooiste zou zijn als het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en ValidSign aan elkaar gekoppeld zijn. We hebben het er toen wel over gehad, dat documenten automatisch in het systeem komen, nu moet het allemaal handmatig opgeslagen worden. En koppeling van adresgegevens is ook wel handig,” aldus Brigitte.

Duurzaam bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Duurzaam bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Al sinds 1920 vormt het bouwbedrijf het hart van de organisatie. De 350 medewerkers van de Nijs zijn samen verantwoordelijk voor de ontwikkeling van diverse bouwprojecten. Er worden rond de dertig projecten tegelijkertijd zowel zelf of samen met partners gerund. Voor de bouwprojecten combineert deze moderne bouwer, ouderwets betrouwbaar vakmanschap met innovatieve ontwikkelingen, waarin het milieu een belangrijke rol speelt. De twee B.V.’s, M.J. de Nijs en de Nijs Castricum verzorgen particuliere bouw, beheer en onderhoud. Daarnaast runt de organisatie een timmerfabriek waarin eigen kozijnen en andere houten elementen worden geproduceerd zodat zij zeker kan zijn van hoogstaande kwaliteit.

Als specialist op het gebied van binnenstedelijk bouwen aan grote en kleine, vaak ingewikkelde projecten werd het verkrijgen van de benodigde handtekeningen per project haast onmogelijk. Het ondertekenproces kon zo drie weken in beslag nemen. De Nijs maakt sinds november 2018 gebruik van de ondertekenoplossing van ValidSign en procesoptimalisatie was hiervoor de primaire aanleiding. Het ondertekenproces van verscheidene bedrijfsprocedures verliep erg omslachtig. Binnen de bouwsector heeft men namelijk vaak te maken met ingewikkelde ondertekenprocessen omdat er altijd meerdere partijen die niet werkzaam zijn op één en dezelfde locatie, akkoord moeten geven voor een overeenstemming. “Bastiaan de Geus, Applicatiebeheerder bij de Nijs vertelt: Voorheen werd een document opgesteld, uitgeprint en op het bureau van de eerste tekenbevoegde gelegd ter ondertekening. De documenten bleven lang liggen en moesten vervolgens na interne ondertekening per mail naar de externe ondertekenaars worden gestuurd. Welke na externe ondertekening handmatig gearchiveerd moesten worden. Dit hoeft nu gelukkig niet meer”.

“Ik vind het fantastisch dat de directie ook na werktijd vanuit huis de nodige documenten kan ondertekenen”
Dé oplossing
De Nijs is bij ValidSign terechtgekomen via een concullega die al gebruik maakte van de oplossing. “Wij realiseerden ons dat de ondertekenprocessen binnen het bedrijf efficiënter gemaakt konden worden”, aldus Diane Naber, Administratief medewerker inkoop.
Er is destijds gekozen voor de digitale handtekeningoplossing van ValidSign om haar gebruiksvriendelijkheid en de bestaande integratie met het documentmanagementsysteem Docstream. “Documenten worden door de koppeling meteen na ondertekening op de juiste plek gearchiveerd in Docstream en zijn achteraf gemakkelijk in te zien”, aldus De Geus. De ondertekenoplossing heeft ervoor gezorgd dat contracten sneller gesloten worden omdat tekenbevoegden waar dan ook ter wereld, dezelfde dag nog de benodigde documenten kunnen ondertekenen en terugsturen. Hierdoor zijn weken verandert in dagen of zelfs uren. Dit verkleint de afstand tussen het directiesecretariaat, de medewerkers werkzaam op locatie en de kantoormedewerkers. “Ik vind het fantastisch dat de directeur ook na een lange werkdag, thuis de nodige documenten kan ondertekenen”, vertelt Naber.
Kort na de implementatie op afdeling Inkoop volgden meer afdelingen binnen de Nijs. De oplossing wordt tegenwoordig ook ingezet door het directiesecretariaat voor de ondertekening van onderaannemersovereenkomsten en de ICT afdeling laat gebruikersovereenkomsten ondertekenen via ValidSign.

Betrouwbaarheid en transparantie
“De ondertekenoplossing van ValidSign verspreidt zich als een olievlek binnen de Nijs”, aldus De Geus. Een belangrijke oorzaak hiervan is de volledige rechtsgeldigheid die de oplossing biedt. Er worden regelmatig miljoenencontracten gesloten door de Nijs waarvoor dit van essentieel belang is. Voor de directie was dit dan ook een vereiste. De natte handtekening wordt vervangen door een digitale handtekening zonder dat de sterkte ervan verandert. Naast betrouwbaarheid kan de Nijs met ValidSign ook transparantie bieden aan partners en klanten door het invoegen van haar eigen huisstijl in het ValidSign platform. Dit werd meteen na de aanschaf van de oplossing gevisualiseerd en geïmplementeerd.

Een toekomst met ValidSign
Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken binnen de Nijs. Zodra ook de afrekenstaten met de oplossing van ValidSign ondertekend kunnen worden zal het zich hoogstwaarschijnlijk over het gehele bedrijf verspreiden. Dit, omdat bedrijfsleiders met een enorm bereik binnen de organisatie dan ook met ValidSign zullen gaan werken. Er zullen dan meerdere integraties moeten worden ontwikkeld omdat er binnen de Nijs gebruik wordt gemaakt van verschillende programma’s. “Dit zal in de nabije toekomst zeker gaan gebeuren, wat uiteindelijk zal leiden tot volledige digitale ondertekening binnen onze organisatie”, aldus de Geus.

De nieuwe ValidSign connector voor AFAS!

De nieuwe ValidSign connector voor AFAS!

Deventer, 23 augustus 2019 – – ValidSign, specialist op het gebied van rechtsgeldig digitaal ondertekenen, introduceert een integratie met AFAS waarmee organisaties het HRM- bedrijfsvoeringproces binnen AFAS kunnen versnellen. Alle documenten zijn dankzij de integratie moeiteloos uit te sturen ter digitale ondertekening aan zowel in- als externe ondertekenaars. De gebruiker kan ondertekenen op ieder gewenst (mobiel) device.

De kracht van de koppeling is dat alle processen waarvoor ondertekening vereist is, van begin tot eind rechtstreeks vanuit AFAS worden aangeboden. Na ondertekening wordt het document automatisch gearchiveerd op de juiste locatie in het systeem. Deze naadloze integratie zorgt ervoor dat de doorlooptijd van documenten en processen korter wordt. Bovendien krijgt de gebruiker beter inzicht in het ondertekenproces.

De integratie is in AFAS in te passen in bestaande workflows, zodat de processen nog efficiënter en effectiever worden ingericht. Interne medewerkers kunnen via InSite eenvoudig documenten ter ondertekening aanbieden en klanten zouden via de klantportaal (OutSide) documenten kunnen ondertekenen. Zo wordt er tijd bespaard en een hogere service verleend.

Met de intuïtieve en gebruiksvriendelijke digitale ondertekenoplossing van ValidSign zijn documenten op elk apparaat gemakkelijk, veilig en rechtsgeldig te ondertekenen met een digitale handtekening. De ondertekenverzoeken worden verstuurd in de eigen huisstijl, waardoor organisaties de professionaliteit blijven uitstralen die men van de organisatie gewend is. Andere voordelen voor de gebruiker zijn verbeterde klantbeleving en een vereenvoudigd contractbeheer. Bovendien zijn er door de integratie aanzienlijk minder papiergerelateerde kosten.

ValidSign biedt ook diverse integraties met systemen als SharePoint, Salesforce en Dynamics en is in iedere workflow in te passen. Dit maakt het een echte enterprise oplossing die eenvoudig op te schalen is binnen de gehele organisatie. De nieuwe AFAS integratie is naar verwachting vanaf 1 oktober beschikbaar.

Over ValidSign
ValidSign biedt een oplossing voor het rechtsgeldig digitaal ondertekenen van documenten; eenvoudig in gebruik en gemakkelijk te implementeren binnen de processen. Zo biedt ValidSign onder andere integraties met Unit4, Caseware, Pinkweb, My Accountancyportal, M-Files, Salesforce, SharePoint, Office 365, Alfresco, Outsystems en SAP SuccesFactors. ValidSign heeft inmiddels vele organisaties geholpen hun processen die afhankelijk zijn van handtekeningen, om te zetten van papierintensief naar papierloos. Wereldwijd maken vele klanten van de ValidSign-oplossing gebruik waardoor het mogelijk is contracten met partners, leveranciers en/of klanten digitaal én rechtsgeldig te ondertekenen. Meer informatie: www.validsign.nl.