ETTU versnelt ondertekenproces aanzienlijk

ETTU versnelt ondertekenproces aanzienlijk

Wat was het probleem?
ETTU is Microsoft dienstverlener op het gebied van Azure, SharePoint en Office 365. Het sales team bestaat uit 10 personen die zowel nieuwe klanten als bestaande klanten bedienen.

Voorheen werden contracten per email verstuurd en was het onduidelijk wat de status van een contract was. Een klant moest het contract afdrukken, ondertekenen, inscannen en daarna terugsturen. Het getekende contract werd dan handmatig opgeslagen in het digitale klantdossier. Een arbeidsintensief proces waarbij vaak vergeten werd om het getekende contract op te slaan. Dit zorgde dan ook voor vertraging bij de financiële afhandeling. Zeker als je bedenkt dat het om 50 tot 100 contracten per maand gaat.

Wat was de oplossing?
ETTU maakt gebruik van ValidSign voor het digitaal en rechtsgeldig ondertekenen van documenten, in combinatie met de ValidSign connector voor SharePoint Online. Vanuit SharePoint Online wordt een nieuw contract aangemaakt en opgeslagen in het klantdossier. Via de ribbon kan een contract ondertekend worden en rechtstreeks naar de klant worden gestuurd. De klant ontvangt het digitale contract en kan het eenvoudig online ondertekenen. Eventueel kan deze persoon het contract ook doorzetten naar zijn/haar manager. Als het contract eenmaal ondertekend is, wordt het automatisch in het digitaal dossier geplaatst.

Wat is het resultaat?
Doordat contracten nu digitaal en rechtsgeldig ondertekend worden, is altijd de status van contracten bekend. Bovendien wordt er per contract minimaal 10 minuten tijd bespaard doordat er minder handmatige acties nodig zijn. Dit reduceert de tijd om contracten de ondertekenen, waardoor de accountmanagers van ETTU meer klanten kunnen bedienen.

De accountmanagers van ETTU zijn nu in staat om zowel op kantoor als onderweg contracten te versturen en de status in te zien. Vanwege het grote succes van ValidSign heeft ETTU de digitale handtekening opgenomen in haar eigen producten en biedt deze aan haar eigen klanten aan. In de toekomst zullen ook andere afdelingen gebruik maken van ValidSign, waaronder HR.

Face2Face ondertekenen tijdens het keukentafelgesprek

Face2Face ondertekenen tijdens het keukentafelgesprek

Het keukentafelgesprek: een belangrijke afspraak tussen de gemeente en de burger waarbij beslissingen worden genomen voor ondersteuning voor het individu. Het ondertekenen van een verslag of beslissingsdocument speelt hierbij vaak ook een rol. Ondertekenen gebeurt vaak nog op papier, waardoor het over het algemeen lang duurt voordat documenten door meerdere personen ondertekend worden.

Digitaal & Face2Face ondertekenen
Door middel van de Face2Face ondertekenoptie is het mogelijk om tijdens het gesprek documenten te laten ondertekenen door meerdere betrokkenen op één mobiel device. Dit kan bijvoorbeeld via een laptop, maar ook via een tablet of mobiele telefoon. In no time heeft u een ondertekend document.

Op deze manier kunnen processen snel in gang worden gezet en hoeft er achteraf niet meer op papier ondertekend te worden. Ideaal voor de gemeente, maar ook voor het desbetreffende individu.

Meer weten? Neem contact met ons op.

Als accountant uw administratie volledig op orde

Als accountant uw administratie volledig op orde

Dossiervorming is een essentieel onderdeel voor vele organisaties. Documenten wilt u correct archiveren voor uw cliënten en uiteraard voor uzelf. Een groot gedeelte van deze documenten bevat een (of meerdere) handtekening(en). Bij veel kantoren is het lastig om alle documenten met handtekening te archiveren. Vooral documenten waar cliënten (of externen) een handtekening op plaatsen. Het komt regelmatig voor dat deze documenten in de administratie ontbreken omdat deze niet ondertekend retour komen. Hoe zorg je ervoor dat deze administratie volledig én op orde is?

 Inzichtelijk ondertekenproces

Voor organisaties is het vaak niet inzichtelijk waar een document zich in het ondertekenproces bevindt. Na het uitsturen van een document ter ondertekening ligt de actie bij de externe partij en is het wachten op een respons. Maar vaak komt die niet. Tegelijkertijd heeft u belangrijkere zaken waar u zich op richt en voor u het weet ligt het ondertekenproces alweer een poosje stil… Maar dat kan anders!

Middels ValidSign worden documenten na ondertekening automatisch opgeslagen in uw archief systeem. Bovendien kunt u herinneringen sturen naar uw klant om het ondertekenproces te versnellen. U heeft real-time inzicht in al de documenten die u ter ondertekening heeft verstuurd via het ondertekenplatform. Ook is het mogelijk om ValidSign te koppelen aan uw eigen Document Management Systeem, waardoor het nóg makkelijker wordt om al uw documenten op één plek terug te vinden.

Aardige administratie

Door de inzichtelijkheid van het ondertekenproces en de automatische archivering is uw administratie op orde en hoeft u zich niet meer af te vragen of er iets ontbreekt. Digitale handtekeningen zijn makkelijk te vergaren, u ontzorgt hier niet alleen uzelf mee maar ook uw klanten. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over de administratie, maar u kunt zich volledig focussen op uw business.

De zomersfeer doorzetten met ValidSign

De zomersfeer doorzetten met ValidSign

Het is weer september. De zomervakantie is afgelopen… Back to work! Blijft u het liefst het hele jaar door in de relaxte zomersfeer? Onze klanten in ieder geval wel! Door documenten digitaal te (laten) ondertekenen maakt u het niet alleen relaxed voor uzelf, maar ook voor externe ondertekenaars. Zo kunt u zonder stress al uw documenten digitaal versturen, (laten) ondertekenen en afronden.

Geen stress meer door digitaal te ondertekenen:

  • U hoeft minder handelingen te verrichten. Printen, scannen en posten is met de digitale handtekening verleden tijd. Documenten kunnen digitaal verstuurd en met één klik ondertekend worden. Na ondertekening komen documenten voltooid terug in uw systeem, waarna u deze kunt archiveren.
  • U hoeft niet meer naar kantoor te komen om documenten te ondertekenen. Met de digitale handtekening kunt u plaats- en tijdsonafhankelijk ondertekenen, op elk elektronisch device. Zo kunt u bijvoorbeeld via uw tablet of mobiele telefoon contracten of offertes digitaal ondertekenen.
  • U heeft inzicht in het ondertekenproces. Via ValidSign kunt u te allen tijde inzien welke documenten nog ondertekend moeten worden. U kunt eenvoudig herinneringen versturen naar ontvangers. Ten opzichte van het papieren ondertekenproces raken documenten niet meer kwijt en is het altijd inzichtelijk waar de documenten zich bevinden.
  • U verbetert uw klantervaring. U maakt het niet alleen makkelijk voor uzelf, maar ook voor uw klanten. Ondertekenverzoeken kunt u gemakkelijk versturen via ValidSign, waarna u klant het ondertekenverzoek via een e-mail ontvangt. Door te klikken op de link in de e-mail komt de klant in het document terecht. Door één klik kan er vervolgens ondertekend worden. U hoeft minder handelingen te verrichten, maar de klant ook! Win-win.
  • U versnelt uw business. Doordat u ten opzichte van het papierintensieve ondertekenproces minder handelingen hoeft te verrichten en digitaal ondertekenen any place en any time mogelijk is, kunnen contracten sneller ondertekend worden. Kortom: u sluit meer deals in een kortere tijd.

Waarom zou u het voor zichzelf moeilijk maken als het makkelijker kan? Veel bedrijven gingen u al voor en ervaren het gemak van digitaal ondertekenen, het hele jaar door.

Meer weten? Neem dan contact met ons op.

Gerust op vakantie: machtig uw collega in ValidSign

Gerust op vakantie: machtig uw collega in ValidSign

Hoe herkenbaar: u gaat bijna op vakantie maar er moet nog van alles worden afgerond op het werk voor u vertrekt. Zo ook de te ondertekenen documenten in ValidSign. Documenten staan nog in afwachting, de klant dient nog te ondertekenen of er moeten nog nieuwe transacties worden aangemaakt. Ook tijdens uw vakantie. Hoe gaat u dit oplossen?
Geen zorgen, want met de machtigingsfunctie van ValidSign kunt u uw collega(‘s) machtigen zodat zij uw transacties kunnen beheren. Zij kunnen nieuwe transacties aanmaken, afgeronde transacties archiveren en herinneringen versturen naar personen die nog dienen te ondertekenen, en dat allemaal vanuit uw account. U kunt met een gerust hart uw transacties overdragen aan uw (naaste) collega. Hiervoor hoeft u enkel die gebruiker toe te voegen bij “Toegang tot machtiging”. Deze functie vindt u onder het kopje “Mijn Account” rechts bovenin uw dashboard. Hieronder vindt u een stap-voor-stap instructie.

1: Rechts bovenin uw dashboard klikt u op uw naam.

2: U kiest voor Mijn Account.

3: Vervolgens zoekt u bij Toegang tot Machtiging de juiste persoon. Daarna selecteert u deze en klopt u op Opslaan.
Hiermee is uw collega gemachtigd om uw transacties te beheren. Wilt u de machtiging voor uw collega weer stopzetten? Dan gaat u weer naar Toegang tot Machtiging, selecteert u de desbetreffende gebruiker en verwijdert u deze. Vervolgens klikt u op Opslaan. Hierdoor heeft de gebruiker geen toegang meer tot uw account.

Gemachtigde gebruiker
Als u bent gemachtigd door uw collega, kunt u dat zien door het extra icoontje rechts bovenin uw dashboard (zie afbeelding hieronder). Door op deze machtigingsknop te klikken kunt u toegang krijgen tot het account van uw collega. In het opkomende scherm selecteert u uw collega en kiest u dan voor Beheren Starten. Vervolgens komen alle transacties in beeld van het desbetreffende account.
Wilt u deze functie weer uitzetten en terug naar uw eigen transacties? Dat klikt u nogmaals op de machtigingsknop en kiest u voor “Beheren stoppen”.

Machtiging in- of uitstellen (rechts bovenin uw dashboard)

In no-time is uw collega gemachtigd of kunt u de transacties beheren van uw collega, zodat u (of uw collega) onbezorgd op vakantie kunt gaan.

ValidSign wenst u een prettige zomer!

Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op via support@validsign.nl.

Grafische handtekening: wat is het en hoe werkt het?

Grafische handtekening: wat is het en hoe werkt het?

Wist u dat u uw eigen grafische handtekening kunt toevoegen aan uw ValidSign account? Wanneer u documenten digitaal ondertekent komt uw persoonlijke krabbel op het document te staan. Lees meer over de grafische handtekening en hoe u deze instelt.

Grafische handtekening

Digitaal ondertekenen met uw ValidSign account kan op twee manieren: door middel van de “klikhandtekening” of de “grafische handtekening”. De klikhandtekening wordt over het algemeen het meest gebruikt en is standaard ingesteld. De grafische handtekening daarentegen kunt u als eigenaar van het ValidSign account instellen, opslaan en vervolgens voor elke transactie opnieuw gebruiken.

De grafische handtekening komt overeen met de “natte” handtekening; het is als het ware de “krabbel” van de ondertekenaar die je op het ondertekende document ziet staan. Bij de klikhandtekening ziet u enkel uw naam en de datum van ondertekening. Beide handtekeningen zijn even rechtsgeldig, maar gezien de gelijkenis met de natte handtekening wordt de grafische handtekening door velen liever gebruikt dan de klikhandtekening. De grafische handtekening lijkt het meest op de handgeschreven handtekening op papier en voelt daardoor vertrouwder aan.

Hoe stel je de grafische handtekening in?

In uw ValidSign account kunt u rechts bovenin klikken op uw naam, waarna u in het menu terechtkomt. Hier kiest u voor “Mijn Account”.

Vervolgens kunt u binnen “Mijn Account” kiezen voor “Handtekening”. In dit scherm kunt u uw grafische handtekening instellen. Dit kan het beste via een smartphone of tablet worden gedaan, aangezien het namaken van uw grafische handtekening lastiger is met uw muis van uw laptop/pc. Door middel van uw vinger of een pennetje die geschikt is voor touchscreens kunt u uw krabbel via uw smartphone of tablet instellen. De handtekening kunt u zo vaak als het nodig is aanpassen.

Hoe komt de grafische handtekening terug op het document?

Wanneer u in de ValidSign omgeving een document ter ondertekening aanbiedt en u het handtekeningvak heeft versleept naar de juiste plaats, ziet u rechts bovenin het handtekeningvak een tandwieltje. Door op het tandwieltje te klikken kunt u kiezen voor de grafische handtekening. Na ondertekening verschijnt hier dan uw persoonlijke grafische handtekening die u van tevoren heeft ingesteld.

Vragen? Neem gerust contact met ons op.

DutchEnglishGerman