Als accountant uw administratie volledig op orde

Als accountant uw administratie volledig op orde

Dossiervorming is een essentieel onderdeel voor vele organisaties. Documenten wilt u correct archiveren voor uw cliënten en uiteraard voor uzelf. Een groot gedeelte van deze documenten bevat een (of meerdere) handtekening(en). Bij veel kantoren is het lastig om alle documenten met handtekening te archiveren. Vooral documenten waar cliënten (of externen) een handtekening op plaatsen. Het komt regelmatig voor dat deze documenten in de administratie ontbreken omdat deze niet ondertekend retour komen. Hoe zorg je ervoor dat deze administratie volledig én op orde is?

 Inzichtelijk ondertekenproces

Voor organisaties is het vaak niet inzichtelijk waar een document zich in het ondertekenproces bevindt. Na het uitsturen van een document ter ondertekening ligt de actie bij de externe partij en is het wachten op een respons. Maar vaak komt die niet. Tegelijkertijd heeft u belangrijkere zaken waar u zich op richt en voor u het weet ligt het ondertekenproces alweer een poosje stil… Maar dat kan anders!

Middels ValidSign worden documenten na ondertekening automatisch opgeslagen in uw archief systeem. Bovendien kunt u herinneringen sturen naar uw klant om het ondertekenproces te versnellen. U heeft real-time inzicht in al de documenten die u ter ondertekening heeft verstuurd via het ondertekenplatform. Ook is het mogelijk om ValidSign te koppelen aan uw eigen Document Management Systeem, waardoor het nóg makkelijker wordt om al uw documenten op één plek terug te vinden.

Aardige administratie

Door de inzichtelijkheid van het ondertekenproces en de automatische archivering is uw administratie op orde en hoeft u zich niet meer af te vragen of er iets ontbreekt. Digitale handtekeningen zijn makkelijk te vergaren, u ontzorgt hier niet alleen uzelf mee maar ook uw klanten. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over de administratie, maar u kunt zich volledig focussen op uw business.

Gerust op vakantie: machtig uw collega in ValidSign

Gerust op vakantie: machtig uw collega in ValidSign

Hoe herkenbaar: u gaat bijna op vakantie maar er moet nog van alles worden afgerond op het werk voor u vertrekt. Zo ook de te ondertekenen documenten in ValidSign. Documenten staan nog in afwachting, de klant dient nog te ondertekenen of er moeten nog nieuwe transacties worden aangemaakt. Ook tijdens uw vakantie. Hoe gaat u dit oplossen?
Geen zorgen, want met de machtigingsfunctie van ValidSign kunt u uw collega(‘s) machtigen zodat zij uw transacties kunnen beheren. Zij kunnen nieuwe transacties aanmaken, afgeronde transacties archiveren en herinneringen versturen naar personen die nog dienen te ondertekenen, en dat allemaal vanuit uw account. U kunt met een gerust hart uw transacties overdragen aan uw (naaste) collega. Hiervoor hoeft u enkel die gebruiker toe te voegen bij “Toegang tot machtiging”. Deze functie vindt u onder het kopje “Mijn Account” rechts bovenin uw dashboard. Hieronder vindt u een stap-voor-stap instructie.

1: Rechts bovenin uw dashboard klikt u op uw naam.

2: U kiest voor Mijn Account.

3: Vervolgens zoekt u bij Toegang tot Machtiging de juiste persoon. Daarna selecteert u deze en klopt u op Opslaan.
Hiermee is uw collega gemachtigd om uw transacties te beheren. Wilt u de machtiging voor uw collega weer stopzetten? Dan gaat u weer naar Toegang tot Machtiging, selecteert u de desbetreffende gebruiker en verwijdert u deze. Vervolgens klikt u op Opslaan. Hierdoor heeft de gebruiker geen toegang meer tot uw account.

Gemachtigde gebruiker
Als u bent gemachtigd door uw collega, kunt u dat zien door het extra icoontje rechts bovenin uw dashboard (zie afbeelding hieronder). Door op deze machtigingsknop te klikken kunt u toegang krijgen tot het account van uw collega. In het opkomende scherm selecteert u uw collega en kiest u dan voor Beheren Starten. Vervolgens komen alle transacties in beeld van het desbetreffende account.
Wilt u deze functie weer uitzetten en terug naar uw eigen transacties? Dat klikt u nogmaals op de machtigingsknop en kiest u voor “Beheren stoppen”.

Machtiging in- of uitstellen (rechts bovenin uw dashboard)

In no-time is uw collega gemachtigd of kunt u de transacties beheren van uw collega, zodat u (of uw collega) onbezorgd op vakantie kunt gaan.

ValidSign wenst u een prettige zomer!

Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op via support@validsign.nl.

Grafische handtekening: wat is het en hoe werkt het?

Grafische handtekening: wat is het en hoe werkt het?

Wist u dat u uw eigen grafische handtekening kunt toevoegen aan uw ValidSign account? Wanneer u documenten digitaal ondertekent komt uw persoonlijke krabbel op het document te staan. Lees meer over de grafische handtekening en hoe u deze instelt.

Grafische handtekening

Digitaal ondertekenen met uw ValidSign account kan op twee manieren: door middel van de “klikhandtekening” of de “grafische handtekening”. De klikhandtekening wordt over het algemeen het meest gebruikt en is standaard ingesteld. De grafische handtekening daarentegen kunt u als eigenaar van het ValidSign account instellen, opslaan en vervolgens voor elke transactie opnieuw gebruiken.

De grafische handtekening komt overeen met de “natte” handtekening; het is als het ware de “krabbel” van de ondertekenaar die je op het ondertekende document ziet staan. Bij de klikhandtekening ziet u enkel uw naam en de datum van ondertekening. Beide handtekeningen zijn even rechtsgeldig, maar gezien de gelijkenis met de natte handtekening wordt de grafische handtekening door velen liever gebruikt dan de klikhandtekening. De grafische handtekening lijkt het meest op de handgeschreven handtekening op papier en voelt daardoor vertrouwder aan.

Hoe stel je de grafische handtekening in?

In uw ValidSign account kunt u rechts bovenin klikken op uw naam, waarna u in het menu terechtkomt. Hier kiest u voor “Mijn Account”.

Vervolgens kunt u binnen “Mijn Account” kiezen voor “Handtekening”. In dit scherm kunt u uw grafische handtekening instellen. Dit kan het beste via een smartphone of tablet worden gedaan, aangezien het namaken van uw grafische handtekening lastiger is met uw muis van uw laptop/pc. Door middel van uw vinger of een pennetje die geschikt is voor touchscreens kunt u uw krabbel via uw smartphone of tablet instellen. De handtekening kunt u zo vaak als het nodig is aanpassen.

Hoe komt de grafische handtekening terug op het document?

Wanneer u in de ValidSign omgeving een document ter ondertekening aanbiedt en u het handtekeningvak heeft versleept naar de juiste plaats, ziet u rechts bovenin het handtekeningvak een tandwieltje. Door op het tandwieltje te klikken kunt u kiezen voor de grafische handtekening. Na ondertekening verschijnt hier dan uw persoonlijke grafische handtekening die u van tevoren heeft ingesteld.

Vragen? Neem gerust contact met ons op.

3 Misvattingen over digitaal ondertekenen

3 Misvattingen over digitaal ondertekenen

Er zijn vele misvattingen over digitale handtekeningen. De drie meest gehoorde misvattingen hebben wij voor u op een rijtje gezet. Uiteraard kunnen wij u van veel informatie voorzien over de rechtsgeldigheid van de digitale handtekening.

De drie misvattingen:

1) De grafische handtekening is beter dan de “klik” handtekening

2) Digitaal ondertekenen kost meer tijd dan het zetten van een “natte” handtekening

3) Om digitaal te kunnen ondertekenen is er software benodigd

1) De grafische handtekening is beter dan de “klik” handtekening
Men gaat er vaak op voorhand vanuit dat de grafische handtekening rechtsgeldiger is dan de “klik” handtekening, omdat je – net als bij de natte handtekening – iemands eigen krabbel ziet. Dit voelt vertrouwder aan en heeft daarom meer emotionele waarde. Bij de “klik” handtekening zie je enkel de naam van de ondertekenaar en de datum van ondertekening. Toch is de “klik” handtekening net zo rechtsgeldig als de grafische handtekening indien de identiteit wordt vastgesteld.  Ook met onze oplossing is het standaard mogelijk een handtekening(krabbel)  te plaatsen. Zodoende kan er ook een handtekening check plaatsvinden met bijvoorbeeld een paspoort of rijbewijs.
2) Digitaal ondertekenen kost meer tijd dan het zetten van een “natte” handtekening
Het zetten van een enkele “natte” handtekening is zo geklaard, maar het hele administratieproces daaromheen kost veel tijd. Denk aan het printen van ellenlange contracten, het scannen daarvan en het versturen van documenten per post. Digitaal ondertekenen elimineert dit papieren proces. Het laten ondertekenen van meerdere documenten door meerdere personen kan binnen enkele minuten afgehandeld worden. Digitaal ondertekenen bespaart u dus veel tijd ten opzichte van papierintensief ondertekenen.
3) Om digitaal te kunnen ondertekenen is er software benodigd
Digitaal ondertekenen met ValidSign gebeurt in de “cloud”. Dit betekent dat er via elk device met internetverbinding en op elk tijdstip digitaal kan worden ondertekend met ValidSign. Er is geen installatie benodigd om eenvoudig en snel digitaal te ondertekenen. ValidSign is altijd aan te roepen met een internetverbinding. Makkelijk in gebruik en voor iedereen toegankelijk. Daarnaast heeft ValidSign vele integraties. De digitale handtekening kan ook gemakkelijk worden gebruikt vanuit uw DMS-systeem, zoals SharePoint of Enable-U.

“Groen doen” met ValidSign

“Groen doen” met ValidSign

Geen papierstromen meer. Geen uitpuilende archiefkasten meer. Dat is waar de overheid naartoe wil. Niet alleen is papierloos werken efficiënt, ook is het erg gunstig voor het milieu. Er hoeven minder bomen gekapt te worden én er wordt minder (papieren) afval geproduceerd. Overheidsinstanties kunnen hun MVO-beleid demonstreren door volledig digitaal te werken. Door middel van de digitale handtekening hoeven contracten of andere documenten niet meer geprint te worden voor ondertekening.

De Nederlandse overheid verwacht van bedrijven en overheden dat zij maatschappelijk verantwoord ondernemen en zich bewust worden van activiteiten die negatieve effecten hebben op de 3 P’s: People, Profit & Planet. Documenten digitaal ondertekenen heeft een vooral een positieve invloed op de laatste P. Gemeentes, provincies en andere overheidsinstanties die al gebruik maken van ValidSign ondertekenen én beheren hun documenten volledig digitaal en besparen hiermee vele stapels papier door papierloos te werken. Daarnaast maakt ValidSign het mogelijk om plaatsonafhankelijk te ondertekenen vanaf elk elektronisch device. Dit scheelt u ritjes naar uw kantoor of uw relaties. Wilt u weten hoe ValidSign uw proces precies kan verbeteren? Neem dan contact met ons op.

Hoe ValidSign u voorbereidt op de AVG

Hoe ValidSign u voorbereidt op de AVG

Het zal u niet ontgaan zijn. Er wordt volop gediscussieerd en geschreven over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze nieuwe privacywetgeving treedt per 25 mei in werking. Vanaf die datum geldt de nieuwe wetgeving voor alle landen binnen de EU, waarmee de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) in Nederland komt te vervallen. Het aantal verwerkersovereenkomsten neemt door de komst van de AVG flink toe. ValidSign biedt een helpende hand bij het snel afhandelen van deze documenten.

Gegevensverwerking

Voor partijen die persoonsgegevens verwerken gelden er door de komst van de AVG strengere regels. Zo mogen organisaties geen gegevens verwerken zonder toestemming van het desbetreffende individu. Enkele voorbeelden van persoonsgegevens die partijen verwerken zijn naam, e-mailadres, BSN-nummer en IP-adres. Met ingang van de nieuwe wet zullen er voor de overdracht van deze online persoonsgegevens strengere voorwaarden gelden en hogere boetes opgelegd worden bij niet naleving van de regels. Organisaties die gegevens verwerken worden ook wel “verwerkingsverantwoordelijken” genoemd.

De verwerkersovereenkomst (voorheen “bewerkersovereenkomst”) wordt ook behandeld in de AVG. De verwerkersovereenkomst is verplicht voor zowel de verwerkingsverantwoordelijke als de verwerker. “Verwerkers” zijn externe partijen waar de verwerkingsverantwoordelijke mee samenwerkt. Denk hierbij aan softwarepartijen of administratiekantoren die gegevens verwerken van jouw bedrijf. In de verwerkersovereenkomst staan afspraken over hoe er met persoonsgegevens wordt omgegaan tussen deze verschillende partijen. Informatiebeveiliging speelt hierbij een grote rol.

Vaak is het voor organisaties nog niet geheel duidelijk wat een verwerkersovereenkomst precies is. Daarnaast kost het veel tijd om verwerkersovereenkomsten door verschillende partijen te laten ondertekenen. ValidSign kan uw proces helpen te versnellen, waardoor u ook eerder AVG-proof bent.

Digitaal ondertekenen

De afhandeling van verwerkersovereenkomsten en andere beveiligingsdocumenten kunnen met ValidSign snel en eenvoudig worden voltooid, inclusief een rechtsgeldige en digitale handtekening. De digitale handtekening oplossing zorgt ervoor dat u niet meer afhankelijk bent van het papieren proces. Uw documenten printen, scannen en opsturen per post is met ValidSign verleden tijd.
Uw AVG-documentatie kunt u met behulp van de ValidSign oplossing voorzien van uw eigen digitale handtekening vanaf welk device dan ook. ValidSign heeft inmiddels vele organisaties geholpen hun processen, die afhankelijk zijn van handtekeningen, om te zetten van papierintensief naar papierloos.

Of u nu verwerkersverantwoordelijke bent of verwerker: met ValidSign kunt u uw documentatie conform AVG voorzien van uw digitale handtekening en uw werkproces efficiënter inrichten. Daarnaast is het zelfs mogelijk om de digitale handtekening oplossing in uw DMS- of CRM-systeem te implementeren. Al uw beveiligde informatie met één klik ondertekend door middel van de veilige oplossing van ValidSign.