ValidSign Official eSigning Partner van PSV 

ValidSign Official eSigning Partner van PSV 

Eindhoven, 14 oktober 2021 – PSV  heet ValidSign  welkom als Official eSigning Partner bij PSV. Beide partijen hebben op 11 oktober een overeenkomst getekend met een looptijd tot en met minimaal het seizoen 2023-2024. De digitale handtekeningleverancier is per heden Official Signing Supplier van de club en voegt zich in die hoedanigheid bij de Sponsor- en Partnerpiramide van PSV. 

Digitaal ondertekenen  
Het ValidSign-platform is een Enterprise-oplossing die integreert met meer dan 150 applicaties zodat contracten direct worden geïnitieerd en automatisch na ondertekening worden opgeslagen in bestaande applicaties. Door ValidSign in te zetten wordt het ondertekenproces sterk versneld en vereenvoudigd, worden ondertekenfouten verminderd en de juridische- en nalevingspositie versterkt. Met de oplossing kunnen documenten vanaf ieder (mobiel) device door meerdere personen digitaal worden ondertekend.  

Oplossing spreekt aan 
“We zijn ontzettend blij om een nieuwe innovatieve supplier aan ons bestand toe te voegen”, zegt Frans Janssen, Commercieel Directeur van PSV. “Het biedt ons niet alleen meer mogelijkheden rondom contractondertekeningen, maar het is ook een duurzaam alternatief dat papierverspilling tegengaat. Dat spreekt ons enorm aan.” 

Bekroning  
John Lageman, Oprichter ValidSign: “Het is voor ons fantastisch om Official Signing Supplier van PSV te zijn. PSV is al een aantal jaren een tevreden klant van ValidSign. Zij gebruikt ValidSign vooral om contracten te ondertekenen en te versturen vanuit Microsoft Dynamics. Deze intensivering zien wij als een bekroning van de samenwerking tot nu toe. We kijken erg uit naar de komende jaren.” 

Meer informatie is te vinden op www.validsign.nl

De drie meest voorkomende redenen waarom organisaties overstappen op ValidSign.

De drie meest voorkomende redenen waarom organisaties overstappen op ValidSign.

We horen het steeds vaker, organisaties die de overstap maken van een andere digitale handtekeningleverancier naar ValidSign. Toonaangevende organisaties kiezen ervoor om het volledig ingerichte ondertekenplatform waar zij al jaren mee werken  in te ruilen voor een voor de organisatie vaak nieuwe handtekeningoplossing.

Maar waarom stappen organisaties groot, middel en klein over op ValidSign? Wij hebben de drie meest voorkomende redenen voor je op een rij gezet.

Nederlands datacenter

Het is vaker voorgekomen dat onder andere Amerikaanse organisaties privacy gevoelige data (bewust en onbewust) hebben gedeeld zonder toestemming, waardoor Europese organisaties toch argwanend zijn geworden richting Amerikaanse datacenters. Het feit dat informatie veilig in het meest betrouwbare en beveiligde datacenter van KPN wordt ondergebracht is geruststellend. De informatie blijft binnen de landsgrenzen.

Professionele support

Wanneer je een vraag hebt over de applicatie of tegen een probleem aanloopt dan neem je contact op met de desbetreffende leverancier. Digitale handtekening leveranciers maken veelal gebruik van een helpdesk of een klantenservice. Dit zorgt niet alleen voor een minder persoonlijke benadering van de klant, de oplossingstijd van een supportvraag is ook hoog, omdat meerdere medewerkers aan dezelfde supportvraag werken. Overgestapte klanten geven aan dat zij voorheen regelmatig van het kastje naar de muur zijn gestuurd omdat klantenservice medewerkers niet op hoogte waren van elkaars uitstaande acties. Dit is dus precies wat ValidSign wil voorkomen.

ValidSign werkt namelijk met een supportteam dat enkel bestaat uit consultants die klanten vanaf het moment van de uitlevering begeleiden. Wij proberen supportvragen snel en uitgebreid te beantwoorden. Daarnaast hecht ValidSign veel waarde aan een persoonlijke benadering. Techinsche supportvragen die niet direct opgelost kunnen worden komen veelal terecht bij de vaste consultant van de klant zodat communicatielijnen kort blijven. 

Met een Nederlandstalige support afdeling voor Nederlandse- en Belgische klanten wordt miscommunicatie 9 van de 10 keer voorkomen. Consultants switchen overigens direct naar het Engels mocht dit nodig zijn, maar we houden onze supportafdeling in house.

Gebruiksvriendelijke interface

De oplossing werkt zeer gebruiksvriendelijk. Zowel de user- als sender interface van ValidSign is zodanig gebouwd dat een ieder het direct na de uitlevering moet kunnen gebruiken. Uiteindelijk zijn er een aantal punten die een omgeving altijd gebruiksvriendelijk maken, namelijk: ergonomisch, aantrekkelijk, efficiënt, overzichtelijk. ValidSign is dan ook continue bezig om de interface te verbeteren aan de hand van bovengenoemde punten.

Denk jij er ook aan om over te stappen naar ValidSign om een van deze redenen of heb je misschien wel een andere reden hiervoor? Neem dan vrijblijvend contact op met info@validsign.nl en kom in contact met een van onze accountmanagers om ons platform te leren kennen.

Drie manieren om de veiligheid, en daarbij het gebruikersgemak van uw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen

Drie manieren om de veiligheid, en daarbij het gebruikersgemak van uw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen

Elektronisch ondertekenen is voor de meeste accountantskantoren in de Benelux bekend terrein of het staat als een belangrijk punt op de agenda. Met de elektronische handtekening kunnen accountants en belastingspecialisten sneller dan ooit noodzakelijke handtekeningen verkrijgen, terwijl ze nog steeds aan strikte wettelijke vereisten voldoen. Een dergelijke oplossing kan gebruikt worden voor zowel het deponeren van jaarrekeningen als het ondertekend krijgen van opdrachtbevestigingen, belastingaangiftes, HR-documenten en geheimhoudingsverklaringen.  

Accountants ondertekenen hun documenten digitaal met de geavanceerde- en de gekwalificeerde handtekening. Tijdens het zetten van de handtekening wordt middels elektronische gegevens zowel de naam en het mailadres van de ondertekenaar als de tijd en datum van ondertekening vastgelegd. Daarnaast wordt een document verzegeld wanneer alle benodigde handtekeningen zijn gezet. 

Hierdoor blijft ook de elektronische variant onveranderd en verkrijg je de benodigde handtekeningen binnen een aantal minuten in plaats van dagen of weken. Toch zijn er nog een aantal andere manieren om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen. In deze blog licht ik de drie belangrijkste manieren toe. 

Van accordering naar digitale ondertekening 

De twee bovengenoemde elektronische handtekeningen zijn zoals gezegd rechtsgeldig en net zo veilig of in sommige situaties veiliger dan de natte handtekening. Toch zijn er nog accountants die ondanks het feit dat zij al digitaal ondertekenen, een aantal type documenten nog steeds (laten) accorderen. Een accountant kan allereerst de accordering van zijn of haar documenten elimineren om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van de elektronische ondertekening te versterken. 

Bij het accorderen van een document, ben je voor de bewijslast afhankelijk van een logbestand in een derde applicatie. Je hebt hier te maken met een zogeheten vendor lock-in. Een vendor lock-in maakt in dit geval, de accountant en zijn klant afhankelijk van het portaal waarin wordt geaccordeerd. Dit is vooral voor de klant erg omslachtig omdat hij of zij niet onafhankelijk van dit platform het geaccordeerde document na afloop kan inzien. 

Door ieder te ondertekenen document via jouw digitaal ondertekenplatform te laten verlopen, kun je aan de hand van een laagdrempelig ondertekenverzoek via e-mail , ieder document (laten) ondertekenen zonder klanten te moeten voorzien van inloggegevens. Daarnaast wordt het ondertekende document als PDF met het bewijsdocument aangeleverd  en kun je onafhankelijk van het ondertekenplatform, de documenten laten valideren. Dit is dus niet alleen laagdrempeliger dan accorderen, het zorgt ook voor een veilig gewaarborgd rechtsgeldig document. 

Identificatie en authenticatie 

Een belangrijk onderdeel van het elektronische ondertekenproces is de verificatie van de identiteit van de ondertekenaars, die voorafgaand aan de ondertekening plaatsvindt. Als het gaat om interne ondertekenaars kan dit natuurlijk snel en veilig geregeld worden, maar hoe verifieer je de identiteit van klanten voor een ondertekening? Dit kan een accountant doen door face-to-face de verificatie van identiteit op locatie te doen, zodat hij of zij bij een mogelijk ondertekenmoment kan steunen op enkel het e-mail adres en telefoonnummer van de klant om zijn of haar identiteit te controleren. Je zult je klanten dus bij jou op kantoor moeten uitnodigen. Zeker in een tijd als deze, waarin de 1,5 meter maatregel en het dragen van een mondkapje verplicht zijn, is dit niet de meest efficiënte manier om de identiteit van jouw klant te verifiëren. Daarom is de tweede manier om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen “verifieer de identiteit van jouw externe ondertekenaars middels een extra authenticatiemethode”. 

Een extra authenticatiemethode biedt jou als accountant de mogelijkheid om de identiteit van klanten en andere externe ondertekenaars, op basis van bepaalde factoren te verifiëren. De meeste accountantskantoren maken gebruik van e-mail- en SMS authenticatie, zoals eerder is genoemd, maar de extra authenticatiemethode die nog net een tandje dieper gaat is iDIN bankauthenticatie. iDIN bankauthenticatie stelt de gebruiker in staat om de identiteit van de ondertekenaars te controleren op basis van zijn of haar bankgegevens.  

Na het ontvangen van een ondertekenverzoek wordt de klant gevraagd om in te loggen in zijn of haar online bankrekening, de bankgegevens worden gecontroleerd en direct na het goedkeuringsmoment, wordt de klant doorgeleid naar het ondertekenplatform om de te ondertekenen documenten digitaal te ondertekenen. iDIN bankauthenticatie is te integreren met het digitale ondertekenplatform van ValidSign zodat de ondertekenaar automatisch doorgestuurd vanuit het ondertekenplatform naar iDIN, zonder extra handelingen te hoeven verrichten. Het verificatieproces wordt op deze manier op een gebruiksvriendelijke manier enorm versterkt. 

Gestroomlijnde integratie 

We zijn aangekomen bij de derde, en direct de laatste manier om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen. Deze manier is er voornamelijk om het gebruikersgemak te bevorderen, maar het zorgt zeker voor een stukje extra veiligheid binnen het ondertekenproces. Door het ondertekenplatform bijvoorbeeld te integreren met jouw vertrouwde CRM-systeem, kun je het document inladen, ter ondertekening uitsturen en automatisch archiveren op de juiste plek in het CRM-systeem. Met meer dan 150 integraties is de ondertekenoplossing van ValidSign naadloos in te passen in jouw vertrouwde applicatie. Op deze manier kunnen documenten digitaal worden ondertekend, zonder het vertrouwde platform te hoeven verlaten. Daarnaast heeft jouw organisatie vanaf dat moment altijd een compliant dossier, aangezien de documenten geautomatiseerd worden teruggeplaatst op de juiste plek binnen het CRM-systeem. 

Nu je weet hoe je als accountant de veiligheid en het gebruikersgemak van jouw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau tilt, begin je daar natuurlijk vandaag nog mee! 

Wil je meer informatie over ValidSign, iDIN bankauthenticatie of een integratie, neem dan contact met ons op via de mail naar info@validsign.nl 

De dubbele waarborg van de elektronische handtekening

De dubbele waarborg van de elektronische handtekening

Handtekeningen op papier of elektronisch ondertekenen? John Lageman, directeur van ValidSign, is ervan overtuigd dat de houdbaarheid van de fysieke handtekening is verstreken. Het is inefficiënt in een tijd waarin alle informatie digitaal wordt verwerkt en opgeslagen. Meer dan 1200 organisaties maken gebruiken van zijn platform ValidSign om elektronisch te ondertekenen. Veilig en betrouwbaar. 

Veel organisaties digitaliseren hun processen, maar vergeten de laatste stap te zetten, is de ervaring van John Lageman van ValidSign. “Ze maken hun contracten digitaal op, waarbij de tussenstappen vaak geautomatiseerd zijn aangestuurd. Maar waar het hele proces is gedigitaliseerd, blijft het bij de laatste stap vaak steken.” Het document wordt geprint, ondertekend, weer gescand en vervolgens per e-mail naar de leverancier of klant verstuurd. “Het proces is veel te omslachtig en je maakt van een digitaal origineel een papieren document.”  

Behalve onpraktisch, is het proces waarbij de pdf wordt geprint en na ondertekening gescand niet veilig. “Een pdf is makkelijk aan te passen, waarbij de oorspronkelijke handtekening van de afzender eronder blijft staan.Zonder dat je het doorhebt krijg je een ander document retour, met twee handtekeningen, waarbij de integriteit van de overeenkomst op een aantal cruciale onderdelen is aangetast.” Hij waarschuwt: “De aanpassingen komen pas boven tafel, als er een conflict optreedt en je terugvalt op het ondertekend contract.” De boodschap die Lageman meegeeft: “Zorg dat het digitale contract digitaal blijft en elektronisch ondertekend wordt.” 

Extra verzekering 

ValidSign is gespecialiseerd in het volledig managen van het ondertekenproces. Elektronische ondertekening vindt plaats met certificaattechnologie, waarbij de verzender/contractopsteller de verschillende interne en externe ondertekenaars toevoegt aan het contract. Dat kan zichtbaar of onzichtbaar, met certificaattechnologie. “Of één of twintig handtekeningen nodig zijn, maakt niet uit. De verzender, de contractopsteller, bepaalt wie mag ondertekenen.” Met controle van de identiteit is daarbij een belangrijke extra verzekering dat de ondertekenaar ook degene is die je veronderstelt. Hij vervolgt: “Als je ook nog eens ervoor zorgt dat de overeenkomst voldoet aan de open standaarden, kun je het document digitaal archiveren en over tien of vijftig jaar openen.” 

Identificatie, authenticatie en autorisatie worden vaak door elkaar heen gebruikt, vertelt John Lageman. “Als je je identificeert gaat het om de vraag wie je bent. Bij authenticatie gaat het om de controle of je ook echt degene bent die je zegt dat je bent. En daaropvolgend kun je een autorisatiecheck uitvoeren. Daarbij kijk je naar de bevoegdheid vanuit jouw rol of functie om te handelen. Wat wij gebruiken zijn de authenticatiemethoden om te verifiëren of de persoon aan de andere kant is wie hij of zij zegt te zijn.” ValidSign gaat er bij het ondertekenen vanuit dat de identificatie al heeft plaatsgevonden. “Wij checken of dat ook daadwerkelijk waar is, door middel van authenticatie.” 

ValidSign maakt hierbij gebruik van verschillende veilige identificatiemiddelen, waarvan SMS, DigiD, eHerkenning en iDin de belangrijkste zijn. “Die nemen we mee als onderdeel van de transactie.” Voor bepaalde beroepsgroepen zijn authenticatie en controle extra belangrijk. Bijvoorbeeld bij de jaarrekening en accountantsverklaring. “Die documenten moeten naar elkaar verwijzen. Wij zorgen voor een elektronische handtekening waarvan we zeker weten dat die door een accountant is getekend. Dat doen we door gebruik te maken van een zogeheten beroepscertificaat.”  

Faciliteren 

ValidSign is een provider die er voor zorgt dat de wilsovereenstemming tussen twee of meer partijen wordt vastgelegd. “We zorgen ervoor dat het document integer is en dat de identiteit van de ondertekenaars wordt vastgesteld. Wij faciliteren transacties.” Als voorbeeld noemt hij woningcorporatie Ymere, waarbij de ondertekening van huurovereenkomsten met ValidSign verloopt. De verhuurder en huurder kunnen eenvoudig ondertekenen en het contract wordt digitaal ondertekend gearchiveerd. 

Elektronisch paspoort 

In een eerdere functie was Lageman betrokken bij de modernisering van de gemeentelijke basisadministratie, waarbij de gedachte is dat gemeenten bij een verhuizing de persoonsgegevens met één klik kunnen omzetten. “Sterker nog, dat hoeft niet eens, je hebt een administratie voor iedereen.” Het inspireert hem om te dromen van een elektronisch paspoort waarmee je je kunt identificeren en persoonsgegevens deelt, waardoor je bij Bol.com, Coolblue en al die andere webshops en organisaties geen profiel meer hoeft aan te maken. “Ik wil eigenlijk helemaal niet dat organisaties mijn persoonsgegevens opslaan. Ik geef ze veel liever de mogelijkheid om een deel van mijn persoonsgegevens gebruiken, zoals de adresgegevens, zonder dat ze worden bewaard.” 

Elektronische ondertekening biedt een dubbele waarborg: je stelt de identiteit van de ondertekenaar vast én het zorgt voor de documentintegriteit.  

Eigenaarschap  

Lageman waakt over de zuiverheid van de rol van Validsign als procesbewaker. Hij is er een uitgesproken tegenstander van dat commerciële partijen ook een rol willen krijgen als ‘trustpartner’. “ValidSign is er voor het faciliteren van de transactie. Niet voor het commercialiseren van de data. Contracten die voltooid zijn, worden na 90 dagen verwijderd uit onze omgeving. “Ik wil niets te maken hebben met de inhoud waarover de transactie gaat. Het eigenaarschap daarvan hoort thuis bij de klant zelf.” 

“Wij zijn er ten tijde van het transactieproces. We faciliteren met alles wat er is om de transactie goed tot stand te komen en daarna laten wij het weer los. We zorgen voor een eenduidige wijze voor het ondertekening of verzegelen van informatie. Daar willen we een leidende rol in spelen. ValidSign is er ten tijde van het ondertekenproces, gedurende de totstandkoming en afronding van de transactie, en daarna niet meer. De bewijslast leggen we terug bij de eigenaar van de transactie.” 

5 tips voor salesprofessionals om een voorstel (sneller) getekend retour te krijgen

5 tips voor salesprofessionals om een voorstel (sneller) getekend retour te krijgen

Als salesprofessional leef je voor de kick die het sluiten van een deal met zich meebrengt. Met name wanneer het om een bijzondere klant gaat. Die ene grote of juist die prospect uit die totaal nieuwe markt, daardoor maakt jouw hart een sprongetje. Maar wat als je niet persoonlijk langs kunt gaan of wanneer het ondertekenproces, van het contract mailen, het door de klant openen, laten printen, ondertekenen bij één of meerdere ondertekenaars, inscannen en weer opsturen, te lang duurt?

Als salesprofessional weet je als geen ander dat de snelheid en efficiency van het ondertekenproces bepalend kunnen zijn voor het ondertekend retour ontvangen van de offerte. Onze eigen salesprofessional, Senior Accountmanager Gertjan van Ek, geeft je 5 tips om een voorstel (sneller) getekend retour te krijgen.

Tip 1: Digitaal ondertekenen

Er van uitgaande dat je de juiste personen hebt gesproken en je de offerte uitstuurt naar de belangrijkste besluitvormers, is overstappen op digitaal ondertekenen een must als het gaat om snel contracten en offertes getekend retour te krijgen. Hoe makkelijker je het maakt voor de ondertekenaar, des te groter de kans is dat die persoon zijn of haar handtekening zet. De desbetreffende ondertekenaar ontvangt een verzoek via de mail om digitaal te ondertekenen. Op deze manier kan een ieder plaats- tijd en device onafhankelijk ondertekenen. Je hebt overigens enkel verbinding met het internet en toegang tot je e-mail nodig.

Tip 2: Stel een strakke deadline

Zonder opdringerig te klinken, is het stellen van een strakke deadline een belangrijke factor in het ondertekenproces. Zorg ervoor dat je op één lijn zit met de prospect.
Maak duidelijke afspraken over het verdere verloop van het sales proces en spreek af:

  1. Wanneer je het contract getekend retour verwacht;
  2. Dat je altijd bereikbaar bent voor verdere vragen;
  3. Dat je proactief contact opneemt met jouw prospect als de ondertekening op zich laat wachten.


Met de digitale handtekening van ValidSign kun je heel eenvoudig een herinneringsschema maken. Zo kun je bijvoorbeeld 3 dagen na verzending een reminder sturen, 2 dagen voor het einde van de deadline en op de laatste dag nogmaals. Op deze manier benader je jouw prospect proactief en voorkom je dat je te laat of helemaal vergeet om contact op te nemen. Op de dag van de deadline bel ik de ondertekenaar meestal nog even op. Wellicht dat de deadline niet realistisch was of dat er nog twijfels binnen de organisatie zijn. Met een persoonlijk gesprek kun jij dat als salesprofessional verhelpen.

Tip 3: Lever alle benodigde documenten in een keer aan

Zoals al eerder is benoemd is het belangrijk om het ondertekenproces zo snel en simpel mogelijk te houden voor prospects. Het versturen van offertes via de post is dus echt geen optie meer.

Gelukkig werken veel organisaties digitaal waardoor je niet meer afhankelijk bent van het tempo van een postbedrijf. Stuur je jouw offertes bijvoorbeeld nog per mail, zorg er dan voor dat alle benodigde documenten in dezelfde e-mail worden aangeboden aan de ondertekenaar. Op deze manier elimineer je het aantal acties dat de prospect moet uitvoeren om uit eindelijk te kunnen ondertekenen.

Het per mail versturen van je offerte is overigens niet de meest efficiënte oplossing. Je vraagt je prospect namelijk alsnog om de documenten te printen, scannen en handmatig terug te sturen. Met de digitale handtekening worden deze stappen geëlimineerd. De prospect hoeft enkel het ondertekenverzoek te openen en te ondertekenen middels een grafische handtekening of klikhandtekening. Naast te ondertekenen documenten kunnen ook overige documenten als bijlage worden meegestuurd. De prospect heeft zo dus alles wat hij of zij nodig heeft om de offerte te ondertekenen.

Tip 4: Stel vast welke personen tekenbevoegd zijn

Ook wanneer beide partijen ernaar streven om de gemaakte afspraken na te komen kan er iets voorvallen waardoor een ondertekening op zich laat wachten. Denk bijvoorbeeld aan het scenario waarin de ondertekenaar door ziekte of andere privé omstandigheden tijdelijk niet kan werken en er geen getekende offerte retour komt. De natte handtekening biedt dan geen mogelijkheid om hetzelfde document door een ander persoon te laten ondertekenen. Je zult dan toch echt een nieuwe offerte moeten opstellen die gericht is aan de nieuwe ondertekenaar. De digitale handtekening elimineert deze tijdrovende acties middels de machtigingsfunctionaliteit. Iemand machtigen om een aan jouw gericht document te ondertekenen? Ja, dat is mogelijk! Door tijdens het aanmaken van de transactie de machtigingsfunctionaliteit te selecteren geef je de ontvanger de mogelijkheid om de ondertekening door te zetten aan een andere tekenbevoegde binnen de organisatie. De identiteit van de gemachtigde ondertekenaar wordt vastgelegd aan de hand van zijn of haar e-mailadres en een two-factor of more-factor authenticatie waaronder SMS, iDIN of DigiD- authenticatie. Zo weet je zeker dat alleen de gemachtigde persoon het document kan inzien en zijn of haar handtekening kan zetten.

Wanneer jij zelf of een andere tekenbevoegde binnen jouw organisatie niet in staat is om een contract of offerte te ondertekenen is het overigens ook mogelijk om zelf collega’s te machtigen om voor jou te kunnen ondertekenen.

Tip 5: De timing van een Salesprofessional

Als laatste speelt timing een cruciale rol in het salesproces. De combinatie van snel schakelen, communiceren en ondertekenen maakt het voor de klant makkelijker akkoord te geven op de opdracht. Toch wordt dit vaak over het hoofd gezien.

Tijdens de eerste gesprekken met een prospect probeer ik erachter te komen welke belangrijke acties en events op de planning staan die hem of haar bezighouden op dit moment en in het volgende kwartaal om de juiste timing te kunnen bepalen.

Houd rekening met de volgende factoren:

  1. Bedrijfsevenementen
  2. Branche gerelateerde evenementen
  3. Branche gerelateerd nieuws

Het contact tussen jou en de prospect warm houden nadat je de opdracht hebt verstuurd is ook van belang. Het kan zo simpel zijn als weten dat er een drukke periode nadert voor een prospect en contact opnemen met de vraag hoe je kunt helpen om hun werklast te verminderen.

Daarnaast helpt het om vertrouwen op te bouwen. Het bieden van een luisterend oor of het verstrekken van extra informatie op het juiste moment kan het verschil zijn tussen een lost deal en closed won.

Nu jij als salesprofessional weet hoe je de snelheid en efficiency van het ondertekenproces kunt waarborgen, krijg je die deals zo getekend retour en blijft jouw business niet stilstaan!

De vernieuwde SharePoint Connector

De vernieuwde SharePoint Connector

Onze digitale ondertekenoplossing is altijd in ontwikkeling en dit keer was het de beurt om de koppeling tussen ValidSign en SharePoint Online te updaten. De connector was tot voorkort nog redelijk basic; het ondertekenproces kon in Sharepoint Online starten en eindigen en contracten konden al automatisch gearchiveerd worden op de juiste locatie. Deze functionaliteiten zorgden al voor een flinke efficiëntieslag bij de organisaties die de koppeling gebruiken. Een aantal van de functionaliteiten die de stand-alone ValidSign oplossing al wel een tijd heeft, waren nog niet beschikbaar in de Sharepoint koppeling. Denk daarbij aan ondersteuning van Tekst-tags en het gebruikmaken van templates. Tot nu.

Wat is er nieuw?

De ValidSign- Sharepoint koppeling is verder uitgebreid zodat gebruikers nòg prettiger en efficiënter digitaal kunnen ondertekenen.
Hieronder zie je de nieuwste functionaliteiten:

  • ValidSign tekst-tags ondersteuning;
  • Ondersteuning voor het gebruik van templates;
  • Ondersteuning van meerdere externe authenticatiemethodieken zoals iDIN en gekwalificeerd ondertekenen

Met de ondersteuning van Tekst-tags kun je dus eenvoudig gebruikmaken van templates. Je hoeft dus niet elke keer opnieuw te bepalen waar een handtekening gezet moet worden. Wanneer je in een document een nieuwe alinea toevoegt of verwijderd gaat deze tag daar gewoon in mee. De tekst-tag is namelijk gewoon een getypt stukje code die de ondertekenoplossing herkent en ziet dat daar een handtekening van bijvoorbeeld de eerste ondertekenaar gezet moet worden. Dat in combinatie met de nieuwe functie om gebruik te maken van templates zal het opstellen van contracten en overeenkomsten flink versnellen.

Daarnaast zijn er ook nieuwe externe authenticatiemethoden toegevoegd. Je kunt nu voor iDIN kiezen als authenticatiemethode. Ook is het mogelijk om gekwalificeerd te ondertekenen. De gekwalificeerde digitale handtekening is een elektronische ondertekening met een gekwalificeerd certificaat, een zogeheten Public Key Infrastructure (PKI)- overheid certificaat. Hierbij moet een ondertekenaar een gekwalificeerd certificaat hebben dat zijn of haar identiteit en authenticiteit van de handtekening verifieerd via een vertrouwde server op de EU Trusted List (ETL). Hiervoor is face-to-face identificatie nodig om een certificaat te ontvangen. Deze vorm van elektronisch ondertekenen is enkel noodzakelijk voor personen die documenten met een zware bewijslast moeten ondertekenen. Denk aan accountants, advocaten, burgermeesters en artsen. Je kunt deze hardware certificaten (waarbij je een hardware key nodig hebt) en digitale cloudcertificaten via ValidSign aanvragen. Meer informatie over de PKIo-certificatie vind je hier.

Heb je nog vragen over de nieuwe functionaliteiten van de SharePoint connector? Neem dan contact op via Support@ValidSign.nl.