Face2Face ondertekenen tijdens het keukentafelgesprek

Face2Face ondertekenen tijdens het keukentafelgesprek

Het keukentafelgesprek: een belangrijke afspraak tussen de gemeente en de burger waarbij beslissingen worden genomen voor ondersteuning voor het individu. Het ondertekenen van een verslag of beslissingsdocument speelt hierbij vaak ook een rol. Ondertekenen gebeurt vaak nog op papier, waardoor het over het algemeen lang duurt voordat documenten door meerdere personen ondertekend worden.

Digitaal & Face2Face ondertekenen
Door middel van de Face2Face ondertekenoptie is het mogelijk om tijdens het gesprek documenten digitaal te laten ondertekenen door meerdere betrokkenen op één mobiel device. Dit kan bijvoorbeeld via een laptop, maar ook via een tablet of mobiele telefoon. In no time heeft u een ondertekend document.

Op deze manier kunnen processen snel in gang worden gezet en hoeft er achteraf niet meer op papier ondertekend te worden. Ideaal voor de gemeente, maar ook voor het desbetreffende individu.

Meer weten? Neem contact met ons op.

De zomersfeer doorzetten met ValidSign

De zomersfeer doorzetten met ValidSign

Het is weer september. De zomervakantie is afgelopen… Back to work! Blijft u het liefst het hele jaar door in de relaxte zomersfeer? Onze klanten in ieder geval wel! Door documenten digitaal te (laten) ondertekenen maakt u het niet alleen relaxed voor uzelf, maar ook voor externe ondertekenaars. Zo kunt u zonder stress al uw documenten digitaal versturen, (laten) ondertekenen en afronden.

Geen stress meer door digitaal te ondertekenen:

  • U hoeft minder handelingen te verrichten. Printen, scannen en posten is met de digitale handtekening verleden tijd. Documenten kunnen digitaal verstuurd en met één klik ondertekend worden. Na ondertekening komen documenten voltooid terug in uw systeem, waarna u deze kunt archiveren.
  • U hoeft niet meer naar kantoor te komen om documenten te ondertekenen. Met de digitale handtekening kunt u plaats- en tijdsonafhankelijk ondertekenen, op elk elektronisch device. Zo kunt u bijvoorbeeld via uw tablet of mobiele telefoon contracten of offertes digitaal ondertekenen.
  • U heeft inzicht in het ondertekenproces. Via ValidSign kunt u te allen tijde inzien welke documenten nog ondertekend moeten worden. U kunt eenvoudig herinneringen versturen naar ontvangers. Ten opzichte van het papieren ondertekenproces raken documenten niet meer kwijt en is het altijd inzichtelijk waar de documenten zich bevinden.
  • U verbetert uw klantervaring. U maakt het niet alleen makkelijk voor uzelf, maar ook voor uw klanten. Ondertekenverzoeken kunt u gemakkelijk versturen via ValidSign, waarna u klant het ondertekenverzoek via een e-mail ontvangt. Door te klikken op de link in de e-mail komt de klant in het document terecht. Door één klik kan er vervolgens ondertekend worden. U hoeft minder handelingen te verrichten, maar de klant ook! Win-win.
  • U versnelt uw business. Doordat u ten opzichte van het papierintensieve ondertekenproces minder handelingen hoeft te verrichten en digitaal ondertekenen any place en any time mogelijk is, kunnen contracten sneller ondertekend worden. Kortom: u sluit meer deals in een kortere tijd.

Waarom zou u het voor zichzelf moeilijk maken als het makkelijker kan? Veel bedrijven gingen u al voor en ervaren het gemak van digitaal ondertekenen, het hele jaar door.

Meer weten? Neem dan contact met ons op.

Gerust op vakantie: machtig uw collega in ValidSign

Gerust op vakantie: machtig uw collega in ValidSign

Hoe herkenbaar: u gaat bijna op vakantie maar er moet nog van alles worden afgerond op het werk voor u vertrekt. Zo ook de te ondertekenen documenten in ValidSign. Documenten staan nog in afwachting, de klant dient nog te ondertekenen of er moeten nog nieuwe transacties worden aangemaakt. Ook tijdens uw vakantie. Hoe gaat u dit oplossen?
Geen zorgen, want met de machtigingsfunctie van ValidSign kunt u uw collega(‘s) machtigen zodat zij uw transacties kunnen beheren. Zij kunnen nieuwe transacties aanmaken, afgeronde transacties archiveren en herinneringen versturen naar personen die nog een digitale handtekening dienen te zetten, en dat allemaal vanuit uw account. U kunt met een gerust hart uw transacties overdragen aan uw (naaste) collega. Hiervoor hoeft u enkel die gebruiker toe te voegen bij “Toegang tot machtiging”. Deze functie vindt u onder het kopje “Mijn Account” rechts bovenin uw dashboard. Hieronder vindt u een stap-voor-stap instructie.

1: Rechts bovenin uw dashboard klikt u op uw naam.

2: U kiest voor Mijn Account.

3: Vervolgens zoekt u bij Toegang tot Machtiging de juiste persoon. Daarna selecteert u deze en klopt u op Opslaan.
Hiermee is uw collega gemachtigd om uw transacties te beheren. Wilt u de machtiging voor uw collega weer stopzetten? Dan gaat u weer naar Toegang tot Machtiging, selecteert u de desbetreffende gebruiker en verwijdert u deze. Vervolgens klikt u op Opslaan. Hierdoor heeft de gebruiker geen toegang meer tot uw account.

Gemachtigde gebruiker
Als u bent gemachtigd door uw collega, kunt u dat zien door het extra icoontje rechts bovenin uw dashboard (zie afbeelding hieronder). Door op deze machtigingsknop te klikken kunt u toegang krijgen tot het account van uw collega. In het opkomende scherm selecteert u uw collega en kiest u dan voor Beheren Starten. Vervolgens komen alle transacties in beeld van het desbetreffende account.
Wilt u deze functie weer uitzetten en terug naar uw eigen transacties? Dat klikt u nogmaals op de machtigingsknop en kiest u voor “Beheren stoppen”.

Machtiging in- of uitstellen (rechts bovenin uw dashboard)

In no-time is uw collega gemachtigd of kunt u de transacties beheren van uw collega, zodat u (of uw collega) onbezorgd op vakantie kunt gaan.

ValidSign wenst u een prettige zomer!

Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op via support@validsign.nl.

Grafische handtekening: wat is het en hoe werkt het?

Grafische handtekening: wat is het en hoe werkt het?

Wist u dat u uw eigen grafische handtekening kunt toevoegen aan uw ValidSign account? Wanneer u documenten digitaal ondertekent komt uw persoonlijke krabbel op het document te staan. Lees meer over de grafische handtekening en hoe u deze instelt.

Grafische handtekening

Digitaal ondertekenen met uw ValidSign account kan op twee manieren: door middel van de “klikhandtekening” of de “grafische handtekening”. De klikhandtekening wordt over het algemeen het meest gebruikt en is standaard ingesteld. De grafische handtekening daarentegen kunt u als eigenaar van het ValidSign account instellen, opslaan en vervolgens voor elke transactie opnieuw gebruiken.

De grafische handtekening komt overeen met de “natte” handtekening; het is als het ware de “krabbel” van de ondertekenaar die je op het ondertekende document ziet staan. Bij de klikhandtekening ziet u enkel uw naam en de datum van ondertekening. Beide handtekeningen zijn even rechtsgeldig, maar gezien de gelijkenis met de natte handtekening wordt de grafische handtekening door velen liever gebruikt dan de klikhandtekening. De grafische handtekening lijkt het meest op de handgeschreven handtekening op papier en voelt daardoor vertrouwder aan.

Hoe stel je de grafische handtekening in?

In uw ValidSign account kunt u rechts bovenin klikken op uw naam, waarna u in het menu terechtkomt. Hier kiest u voor “Mijn Account”.

Vervolgens kunt u binnen “Mijn Account” kiezen voor “Handtekening”. In dit scherm kunt u uw grafische handtekening instellen. Dit kan het beste via een smartphone of tablet worden gedaan, aangezien het namaken van uw grafische handtekening lastiger is met uw muis van uw laptop/pc. Door middel van uw vinger of een pennetje die geschikt is voor touchscreens kunt u uw krabbel via uw smartphone of tablet instellen. De handtekening kunt u zo vaak als het nodig is aanpassen.

Hoe komt de grafische handtekening terug op het document?

Wanneer u in de ValidSign omgeving een document ter ondertekening aanbiedt en u het handtekeningvak heeft versleept naar de juiste plaats, ziet u rechts bovenin het handtekeningvak een tandwieltje. Door op het tandwieltje te klikken kunt u kiezen voor de grafische handtekening. Na ondertekening verschijnt hier dan uw persoonlijke grafische handtekening die u van tevoren heeft ingesteld.

Vragen? Neem gerust contact met ons op.

3 Misvattingen over digitaal ondertekenen

3 Misvattingen over digitaal ondertekenen

Er zijn vele misvattingen over digitale handtekeningen. De drie meest gehoorde misvattingen hebben wij voor u op een rijtje gezet. Uiteraard kunnen wij u van veel informatie voorzien over de rechtsgeldigheid van de digitale handtekening.

De drie misvattingen:

1) De grafische handtekening is beter dan de “klik” handtekening

2) Digitaal ondertekenen kost meer tijd dan het zetten van een “natte” handtekening

3) Om digitaal te kunnen ondertekenen is er software benodigd

1) De grafische handtekening is beter dan de “klik” handtekening
Men gaat er vaak op voorhand vanuit dat de grafische handtekening rechtsgeldiger is dan de “klik” handtekening, omdat je – net als bij de natte handtekening – iemands eigen krabbel ziet. Dit voelt vertrouwder aan en heeft daarom meer emotionele waarde. Bij de “klik” handtekening zie je enkel de naam van de ondertekenaar en de datum van ondertekening. Toch is de “klik” handtekening net zo rechtsgeldig als de grafische handtekening indien de identiteit wordt vastgesteld.  Ook met onze oplossing is het standaard mogelijk een handtekening(krabbel)  te plaatsen. Zodoende kan er ook een handtekening check plaatsvinden met bijvoorbeeld een paspoort of rijbewijs.
2) Digitaal ondertekenen kost meer tijd dan het zetten van een “natte” handtekening
Het zetten van een enkele “natte” handtekening is zo geklaard, maar het hele administratieproces daaromheen kost veel tijd. Denk aan het printen van ellenlange contracten, het scannen daarvan en het versturen van documenten per post. Digitaal ondertekenen elimineert dit papieren proces. Het laten ondertekenen van meerdere documenten door meerdere personen kan binnen enkele minuten afgehandeld worden. Digitaal ondertekenen bespaart u dus veel tijd ten opzichte van papierintensief ondertekenen.
3) Om digitaal te kunnen ondertekenen is er software benodigd
Digitaal ondertekenen met ValidSign gebeurt in de “cloud”. Dit betekent dat er via elk device met internetverbinding en op elk tijdstip digitaal kan worden ondertekend met ValidSign. Er is geen installatie benodigd om eenvoudig en snel digitaal te ondertekenen. ValidSign is altijd aan te roepen met een internetverbinding. Makkelijk in gebruik en voor iedereen toegankelijk. Daarnaast heeft ValidSign vele integraties. De digitale handtekening kan ook gemakkelijk worden gebruikt vanuit uw DMS-systeem, zoals SharePoint of Enable-U.

“Groen doen” met ValidSign

“Groen doen” met ValidSign

Geen papierstromen meer. Geen uitpuilende archiefkasten meer. Dat is waar de overheid naartoe wil. Niet alleen is papierloos werken efficiënt, ook is het erg gunstig voor het milieu. Er hoeven minder bomen gekapt te worden én er wordt minder (papieren) afval geproduceerd. Overheidsinstanties kunnen hun MVO-beleid demonstreren door volledig digitaal te werken. Door middel van de digitale handtekening hoeven contracten of andere documenten niet meer geprint te worden voor ondertekening.

De Nederlandse overheid verwacht van bedrijven en overheden dat zij maatschappelijk verantwoord ondernemen en zich bewust worden van activiteiten die negatieve effecten hebben op de 3 P’s: People, Profit & Planet. Documenten digitaal ondertekenen heeft een vooral een positieve invloed op de laatste P. Gemeentes, provincies en andere overheidsinstanties die al gebruik maken van ValidSign ondertekenen én beheren hun documenten volledig digitaal en besparen hiermee vele stapels papier door papierloos te werken. Daarnaast maakt ValidSign het mogelijk om plaatsonafhankelijk te ondertekenen vanaf elk elektronisch device. Dit scheelt u ritjes naar uw kantoor of uw relaties. Wilt u weten hoe ValidSign uw proces precies kan verbeteren? Neem dan contact met ons op.