Grafische handtekening: wat is het en hoe werkt het?

Grafische handtekening: wat is het en hoe werkt het?

Wist u dat u uw eigen grafische handtekening kunt toevoegen aan uw ValidSign account? Wanneer u documenten digitaal ondertekent komt uw persoonlijke krabbel op het document te staan. Lees meer over de grafische handtekening en hoe u deze instelt.

Grafische handtekening

Digitaal ondertekenen met uw ValidSign account kan op twee manieren: door middel van de “klikhandtekening” of de “grafische handtekening”. De klikhandtekening wordt over het algemeen het meest gebruikt en is standaard ingesteld. De grafische handtekening daarentegen kunt u als eigenaar van het ValidSign account instellen, opslaan en vervolgens voor elke transactie opnieuw gebruiken.

De grafische handtekening komt overeen met de “natte” handtekening; het is als het ware de “krabbel” van de ondertekenaar die je op het ondertekende document ziet staan. Bij de klikhandtekening ziet u enkel uw naam en de datum van ondertekening. Beide handtekeningen zijn even rechtsgeldig, maar gezien de gelijkenis met de natte handtekening wordt de grafische handtekening door velen liever gebruikt dan de klikhandtekening. De grafische handtekening lijkt het meest op de handgeschreven handtekening op papier en voelt daardoor vertrouwder aan.

Hoe stel je de grafische handtekening in?

In uw ValidSign account kunt u rechts bovenin klikken op uw naam, waarna u in het menu terechtkomt. Hier kiest u voor “Mijn Account”.

Vervolgens kunt u binnen “Mijn Account” kiezen voor “Handtekening”. In dit scherm kunt u uw grafische handtekening instellen. Dit kan het beste via een smartphone of tablet worden gedaan, aangezien het namaken van uw grafische handtekening lastiger is met uw muis van uw laptop/pc. Door middel van uw vinger of een pennetje die geschikt is voor touchscreens kunt u uw krabbel via uw smartphone of tablet instellen. De handtekening kunt u zo vaak als het nodig is aanpassen.

Hoe komt de grafische handtekening terug op het document?

Wanneer u in de ValidSign omgeving een document ter ondertekening aanbiedt en u het handtekeningvak heeft versleept naar de juiste plaats, ziet u rechts bovenin het handtekeningvak een tandwieltje. Door op het tandwieltje te klikken kunt u kiezen voor de grafische handtekening. Na ondertekening verschijnt hier dan uw persoonlijke grafische handtekening die u van tevoren heeft ingesteld.

Vragen? Neem gerust contact met ons op.

3 Misvattingen over digitaal ondertekenen

3 Misvattingen over digitaal ondertekenen

Er zijn vele misvattingen over digitale handtekeningen. De drie meest gehoorde misvattingen hebben wij voor u op een rijtje gezet. Uiteraard kunnen wij u van veel informatie voorzien over de rechtsgeldigheid van de digitale handtekening.

De drie misvattingen:

1) De grafische handtekening is beter dan de “klik” handtekening

2) Digitaal ondertekenen kost meer tijd dan het zetten van een “natte” handtekening

3) Om digitaal te kunnen ondertekenen is er software benodigd

1) De grafische handtekening is beter dan de “klik” handtekening
Men gaat er vaak op voorhand vanuit dat de grafische handtekening rechtsgeldiger is dan de “klik” handtekening, omdat je – net als bij de natte handtekening – iemands eigen krabbel ziet. Dit voelt vertrouwder aan en heeft daarom meer emotionele waarde. Bij de “klik” handtekening zie je enkel de naam van de ondertekenaar en de datum van ondertekening. Toch is de “klik” handtekening net zo rechtsgeldig als de grafische handtekening indien de identiteit wordt vastgesteld.  Ook met onze oplossing is het standaard mogelijk een handtekening(krabbel)  te plaatsen. Zodoende kan er ook een handtekening check plaatsvinden met bijvoorbeeld een paspoort of rijbewijs.
2) Digitaal ondertekenen kost meer tijd dan het zetten van een “natte” handtekening
Het zetten van een enkele “natte” handtekening is zo geklaard, maar het hele administratieproces daaromheen kost veel tijd. Denk aan het printen van ellenlange contracten, het scannen daarvan en het versturen van documenten per post. Digitaal ondertekenen elimineert dit papieren proces. Het laten ondertekenen van meerdere documenten door meerdere personen kan binnen enkele minuten afgehandeld worden. Digitaal ondertekenen bespaart u dus veel tijd ten opzichte van papierintensief ondertekenen.
3) Om digitaal te kunnen ondertekenen is er software benodigd
Digitaal ondertekenen met ValidSign gebeurt in de “cloud”. Dit betekent dat er via elk device met internetverbinding en op elk tijdstip digitaal kan worden ondertekend met ValidSign. Er is geen installatie benodigd om eenvoudig en snel digitaal te ondertekenen. ValidSign is altijd aan te roepen met een internetverbinding. Makkelijk in gebruik en voor iedereen toegankelijk. Daarnaast heeft ValidSign vele integraties. De digitale handtekening kan ook gemakkelijk worden gebruikt vanuit uw DMS-systeem, zoals SharePoint of Enable-U.

“Groen doen” met ValidSign

“Groen doen” met ValidSign

Geen papierstromen meer. Geen uitpuilende archiefkasten meer. Dat is waar de overheid naartoe wil. Niet alleen is papierloos werken efficiënt, ook is het erg gunstig voor het milieu. Er hoeven minder bomen gekapt te worden én er wordt minder (papieren) afval geproduceerd. Overheidsinstanties kunnen hun MVO-beleid demonstreren door volledig digitaal te werken. Door middel van de digitale handtekening hoeven contracten of andere documenten niet meer geprint te worden voor ondertekening.

De Nederlandse overheid verwacht van bedrijven en overheden dat zij maatschappelijk verantwoord ondernemen en zich bewust worden van activiteiten die negatieve effecten hebben op de 3 P’s: People, Profit & Planet. Documenten digitaal ondertekenen heeft een vooral een positieve invloed op de laatste P. Gemeentes, provincies en andere overheidsinstanties die al gebruik maken van ValidSign ondertekenen én beheren hun documenten volledig digitaal en besparen hiermee vele stapels papier door papierloos te werken. Daarnaast maakt ValidSign het mogelijk om plaatsonafhankelijk te ondertekenen vanaf elk elektronisch device. Dit scheelt u ritjes naar uw kantoor of uw relaties. Wilt u weten hoe ValidSign uw proces precies kan verbeteren? Neem dan contact met ons op.

Hoe ValidSign u voorbereidt op de AVG

Hoe ValidSign u voorbereidt op de AVG

Het zal u niet ontgaan zijn. Er wordt volop gediscussieerd en geschreven over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze nieuwe privacywetgeving treedt per 25 mei in werking. Vanaf die datum geldt de nieuwe wetgeving voor alle landen binnen de EU, waarmee de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) in Nederland komt te vervallen. Het aantal verwerkersovereenkomsten neemt door de komst van de AVG flink toe. ValidSign biedt een helpende hand bij het snel afhandelen van deze documenten.

Gegevensverwerking

Voor partijen die persoonsgegevens verwerken gelden er door de komst van de AVG strengere regels. Zo mogen organisaties geen gegevens verwerken zonder toestemming van het desbetreffende individu. Enkele voorbeelden van persoonsgegevens die partijen verwerken zijn naam, e-mailadres, BSN-nummer en IP-adres. Met ingang van de nieuwe wet zullen er voor de overdracht van deze online persoonsgegevens strengere voorwaarden gelden en hogere boetes opgelegd worden bij niet naleving van de regels. Organisaties die gegevens verwerken worden ook wel “verwerkingsverantwoordelijken” genoemd.

De verwerkersovereenkomst (voorheen “bewerkersovereenkomst”) wordt ook behandeld in de AVG. De verwerkersovereenkomst is verplicht voor zowel de verwerkingsverantwoordelijke als de verwerker. “Verwerkers” zijn externe partijen waar de verwerkingsverantwoordelijke mee samenwerkt. Denk hierbij aan softwarepartijen of administratiekantoren die gegevens verwerken van jouw bedrijf. In de verwerkersovereenkomst staan afspraken over hoe er met persoonsgegevens wordt omgegaan tussen deze verschillende partijen. Informatiebeveiliging speelt hierbij een grote rol.

Vaak is het voor organisaties nog niet geheel duidelijk wat een verwerkersovereenkomst precies is. Daarnaast kost het veel tijd om verwerkersovereenkomsten door verschillende partijen te laten ondertekenen. ValidSign kan uw proces helpen te versnellen, waardoor u ook eerder AVG-proof bent.

Digitaal ondertekenen

De afhandeling van verwerkersovereenkomsten en andere beveiligingsdocumenten kunnen met ValidSign snel en eenvoudig worden voltooid, inclusief een rechtsgeldige en digitale handtekening. Digitaal ondertekenen als oplossing zorgt ervoor dat u niet meer afhankelijk bent van het papieren proces. Uw documenten printen, scannen en opsturen per post is met ValidSign verleden tijd.
Uw AVG-documentatie kunt u met behulp van de ValidSign oplossing voorzien van uw eigen digitale handtekening vanaf welk device dan ook. ValidSign heeft inmiddels vele organisaties geholpen hun processen, die afhankelijk zijn van handtekeningen, om te zetten van papierintensief naar papierloos.

Of u nu verwerkersverantwoordelijke bent of verwerker: met ValidSign kunt u uw documentatie conform AVG voorzien van uw digitale handtekening en uw werkproces efficiënter inrichten. Daarnaast is het zelfs mogelijk om de digitale handtekening oplossing in uw DMS- of CRM-systeem te implementeren. Al uw beveiligde informatie met één klik ondertekend door middel van de veilige oplossing van ValidSign.