Woningcorporatie Stadgenoot rolt digitale handtekening uit binnen hele organisatie

Woningcorporatie Stadgenoot rolt digitale handtekening uit binnen hele organisatie

Stadgenoot is een woningcorporatie in Amsterdam en verhuurt dertigduizend sociale huurwoningen met een gemiddelde huurprijs van 500 euro per maand. De woningcorporatie is in juli 2008 ontstaan uit een fusie tussen twee Amsterdamse woningcorporaties, de Algemene Woningbouw Vereniging (AWV, opgericht in 1910) en Het Oosten (uit 1911).

Met ruim 300 werknemers, verdeeld over vier bedrijfseenheden van Stadgenoot kunnen we stellen dat het een organisatie van omvang betreft. Twee bedrijfseenheden zorgen voor de financiële en volkshuisvestelijke sturing: Financiën & Bedrijfsvoering en Strategie & Portefeuille. Het klantgerichte werk is ondergebracht bij de bedrijfseenheid Klant & Woning. De vastgoedgerichte projecten zitten bij Vastgoed & Ontwikkeling.

Veiligheid

Sinds begin 2020 ondertekent een groot deel van de organisatie digitaal met de oplossing van ValidSign. De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening was de wens om de veiligheid rondom het ondertekenproces en persoonsgegevens perfect te kunnen waarborgen. De natte variant heeft de organisatie die garantie niet ten alle tijden kunnen bieden. Stadgenoot is bij ValidSign terecht gekomen via hun ERP systeem leverancier Aereon. Al vrij snel na de aanbeveling is er een gesprek met ValidSign ingepland voor een demonstratie van het ondertekenplatform en het bespreken van de mogelijkheden voor Stadgenoot. Ibrahim Hassan, functioneel beheerder bij Stadgenoot: “Het vinden van een digitale handtekening leverancier is vrij eenvoudig, maar een leverancier die zich eveneens als een partner opstelt en altijd meedenkt met de klant vind je zelden. Wij hebben dit in ValidSign gevonden.”

Op twee afdelingen na is de digitale handtekening van ValidSign nu binnen de gehele organisatie uitgerold. Deze twee afdelingen nemen momenteel de dienst van de digitale handtekening bij een andere leverancier af. Deze afdelingen gebruiken deze functionaliteit dus al wat langer. Op deze manier hanteert iedere afdeling een waterdichte beveiliging voor ondertekende documenten en hebben het ondertekenproces van A tot Z inzichtelijk. De organisatie heeft ervoor gekozen om ondertekenaars te identificeren middels een tweede-factor authenticatie. Deze SMS authenticatie zorgt ervoor dat naast e-mail verificatie, ook het telefoonnummer van de ondertekenaar wordt geverifieerd om er zeker van te zijn dat het om de juiste persoon gaat.
Daarnaast gaat men gebruik maken van de IDIN authenticatie. Deze manier van identificeren gaat vooral gebruikt worden door onze huurders. Bijvoorbeeld bij het ondertekenen van de huurcontracten.

Een aantal afdelingen gebruiken ValidSign voornamelijk voor het (laten) ondertekenen van formulieren, opdrachten en/of contracten door externen, waar de afdeling financiën interne (uit)betaalopdrachten ondertekent.

Plaats- en tijd onafhankelijk

De huidige manier van werken door de corona crisis heeft ervoor gezorgd dat de er meer en meer behoefte is aan de digitale manier van ondertekening. Ibrahim zegt: “Zoals de rest van Nederland begin 2020 en op een abrupte manier mochten we enkel thuiswerken. Even een handtekening halen bij je manager of directeur was een bijzondere opgave. We waren gedwongen om processen anders in te richten. De ondertekenaars waren bijvoorbeeld niet op locatie aanwezig of beschikten niet over een eigen printer. Met ValidSign kunnen wij plaats- tijd en device onafhankelijk ondertekenen”.

Proces versnellend

Naast het feit dat de oplossing de veiligheid van documenten waarborgt is het ook proces versnellend. “De doorlooptijd van een ondertekening in het algemeen is flink ingekort omdat een aantal handelingen niet meer uitgevoerd hoeft te worden. De papierenrompslomp is minder en werknemers hebben meer tijd voor andere zaken.. De ValidSign gebruikers binnen Stadgenoot zijn tevreden over de oplossing en konden na een eerste begeleiding, wat ook weer medegeorganiseerd is door ValidSign zonder slag of stoot ermee aan de slag.

Toekomst

Binnen nu en een aantal weken verwachten we dat de twee afdelingen die momenteel de ValidSign functionaliteit nog niet gebruikende oplossing in gebruik nemen en zullen er veel meer documenten per maand digitaal ondertekend worden met ValidSign. Daarnaast zijn ValidSign en Aereon bezig met de ontwikkeling van de integratie tussen het ERP systeem Tobias AX en ValidSign zodat Stadgenoot en andere bedrijven vanuit het vertrouwde ERP systeem kunnen gaan ondertekenen. Zodra de integratie is gerealiseerd zullen meerdere afdelingen er gebruik van maken. Ibrahim zegt: “De digitale handtekening is niet meer weg te denken uit onze processen en het gebruik zal de komende jaren alleen maar toenemen. Dat is ook de reden waarom we graag met ValidSign en Aareon de samenwerking aangaan om de integratie nog meer toekomstbestendig te maken. Daar investeren we graag tijd en moeite in, omdat we geloven dat we daar veel voor terug krijgen”.

Openbare Bibliotheek Amsterdam kiest voor ValidSign

Openbare Bibliotheek Amsterdam kiest voor ValidSign

ValidSign heet Openbare Bibliotheek Amsterdam van harte welkom. De organisatie ondertekent vanaf nu haar documenten digitaal met ValidSign. Openbare Bibliotheek Amsterdam zegt: “Met ValidSign verkorten we de tijd die het kost om administratieve procedures af te ronden. Documenten zijn sneller volledig en rechtsgeldig getekend door de betrokken partijen, zonder dat zij bij een OBA-vestiging aanwezig moeten zijn geweest. ValidSign helpt ons duurzaam en digitaal te zijn in onze bedrijfsvoering.”

Centric en ValidSign verstevigen partnerschap

Centric en ValidSign verstevigen partnerschap

Gouda/Deventer,  12 april 2021- Centric, een van de grootste IT-dienstverleners van Nederland, verstevigt het partnerschap met ValidSign, marktleider in de Benelux op het gebied van digitaal ondertekenen. Beide organisaties bundelen hun kennis en expertise om hun oplossingen nóg krachtiger te maken. De integratie tussen ValidSign en  Motion, Centric’s eHRM-oplossing in de Cloud, is eind 2019 gelanceerd. Veel overheidsinstellingen hebben de oplossing inmiddels omarmd. MotionSign stelt eindgebruikers in staat om HR-gerelateerde documenten, waaronder arbeidscontracten, digitaal rechtsgeldig te ondertekenen in de vertrouwde Motion-applicatie.

Volledig digitaal

Niet alleen HR-documenten vereisen handtekeningen. Zeker nu we veel thuis zitten is een natte handtekening lastig. Het moet geprint worden en het document moet fysiek naar de tekenbevoegde. En vervolgens correct worden ingescand. Dan moet je toch naar kantoor. Dankzij de samenwerking tussen Centric en ValidSign is dat verleden tijd, ook voor beschikkingen. Het gaat nu in één keer volledig digitaal door, zonder uitstapjes in het werkproces naar andere systemen. Of je nu op kantoor werkt of thuis bent. Appeltje-Eitje.

Efficiency en gemak

Met de versterking van dit partnerschap worden meer integraties tussen ValidSign en de kernapplicaties van Centric gerealiseerd. Het is bijvoorbeeld mogelijk om bevestigingen van geboorte digitaal te laten ondertekenen door een arts en verloskundige vanuit Centric Burgerzaken. Het wordt ook mogelijk om andere documenten digitaal te laten ondertekenen door bijvoorbeeld instanties of burgers. Daarnaast wordt de integratie tussen ValidSign en Centric Leefomgeving, de all-in-one oplossing van Centric voor vergunningverlening, toezicht en handhaving, gerealiseerd.  Efficiency en gemak staan altijd centraal in deze samenwerking.

Zonder moeite en vertrouwd

Maarten Hillenaar, directeur bij Centric: “Samen met ValidSign digitaliseren we de laatste analoge stap. Vanuit het proces beschikkingen zorgen we er samen voor dat onder andere besluiten direct digitaal en rechtsgeldig ondertekend worden. Zonder moeite, vanuit de vertrouwde  applicatie waar je al elke dag mee werkt”. John Lageman, directeur bij ValidSign “Rechtsgeldig digitaal ondertekenen met ValidSign biedt enorme voordelen voor zowel de organisaties als hun eindklanten en leveranciers. Met ons ondertekenplatform in combinatie met de software die Centric levert voor bijvoorbeeld burgerzaken en leefomgeving kunnen wij klanten nog beter van dienst zijn.”

Over ValidSign

Met de digitale handtekening oplossing van ValidSign worden bedrijfsprocessen versneld door de ondertekening te automatiseren. Het digitaal ondertekenen van een overeenkomst verloopt via een beveiligde omgeving en is volledig rechtsgeldig. ValidSign is marktleider op het gebied van de digitale handtekening in de Benelux en meer dan 1000 organisaties ondertekenen momenteel hun documenten met ValidSign. Het ValidSign platform is een Enterprise-oplossing die integreert met meer dan 85 applicaties zodat de getekende contracten direct worden opgeslagen in het systeem van de club. Door ValidSign in te zetten worden ondertekenfouten verminderd en de juridische- en nalevingspositie versterkt. Met de oplossing kunnen documenten vanaf ieder mobiel device door meerdere personen digitaal worden ondertekend. Dit betekent een verdere professionalisering van de werkwijze van de club en levert een flinke tijdwinst op. Meer informatie: https://www.validsign.nl.

Over Centric

Talloze organisaties rekenen iedere dag weer op onze technologische oplossingen, hoogwaardige IT-diensten en gekwalificeerde professionals. Dat maakt trots! We doen er dan ook alles aan om het vertrouwen van onze klanten keer op keer waar te maken. Door onze kennis van IT te koppelen aan jarenlange ervaring met branche specifieke processen in de overheid, supply chain en financiële sector. Met die unieke combinatie onderscheiden we ons van de rest. Alles wat we doen past binnen de pijlers Software & IT Assessments, IT-outsourcing en beheer, Business process outsourcing, Cyber Security, Collaboration & Communication en Staffing. Samen met onze klanten ontwikkelen we werkende oplossingen die bijdragen aan het behalen van hun doelstellingen. Want hun succes is ons succes.

Onze nieuwe Batchsigning oplossing

Onze nieuwe Batchsigning oplossing

We hebben leuk nieuws! Onze developers hebben de laatste tijd hard gewerkt aan de nieuwe batchsiging mogelijkheid van ValidSign. Deze standalone oplossing heeft niet alleen een nieuwe user interface gekregen, maar ook een heleboel nieuwe features. Wij vertellen je meer over het nieuwe ValidSign Batchsigning.

Wat is Batchsigning?

De naam zegt het eigenlijk al… Je kunt een hele ‘batch’ documenten in één keer ‘signen’. Dat wil zeggen dat je dus in één keer de hashes van meerdere documenten kunt uploaden en daarmee direct ondertekent. Batchsigning doet als het ware hetzelfde als ‘regulier’ digitaal ondertekenen met ValidSign, maar werkt net even anders. Je kiest een document en doordat je de hash van dat document upload in jouw persoonlijke Batchsigning account wordt dit document gekoppeld aan jou als persoon of organisatie.

Nu weet je natuurlijk dat met het ‘regulier’ digitaal ondertekenen een document wordt ‘verzegeld’ met een hash. Die hash is een code waarin staat wie het document heeft ondertekend, op welk moment en vanaf welk ip-adres. Ook checkt de hash of het document nog hetzelfde is als voorheen. Wanneer de hash aangeeft dat het goed is, weet je dus dan er niets alarmerends met het document is gebeurd. Dit is hetzelfde bij Batchsigning. Jij upload de hashes van een aantal documenten, waarmee je die ondertekent. De Batchsigningoplossing plaatst in het document zo’n zelfde hash met informatie over jou als ondertekenaar, een timestamp, ip-adres en een check dat het document nog intact is. Wanneer het document opent in een pdf-reader zie je dat deze informatie als extra informatie aan het document is toegevoegd.

Met de Batchsigningoplossing kun je niet aangeven naar wie je document ter ondertekening wilt sturen, daar hebben we onze ondertekenoplossing voor. Maar waar gebruik je Batchsigning dan wel voor? We zien dat er veel vraag is bij verzekeringen, overheidsinstanties en andere organisaties om een document te verzegelen met een hash bij uitgaande stukken en vooral ook te timestampen. Met Batchsiging heb je geen uploadlimiet, want je upload de documenten immers niet, maar alleen de hashes. De ondertekening is dan in een handomdraai gedaan.

Wat is er nieuw?

De nieuwe User interface is strakker en moderner dan voorheen, waardoor het niet alleen overzichtelijker eruit ziet, maar ook helemaal klaar voor 2021. Je kunt grote hoeveelheden document-hashes uploaden, die in een overzichtelijke lijst komen te staan. Achter elke documentsnaam komt een groene vink te staan wanneer de handtekening is geplaatst. Wanneer het misgaat met uploaden zie je een rood kruis en kun je je document nogmaals checken. Heel overzichtelijk dus!

We zijn vooral heel erg blij met de nieuwe look and feel van deze tool en het werkt fantastisch. Maar naast de UI- update hebben onze developers niet stilgezeten. PDf wordt nu al documentstype onderteund, de handtekening heeft een ingesloten timestamp, LTV support en ingesloten signer informatie. Op de korte termijn zullen onze developers zich bezig houden om andere functionaliteiten zoals de mogelijkheid om te kiezen voor een groep API-key waarmee je kunt kiezen voor een signer uit die groep, het zichtbaar maken van de handtekening in het document en de handtekening zichtbaar maken met een krabbel. En ze zijn ook al aan het dromen over andere bestandstypes toe te voegen zoals AutoCAD en WAV. Hoe mooi zou dat zijn? Wil jij meer weten over deze oplossing? Neem dan snel contact op met onze sales-afdeling!

Hoe blijft jouw organisatie betrouwbaar voor externe partijen tijdens een golf van ransomware aanvallen?

Hoe blijft jouw organisatie betrouwbaar voor externe partijen tijdens een golf van ransomware aanvallen?

Wellicht heb je het al vernomen, maar wij maken je graag nog een keer attent op een mogelijke nieuwe golf van ransomware-aanvallen. Sinds afgelopen week zijn er namelijk verschillende meldingen gedaan door organisaties die phishingmails met kwaadaardige software hebben ontvangen. Cybercriminelen blokkeren of versleutelen jouw bestanden middels deze zogeheten gijzelsoftware om losgeld af te troggelen. Zeer regelmatig worden mails uit naam van een voor jouw bekende organisatie verstuurd, zodat je soms zelfs zonder te kijken de mail opent en in de val trapt.

Er zijn meerdere acties die je kunt ondernemen om een ransomware-aanval te voorkomen. Door onder andere te investeren in goede antivirusprogramma’s en software updates direct te updaten, sta je al met 1-0 voor. Maar vergeet vooral niet je gezonde verstand te gebruiken en check bij iedere inkomende mail het afzendermailadres en ga na of het wel echt afkomstig is van de organisatie die ze zeggen te zijn.

Nu je weet hoe je zo’n dergelijke aanval voorkomt, vertellen we je graag wat je kunt doen om transparant en betrouwbaar over te komen op externe partijen, in een tijd waar ransomware-aanvallen het gesprek van de dag zijn:

Communiceer aan externen welke e-mailadressen en communicatiemiddelen gebruikt worden door de organisatie

Ervan uitgaande dat je beschikt over de juiste mailadressen van klanten en partners is het belangrijk om te communiceren via welke zakelijke e-mailadressen er gecommuniceerd wordt. Op deze manier kan iedere externe partij controleren of een mail vanuit jouw organisatienaam daadwerkelijk door jouw organisatie is verzonden, en het dus geen phishingmail betreft.

Om nóg transparanter te zijn naar klanten en partners toe, zou je een opsomming van niet gebruikte communicatiemiddelen kunnen delen. Banken doen het regelmatig. Denk bijvoorbeeld aan de talloze reminders die je maandelijks ontvangt over het feit dat jouw bank nooit via een mail of WhatsApp-bericht zou oproepen om een wachtwoord wijziging te doen of geld over te maken. Je kunt een gelijksoortig bericht opstellen voor jouw externen.

Digitaal ondertekenen

Door digitaal te ondertekenen ben je er zeker van dat de juiste documenten, snel en veilig ondertekend worden. Documenten worden vanuit een uiterst betrouwbaar digitaal ondertekenplatform als ValidSign rechtsgeldig ondertekend. De documenten worden digitaal verzegeld en zijn onveranderbaar na ondertekening.

Nu hoor ik je denken, maar wat als cybercriminelen een ransomware aanval opzetten met een e-mailadres dat bijna gelijk is aan het afzendermailadres van in dit geval ValidSign? Dit is inderdaad kortgeleden gebeurd bij een andere organisatie binnen het veld van digitaal ondertekenen, maar ValidSign heeft hier wat op gevonden! De digitale handtekening van ValidSign biedt  namelijk de mogelijkheid om een eigen afzendermailadres in te stellen. Met deze Afzendermail-module worden alle ondertekenverzoeken vanuit jouw organisatie verstuurd ongeacht of de verzender over een eigen ValidSign account beschikt of niet. De afzendermail wordt geheel ingericht op basis van de branding van jouw organisatie zodat ieder ondertekenverzoek betrouwbaar en herkenbaar is voor de desbetreffende ondertekenaar. Klinkt veilig toch?

Nu hoor ik je denken, maar wat als cybercriminelen een ransomware aanval opzetten met een e-mailadres dat bijna gelijk is aan het afzendermailadres van in dit geval ValidSign? Dit is inderdaad kortgeleden gebeurd bij een andere organisatie binnen het veld van digitaal ondertekenen, maar ValidSign heeft hier wat op gevonden! De digitale handtekening van ValidSign biedt namelijk de mogelijkheid om een eigen afzendermailadres in te stellen. Met deze configuratie van de afzendermail worden alle ondertekenverzoeken vanuit jouw organisatie verstuurd ongeacht of de verzender over een eigen ValidSign account beschikt of niet. De afzendermail wordt geheel ingericht op basis van de branding van jouw organisatie zodat ieder ondertekenverzoek betrouwbaar en herkenbaar is voor de desbetreffende ondertekenaar. Klinkt veilig toch?

De drie mogelijkheden voor het configureren van de afzendersmail zijn: DKIM, SMTP en Mailrelay. Voordat je gebruik kunt maken van deze module vindt er een validatie plaats in het domein van jouw organisatie waarin ValidSign gemachtigd wordt om de afzendermail vanuit de organisatie te mogen versturen. Door ook deze mailadressen op te nemen in de lijst die in punt 1 is besproken, sla je dus twee vliegen in één klap.

Wil je meer informatie over de Afzendermail-module of heb je nog andere vragen? Neem gerust contact op met support@validsign.nl.

Vijf redenen om digitaal te ondertekenen met ValidSign vanuit AuditCase

Vijf redenen om digitaal te ondertekenen met ValidSign vanuit AuditCase

AuditCase is een CRM systeem en document managementsysteem (DMS) van CaseWare. Deze software stelt de accountant in staat om het grootste gedeelte van zijn werkzaamheden gestroomlijnd uit te voeren. De combinatie van een CRM systeem en DMS syst, is vrij uniek omdat je een document vanuit je CRM systeem creëert en het na ondertekening automatisch in je DMS wordt gearchiveerd.

De koppeling tussen AuditCase en ValidSign zorgt ervoor dat ook de laatste stap in het proces van een accountantskantoor digitaal wordt afgerond. Er komen geen printers en papier meer aan te pas. Het gehele proces verloopt digitaal. Maak je gebruik van AuditCase of staat het op de planning om klant te worden maar onderteken je nog steeds op papier? Lees dan hier wat de voordelen zijn van de koppeling met de digitale handtekening van ValidSign.

1. De digitale handtekening zorgt voor een volledig gestroomlijnd proces

Om het gehele proces van een accountantskantoor te digitaliseren was er nog maar één ding nodig. Een koppeling tussen AuditCase en de digitale handtekening van ValidSign. Sinds januari 2019 is deze koppeling te gebruiken door AuditCase-klanten. Dankzij deze naadloze koppeling kan het gehele proces van een accountantskantoor, van het aanmaken van een document tot het interne goedkeuringsproces, de statusinformatie en archivering in één keer worden afgehandeld. Richard Schiphorst, Managing Director bij CaseWare Nederland: “De digitale handtekening van ValidSign was de ontbrekende schakel in onze workflow optimalisatie”.

Het document wordt aangemaakt in AuditCase. De plek van de handtekeningen wordt op dat moment bepaald of is voorafgaand bepaald middels een template. Of het nu gaat om de opdrachtbevestiging, notulen of akkoordverklaring, alle documenten kunnen direct door de accountant ter ondertekening worden aangeboden aan de klant. De klant ontvangt een ondertekenverzoek per mail, waarop volgend hij het document digitaal ondertekend. Moet de accountant ook zijn handtekening op het document zetten? Dat kan! De accountant kan op dezelfde manier als de klant zijn digitale handtekening zetten.  Wanneer de ondertekening is afgerond, wordt de ondertekende versie van het document automatisch op de juiste plek in het DMS van AuditCase geplaatst.

2.  Je ondertekende documenten worden extra beveiligd

De digitale handtekening van ValidSign is volledig rechtsgeldig en doet niet onder voor de natte handtekening.

Tijdens een digitale ondertekening worden er meerdere digitale gegevens verzameld. Zowel de naam en het mailadres van de ondertekenaar, als de tijd en datum van ondertekening worden vastgelegd. Wanneer alle benodigde handtekeningen zijn gezet wordt het document verzegeld en blijft de digitale variant onveranderd. Afhankelijk van de wens van de accountant en de bewijslast van de te ondertekenen documenten kunnen extra verificatiemethodes worden toegevoegd zoals een TAN-code via SMS of bankauthenticatie met iDIN. 

Een papieren document daarentegen, blijft vaak te lang bij één ondertekenaar liggen of raakt kwijt. De kans ontstaat dat het document wordt ingezien door iemand waarvoor het niet bestemd is.  Met digitaal ondertekenen heb je daar geen last meer van.

3. Documenten worden plaats, tijd- en device onafhankelijk ondertekend

Waar je je ook bevindt, de digitale handtekening oplossing van ValidSign stelt je in staat om documenten waaronder je opdrachtbevestiging, notulen en deponering digitaal te (laten) ondertekenen op ieder moment van de dag vanaf welke locatie dan ook. Gebruik je AuditCase op je desktop dan verzendt en onderteken je je documenten wellicht vanaf daar. Is een klant niet thuis om de ontvangen documenten te ondertekenen? Geen probleem! De klant ondertekent alle documenten gemakkelijk vanaf zijn mobiele telefoon of iPad. Op deze manier wordt het ondertekenproces met wel 80 procent versneld.

4. Volledige compliancy

Naast het waarborgen van de veiligheid van jouw documenten zorgt de koppeling er ook voor dat je dossier volledig op orde is. Je hoeft namelijk niet meer na te denken of een opdrachtbevestiging wel of niet retour is gekomen. Dit is in een oogopslag te zien in het overzichtelijke dashboard. Daarnaast ben je met de communicatie met ValidSign ook zeker dat de organisatie alle contacten in AuditCase opvoert, aangezien dit benodigd is om documenten via ValidSign te versturen. Zo zorg je er dus ook voor dat je CRM gevuld is en bijgehouden wordt.

5. De koppeling is eenvoudig aan te vragen

De koppeling tussen AuditCase en ValidSign is eenvoudig aan te vragen. Een AuditCase-klant met een doorlopend onderhoudscontract zou er bij wijze van dezelfde dag mee kunnen starten.  De AuditCase-klanten die niet onder deze klantengroep vallen, wordt aangeraden een instapovereenkomst bij ValidSign  of  de integratiepartner van de twee partijen, Full Finance Consultants af te sluiten.

Wil je meer informatie over de integratie tussen ValidSign en AuditCase of heb je nog andere vragen? Neem gerust contact op met support@validsign.nl.