Duurzame zorg met de digitale handtekening van ValidSign

Duurzame zorg met de digitale handtekening van ValidSign

Het Radboud universitair medisch centrum is een academisch ziekenhuis in Nijmegen dat deel uitmaakt van de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra. Meer dan drieduizend studenten van de Radboud Universiteit worden hier opgeleid binnen onder andere Geneeskunde, Verpleegkunde en Biomedische Wetenschappen. Daarnaast had Radboudumc in 2019 1065 bedden en meer dan 10.000 medewerkers. Als gevolg van de corona crisis is het aantal bedden en medewerkers vors gestegen dit jaar. Om patiënten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn heeft er een duidelijke digitalisatie plaatsgevonden binnen de organisatie. Het universitair medisch centrum in Nijmegen werkt nu meer digitaal dan ooit.

 

Verkorte doorlooptijd van contracten   

Na het uitvoeren van een marktonderzoek deed Radboudumc een aanbesteding om uiteindelijk het juiste platform voor digitaal ondertekenen te kunnen kiezen. ValidSign sleepte de aanbesteding eind januari 2020 binnen. De primaire reden om digitaal te ondertekenen was het verkorten van de doorlooptijd van (arbeids) contracten. Het ondertekenproces zag er voorheen als volgt uit: het opgestelde contract werd geprint, ter ondertekening op het bureau gelegd van de interne ondertekenaars, na ondertekening werd het document per post verzonden naar de externe ondertekenaar en werd na ondertekening weer per post retour ontvangen. Met ValidSign wordt zowel het printen als het per post verzenden geëlimineerd.

Marty van Asperen, projectleider bij Radboudumc: “De afdeling inkoop ondertekent zo’n 250 documenten per maand. Het kon wel een aantal weken duren tot het ondertekenproces was afgerond. Wanneer een accountmanager een deal sluit, lukt het hem of haar bijvoorbeeld niet om de overeenkomst direct rond te krijgen omdat hij of zij niet volledig tekenbevoegd is en managers eerst hun handtekening moeten zetten ter goedkeuring. ValidSign biedt de mogelijkheid om meerdere ondertekenaars te selecteren en een ondertekenvolgorde in te stellen zodat de benodigde handtekeningen in een paar muisclicks binnen kunnen zijn”.

 

Sparringpartner  

Radboudumc heeft de oplossing van ValidSign in huis gehaald om uiteindelijk organisatie breed in te zetten. Korte lijnen en een nauwe samenwerking tussen de twee organisaties is daarom cruciaal. “Wij waren niet alleen opzoek naar een digitaal ondertekenplatform maar ook naar een partner, en die hebben wij in ValidSign gevonden. ValidSign is erg betrokken bij ons uitrolproces en ondersteunt ons met consultancy op maat”, aldus van Asperen. De organisatie heeft meer dan 6 maanden uitgetrokken voor het uitrolproces zodat de digitale handtekening geleidelijk landt binnen de organisatie. Zij zet de digitale handtekening als eerste in om het gehele aanstellingsproces te digitaliseren. Meer dan 1000 medewerkers ontvangen hun arbeidscontract ter ondertekening via ValidSign. Deze actie werkt zowel als test voor de eindgebruikers als voor de ondertekenaars binnen de organisatie. beide partijen zijn enthousiast over de gebruiksvriendelijke oplossing waarmee zij direct na de uitlevering al uit de voeten konden.

 

ValidSign in de toekomst 

De organisatie zit dus nog in de beginfase wat betreft digitaal ondertekenen. Van Asperen: “Op dit moment worden er meer dan 350 contracten per maand digitaal ondertekend. De medewerkers van HR ondertekenen maandelijks iets meer dan 150 contracten. Dit zal alleen maar toenemen aangezien de digitale handtekening oplossing van ValidSign voor het welbekende sneeuwbaleffect zorgt. Zeker nu thuiswerken het nieuwe normaal is geworden. ”

Govers Accountants en Adviseurs stroomlijnt bedrijfsprocessen met ValidSign

Govers Accountants en Adviseurs stroomlijnt bedrijfsprocessen met ValidSign

Govers Accountants en Adviseurs

Govers is dé specialist van het Zuiden op het gebied van accountancy, fiscaliteit en bedrijfsadvies en werkt vanaf eind 2019 met de digitale handtekeningoplossing van ValidSign. Sinds 1927 streeft de organisatie uit Eindhoven er naar om hoogwaardige dienstverlening te bieden aan hun klanten. Het team van 180 collega’s richt zich op familiebedrijven en de bouw, food- en hightech (Brainport) sectoren. Zij onderscheidt zich van andere accountantskantoren door haar bedrijfskundige insteek en de gemeende interesse in het verhaal achter de cijfers van een organisatie. Govers heeft zowel lokale- als internationale klanten. Als onderdeel van het internationale samenwerkingsverband UHY werkt Govers voor een groot aantal internationale organisaties. UHY is een samenwerkingsverband van 320 zelfstandige kantoren in 100 landen.

Vlot en gestroomlijnd proces

De organisatie is na eigen research in December 2019 bij ValidSign terechtgekomen. Govers gaf aan niet geheel onbekend te zijn met de digitale handtekening en enige tijd gebruik te hebben gemaakt van een ander ondertekenplatform. Dit bood beperkte mogelijkheden waardoor de organisatie geremd werd in het maken van een digitaliseringsslag. Het grote aantal functionaliteiten van ValidSign gaf de organisatie de doorslag om over te stappen. Het proces zag er destijds als volgt uit: een te tekenen document werd met het juiste briefpapier opgesteld in Word, geprint en ondertekend of als PDF per mail ter ondertekening naar ondertekenaars verstuurd. Het ondertekende document werd na ontvangst handmatig gearchiveerd. Kachung Tau, Accountant bij Govers Accountants vertelt: “Met de vorige ondertekenoplossing moest men nog teveel stappen doorlopen om de benodigde handtekeningen te verkrijgen. Waar het ondertekenproces voorheen uren in beslag nam is het nu in een paar muisclicks geregeld!” Op dit moment wordt het gehele samenstelproces van Govers al gestroomlijnd waarbij onder andere de opdrachtbevestiging, notulen en akkoordverklaring voor publicatie en fiscale aangifte worden ondertekend met ValidSign. “Tot voorkort printten collega’s regelmatig documenten om vervolgens met de natte handtekening te ondertekenen. Met ValidSign kunnen ook deze personen niet om het digitaal ondertekenen van documenten heen en wordt de digitale handtekening breder ingezet binnen de organisatie, zegt Kachung.”  

Overzichtelijk

Naast het versnellen van verschillende processen en het terugdringen van de responstijd creëert de digitale handtekening overzicht voor Govers. Kachung zegt: “ValidSign zorgt voor een betere beheersing van de documentenstromen. Het ValidSign dashboard geeft een mooi overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. Daarnaast is het mogelijk om meerdere documenten aan een transactie toe te voegen waardoor het aantal transacties flink is teruggedrongen”.

Klanttevredenheid

De digitale handtekening draagt bij aan de hoogwaardige dienstverlening die de organisatie uitdraagt. “Klanten ervaren de digitale handtekening van ValidSign als een extra service vanuit Govers. De oplossing stelt ons in staat om op een laagdrempelige manier te digitaliseren waardoor ook onze trouwe klanten het aandurven om documenten digitaal te ondertekenen”, aldus Kachung. Voorheen werd het document geprint, ondertekend, gescand en per mail weer doorgestuurd naar de volgende ondertekenaar als meerdere personen binnen een organisatie hetzelfde document moesten ondertekenen. Deze stappen worden door ValidSign geëlimineerd en afgehandeld in één transactie. Kachung zegt: “De klant ontvangt nu alle documenten in een gebundelde mail en de documenten zijn direct na ondertekening beschikbaar voor inzage en te downloaden via dezelfde link”.

Volledige digitalisatie

Met de juiste integraties kan de oplossing binnen de gehele organisatie worden ingezet. “Naast het proces van de accountant zouden onder andere inkoop- en HR processen kunnen worden gedigitaliseerd met de digitale handtekening, zegt Kachung. Het komende jaar zal Govers steeds meer processen digitaliseren waarin de digitale handtekening een belangrijke rol speelt. Bekijk alle bedrijfsprocessen waarin ValidSign kan ondersteunen.

De nieuwe AFAS connector is nu beschikbaar!

De nieuwe AFAS connector is nu beschikbaar!

De AFAS connector van ValidSign is nu beschikbaar! Sinds maart van dit jaar kunnen klanten digitaal ondertekenen vanuit AFAS met ValidSign. De koppeling stelt gebruikers in staat om documenten ter ondertekening aan te bieden in AFAS. Ieder proces waarvoor ondertekening vereist is, is van A tot Z te monitoren in het systeem. Direct na het digitaal ondertekenen wordt het document op de juiste locatie gearchiveerd in AFAS. Naast verbeteringen in de look en feel van de connector bevat deze release nieuwe functionaliteiten zoals het instellen van de afzender e-mail en het opnemen van een herinneringsschema. Deze naadloze integratie zorgt voor een verkorte doorlooptijd en biedt een beter inzicht in het ondertekenproces.

De nieuwe functionaliteiten op een rij:

  • Herinneringsschema
    Plan het versturen van herinneren van tevoren in zodat ondertekeningen niet meer op zich laten wachten. De gebruiker kan per ondertekenverzoek aangeven welk herinneringsschema gebruikt zou moeten worden.
  • Persoonlijke verzending vanuit AFAS
    De verzender van de transactie vanuit AFAS kan de transactie ook monitoren in zijn/haar eigen ValidSign postvak. Waar de ondertekenverzoeken op dit moment nog vanaf een algemeen e-mailadres worden uitgestuurd en beheerd, is het met deze update mogelijk om te kiezen voor een persoonlijke verzending.
  • Automatische verwijdering van de ValidSign omgeving
    Zodra de documenten volledig ondertekend zijn worden deze automatisch, inclusief bewijsdocument teruggeschreven naar AFAS. Deze documenten zullen na de update automatisch worden verwijderd van de ValidSign omgeving. Uiteraard is het mogelijk om de documenten nog enige tijd beschikbaar te houden op de ValidSign omgeving zodat de externe ondertekenaars de documenten kunnen downloaden en archiveren. De standaard retentietijd is 14 dagen. Dit heeft enkel betrekking op ondertekende documenten.

Gebruikt jouw organisatie AFAS maar hebben jullie nog geen oplossing voor digitaal ondertekenen? Neem dan snel contact op, we laten je graag zien hoe ValidSign werkt.

 

GRATIS WEBINAR OP 17 NOVEMBER

Op dinsdag 17 november geven we van 10 tot half 11 een webinar over de nieuwe Afas connector.
Meld je aan en zorg dat je erbij bent! Aanmelden webinar

Digitale steunpilaar voor organisaties tijdens corona crisis

Digitale steunpilaar voor organisaties tijdens corona crisis

Dat bedrijfsprocessen worden versneld door het gebruik van de digitale handtekening van ValidSign blijkt ook weer in deze corona tijd. ValidSign heeft de afgelopen maanden een flinke stijging in de klantengroei doorgemaakt die zich momenteel blijft voortzetten. Daarnaast hebben verschillende bestaande klanten het aantal transacties opgehoogd om meer ondertekeningen te kunnen verrichten. De voornaamste reden die hiervoor wordt opgegeven door klanten is dat het thuiswerken het ondertekenproces van de organisatie belemmert. Interne en externe ondertekenaars zijn niet in staat om fysiek te ondertekenen of er is thuis geen printer of scanner beschikbaar.

Ondertekenen vanuit huis

Ondanks de versoepeling van de Covid-19 maatregelen zal het werken vanuit huis de komende maanden, is het niet tot eind 2020, de norm zijn. De digitale handtekening maakt het mogelijk om plaats, tijd en- device onafhankelijk documenten te ondertekenen. Vanuit het ondertekenplatform worden documenten per mail ter ondertekening aangeboden aan de ondertekenaars. Op deze manier kunnen ondertekenprocessen vanuit huis worden afgehandeld zonder dat er een pen aan te pas hoeft te komen. Omdat ValidSign een enterprise oplossing is, integreert zij met andere applicaties zodat documenten digitaal gestroomlijnd kunnen worden ondertekend vanuit je eigen softwareapplicatie.

Monitoring van transacties

Daarnaast zijn transacties inzichtelijk voor gebruikers. Een ondertekenplatform beschikt over een dashboard waarop alle transacties zijn in te zien. Ieder ondertekenverzoek is op de voet te volgen en zeker nu postbedrijven kampen met vertragingen zorgt dit ervoor dat je controle houdt over de te ondertekenen documenten. Laat een handtekening toch op zich wachten? ValidSign beschikt over een herinneringsfunctionaliteit waarmee je de desbetreffende persoon aan de hand van een automatisch bericht, vriendelijk verzoekt het document te ondertekenen. De digitale handtekening zorgt er dus voor dat ook tijdens de crisis van dit moment documenten kunnen worden ondertekend en bedrijfsprocessen niet stil komen te staan.

Werkt u binnen uw organisatie ook nog veel thuis vanwege de corona crisis? Probeer ValidSign nu 2 maanden gratis!

Direct ondertekenen op 200 km afstand

Direct ondertekenen op 200 km afstand

Burglandbouw is een omvangrijk bouwbedrijf in Dodewaard, Nijmegen. Zij biedt een breed scala aan bouwprojecten. Van binnenstedelijk bouwen, utiliteitsbouw, commercieel vastgoed en woningen tot zorg- en onderwijsinstellingen. De corebusiness van het bouwbedrijf is het voorbereiden en leiden van de verschillende bouwprojecten waarin duurzaamheid een belangrijke rol speelt. Er worden jaarlijks zo’n 40 projecten gerund verspreid over heel het land waar de 60 medewerkers staan voor daadkracht, betrokkenheid en betrouwbaarheid.

In 2015 realiseerde de organisatie zich dat zij met een aantal omslachtige ondertekenprocessen werkte. Verscheidenen processen zouden door een digitale handtekening geoptimaliseerd kunnen worden. Juridisch gezien bestond de mogelijkheid om  de digitale handtekening daadwerkelijk in te regelen binnen Burglandbouw nog niet. Vincent van der Dussen, Controller bij Burglandbouw: “Wij werkten al een aantal jaren met het document management systeem DigiOffice, een van de oplossingen van de IDB groep. Toen zij ons vertelden over digitaal ondertekenen met ValidSign werden wij meteen enthousiast.” Burglandbouw gebruikt ValidSign sinds januari 2019 en procesversnelling was de primaire aanleiding tot het inregelen van de digitale handtekening.

Procesversnelling en comfort

Een bouwproject brengt veel contractuele verbintenissen met zich mee. Meerdere partijen werken nauw samen om een project tot stand te laten komen en uit eindelijk succesvol af te kunnen sluiten. Zowel klanten als eigen werknemers bevinden zich vaak niet op één en dezelfde plek waardoor een document voorheen eerst moest worden opgesteld, uitgeprint, ondertekend, gescand en per mail of post naar de eerstvolgende ondertekenaar werd gestuurd. Dit proces herhaalde zich totdat het contract rond was. Het ondertekenproces kon wel een aantal weken in beslag nemen. Van der Dussen: “Met de digitale handtekening worden contracten vaak dezelfde dag nog gesloten omdat een ondertekenaar op locatie meteen een ondertekenverzoek ontvangt en 200 km verderop op zijn mobiel of iPad kan ondertekenen.” Er zijn minder handelingen nodig om documenten te laten ondertekenen waardoor medewerkers niet alleen minder papier verbruiken maar ook meer tijd over houden en zich zo op andere werkzaamheden kunnen richten.

Integratie met documentmanagementsysteem

Er is destijds gekozen voor de digitale handtekeningoplossing van ValidSign om de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing en de bestaande integratie met het documentmanagementsysteem DigiOffice. Documenten worden door de integratie, vanuit DigiOffice ter ondertekening uitgestuurd en na afloop gearchiveerd zonder DigiOffice te hoeven verlaten. “Dit is een mooi gestroomlijnd proces dat stabiliteit biedt en altijd naar behoren werkt”, aldus van der Dussen.

Inzichtelijk

Voor een bouwbedrijf van grote omvang is het bewaken van contracten en de daarbij horende handtekeningen een klus op zich. Op dit moment wordt ValidSign intensief ingezet. De gehele inkoopafdeling gebruikt de oplossing voor onder andere het ondertekenen van inkoopcontracten en projectafspraken. “Het is fantastisch dat documenten als inkoopvoorwaarden of veiligheidsregels als bijlage kunnen worden toegevoegd aan de transactie zonder dat deze ondertekend hoeven te worden”, zegt van der Dussen. Om de ondertekenverzoeken niet uit het oog te verliezen biedt ValidSign een dashboard binnen het ondertekenplatform waarop alle transacties zijn in te zien. Het dashboard van ValidSign geeft een overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. “Wanneer een ondertekening toch op zich laat wachten, stuurt een van onze medewerkers een reminder naar de ondertekenaars om z.s.m. te ondertekenen”, zegt van der Dussen.

Toekomst van digitaal ondertekenen met ValidSign

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken binnen Burglandbouw. Afdeling Inkoop geeft aan dat digitaal ondertekenen met ValidSign een gebruiksvriendelijke oplossing is die zij meteen na de implementatie zelfstandig zijn gaan gebruiken. Volgens van der Dussen zou de digitale handtekening ook voor andere processen kunnen worden ingezet. Het ondertekenen van onder andere arbeidscontracten gebeurt nu namelijk nog op papier wat erg tijdrovend kan zijn. “Ik ben ervan overtuigd dat wij ValidSign voor steeds meer processen in zullen gaan zetten totdat de volledige organisatie uit eindelijk gedigitaliseerd is”, zegt van der Dussen .

Veilig digitaal ondertekenen? Yes We Can!

Veilig digitaal ondertekenen? Yes We Can!

Yes We Can Clinics

Yes We Can Clinics is een jeugdkliniek voor jongeren van 13 t/m 23 jaar met psychische problemen, verslavingen en/of gedragsproblemen. De professionals die werkzaam zijn voor YWCC helpen jongeren en hun ouders om hun leven weer op de rit te krijgen. Yes We Can Clinics heeft zowel een nationale als internationale kliniek. De internationale kliniek bestaat nu ongeveer twee jaar en is na de opstart vrij snel begonnen met het digitaal (laten) ondertekenen van documenten met ValidSign. Veiligheid staat hoog in het vaandel bij Yes We Can Clinics. ValidSign biedt deze zekerheid: documenten kunnen veilig digitaal ter ondertekening worden aangeboden.

“Voor Yes We Can Clinics is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign om plaats- en tijdsonafhankelijk te ondertekenen”

Plaats- en tijdsonafhankelijkheid ondertekenen

Het digitaal ondertekenen van documenten is voor de internationale kliniek van YWCC een noodzaak. Het gaat hier namelijk om jongeren vanuit verschillende landen en zelfs werelddelen. Brigitte de Jager, Senior Beleidsadviseur bij Yes We Can Clinics, vertelt: “In de internationale kliniek is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign, omdat we dan niet kunnen vragen of mensen “even” langs komen om een handtekening te zetten. We hebben internationale patiënten uit Afrika, Europa, Azië en Zuid-Amerika, noem maar op. Daarvoor is die plaats- en onafhankelijkheid heel belangrijk.” Het digitaal ondertekenen van documenten gebeurt in de intakefase, dus voordat het behandelplan/de behandelovereenkomst wordt opgesteld. Daarnaast bij de evaluatiefase, voor het ondertekenen van evaluatieformulieren. Het is niet meer nodig om alle personen dan bij elkaar te laten komen om te ondertekenen.
“Het is in de zorg heel erg belangrijk dat je heel goed afspreekt wat er gaat gebeuren en met welk doel. Je hebt ook veel toestemmingsverklaringen nodig. Toestemming om verklaringen te delen met een andere zorgverlener. Dat proces is in de zorg heel erg belangrijk én privacygevoelig. De documenten worden ondertekend door de behandelaar en de patiënt en/of de ouders. Ook dat is natuurlijk een reden om te kiezen voor ValidSign. Er zijn meerdere partijen die goedkeuringen moeten geven en daarvoor hoeven ze niet op één moment ter plekke te zijn”, aldus Brigitte. “Dat kan dan via ValidSign netjes achter elkaar worden ondertekend.”

Veilig digitaal ondertekenen

Naast de plaats- en tijdsonafhankelijkheid is veiligheid een belangrijke factor voor Yes We Can Clinics. “Onze doelgroep is heel gevoelig voor privacy en daarom kiezen ze ook voor een kliniek die privacy hoog in het vaandel heeft staan,” aldus Brigitte. Het gaat daarbij om de veiligheid op het terrein waar ze verblijven, maar ook om de veiligheid van de patiënt informatie. “Patiënten informatie is hypergevoelige informatie. Het hele levensverhaal van patiënten staat in die documenten en bijvoorbeeld welke Medicatie ze gebruiken. Met ValidSign kunnen de documenten niet alleen rechtsgeldig, maar ook veilig digitaal ondertekend worden.”
Daarnaast speelt overzicht ook een belangrijke rol. “Op het moment dat wij de documenten digitaal verstuurd hebben is het makkelijk om te verwijzen naar die digitale documenten. We hebben ook een elektronisch patiënten dossier, het liefst met zo min mogelijk scans van papieren documenten.”

Nationaal en internationaal

De medewerkers die met ValidSign werken waren na de introductie gelijk enthousiast. “We zagen echt de mogelijkheden voor andere fronten binnen Yes We Can Clinics.”
Naast de internationale tak van de organisatie, werkt de afdeling HR en het secretariaat van Yes We Can Clinics nationaal nu al voornamelijk met ValidSign om de formulierenstroom klaar te zetten. Zij maken de documenten op en beheren dat. Brigitte: “Dat is ook onze inzet, dat behandelaren zo min mogelijk te maken hebben met paperassen. Dat is namelijk niet hun werk. Het secretariaat bereidt het voor en de behandelaar ondertekent. Het is cruciaal in zo’n systeem dat het voor iemand die moet ondertekenen er niet over na hoeft te denken.”

Toekomst

Het gebruik van ValidSign loont vanaf dag één. Daarnaast wordt er ook nagedacht over eventuele vervolgstappen met betrekking tot een nóg efficiëntere manier van werken. “Het mooiste zou zijn als het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en ValidSign aan elkaar gekoppeld zijn. We hebben het er toen wel over gehad, dat documenten automatisch in het systeem komen, nu moet het allemaal handmatig opgeslagen worden. En koppeling van adresgegevens is ook wel handig,” aldus Brigitte.