Digitale steunpilaar voor organisaties tijdens corona crisis

Digitale steunpilaar voor organisaties tijdens corona crisis

Dat bedrijfsprocessen worden versneld door het gebruik van de digitale handtekening van ValidSign blijkt ook weer in deze corona tijd. ValidSign heeft de afgelopen maanden een flinke stijging in de klantengroei doorgemaakt die zich momenteel blijft voortzetten. Daarnaast hebben verschillende bestaande klanten het aantal transacties opgehoogd om meer ondertekeningen te kunnen verrichten. De voornaamste reden die hiervoor wordt opgegeven door klanten is dat het thuiswerken het ondertekenproces van de organisatie belemmert. Interne en externe ondertekenaars zijn niet in staat om fysiek te ondertekenen of er is thuis geen printer of scanner beschikbaar.

Ondertekenen vanuit huis

Ondanks de versoepeling van de Covid-19 maatregelen zal het werken vanuit huis de komende maanden, is het niet tot eind 2020, de norm zijn. De digitale handtekening maakt het mogelijk om plaats, tijd en- device onafhankelijk documenten te ondertekenen. Vanuit het ondertekenplatform worden documenten per mail ter ondertekening aangeboden aan de ondertekenaars. Op deze manier kunnen ondertekenprocessen vanuit huis worden afgehandeld zonder dat er een pen aan te pas hoeft te komen. Omdat ValidSign een enterprise oplossing is, integreert zij met andere applicaties zodat documenten digitaal gestroomlijnd kunnen worden ondertekend vanuit je eigen softwareapplicatie.

Monitoring van transacties

Daarnaast zijn transacties inzichtelijk voor gebruikers. Een ondertekenplatform beschikt over een dashboard waarop alle transacties zijn in te zien. Ieder ondertekenverzoek is op de voet te volgen en zeker nu postbedrijven kampen met vertragingen zorgt dit ervoor dat je controle houdt over de te ondertekenen documenten. Laat een handtekening toch op zich wachten? ValidSign beschikt over een herinneringsfunctionaliteit waarmee je de desbetreffende persoon aan de hand van een automatisch bericht, vriendelijk verzoekt het document te ondertekenen. De digitale handtekening zorgt er dus voor dat ook tijdens de crisis van dit moment documenten kunnen worden ondertekend en bedrijfsprocessen niet stil komen te staan.

Werkt u binnen uw organisatie ook nog veel thuis vanwege de corona crisis? Probeer ValidSign nu 2 maanden gratis!

Direct ondertekenen op 200 km afstand

Direct ondertekenen op 200 km afstand

Burglandbouw is een omvangrijk bouwbedrijf in Dodewaard, Nijmegen. Zij biedt een breed scala aan bouwprojecten. Van binnenstedelijk bouwen, utiliteitsbouw, commercieel vastgoed en woningen tot zorg- en onderwijsinstellingen. De corebusiness van het bouwbedrijf is het voorbereiden en leiden van de verschillende bouwprojecten waarin duurzaamheid een belangrijke rol speelt. Er worden jaarlijks zo’n 40 projecten gerund verspreid over heel het land waar de 60 medewerkers staan voor daadkracht, betrokkenheid en betrouwbaarheid.

In 2015 realiseerde de organisatie zich dat zij met een aantal omslachtige ondertekenprocessen werkte. Verscheidenen processen zouden door een digitale handtekening geoptimaliseerd kunnen worden. Juridisch gezien bestond de mogelijkheid om  de digitale handtekening daadwerkelijk in te regelen binnen Burglandbouw nog niet. Vincent van der Dussen, Controller bij Burglandbouw: “Wij werkten al een aantal jaren met het document management systeem DigiOffice, een van de oplossingen van de IDB groep. Toen zij ons vertelden over digitaal ondertekenen met ValidSign werden wij meteen enthousiast.” Burglandbouw gebruikt ValidSign sinds januari 2019 en procesversnelling was de primaire aanleiding tot het inregelen van de digitale handtekening.

Procesversnelling en comfort

Een bouwproject brengt veel contractuele verbintenissen met zich mee. Meerdere partijen werken nauw samen om een project tot stand te laten komen en uit eindelijk succesvol af te kunnen sluiten. Zowel klanten als eigen werknemers bevinden zich vaak niet op één en dezelfde plek waardoor een document voorheen eerst moest worden opgesteld, uitgeprint, ondertekend, gescand en per mail of post naar de eerstvolgende ondertekenaar werd gestuurd. Dit proces herhaalde zich totdat het contract rond was. Het ondertekenproces kon wel een aantal weken in beslag nemen. Van der Dussen: “Met de digitale handtekening worden contracten vaak dezelfde dag nog gesloten omdat een ondertekenaar op locatie meteen een ondertekenverzoek ontvangt en 200 km verderop op zijn mobiel of iPad kan ondertekenen.” Er zijn minder handelingen nodig om documenten te laten ondertekenen waardoor medewerkers niet alleen minder papier verbruiken maar ook meer tijd over houden en zich zo op andere werkzaamheden kunnen richten.

Integratie met documentmanagementsysteem

Er is destijds gekozen voor de digitale handtekeningoplossing van ValidSign om de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing en de bestaande integratie met het documentmanagementsysteem DigiOffice. Documenten worden door de integratie, vanuit DigiOffice ter ondertekening uitgestuurd en na afloop gearchiveerd zonder DigiOffice te hoeven verlaten. “Dit is een mooi gestroomlijnd proces dat stabiliteit biedt en altijd naar behoren werkt”, aldus van der Dussen.

Inzichtelijk

Voor een bouwbedrijf van grote omvang is het bewaken van contracten en de daarbij horende handtekeningen een klus op zich. Op dit moment wordt ValidSign intensief ingezet. De gehele inkoopafdeling gebruikt de oplossing voor onder andere het ondertekenen van inkoopcontracten en projectafspraken. “Het is fantastisch dat documenten als inkoopvoorwaarden of veiligheidsregels als bijlage kunnen worden toegevoegd aan de transactie zonder dat deze ondertekend hoeven te worden”, zegt van der Dussen. Om de ondertekenverzoeken niet uit het oog te verliezen biedt ValidSign een dashboard binnen het ondertekenplatform waarop alle transacties zijn in te zien. Het dashboard van ValidSign geeft een overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. “Wanneer een ondertekening toch op zich laat wachten, stuurt een van onze medewerkers een reminder naar de ondertekenaars om z.s.m. te ondertekenen”, zegt van der Dussen.

Toekomst van digitaal ondertekenen met ValidSign

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken binnen Burglandbouw. Afdeling Inkoop geeft aan dat digitaal ondertekenen met ValidSign een gebruiksvriendelijke oplossing is die zij meteen na de implementatie zelfstandig zijn gaan gebruiken. Volgens van der Dussen zou de digitale handtekening ook voor andere processen kunnen worden ingezet. Het ondertekenen van onder andere arbeidscontracten gebeurt nu namelijk nog op papier wat erg tijdrovend kan zijn. “Ik ben ervan overtuigd dat wij ValidSign voor steeds meer processen in zullen gaan zetten totdat de volledige organisatie uit eindelijk gedigitaliseerd is”, zegt van der Dussen .

Veilig digitaal ondertekenen? Yes We Can!

Veilig digitaal ondertekenen? Yes We Can!

Yes We Can Clinics

Yes We Can Clinics is een jeugdkliniek voor jongeren van 13 t/m 23 jaar met psychische problemen, verslavingen en/of gedragsproblemen. De professionals die werkzaam zijn voor YWCC helpen jongeren en hun ouders om hun leven weer op de rit te krijgen. Yes We Can Clinics heeft zowel een nationale als internationale kliniek. De internationale kliniek bestaat nu ongeveer twee jaar en is na de opstart vrij snel begonnen met het digitaal (laten) ondertekenen van documenten met ValidSign. Veiligheid staat hoog in het vaandel bij Yes We Can Clinics. ValidSign biedt deze zekerheid: documenten kunnen veilig digitaal ter ondertekening worden aangeboden.

“Voor Yes We Can Clinics is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign om plaats- en tijdsonafhankelijk te ondertekenen”

Plaats- en tijdsonafhankelijkheid ondertekenen

Het digitaal ondertekenen van documenten is voor de internationale kliniek van YWCC een noodzaak. Het gaat hier namelijk om jongeren vanuit verschillende landen en zelfs werelddelen. Brigitte de Jager, Senior Beleidsadviseur bij Yes We Can Clinics, vertelt: “In de internationale kliniek is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign, omdat we dan niet kunnen vragen of mensen “even” langs komen om een handtekening te zetten. We hebben internationale patiënten uit Afrika, Europa, Azië en Zuid-Amerika, noem maar op. Daarvoor is die plaats- en onafhankelijkheid heel belangrijk.” Het digitaal ondertekenen van documenten gebeurt in de intakefase, dus voordat het behandelplan/de behandelovereenkomst wordt opgesteld. Daarnaast bij de evaluatiefase, voor het ondertekenen van evaluatieformulieren. Het is niet meer nodig om alle personen dan bij elkaar te laten komen om te ondertekenen.
“Het is in de zorg heel erg belangrijk dat je heel goed afspreekt wat er gaat gebeuren en met welk doel. Je hebt ook veel toestemmingsverklaringen nodig. Toestemming om verklaringen te delen met een andere zorgverlener. Dat proces is in de zorg heel erg belangrijk én privacygevoelig. De documenten worden ondertekend door de behandelaar en de patiënt en/of de ouders. Ook dat is natuurlijk een reden om te kiezen voor ValidSign. Er zijn meerdere partijen die goedkeuringen moeten geven en daarvoor hoeven ze niet op één moment ter plekke te zijn”, aldus Brigitte. “Dat kan dan via ValidSign netjes achter elkaar worden ondertekend.”

Veilig digitaal ondertekenen

Naast de plaats- en tijdsonafhankelijkheid is veiligheid een belangrijke factor voor Yes We Can Clinics. “Onze doelgroep is heel gevoelig voor privacy en daarom kiezen ze ook voor een kliniek die privacy hoog in het vaandel heeft staan,” aldus Brigitte. Het gaat daarbij om de veiligheid op het terrein waar ze verblijven, maar ook om de veiligheid van de patiënt informatie. “Patiënten informatie is hypergevoelige informatie. Het hele levensverhaal van patiënten staat in die documenten en bijvoorbeeld welke Medicatie ze gebruiken. Met ValidSign kunnen de documenten niet alleen rechtsgeldig, maar ook veilig digitaal ondertekend worden.”
Daarnaast speelt overzicht ook een belangrijke rol. “Op het moment dat wij de documenten digitaal verstuurd hebben is het makkelijk om te verwijzen naar die digitale documenten. We hebben ook een elektronisch patiënten dossier, het liefst met zo min mogelijk scans van papieren documenten.”

Nationaal en internationaal

De medewerkers die met ValidSign werken waren na de introductie gelijk enthousiast. “We zagen echt de mogelijkheden voor andere fronten binnen Yes We Can Clinics.”
Naast de internationale tak van de organisatie, werkt de afdeling HR en het secretariaat van Yes We Can Clinics nationaal nu al voornamelijk met ValidSign om de formulierenstroom klaar te zetten. Zij maken de documenten op en beheren dat. Brigitte: “Dat is ook onze inzet, dat behandelaren zo min mogelijk te maken hebben met paperassen. Dat is namelijk niet hun werk. Het secretariaat bereidt het voor en de behandelaar ondertekent. Het is cruciaal in zo’n systeem dat het voor iemand die moet ondertekenen er niet over na hoeft te denken.”

Toekomst

Het gebruik van ValidSign loont vanaf dag één. Daarnaast wordt er ook nagedacht over eventuele vervolgstappen met betrekking tot een nóg efficiëntere manier van werken. “Het mooiste zou zijn als het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en ValidSign aan elkaar gekoppeld zijn. We hebben het er toen wel over gehad, dat documenten automatisch in het systeem komen, nu moet het allemaal handmatig opgeslagen worden. En koppeling van adresgegevens is ook wel handig,” aldus Brigitte.

Duurzaam bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Duurzaam bouwen met de digitale handtekening van ValidSign

Al sinds 1920 vormt het bouwbedrijf het hart van de organisatie. De 350 medewerkers van de Nijs zijn samen verantwoordelijk voor de ontwikkeling van diverse bouwprojecten. Er worden rond de dertig projecten tegelijkertijd zowel zelf of samen met partners gerund. Voor de bouwprojecten combineert deze moderne bouwer, ouderwets betrouwbaar vakmanschap met innovatieve ontwikkelingen, waarin het milieu en duurzaamheid een belangrijke rol speelt. De twee B.V.’s, M.J. de Nijs en de Nijs Castricum verzorgen particuliere bouw, beheer en onderhoud. Daarnaast runt de organisatie een timmerfabriek waarin eigen kozijnen en andere houten elementen worden geproduceerd zodat zij zeker kan zijn van hoogstaande kwaliteit.

Als specialist op het gebied van binnenstedelijk bouwen aan grote en kleine, vaak ingewikkelde projecten werd het verkrijgen van de benodigde handtekeningen per project haast onmogelijk. Het ondertekenproces kon zo drie weken in beslag nemen. De Nijs maakt sinds november 2018 gebruik van de ondertekenoplossing van ValidSign en procesoptimalisatie was hiervoor de primaire aanleiding. Het ondertekenproces van verscheidene bedrijfsprocedures verliep erg omslachtig. Binnen de bouwsector heeft men namelijk vaak te maken met ingewikkelde ondertekenprocessen omdat er altijd meerdere partijen die niet werkzaam zijn op één en dezelfde locatie, akkoord moeten geven voor een overeenstemming. “Bastiaan de Geus, Applicatiebeheerder bij de Nijs vertelt: Voorheen werd een document opgesteld, uitgeprint en op het bureau van de eerste tekenbevoegde gelegd ter ondertekening. De documenten bleven lang liggen en moesten vervolgens na interne ondertekening per mail naar de externe ondertekenaars worden gestuurd. Welke na externe ondertekening handmatig gearchiveerd moesten worden. Dit hoeft nu gelukkig niet meer”.

“Ik vind het fantastisch dat de directie ook na werktijd vanuit huis de nodige documenten kan ondertekenen”

Dé oplossing

De Nijs is bij ValidSign terechtgekomen via een concullega die al gebruik maakte van de oplossing. “Wij realiseerden ons dat de ondertekenprocessen binnen het bedrijf efficiënter gemaakt konden worden”, aldus Diane Naber, Administratief medewerker inkoop.
Er is destijds gekozen voor de digitale handtekeningoplossing van ValidSign om haar gebruiksvriendelijkheid en de bestaande integratie met het documentmanagementsysteem Docstream. “Documenten worden door de koppeling meteen na ondertekening op de juiste plek gearchiveerd in Docstream en zijn achteraf gemakkelijk in te zien”, aldus De Geus. De ondertekenoplossing heeft ervoor gezorgd dat contracten sneller gesloten worden omdat tekenbevoegden waar dan ook ter wereld, dezelfde dag nog de benodigde documenten kunnen ondertekenen en terugsturen. Hierdoor zijn weken verandert in dagen of zelfs uren. Dit verkleint de afstand tussen het directiesecretariaat, de medewerkers werkzaam op locatie en de kantoormedewerkers. “Ik vind het fantastisch dat de directeur ook na een lange werkdag, thuis de nodige documenten kan ondertekenen”, vertelt Naber.
Kort na de implementatie op afdeling Inkoop volgden meer afdelingen binnen de Nijs. De oplossing wordt tegenwoordig ook ingezet door het directiesecretariaat voor de ondertekening van onderaannemersovereenkomsten en de ICT afdeling laat gebruikersovereenkomsten ondertekenen via ValidSign.

Betrouwbaarheid en transparantie

“De ondertekenoplossing van ValidSign verspreidt zich als een olievlek binnen de Nijs”, aldus De Geus. Een belangrijke oorzaak hiervan is de volledige rechtsgeldigheid die de oplossing biedt. Er worden regelmatig miljoenencontracten gesloten door de Nijs waarvoor dit van essentieel belang is. Voor de directie was dit dan ook een vereiste. De natte handtekening wordt vervangen door een digitale handtekening zonder dat de sterkte ervan verandert. Naast betrouwbaarheid kan de Nijs met ValidSign ook transparantie bieden aan partners en klanten door het invoegen van haar eigen huisstijl in het ValidSign platform. Dit werd meteen na de aanschaf van de oplossing gevisualiseerd en geïmplementeerd.

Een toekomst met ValidSign

Digitaal ondertekenen met ValidSign is voor de toekomst niet weg te denken binnen de Nijs. Zodra ook de afrekenstaten met de oplossing van ValidSign ondertekend kunnen worden zal het zich hoogstwaarschijnlijk over het gehele bedrijf verspreiden. Dit, omdat bedrijfsleiders met een enorm bereik binnen de organisatie dan ook met ValidSign zullen gaan werken. Er zullen dan meerdere integraties moeten worden ontwikkeld omdat er binnen de Nijs gebruik wordt gemaakt van verschillende programma’s. “Dit zal in de nabije toekomst zeker gaan gebeuren, wat uiteindelijk zal leiden tot volledige digitale ondertekening binnen onze organisatie”, aldus de Geus.

ValidSign verwelkomt 75e gemeente

ValidSign verwelkomt 75e gemeente

Gemeente Opmeer heeft november 2019 definitief haar keuze gemaakt om digitaal te ondertekenen met ValidSign. Zij zal de digitale handtekening oplossing gaan inzetten om meerdere interne processen te optimaliseren. De gemeente heeft meerdere redenen waarom er gekozen is voor ValidSign. “Het is een gebruiksvriendelijke tool waarmee men een juridisch geldige handtekening kan zetten. Dit is niet alleen prettig voor de medewerkers maar ook voor het digitaliseren van het gehele proces”, aldus de Informatie Architect bij de Gemeente Opmeer. Ook het feit dat ValidSign een SAAS oplossing is woog zwaar mee in de keuze. De gemeente maakt gebruik van het DMS systeem My Corsa NXT. De bestaande integratie met ValidSign biedt de de gemeente Opmeer de mogelijkheid om haar documenten vanuit My Corsa NXT documenten digitaal te ondertekenen en zo een volledig gestroomlijnde workflow te creëren.

De gemeente zit momenteel nog in de testfase waarin niet alleen de oplossing wordt getest maar ook de verschillende afdelingen worden ondervraagd om potentiële processen te kunnen bepalen waar digitaal ondertekenen zou kunnen worden ingezet. Na afloop hiervan zullen de geselecteerde processen pas definitief worden gemaakt en kan de gemeente Opmeer definitief van start gaan met ValidSign.

Benieuwd naar wat ValidSign voor uw overheidsinstelling kan betekenen? Lees meer over digitaal ondertekenen voor overheid >

De nieuwe ValidSign connector voor AFAS!

De nieuwe ValidSign connector voor AFAS!

Deventer, 23 augustus 2019 – ValidSign, specialist op het gebied van rechtsgeldig digitaal ondertekenen, introduceert een integratie met AFAS waarmee organisaties het HRM- bedrijfsvoeringproces binnen AFAS kunnen versnellen. Alle documenten zijn dankzij de integratie moeiteloos uit te sturen ter digitale ondertekening aan zowel in- als externe ondertekenaars. De gebruiker kan ondertekenen op ieder gewenst (mobiel) device.

De kracht van de koppeling is dat alle processen waarvoor ondertekening vereist is, van begin tot eind rechtstreeks vanuit AFAS worden aangeboden. Na ondertekening wordt het document automatisch gearchiveerd op de juiste locatie in het systeem. Deze naadloze integratie zorgt ervoor dat de doorlooptijd van documenten en processen korter wordt. Bovendien krijgt de gebruiker beter inzicht in het ondertekenproces.

De integratie is in AFAS in te passen in bestaande workflows, zodat de processen nog efficiënter en effectiever worden ingericht. Interne medewerkers kunnen via InSite eenvoudig documenten ter ondertekening aanbieden en klanten zouden via de klantportaal (OutSide) documenten kunnen ondertekenen. Zo wordt er tijd bespaard en een hogere service verleend.

Met de intuïtieve en gebruiksvriendelijke digitale ondertekenoplossing van ValidSign zijn documenten op elk apparaat gemakkelijk, veilig en rechtsgeldig te ondertekenen met een digitale handtekening. De ondertekenverzoeken worden verstuurd in de eigen huisstijl, waardoor organisaties de professionaliteit blijven uitstralen die men van de organisatie gewend is. Andere voordelen voor de gebruiker zijn verbeterde klantbeleving en een vereenvoudigd contractbeheer. Bovendien zijn er door de integratie aanzienlijk minder papiergerelateerde kosten.

ValidSign biedt ook diverse integraties met systemen als SharePoint, Salesforce en Dynamics en is in iedere workflow in te passen. Dit maakt het een echte enterprise oplossing die eenvoudig op te schalen is binnen de gehele organisatie. De nieuwe AFAS integratie is naar verwachting vanaf 1 oktober 2019 beschikbaar.

Over ValidSign
ValidSign biedt een oplossing voor het rechtsgeldig digitaal ondertekenen van documenten; eenvoudig in gebruik en gemakkelijk te implementeren binnen de processen. Zo biedt ValidSign onder andere integraties met Unit4, Caseware, Pinkweb, My Accountancyportal, M-Files, Salesforce, SharePoint, Office 365, Alfresco, Outsystems en SAP SuccesFactors. ValidSign heeft inmiddels vele organisaties geholpen hun processen die afhankelijk zijn van handtekeningen, om te zetten van papierintensief naar papierloos. Wereldwijd maken vele klanten van de ValidSign-oplossing gebruik waardoor het mogelijk is contracten met partners, leveranciers en/of klanten digitaal én rechtsgeldig te ondertekenen. Meer informatie: www.validsign.nl.