Handige Reference Cards

Handige Reference Cards

Om het onze gebruikers nog gemakkelijker te maken proberen wij de stappen van het ondertekenen en het versturen van documenten zo visueel mogelijk te maken. Zo hebben wij handige Reference Cards gemaakt met eenvoudige stappen om je doel snel te bereiken. Mocht het toch nog niet lukken of heeft u een moeilijkere vraag dan staat ons support team uiteraard altijd alsnog voor u klaar. 

Wilt u onze Reference Cards gebruiken om het ondertekenen voor uw klanten ook inzichtelijker te maken? Mail dan even naar marketing@validsign.nl.

Mocht u andere vragen hebben kunt u ons altijd contacteren via info@validsign.nl.

De Google Docs add-on is nu live!

De Google Docs add-on is nu live!

Wij zijn continu bezig met het verbeteren en uitbreiden van onze oplossing om klanten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.  Als integratiespecialist ontwikkelen wij ieder kwartaal nieuwe integraties en de Google Docs add-on is hier één van. Vanaf 1 juli kunnen alle ValidSign gebruikers hun documenten rechtstreeks in de Google Docs omgeving ondertekenen, zonder het platform te hoeven verlaten. Met de integratie is het mogelijk om in te loggen op ValidSign binnen de Google Docs omgeving. Je stelt een document op in Google Docs, selecteert de ondertekenaars en maakt het document ter ondertekening op. De integratie versnelt het ondertekenproces en verlicht de stappen.

De Google Docs add-on heeft meer interessante functionaliteiten. De connector ondersteunt tekst tags en sjablonen, waardoor je niet elke keer hoeft te bepalen waar je een handtekening plaatst. De tekst tag is simpelweg een getypt stukje code dat de ondertekenoplossing herkent en ziet dat er een handtekening van bijvoorbeeld de eerste ondertekenaar geplaatst moet worden. Daarnaast kun je kiezen wie er moet ondertekenen, alleen jij, jij en anderen of alleen anderen. Zoals gewoonlijk kun je ook de onderteken volgorde meteen bepalen. 

Wil je meer weten over deze integratie en wat het jouw organisatie oplevert? We organiseren regelmatig webinars onder anderen voor de Google Docs add-on. U kunt de add-on ook direct al uit gaan proberen, via de instructies kunt u lezen hoe u de add-on installeert en gebruikt.

Mocht u andere vragen hebben kunt u ons altijd contacteren via info@validsign.nl.

Informed Group en ValidSign sluiten partnership

Informed Group en ValidSign sluiten partnership

Woerden/Deventer,  17 juni 2021

Informed Group, de toonaangevende dienstverlener op het gebied van informatiemanagement en high end consultancy, sluit partnership met ValidSign, marktleider in de Benelux op het gebied van digitaal ondertekenen. Beide organisaties bundelen hun kennis en expertise om hun oplossingen nóg krachtiger te maken. Op deze manier kunnen zij klanten beter van dienst zijn.

Volledig digitaal

Zeker nu we veel thuis zitten is een natte handtekening lastig te verkrijgen wanneer je meerdere ondertekenaars hebt. Het moet geprint worden en het document moet fysiek naar de tekenbevoegde. En vervolgens correct worden gescand. Dan moet je toch naar kantoor. Dankzij de samenwerking tussen Informed Group en ValidSign is dat verleden tijd. Ook voor de documenten die vol staan met bedrijf kritische informatie en intellectueel eigendom. Het gaat nu in één keer volledig digitaal door, zonder uitstapjes in het werkproces naar andere systemen. Of je nu op kantoor werkt of thuis bent. Appeltje-Eitje.

Integratie

Met het sluiten van dit partnership wordt de integratie tussen ValidSign en meerdere kernapplicaties van Informed Group gerealiseerd. Het is nu mogelijk om binnen het EIM platform Documentum plaats- tijd en device onafhankelijk digitaal te ondertekenen. In de nabije toekomst zal Informed Group digitaal ondertekenen van documenten vanuit bijna alle EIM platformen via het OutSystems Low-code platform mogelijk maken. Efficiency en gemak staan centraal in deze samenwerking.

Effiency en gemak

Jeroen Jansen, founder/CEO bij Informed Group: “Voor veel van onze klanten is het ondertekenen van stukken net die ene kink in de digitale kabel. Documenten worden veelal geprint en verstuurd naar de ondertekenaar of op een andere manier buiten de beveiligde systemen ter ondertekening aangeboden. Met ValidSign besparen klanten met digitaal en online ondertekenen veel tijd en blijft gevoelige informatie binnen de beveiligde omgeving. Documenten kunnen digitaal worden bekeken en ondertekend, wanneer het de ondertekenaar uitkomt en op een apparaat naar keuze. “

John Lageman, directeur bij ValidSign: “Rechtsgeldig digitaal ondertekenen met ValidSign biedt enorme voordelen voor zowel de organisaties als hun eindklanten en leveranciers. Met ons ondertekenplatform in combinatie met de software die Informed Group levert zoals Documentum kunnen wij klanten nog beter van dienst zijn.”

Over ValidSign

Met de digitale handtekening oplossing van ValidSign worden bedrijfsprocessen versneld door de ondertekening te automatiseren. Het digitaal ondertekenen van een overeenkomst verloopt via een beveiligde omgeving en is volledig rechtsgeldig. ValidSign is marktleider op het gebied van de digitale handtekening in de Benelux en meer dan 1400 organisaties ondertekenen momenteel hun documenten met ValidSign. Het ValidSign platform is een Enterprise-oplossing die integreert met meer dan 150 applicaties zodat de getekende documenten direct op de juiste plek worden gearchiveerd. Door ValidSign in te zetten worden ondertekenfouten verminderd en de juridische- en nalevingspositie versterkt. Met de oplossing kunnen documenten vanaf ieder mobiel device door meerdere personen digitaal worden ondertekend. Dit levert een flinke tijdwinst op. Meer informatie: https://www.validsign.nl.

Over Informed Group

Informed Group is detoonaangevende dienstverlener op het gebied van low-code informatiemanagement en high end consultancy. Zij helpt haar klanten hun organisatie en markten op een succesvolle manier digitaal te transformeren. Dit doen zij door geavanceerde oplossingen en diensten te leveren op het gebied van Low-Code en EIM Content Services.  Informed Group daagt haar relaties graag uit om maximaal rendement te halen uit alle beschikbare data. Met haar eigen Enterprise Information Management (EIM) oplossingen zoals gebruiksvriendelijke interfaces, heldere apps en efficiënte verbindingen tussen systemen, realiseert Informed Group een werkomgeving die flexibel, veilig en logisch is voor haar klanten en de gebruikers van deze omgeving.

Contact

Attika Boonzaaijer, Marketing Manager  bij ValidSign tel, 06-33106842

Attika.Boonzaaijer@validsign.nl

Woningcorporatie Stadgenoot rolt digitale handtekening uit binnen hele organisatie

Woningcorporatie Stadgenoot rolt digitale handtekening uit binnen hele organisatie

Stadgenoot is een woningcorporatie in Amsterdam en verhuurt dertigduizend sociale huurwoningen met een gemiddelde huurprijs van 500 euro per maand. De woningcorporatie is in juli 2008 ontstaan uit een fusie tussen twee Amsterdamse woningcorporaties, de Algemene Woningbouw Vereniging (AWV, opgericht in 1910) en Het Oosten (uit 1911).

Met ruim 300 werknemers, verdeeld over vier bedrijfseenheden van Stadgenoot kunnen we stellen dat het een organisatie van omvang betreft. Twee bedrijfseenheden zorgen voor de financiële en volkshuisvestelijke sturing: Financiën & Bedrijfsvoering en Strategie & Portefeuille. Het klantgerichte werk is ondergebracht bij de bedrijfseenheid Klant & Woning. De vastgoedgerichte projecten zitten bij Vastgoed & Ontwikkeling.

Veiligheid

Sinds begin 2020 ondertekent een groot deel van de organisatie digitaal met de oplossing van ValidSign. De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening was de wens om de veiligheid rondom het ondertekenproces en persoonsgegevens perfect te kunnen waarborgen. De natte variant heeft de organisatie die garantie niet ten alle tijden kunnen bieden. Stadgenoot is bij ValidSign terecht gekomen via hun ERP systeem leverancier Aereon. Al vrij snel na de aanbeveling is er een gesprek met ValidSign ingepland voor een demonstratie van het ondertekenplatform en het bespreken van de mogelijkheden voor Stadgenoot. Ibrahim Hassan, functioneel beheerder bij Stadgenoot: “Het vinden van een digitale handtekening leverancier is vrij eenvoudig, maar een leverancier die zich eveneens als een partner opstelt en altijd meedenkt met de klant vind je zelden. Wij hebben dit in ValidSign gevonden.”

Op twee afdelingen na is de digitale handtekening van ValidSign nu binnen de gehele organisatie uitgerold. Deze twee afdelingen nemen momenteel de dienst van de digitale handtekening bij een andere leverancier af. Deze afdelingen gebruiken deze functionaliteit dus al wat langer. Op deze manier hanteert iedere afdeling een waterdichte beveiliging voor ondertekende documenten en hebben het ondertekenproces van A tot Z inzichtelijk. De organisatie heeft ervoor gekozen om ondertekenaars te identificeren middels een tweede-factor authenticatie. Deze SMS authenticatie zorgt ervoor dat naast e-mail verificatie, ook het telefoonnummer van de ondertekenaar wordt geverifieerd om er zeker van te zijn dat het om de juiste persoon gaat.
Daarnaast gaat men gebruik maken van de IDIN authenticatie. Deze manier van identificeren gaat vooral gebruikt worden door onze huurders. Bijvoorbeeld bij het ondertekenen van de huurcontracten.

Een aantal afdelingen gebruiken ValidSign voornamelijk voor het (laten) ondertekenen van formulieren, opdrachten en/of contracten door externen, waar de afdeling financiën interne (uit)betaalopdrachten ondertekent.

Plaats- en tijd onafhankelijk

De huidige manier van werken door de corona crisis heeft ervoor gezorgd dat de er meer en meer behoefte is aan de digitale manier van ondertekening. Ibrahim zegt: “Zoals de rest van Nederland begin 2020 en op een abrupte manier mochten we enkel thuiswerken. Even een handtekening halen bij je manager of directeur was een bijzondere opgave. We waren gedwongen om processen anders in te richten. De ondertekenaars waren bijvoorbeeld niet op locatie aanwezig of beschikten niet over een eigen printer. Met ValidSign kunnen wij plaats- tijd en device onafhankelijk ondertekenen”.

Proces versnellend

Naast het feit dat de oplossing de veiligheid van documenten waarborgt is het ook proces versnellend. “De doorlooptijd van een ondertekening in het algemeen is flink ingekort omdat een aantal handelingen niet meer uitgevoerd hoeft te worden. De papierenrompslomp is minder en werknemers hebben meer tijd voor andere zaken.. De ValidSign gebruikers binnen Stadgenoot zijn tevreden over de oplossing en konden na een eerste begeleiding, wat ook weer medegeorganiseerd is door ValidSign zonder slag of stoot ermee aan de slag.

Toekomst

Binnen nu en een aantal weken verwachten we dat de twee afdelingen die momenteel de ValidSign functionaliteit nog niet gebruikende oplossing in gebruik nemen en zullen er veel meer documenten per maand digitaal ondertekend worden met ValidSign. Daarnaast zijn ValidSign en Aereon bezig met de ontwikkeling van de integratie tussen het ERP systeem Tobias AX en ValidSign zodat Stadgenoot en andere bedrijven vanuit het vertrouwde ERP systeem kunnen gaan ondertekenen. Zodra de integratie is gerealiseerd zullen meerdere afdelingen er gebruik van maken. Ibrahim zegt: “De digitale handtekening is niet meer weg te denken uit onze processen en het gebruik zal de komende jaren alleen maar toenemen. Dat is ook de reden waarom we graag met ValidSign en Aareon de samenwerking aangaan om de integratie nog meer toekomstbestendig te maken. Daar investeren we graag tijd en moeite in, omdat we geloven dat we daar veel voor terug krijgen”.

Openbare Bibliotheek Amsterdam kiest voor ValidSign

Openbare Bibliotheek Amsterdam kiest voor ValidSign

ValidSign heet Openbare Bibliotheek Amsterdam van harte welkom. De organisatie ondertekent vanaf nu haar documenten digitaal met ValidSign. Openbare Bibliotheek Amsterdam zegt: “Met ValidSign verkorten we de tijd die het kost om administratieve procedures af te ronden. Documenten zijn sneller volledig en rechtsgeldig getekend door de betrokken partijen, zonder dat zij bij een OBA-vestiging aanwezig moeten zijn geweest. ValidSign helpt ons duurzaam en digitaal te zijn in onze bedrijfsvoering.”

Centric en ValidSign verstevigen partnerschap

Centric en ValidSign verstevigen partnerschap

Gouda/Deventer,  12 april 2021- Centric, een van de grootste IT-dienstverleners van Nederland, verstevigt het partnerschap met ValidSign, marktleider in de Benelux op het gebied van digitaal ondertekenen. Beide organisaties bundelen hun kennis en expertise om hun oplossingen nóg krachtiger te maken. De integratie tussen ValidSign en  Motion, Centric’s eHRM-oplossing in de Cloud, is eind 2019 gelanceerd. Veel overheidsinstellingen hebben de oplossing inmiddels omarmd. MotionSign stelt eindgebruikers in staat om HR-gerelateerde documenten, waaronder arbeidscontracten, digitaal rechtsgeldig te ondertekenen in de vertrouwde Motion-applicatie.

Volledig digitaal

Niet alleen HR-documenten vereisen handtekeningen. Zeker nu we veel thuis zitten is een natte handtekening lastig. Het moet geprint worden en het document moet fysiek naar de tekenbevoegde. En vervolgens correct worden ingescand. Dan moet je toch naar kantoor. Dankzij de samenwerking tussen Centric en ValidSign is dat verleden tijd, ook voor beschikkingen. Het gaat nu in één keer volledig digitaal door, zonder uitstapjes in het werkproces naar andere systemen. Of je nu op kantoor werkt of thuis bent. Appeltje-Eitje.

Efficiency en gemak

Met de versterking van dit partnerschap worden meer integraties tussen ValidSign en de kernapplicaties van Centric gerealiseerd. Het is bijvoorbeeld mogelijk om bevestigingen van geboorte digitaal te laten ondertekenen door een arts en verloskundige vanuit Centric Burgerzaken. Het wordt ook mogelijk om andere documenten digitaal te laten ondertekenen door bijvoorbeeld instanties of burgers. Daarnaast wordt de integratie tussen ValidSign en Centric Leefomgeving, de all-in-one oplossing van Centric voor vergunningverlening, toezicht en handhaving, gerealiseerd.  Efficiency en gemak staan altijd centraal in deze samenwerking.

Zonder moeite en vertrouwd

Maarten Hillenaar, directeur bij Centric: “Samen met ValidSign digitaliseren we de laatste analoge stap. Vanuit het proces beschikkingen zorgen we er samen voor dat onder andere besluiten direct digitaal en rechtsgeldig ondertekend worden. Zonder moeite, vanuit de vertrouwde  applicatie waar je al elke dag mee werkt”. John Lageman, directeur bij ValidSign “Rechtsgeldig digitaal ondertekenen met ValidSign biedt enorme voordelen voor zowel de organisaties als hun eindklanten en leveranciers. Met ons ondertekenplatform in combinatie met de software die Centric levert voor bijvoorbeeld burgerzaken en leefomgeving kunnen wij klanten nog beter van dienst zijn.”

Over ValidSign

Met de digitale handtekening oplossing van ValidSign worden bedrijfsprocessen versneld door de ondertekening te automatiseren. Het digitaal ondertekenen van een overeenkomst verloopt via een beveiligde omgeving en is volledig rechtsgeldig. ValidSign is marktleider op het gebied van de digitale handtekening in de Benelux en meer dan 1000 organisaties ondertekenen momenteel hun documenten met ValidSign. Het ValidSign platform is een Enterprise-oplossing die integreert met meer dan 85 applicaties zodat de getekende contracten direct worden opgeslagen in het systeem van de club. Door ValidSign in te zetten worden ondertekenfouten verminderd en de juridische- en nalevingspositie versterkt. Met de oplossing kunnen documenten vanaf ieder mobiel device door meerdere personen digitaal worden ondertekend. Dit betekent een verdere professionalisering van de werkwijze van de club en levert een flinke tijdwinst op. Meer informatie: https://www.validsign.nl.

Over Centric

Talloze organisaties rekenen iedere dag weer op onze technologische oplossingen, hoogwaardige IT-diensten en gekwalificeerde professionals. Dat maakt trots! We doen er dan ook alles aan om het vertrouwen van onze klanten keer op keer waar te maken. Door onze kennis van IT te koppelen aan jarenlange ervaring met branche specifieke processen in de overheid, supply chain en financiële sector. Met die unieke combinatie onderscheiden we ons van de rest. Alles wat we doen past binnen de pijlers Software & IT Assessments, IT-outsourcing en beheer, Business process outsourcing, Cyber Security, Collaboration & Communication en Staffing. Samen met onze klanten ontwikkelen we werkende oplossingen die bijdragen aan het behalen van hun doelstellingen. Want hun succes is ons succes.