Onze nieuwe Batchsigning oplossing

Onze nieuwe Batchsigning oplossing

We hebben leuk nieuws! Onze developers hebben de laatste tijd hard gewerkt aan de nieuwe batchsiging mogelijkheid van ValidSign. Deze standalone oplossing heeft niet alleen een nieuwe user interface gekregen, maar ook een heleboel nieuwe features. Wij vertellen je meer over het nieuwe ValidSign Batchsigning.

Wat is Batchsigning?

De naam zegt het eigenlijk al… Je kunt een hele ‘batch’ documenten in één keer ‘signen’. Dat wil zeggen dat je dus in één keer de hashes van meerdere documenten kunt uploaden en daarmee direct ondertekent. Batchsigning doet als het ware hetzelfde als ‘regulier’ digitaal ondertekenen met ValidSign, maar werkt net even anders. Je kiest een document en doordat je de hash van dat document upload in jouw persoonlijke Batchsigning account wordt dit document gekoppeld aan jou als persoon of organisatie.

Nu weet je natuurlijk dat met het ‘regulier’ digitaal ondertekenen een document wordt ‘verzegeld’ met een hash. Die hash is een code waarin staat wie het document heeft ondertekend, op welk moment en vanaf welk ip-adres. Ook checkt de hash of het document nog hetzelfde is als voorheen. Wanneer de hash aangeeft dat het goed is, weet je dus dan er niets alarmerends met het document is gebeurd. Dit is hetzelfde bij Batchsigning. Jij upload de hashes van een aantal documenten, waarmee je die ondertekent. De Batchsigningoplossing plaatst in het document zo’n zelfde hash met informatie over jou als ondertekenaar, een timestamp, ip-adres en een check dat het document nog intact is. Wanneer het document opent in een pdf-reader zie je dat deze informatie als extra informatie aan het document is toegevoegd.

Met de Batchsigningoplossing kun je niet aangeven naar wie je document ter ondertekening wilt sturen, daar hebben we onze ondertekenoplossing voor. Maar waar gebruik je Batchsigning dan wel voor? We zien dat er veel vraag is bij verzekeringen, overheidsinstanties en andere organisaties om een document te verzegelen met een hash bij uitgaande stukken en vooral ook te timestampen. Met Batchsiging heb je geen uploadlimiet, want je upload de documenten immers niet, maar alleen de hashes. De ondertekening is dan in een handomdraai gedaan.

Wat is er nieuw?

De nieuwe User interface is strakker en moderner dan voorheen, waardoor het niet alleen overzichtelijker eruit ziet, maar ook helemaal klaar voor 2021. Je kunt grote hoeveelheden document-hashes uploaden, die in een overzichtelijke lijst komen te staan. Achter elke documentsnaam komt een groene vink te staan wanneer de handtekening is geplaatst. Wanneer het misgaat met uploaden zie je een rood kruis en kun je je document nogmaals checken. Heel overzichtelijk dus!

We zijn vooral heel erg blij met de nieuwe look and feel van deze tool en het werkt fantastisch. Maar naast de UI- update hebben onze developers niet stilgezeten. PDf wordt nu al documentstype onderteund, de handtekening heeft een ingesloten timestamp, LTV support en ingesloten signer informatie. Op de korte termijn zullen onze developers zich bezig houden om andere functionaliteiten zoals de mogelijkheid om te kiezen voor een groep API-key waarmee je kunt kiezen voor een signer uit die groep, het zichtbaar maken van de handtekening in het document en de handtekening zichtbaar maken met een krabbel. En ze zijn ook al aan het dromen over andere bestandstypes toe te voegen zoals AutoCAD en WAV. Hoe mooi zou dat zijn? Wil jij meer weten over deze oplossing? Neem dan snel contact op met onze sales-afdeling!

Hoe blijft jouw organisatie betrouwbaar voor externe partijen tijdens een golf van ransomware aanvallen?

Hoe blijft jouw organisatie betrouwbaar voor externe partijen tijdens een golf van ransomware aanvallen?

Wellicht heb je het al vernomen, maar wij maken je graag nog een keer attent op een mogelijke nieuwe golf van ransomware-aanvallen. Sinds afgelopen week zijn er namelijk verschillende meldingen gedaan door organisaties die phishingmails met kwaadaardige software hebben ontvangen. Cybercriminelen blokkeren of versleutelen jouw bestanden middels deze zogeheten gijzelsoftware om losgeld af te troggelen. Zeer regelmatig worden mails uit naam van een voor jouw bekende organisatie verstuurd, zodat je soms zelfs zonder te kijken de mail opent en in de val trapt.

Er zijn meerdere acties die je kunt ondernemen om een ransomware-aanval te voorkomen. Door onder andere te investeren in goede antivirusprogramma’s en software updates direct te updaten, sta je al met 1-0 voor. Maar vergeet vooral niet je gezonde verstand te gebruiken en check bij iedere inkomende mail het afzendermailadres en ga na of het wel echt afkomstig is van de organisatie die ze zeggen te zijn.

Nu je weet hoe je zo’n dergelijke aanval voorkomt, vertellen we je graag wat je kunt doen om transparant en betrouwbaar over te komen op externe partijen, in een tijd waar ransomware-aanvallen het gesprek van de dag zijn:

Communiceer aan externen welke e-mailadressen en communicatiemiddelen gebruikt worden door de organisatie

Ervan uitgaande dat je beschikt over de juiste mailadressen van klanten en partners is het belangrijk om te communiceren via welke zakelijke e-mailadressen er gecommuniceerd wordt. Op deze manier kan iedere externe partij controleren of een mail vanuit jouw organisatienaam daadwerkelijk door jouw organisatie is verzonden, en het dus geen phishingmail betreft.

Om nóg transparanter te zijn naar klanten en partners toe, zou je een opsomming van niet gebruikte communicatiemiddelen kunnen delen. Banken doen het regelmatig. Denk bijvoorbeeld aan de talloze reminders die je maandelijks ontvangt over het feit dat jouw bank nooit via een mail of WhatsApp-bericht zou oproepen om een wachtwoord wijziging te doen of geld over te maken. Je kunt een gelijksoortig bericht opstellen voor jouw externen.

Digitaal ondertekenen

Door digitaal te ondertekenen ben je er zeker van dat de juiste documenten, snel en veilig ondertekend worden. Documenten worden vanuit een uiterst betrouwbaar digitaal ondertekenplatform als ValidSign rechtsgeldig ondertekend. De documenten worden digitaal verzegeld en zijn onveranderbaar na ondertekening.

Nu hoor ik je denken, maar wat als cybercriminelen een ransomware aanval opzetten met een e-mailadres dat bijna gelijk is aan het afzendermailadres van in dit geval ValidSign? Dit is inderdaad kortgeleden gebeurd bij een andere organisatie binnen het veld van digitaal ondertekenen, maar ValidSign heeft hier wat op gevonden! De digitale handtekening van ValidSign biedt  namelijk de mogelijkheid om een eigen afzendermailadres in te stellen. Met deze Afzendermail-module worden alle ondertekenverzoeken vanuit jouw organisatie verstuurd ongeacht of de verzender over een eigen ValidSign account beschikt of niet. De afzendermail wordt geheel ingericht op basis van de branding van jouw organisatie zodat ieder ondertekenverzoek betrouwbaar en herkenbaar is voor de desbetreffende ondertekenaar. Klinkt veilig toch?

Nu hoor ik je denken, maar wat als cybercriminelen een ransomware aanval opzetten met een e-mailadres dat bijna gelijk is aan het afzendermailadres van in dit geval ValidSign? Dit is inderdaad kortgeleden gebeurd bij een andere organisatie binnen het veld van digitaal ondertekenen, maar ValidSign heeft hier wat op gevonden! De digitale handtekening van ValidSign biedt namelijk de mogelijkheid om een eigen afzendermailadres in te stellen. Met deze configuratie van de afzendermail worden alle ondertekenverzoeken vanuit jouw organisatie verstuurd ongeacht of de verzender over een eigen ValidSign account beschikt of niet. De afzendermail wordt geheel ingericht op basis van de branding van jouw organisatie zodat ieder ondertekenverzoek betrouwbaar en herkenbaar is voor de desbetreffende ondertekenaar. Klinkt veilig toch?

De drie mogelijkheden voor het configureren van de afzendersmail zijn: DKIM, SMTP en Mailrelay. Voordat je gebruik kunt maken van deze module vindt er een validatie plaats in het domein van jouw organisatie waarin ValidSign gemachtigd wordt om de afzendermail vanuit de organisatie te mogen versturen. Door ook deze mailadressen op te nemen in de lijst die in punt 1 is besproken, sla je dus twee vliegen in één klap.

Wil je meer informatie over de Afzendermail-module of heb je nog andere vragen? Neem gerust contact op met support@validsign.nl.

Vijf redenen om digitaal te ondertekenen met ValidSign vanuit AuditCase

Vijf redenen om digitaal te ondertekenen met ValidSign vanuit AuditCase

AuditCase is een CRM systeem en document managementsysteem (DMS) van CaseWare. Deze software stelt de accountant in staat om het grootste gedeelte van zijn werkzaamheden gestroomlijnd uit te voeren. De combinatie van een CRM systeem en DMS syst, is vrij uniek omdat je een document vanuit je CRM systeem creëert en het na ondertekening automatisch in je DMS wordt gearchiveerd.

De koppeling tussen AuditCase en ValidSign zorgt ervoor dat ook de laatste stap in het proces van een accountantskantoor digitaal wordt afgerond. Er komen geen printers en papier meer aan te pas. Het gehele proces verloopt digitaal. Maak je gebruik van AuditCase of staat het op de planning om klant te worden maar onderteken je nog steeds op papier? Lees dan hier wat de voordelen zijn van de koppeling met de digitale handtekening van ValidSign.

1. De digitale handtekening zorgt voor een volledig gestroomlijnd proces

Om het gehele proces van een accountantskantoor te digitaliseren was er nog maar één ding nodig. Een koppeling tussen AuditCase en de digitale handtekening van ValidSign. Sinds januari 2019 is deze koppeling te gebruiken door AuditCase-klanten. Dankzij deze naadloze koppeling kan het gehele proces van een accountantskantoor, van het aanmaken van een document tot het interne goedkeuringsproces, de statusinformatie en archivering in één keer worden afgehandeld. Richard Schiphorst, Managing Director bij CaseWare Nederland: “De digitale handtekening van ValidSign was de ontbrekende schakel in onze workflow optimalisatie”.

Het document wordt aangemaakt in AuditCase. De plek van de handtekeningen wordt op dat moment bepaald of is voorafgaand bepaald middels een template. Of het nu gaat om de opdrachtbevestiging, notulen of akkoordverklaring, alle documenten kunnen direct door de accountant ter ondertekening worden aangeboden aan de klant. De klant ontvangt een ondertekenverzoek per mail, waarop volgend hij het document digitaal ondertekend. Moet de accountant ook zijn handtekening op het document zetten? Dat kan! De accountant kan op dezelfde manier als de klant zijn digitale handtekening zetten.  Wanneer de ondertekening is afgerond, wordt de ondertekende versie van het document automatisch op de juiste plek in het DMS van AuditCase geplaatst.

2.  Je ondertekende documenten worden extra beveiligd

De digitale handtekening van ValidSign is volledig rechtsgeldig en doet niet onder voor de natte handtekening.

Tijdens een digitale ondertekening worden er meerdere digitale gegevens verzameld. Zowel de naam en het mailadres van de ondertekenaar, als de tijd en datum van ondertekening worden vastgelegd. Wanneer alle benodigde handtekeningen zijn gezet wordt het document verzegeld en blijft de digitale variant onveranderd. Afhankelijk van de wens van de accountant en de bewijslast van de te ondertekenen documenten kunnen extra verificatiemethodes worden toegevoegd zoals een TAN-code via SMS of bankauthenticatie met iDIN. 

Een papieren document daarentegen, blijft vaak te lang bij één ondertekenaar liggen of raakt kwijt. De kans ontstaat dat het document wordt ingezien door iemand waarvoor het niet bestemd is.  Met digitaal ondertekenen heb je daar geen last meer van.

3. Documenten worden plaats, tijd- en device onafhankelijk ondertekend

Waar je je ook bevindt, de digitale handtekening oplossing van ValidSign stelt je in staat om documenten waaronder je opdrachtbevestiging, notulen en deponering digitaal te (laten) ondertekenen op ieder moment van de dag vanaf welke locatie dan ook. Gebruik je AuditCase op je desktop dan verzendt en onderteken je je documenten wellicht vanaf daar. Is een klant niet thuis om de ontvangen documenten te ondertekenen? Geen probleem! De klant ondertekent alle documenten gemakkelijk vanaf zijn mobiele telefoon of iPad. Op deze manier wordt het ondertekenproces met wel 80 procent versneld.

4. Volledige compliancy

Naast het waarborgen van de veiligheid van jouw documenten zorgt de koppeling er ook voor dat je dossier volledig op orde is. Je hoeft namelijk niet meer na te denken of een opdrachtbevestiging wel of niet retour is gekomen. Dit is in een oogopslag te zien in het overzichtelijke dashboard. Daarnaast ben je met de communicatie met ValidSign ook zeker dat de organisatie alle contacten in AuditCase opvoert, aangezien dit benodigd is om documenten via ValidSign te versturen. Zo zorg je er dus ook voor dat je CRM gevuld is en bijgehouden wordt.

5. De koppeling is eenvoudig aan te vragen

De koppeling tussen AuditCase en ValidSign is eenvoudig aan te vragen. Een AuditCase-klant met een doorlopend onderhoudscontract zou er bij wijze van dezelfde dag mee kunnen starten.  De AuditCase-klanten die niet onder deze klantengroep vallen, wordt aangeraden een instapovereenkomst bij ValidSign  of  de integratiepartner van de twee partijen, Full Finance Consultants af te sluiten.

Wil je meer informatie over de integratie tussen ValidSign en AuditCase of heb je nog andere vragen? Neem gerust contact op met support@validsign.nl.

 

De vernieuwde SharePoint Connector

De vernieuwde SharePoint Connector

Onze digitale ondertekenoplossing is altijd in ontwikkeling en dit keer was het de beurt om de koppeling tussen ValidSign en SharePoint Online te updaten. De connector was tot voorkort nog redelijk basic; het ondertekenproces kon in Sharepoint Online starten en eindigen en contracten konden al automatisch gearchiveerd worden op de juiste locatie. Deze functionaliteiten zorgden al voor een flinke efficiëntieslag bij de organisaties die de koppeling gebruiken. Een aantal van de functionaliteiten die de stand-alone ValidSign oplossing al wel een tijd heeft, waren nog niet beschikbaar in de Sharepoint koppeling. Denk daarbij aan ondersteuning van Tekst-tags en het gebruikmaken van templates. Tot nu.

Wat is er nieuw?

De ValidSign- Sharepoint koppeling is verder uitgebreid zodat gebruikers nòg prettiger en efficiënter digitaal kunnen ondertekenen.
Hieronder zie je de nieuwste functionaliteiten:

  • ValidSign tekst-tags ondersteuning;
  • Ondersteuning voor het gebruik van templates;
  • Ondersteuning van meerdere externe authenticatiemethodieken zoals iDIN en gekwalificeerd ondertekenen

Met de ondersteuning van Tekst-tags kun je dus eenvoudig gebruikmaken van templates. Je hoeft dus niet elke keer opnieuw te bepalen waar een handtekening gezet moet worden. Wanneer je in een document een nieuwe alinea toevoegt of verwijderd gaat deze tag daar gewoon in mee. De tekst-tag is namelijk gewoon een getypt stukje code die de ondertekenoplossing herkent en ziet dat daar een handtekening van bijvoorbeeld de eerste ondertekenaar gezet moet worden. Dat in combinatie met de nieuwe functie om gebruik te maken van templates zal het opstellen van contracten en overeenkomsten flink versnellen.

Daarnaast zijn er ook nieuwe externe authenticatiemethoden toegevoegd. Je kunt nu voor iDIN kiezen als authenticatiemethode. Ook is het mogelijk om gekwalificeerd te ondertekenen. De gekwalificeerde digitale handtekening is een elektronische ondertekening met een gekwalificeerd certificaat, een zogeheten Public Key Infrastructure (PKI)- overheid certificaat. Hierbij moet een ondertekenaar een gekwalificeerd certificaat hebben dat zijn of haar identiteit en authenticiteit van de handtekening verifieerd via een vertrouwde server op de EU Trusted List (ETL). Hiervoor is face-to-face identificatie nodig om een certificaat te ontvangen. Deze vorm van elektronisch ondertekenen is enkel noodzakelijk voor personen die documenten met een zware bewijslast moeten ondertekenen. Denk aan accountants, advocaten, burgermeesters en artsen. Je kunt deze hardware certificaten (waarbij je een hardware key nodig hebt) en digitale cloudcertificaten via ValidSign aanvragen. Meer informatie over de PKIo-certificatie vind je hier.

Heb je nog vragen over de nieuwe functionaliteiten van de SharePoint connector? Neem dan contact op via Support@ValidSign.nl.

Radar Software: De nieuwste ValidSign koppeling

ValidSign integreert nu naadloos met de CRM oplossing van Radar. Sinds afgelopen week is ValidSign partner van Radar Software. Radar is een zeer uitgebreide CRM oplossing waarbij je niet alleen al je relaties kunt managen, maar ook documenten, budgetten en nog veel meer. Gebruikers die in de Radar Cloud werken en de koppeling met Sharepoint gebruiken kunnen gebruik maken van de digitale handtekening van ValidSign binnen de module Digitaal tekenen.

Radar Software is een mooie toevoeging aan onze al lange lijst met connectoren en partners. Bekijk alle partners hier.

De geheel vernieuwde iBabs integratie beschikbaar!

De geheel vernieuwde iBabs integratie beschikbaar!

Digitaal vergaderen in overheidsland? Dan is de kans groot dat je iBabs gebruikt. Met het platform voor digitaal vergaderen is het makkelijker om meetings voor te bereiden, efficiënter te laten verlopen en concrete afspraken te maken. Daarmee is iBabs niet alleen prettig voor bestuursleden en de gemeenteraad, maar ook voor de griffie. Ontdek daarom snel de vernieuwde iBabs integratie van ValidSign.

Bepaal zelf de plaats van de handtekening

Deze naadloze integratie zorgt ervoor dat ook de laatste, en minstens zo belangrijke stap van het vergaderproces veilig en vlot wordt afgerond. De vernieuwde iBabs integratie met ValidSign biedt tal van nieuwe functionaliteiten zonder dat de vertrouwde manier van ondertekenen verdwijnt. Het is vanaf nu mogelijk om de plaats van de handtekening in het document zelf te bepalen. Dus als je de handtekening onder de begroeting “met vriendelijke groet” wenst te plaatsen kan dit, maar het kan ook zijn dat je hem bijvoorbeeld liever rechtsboven in het raadsbesluit hebt staan. Op deze manier hou je volledig de regie in eigen hand. Laat je toch liever de applicatie automatisch de plaats van de handtekening bepalen? Helemaal goed! In dit geval hoeft de ondertekenaar alleen een akkoord te geven in plaats van het zetten van een krabbel. 

Je kiest zelf welke vorm van de digitale handtekening wordt gebruikt. De integratie ondersteunt zowel de grafische handtekening als de klikhandtekening. Er zijn dus meerdere mogelijkheden om je besluit of overeenkomst digitaal te ondertekenen. 

Besluiten kunnen bij wijze van al binnen een paar minuten worden ondertekend, is de status altijd inzichtelijk en wordt een besluit of overeenkomst automatisch gearchiveerd op de juiste plek in iBabs.

Wil je meer weten over de koppeling iBabs geïntegreerd met ValidSign of kan je niet wachten om het te gebruiken? Neem dan snel contact op!

ibabs voorbeeld