De nieuwe AFAS connector is nu beschikbaar!

De nieuwe AFAS connector is nu beschikbaar!

De AFAS connector van ValidSign is nu beschikbaar! Sinds maart van dit jaar kunnen klanten digitaal ondertekenen vanuit AFAS met ValidSign. De koppeling stelt gebruikers in staat om documenten ter ondertekening aan te bieden in AFAS. Ieder proces waarvoor ondertekening vereist is, is van A tot Z te monitoren in het systeem. Direct na het digitaal ondertekenen wordt het document op de juiste locatie gearchiveerd in AFAS. Naast verbeteringen in de look en feel van de connector bevat deze release nieuwe functionaliteiten zoals het instellen van de afzender e-mail en het opnemen van een herinneringsschema. Deze naadloze integratie zorgt voor een verkorte doorlooptijd en biedt een beter inzicht in het ondertekenproces.

De nieuwe functionaliteiten op een rij:

  • Herinneringsschema
    Plan het versturen van herinneren van tevoren in zodat ondertekeningen niet meer op zich laten wachten. De gebruiker kan per ondertekenverzoek aangeven welk herinneringsschema gebruikt zou moeten worden.
  • Persoonlijke verzending vanuit AFAS
    De verzender van de transactie vanuit AFAS kan de transactie ook monitoren in zijn/haar eigen ValidSign postvak. Waar de ondertekenverzoeken op dit moment nog vanaf een algemeen e-mailadres worden uitgestuurd en beheerd, is het met deze update mogelijk om te kiezen voor een persoonlijke verzending.
  • Automatische verwijdering van de ValidSign omgeving
    Zodra de documenten volledig ondertekend zijn worden deze automatisch, inclusief bewijsdocument teruggeschreven naar AFAS. Deze documenten zullen na de update automatisch worden verwijderd van de ValidSign omgeving. Uiteraard is het mogelijk om de documenten nog enige tijd beschikbaar te houden op de ValidSign omgeving zodat de externe ondertekenaars de documenten kunnen downloaden en archiveren. De standaard retentietijd is 14 dagen. Dit heeft enkel betrekking op ondertekende documenten.

Gebruikt jouw organisatie AFAS maar hebben jullie nog geen oplossing voor digitaal ondertekenen? Neem dan snel contact op, we laten je graag zien hoe ValidSign werkt.

Transform Data International en ValidSign tekenen partnerschap

Deventer, 3 augustus – 2020 – Transform Data International, leverancier van oplossingen op gebied van
documentcreatie, dossierbeheersing en beslisboom technologie is een partnerschap aangegaan met
ValidSign, marktleider in Nederland op het gebied van digitaal ondertekenen.
De integratie met ValidSign stelt eindgebruikers in staat om op een eenvoudige en vertrouwde manier
documenten digitaal rechtsgeldig te ondertekenen.

Walter Henrard, CTO bij Transform Data zegt:
“ValidSign is met hun ondertekenoplossing een mooie aanvulling op ons portfolio. De document- en
casemanagement-oplossingen die wij met name implementeren binnen advocatenkantoren, juridische
afdelingen en financiële dienstverleners hebben juist in deze tijd behoefte aan meer efficiency.
Deze ondertekentool biedt een praktische oplossing juist nu waar werken op afstand en het beperken
van fysiek contact, de nieuwe norm zijn geworden.”

John Lageman, directeur bij ValidSign “Transform Data is actief in markten waar van oudsher nog veel
op papier wordt vastgelegd en ondertekend. Rechtsgeldig digitaal ondertekenen met ValidSign biedt
enorme voordelen voor zowel de organisaties als hun eindklanten en leveranciers. Met ons
ondertekenplatform in combinatie met de software die zij leveren zoals Repstor en Neota Logic kunnen
wij klanten nog beter van dienst zijn.”

De digitale handtekening draagt sterk bij aan professionalisering
Met de digitale handtekening oplossing van ValidSign worden bedrijfsprocessen versneld door de
ondertekening te automatiseren. Het digitaal ondertekenen van een overeenkomst verloopt via een
beveiligde omgeving en is volledig rechtsgeldig. ValidSign is marktleider op het gebied van de digitale
handtekening in de Benelux en meer dan 1000 organisaties ondertekenen momenteel hun documenten
met ValidSign. Het ValidSign platform is een Enterprise-oplossing die integreert met meer dan 85
applicaties. Door ValidSign in te zetten worden ondertekenfouten verminderd en de juridische- en nalevingspositie
versterkt. Met de oplossing kunnen documenten vanaf ieder mobiel device door meerdere personen
digitaal worden ondertekend. Meer informatie: https://www.validsign.nl.

Over Transform Data International
Transform Data produceert context gebaseerde systemen met als uitgangspunt het ‘Business First, Users
First’-principe. Door prioriteit te geven aan bedrijfsinnovatie en eindgebruikers creëert Transform Data
aan de hand van gerenommeerde softwareproducten een omgeving die gestructureerde data,
ongestructureerde data, taken en rapportage samenbrengt in een intuïtieve gebruikersinterface.
Optimalisatie van productiviteit door maximale adoptie is het doel.
Transform Data richt zich op een brede doelgroep, maar heeft een specifieke focus op de zakelijke en
financiële dienstverleners, advocatenkantoren en juridische afdelingen en is actief in de Benelux,
Scandinavië en Duitstalige landen.
De oplossingen van Transform Data versterken onder andere de adoptie van O365 en SharePoint en
zorgen voor het optimaal gebruik van informatie binnen organisaties; bijvoorbeeld bij
besluitvormingsprocessen of dagelijkse (mobiele) processen waarbij de beschikbaarheid van accurate
gegevens beperkt is. Neem contact op met Transform Data via de website www.transformdata.eu

Contact info:
Attika Boonzaaijer – Attika.boonzaaijer@ValidSign.nl
Sharon Laheij – Sharon.laheij@transformdata.eu

Hogeschool Saxion werkt slimmer met ValidSign

Hogeschool Saxion werkt slimmer met ValidSign

Saxion faciliteert het hoger beroepsonderwijs in Apeldoorn, Deventer en Enschede. Met meer dan 26.000 studenten is de hogeschool een speler van omvang en heeft een gebeurtenis als de coronacrisis grote impact. Voor de organisatie zorgde de pandemie al snel voor een volledige (tijdelijke) sluiting van alle drie de locaties. Net als bij andere (semi) overheidsinstellingen zal het merendeel van de medewerkers en studenten van de organisatie minstens tot 1 september 2020 volledig vanuit huis werken.

Kostenbesparend

Sinds 1 januari dit jaar ondertekent de organisatie digitaal met de oplossing van ValidSign. De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening waren de hoge kosten die voortkwamen uit de handmatige afhandeling van allerlei administratieve processen. Saxion is begonnen met de afhandeling van de studentdeclaraties. De declaratie wordt ingediend door studenten die door de hogeschool zijn ingehuurd om op een bepaald evenement binnen de organisatie bij te springen. Jaarlijks worden  er duizenden studentdeclaraties ingediend en ondertekend. Het merendeel betreft  declaraties van bedragen tussen de 12- en 25 euro,  waarvan de administratiekosten op konden lopen tot 45 euro per declaratie. Thijs Groener, Business Process Manager bij Saxion zegt: “ValidSign zou in eerste instantie alleen worden ingezet in een pilot om de administratiekosten van student- en gastdocent declaraties te verlagen. Na de pilot wilden we de oplossing breder uit gaan rollen. Door de coronacrisis hebben wij de oplossing in een aantal weken binnen verschillende afdelingen van Saxion uitgerold.” Momenteel worden zowel inkoopcontracten, arbeidscontracten, documenten binnen de examencommissie als gegevensverklaringen en stukken van het College van Bestuur en Raad van Toezicht met ValidSign ondertekend.  

Proces versnellend

De afgelopen maanden heeft de volledige organisatie vanuit huis gewerkt en dankzij ValidSign kon het grootste gedeelte van de ondertekeningen tijd- en plaats onafhankelijk gefaciliteerd worden. Al meer dan 70 werknemers verrichten hun ondertekeningen via het platform waardoor bedrijfsprocessen grotendeels door hebben kunnen draaien. Naast het kostenbesparende kenmerk van ValidSign is de digitale handtekening ook proces versnellend. De doorlooptijd van de ondertekening van een studentendeclaratie is bijvoorbeeld met 90 procent ingekort. Het ondertekenproces van een arbeidscontract en de stukken van het College van Bestuur en Raad van Toezicht, dat voorheen weken in beslag kon nemen, kan nu binnen een paar dagen rond zijn.  “Het aantal handelingen is enorm teruggedrongen en werknemers hebben meer tijd voor andere zaken. Daarnaast hebben ze nu inzicht in de status van de ondertekening en het document.”, zegt Groener. Documenten hoeven niet meer geprint, ondertekend, opgestuurd en handmatig gearchiveerd te worden.

Gebruiksvriendelijkheid

De organisatie hecht veel waarde aan de tevredenheid van haar mensen. De oplossing dient dan ook als extra service vanuit Saxion voor zowel studenten als werknemers. “Kort na het introduceren van de digitale handtekening ontving ik reacties van enthousiaste collega’s. Een collega gaf zelfs aan een dansje te hebben gedaan nadat ze de oplossing voor het eerst had gebruikt”, aldus Groener. De aanvragen voor ValidSign blijven wekelijks binnenkomen. Om dit aantal onder controle te krijgen heeft de organisatie de inloggegevens van het platform samen met beknopte procesbeschrijvingen en werkinstructies op haar service management platform gedeeld zodat werknemers het zelfstandig kunnen oppakken.

Uitbreiding

In de nabije toekomst zal de oplossing nog breder worden ingezet binnen Saxion Hogeschool. Groener zegt: “Het digitaal ondertekenen van stageovereenkomsten zou wellicht een uitkomst zijn voor onze studenten en werknemers omdat dit proces veel tijd in beslag neemt. Het is voor de meeste studenten een periode waar naar wordt uitgekeken en dan is het fijn dat het geregeld kan worden zonder papieren rompslomp. Daarnaast zouden wij ValidSign graag integreren in onze eigen software. Door de coronacrisis is dit project gepauzeerd en zal het  waarschijnlijk later dit jaar weer worden opgepakt”. Wanneer de integraties gerealiseerd zijn, zullen nog meer afdelingen gebruik gaan maken van de digitale handtekening, meer processen worden versneld en geld worden bespaard.

CreAim integreert ValidSign

CreAim integreert ValidSign

Deventer, 10 augustus 2020 – Specialist in SBR/XBRL en klantportalen, CreAim is een partnership aangegaan met ValidSign. De integratie tussen CreAim en ValidSign maakt het mogelijk om op een snelle en vertrouwde manier documenten rechtsgeldig te ondertekenen vanuit het CreAim klantportaal.

John Lageman, directeur bij ValidSign “Wij zijn een Enterprise oplossing en streven ernaar om klanten een
gestroomlijnd ondertekenproces te kunnen bieden. CreAim is net als ValidSign sterk aanwezig in de
Accountancy markt en de integratie van ValidSign met CreAim stelt ons in staat om onze klanten nog
beter van dienst kunnen zijn.”

Martijn Boshuis, Managing Director bij CreAim zegt: “De ondertekenoplossing van ValidSign was de
missende schakel binnen ons klantportaal. Wij innoveren en verbeteren onze producten continue
zodat accountants zo efficiënt mogelijk hun processen kunnen doorlopen. De digitale handtekening is
zo’n innovatie”.

De digitale handtekening draagt sterk bij aan professionalisering
Met de digitale handtekening oplossing van ValidSign worden bedrijfsprocessen versneld door de
ondertekening te automatiseren. Het digitaal ondertekenen van een overeenkomst verloopt via een
beveiligde omgeving en is volledig rechtsgeldig. ValidSign is marktleider op het gebied van de digitale
handtekening in de Benelux en meer dan 1000 organisaties ondertekenen momenteel hun
documenten met ValidSign. Door ValidSign in te zetten worden ondertekenfouten verminderd en de juridische- en
nalevingspositie versterkt. Met de oplossing kunnen documenten vanaf ieder mobiel device door
meerdere personen digitaal worden ondertekend. Meer informatie: https://www.validsign.nl.

Over CreAim
Sinds 2001 heeft CreAim maar één doel: het verbeteren van uw communicatie en online
samenwerking met uw klanten. We innoveren en we verbeteren continu en we doen er alles aan om
u te voorzien van een veilig en gebruiksvriendelijk portaal. Onze kracht is de unieke combinatie van
innovatiekracht, marktkennis en technologische kennis. CreAim is specialist op het gebied van
SBR/XBRL, klantportalen en digitaal ondertekenen. We leveren SBR Assurance modules,
klantenportalen en ondertekensoftware aan accountantsorganisaties, boekhoudkantoren,
belastingadviseurs, gerechtsdeurwaarders, notarissen en salarisverwerkers. Inmiddels wordt er door
meer dan 1500 kantoren en 135.000 eindgebruikers gebruik gemaakt van CreAim-software. Met
ruim 15 specialisten ondersteunen we dagelijks onze klanten en stellen we continu onze producten
op de proef. De ene keer breiden we de software uit, maar soms vereenvoudigen we het juist weer.
We kijken hierbij altijd naar de veiligheid, betrouwbaarheid en privacybescherming van onze
producten.

Digitale steunpilaar voor organisaties tijdens corona crisis

Digitale steunpilaar voor organisaties tijdens corona crisis

Dat bedrijfsprocessen worden versneld door het gebruik van de digitale handtekening van ValidSign blijkt ook weer in deze corona tijd. ValidSign heeft de afgelopen maanden een flinke stijging in de klantengroei doorgemaakt die zich momenteel blijft voortzetten. Daarnaast hebben verschillende bestaande klanten het aantal transacties opgehoogd om meer ondertekeningen te kunnen verrichten. De voornaamste reden die hiervoor wordt opgegeven door klanten is dat het thuiswerken het ondertekenproces van de organisatie belemmert. Interne en externe ondertekenaars zijn niet in staat om fysiek te ondertekenen of er is thuis geen printer of scanner beschikbaar.

Ondertekenen vanuit huis

Ondanks de versoepeling van de Covid-19 maatregelen zal het werken vanuit huis de komende maanden, is het niet tot eind 2020, de norm zijn. De digitale handtekening maakt het mogelijk om plaats, tijd en- device onafhankelijk documenten te ondertekenen. Vanuit het ondertekenplatform worden documenten per mail ter ondertekening aangeboden aan de ondertekenaars. Op deze manier kunnen ondertekenprocessen vanuit huis worden afgehandeld zonder dat er een pen aan te pas hoeft te komen. Omdat ValidSign een enterprise oplossing is, integreert zij met andere applicaties zodat documenten digitaal gestroomlijnd kunnen worden ondertekend vanuit je eigen softwareapplicatie.

Monitoring van transacties

Daarnaast zijn transacties inzichtelijk voor gebruikers. Een ondertekenplatform beschikt over een dashboard waarop alle transacties zijn in te zien. Ieder ondertekenverzoek is op de voet te volgen en zeker nu postbedrijven kampen met vertragingen zorgt dit ervoor dat je controle houdt over de te ondertekenen documenten. Laat een handtekening toch op zich wachten? ValidSign beschikt over een herinneringsfunctionaliteit waarmee je de desbetreffende persoon aan de hand van een automatisch bericht, vriendelijk verzoekt het document te ondertekenen. De digitale handtekening zorgt er dus voor dat ook tijdens de crisis van dit moment documenten kunnen worden ondertekend en bedrijfsprocessen niet stil komen te staan.

Werkt u binnen uw organisatie ook nog veel thuis vanwege de corona crisis? Probeer ValidSign nu 2 maanden gratis!