Veiliger 2020 afsluiten? Waardevolle AddOns voor 2021!

Veiliger 2020 afsluiten? Waardevolle AddOns voor 2021!

Nog heel even en dan is 2020 voorbij en staan we aan het begin van een nieuw jaar, met nieuwe doelstellingen die hopelijk tot mooie prestaties zullen leiden. Maar nu we nog in 2020 zitten en je misschien nog niet geheel door je budget heen bent, biedt ValidSign drie security modules die je zullen helpen bij het behalen van jouw doelstellingen voor 2021. De SSO module, de Afzendermail en iDIN authenticatie van ValidSign zijn direct beschikbaar.

 

Met één klik toegang met SSO

 

Automatisch toegang verkrijgen tot de applicaties en resources binnen jouw organisatie? Dan is de kans groot dat je Single Sign-on software gebruikt. Veel organisaties maken al gebruik van SSO in combinatie met hun CRM- en zaaksysteem of HRM-software, maar vanaf heden biedt ValidSign deze mogelijkheid ook.

 

ValidSign biedt de mogelijkheid om middels Single sign-on in te loggen. Met Single sign-on-software hoeft een eindgebruiker maar eenmalig in te loggen waarna automatisch toegang wordt gegeven tot meerdere applicaties en resources in het netwerk van de desbetreffende organisatie. Door de serviceprovider ValidSign te koppelen aan de identity provider van jouw organisatie kun je aan de hand van een tweede factor authenticatie inloggen in ValidSign. Dit is niet alleen gemakkelijk en scheelt het veel tijd, de module leidt direct tot een sterk verbeterde beveiliging. De vier entiteiten die worden ondersteund door ValidSign zijn: Azure, AD (Active directory), ADFS en Okta. Dus als jouw organisatie een van de voorgaande providers gebruikt kan ValidSign hieraan worden gekoppeld.

 

Verzenden vanuit uw eigen domein

 

Een andere module die je zou kunnen aanschaffen om het ondertekenproces te finetunen is de Afzendermail van ValidSign. Met deze module worden alle ondertekenverzoeken vanuit jouw organisatie verstuurd ongeacht of de verzender over een eigen ValidSign account beschikt of niet. De afzendermail wordt geheel ingericht op basis van de branding van jouw organisatie zodat ieder ondertekenverzoek er betrouwbaar en herkenbaar uitziet voor de desbetreffende ondertekenaar.

 

De drie servers die het versturen van de afzendermail ondersteunen zijn: DKIM, SMTP en Mailrelay. Om gebruik te kunnen maken van deze module vindt er een validatie plaats in het domein van jouw organisatie waarin ValidSign gemachtigd wordt om de afzendermail vanuit de organisatie te mogen versturen. Daarnaast zal logo- en content branding ingericht worden om de mail te kunnen personaliseren.

 

iDIN authenticatie

 

iDIN is een Nederlands online identificatiemiddel. Met iDIN kan een persoon zich identificeren via zijn of haar bankgegevens. De koppeling tussen ValidSign en iDin fungeert als tweede factor authenticatie tijdens een ondertekening om de identiteit van de ondertekenaars nog strenger te controleren. Dit is dé oplossing voor authenticatie met minimaal substantieel betrouwbaarheidsniveau.

 

Wil jij het ondertekenproces in 2021 nog efficiënter laten verlopen door een, twee of alle drie de modules in te regelen binnen jouw organisatie? Wacht dan niet langer, bespreek dit snel met je systeembeheerder en dien vandaag nog jouw aanvraag in!

Duurzame zorg met de digitale handtekening van ValidSign

Duurzame zorg met de digitale handtekening van ValidSign

Het Radboud universitair medisch centrum is een academisch ziekenhuis in Nijmegen dat deel uitmaakt van de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra. Meer dan drieduizend studenten van de Radboud Universiteit worden hier opgeleid binnen onder andere Geneeskunde, Verpleegkunde en Biomedische Wetenschappen. Daarnaast had Radboudumc in 2019 1065 bedden en meer dan 10.000 medewerkers. Als gevolg van de corona crisis is het aantal bedden en medewerkers vors gestegen dit jaar. Om patiënten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn heeft er een duidelijke digitalisatie plaatsgevonden binnen de organisatie. Het universitair medisch centrum in Nijmegen werkt nu meer digitaal dan ooit.

 

Verkorte doorlooptijd van contracten   

Na het uitvoeren van een marktonderzoek deed Radboudumc een aanbesteding om uiteindelijk het juiste platform voor digitaal ondertekenen te kunnen kiezen. ValidSign sleepte de aanbesteding eind januari 2020 binnen. De primaire reden om digitaal te ondertekenen was het verkorten van de doorlooptijd van (arbeids) contracten. Het ondertekenproces zag er voorheen als volgt uit: het opgestelde contract werd geprint, ter ondertekening op het bureau gelegd van de interne ondertekenaars, na ondertekening werd het document per post verzonden naar de externe ondertekenaar en werd na ondertekening weer per post retour ontvangen. Met ValidSign wordt zowel het printen als het per post verzenden geëlimineerd.

Marty van Asperen, projectleider bij Radboudumc: “De afdeling inkoop ondertekent zo’n 250 documenten per maand. Het kon wel een aantal weken duren tot het ondertekenproces was afgerond. Wanneer een accountmanager een deal sluit, lukt het hem of haar bijvoorbeeld niet om de overeenkomst direct rond te krijgen omdat hij of zij niet volledig tekenbevoegd is en managers eerst hun handtekening moeten zetten ter goedkeuring. ValidSign biedt de mogelijkheid om meerdere ondertekenaars te selecteren en een ondertekenvolgorde in te stellen zodat de benodigde handtekeningen in een paar muisclicks binnen kunnen zijn”.

 

Sparringpartner  

Radboudumc heeft de oplossing van ValidSign in huis gehaald om uiteindelijk organisatie breed in te zetten. Korte lijnen en een nauwe samenwerking tussen de twee organisaties is daarom cruciaal. “Wij waren niet alleen opzoek naar een digitaal ondertekenplatform maar ook naar een partner, en die hebben wij in ValidSign gevonden. ValidSign is erg betrokken bij ons uitrolproces en ondersteunt ons met consultancy op maat”, aldus van Asperen. De organisatie heeft meer dan 6 maanden uitgetrokken voor het uitrolproces zodat de digitale handtekening geleidelijk landt binnen de organisatie. Zij zet de digitale handtekening als eerste in om het gehele aanstellingsproces te digitaliseren. Meer dan 1000 medewerkers ontvangen hun arbeidscontract ter ondertekening via ValidSign. Deze actie werkt zowel als test voor de eindgebruikers als voor de ondertekenaars binnen de organisatie. beide partijen zijn enthousiast over de gebruiksvriendelijke oplossing waarmee zij direct na de uitlevering al uit de voeten konden.

 

ValidSign in de toekomst 

De organisatie zit dus nog in de beginfase wat betreft digitaal ondertekenen. Van Asperen: “Op dit moment worden er meer dan 350 contracten per maand digitaal ondertekend. De medewerkers van HR ondertekenen maandelijks iets meer dan 150 contracten. Dit zal alleen maar toenemen aangezien de digitale handtekening oplossing van ValidSign voor het welbekende sneeuwbaleffect zorgt. Zeker nu thuiswerken het nieuwe normaal is geworden. ”

De geheel vernieuwde iBabs integratie beschikbaar!

De geheel vernieuwde iBabs integratie beschikbaar!

Digitaal vergaderen in overheidsland? Dan is de kans groot dat je iBabs gebruikt. Met het platform voor digitaal vergaderen is het makkelijker om meetings voor te bereiden, efficiënter te laten verlopen en concrete afspraken te maken. Daarmee is iBabs niet alleen prettig voor bestuursleden en de gemeenteraad, maar ook voor de griffie. Ontdek daarom snel de vernieuwde iBabs integratie van ValidSign.

Bepaal zelf de plaats van de handtekening

Deze naadloze integratie zorgt ervoor dat ook de laatste, en minstens zo belangrijke stap van het vergaderproces veilig en vlot wordt afgerond. De vernieuwde iBabs integratie met ValidSign biedt tal van nieuwe functionaliteiten zonder dat de vertrouwde manier van ondertekenen verdwijnt. Het is vanaf nu mogelijk om de plaats van de handtekening in het document zelf te bepalen. Dus als je de handtekening onder de begroeting “met vriendelijke groet” wenst te plaatsen kan dit, maar het kan ook zijn dat je hem bijvoorbeeld liever rechtsboven in het raadsbesluit hebt staan. Op deze manier hou je volledig de regie in eigen hand. Laat je toch liever de applicatie automatisch de plaats van de handtekening bepalen? Helemaal goed! In dit geval hoeft de ondertekenaar alleen een akkoord te geven in plaats van het zetten van een krabbel. 

Je kiest zelf welke vorm van de digitale handtekening wordt gebruikt. De integratie ondersteunt zowel de grafische handtekening als de klikhandtekening. Er zijn dus meerdere mogelijkheden om je besluit of overeenkomst digitaal te ondertekenen. 

Besluiten kunnen bij wijze van al binnen een paar minuten worden ondertekend, is de status altijd inzichtelijk en wordt een besluit of overeenkomst automatisch gearchiveerd op de juiste plek in iBabs.

Wil je meer weten over de koppeling iBabs geïntegreerd met ValidSign of kan je niet wachten om het te gebruiken? Neem dan snel contact op!

ibabs voorbeeld

Govers Accountants en Adviseurs stroomlijnt bedrijfsprocessen

Govers Accountants en Adviseurs stroomlijnt bedrijfsprocessen

Govers Accountants en Adviseurs

Govers is dé specialist van het Zuiden op het gebied van accountancy, fiscaliteit en bedrijfsadvies en werkt vanaf eind 2019 met de digitale handtekeningoplossing van ValidSign. Sinds 1927 streeft de organisatie uit Eindhoven er naar om hoogwaardige dienstverlening te bieden aan hun klanten. Het team van 180 collega’s richt zich op familiebedrijven en de bouw, food- en hightech (Brainport) sectoren. Zij onderscheidt zich van andere accountantskantoren door haar bedrijfskundige insteek en de gemeende interesse in het verhaal achter de cijfers van een organisatie. Govers heeft zowel lokale- als internationale klanten. Als onderdeel van het internationale samenwerkingsverband UHY werkt Govers voor een groot aantal internationale organisaties. UHY is een samenwerkingsverband van 320 zelfstandige kantoren in 100 landen.

Vlot en gestroomlijnd proces

De organisatie is na eigen research in December 2019 bij ValidSign terechtgekomen. Govers gaf aan niet geheel onbekend te zijn met de digitale handtekening en enige tijd gebruik te hebben gemaakt van een ander ondertekenplatform. Dit bood beperkte mogelijkheden waardoor de organisatie geremd werd in het maken van een digitaliseringsslag. Het grote aantal functionaliteiten van ValidSign gaf de organisatie de doorslag om over te stappen. Het proces zag er destijds als volgt uit: een te tekenen document werd met het juiste briefpapier opgesteld in Word, geprint en ondertekend of als PDF per mail ter ondertekening naar ondertekenaars verstuurd. Het ondertekende document werd na ontvangst handmatig gearchiveerd. Kachung Tau, Accountant bij Govers Accountants vertelt: “Met de vorige ondertekenoplossing moest men nog teveel stappen doorlopen om de benodigde handtekeningen te verkrijgen. Waar het ondertekenproces voorheen uren in beslag nam is het nu in een paar muisclicks geregeld!” Op dit moment wordt het gehele samenstelproces van Govers al gestroomlijnd waarbij onder andere de opdrachtbevestiging, notulen en akkoordverklaring voor publicatie en fiscale aangifte worden ondertekend met ValidSign. “Tot voorkort printten collega’s regelmatig documenten om vervolgens met de natte handtekening te ondertekenen. Met ValidSign kunnen ook deze personen niet om het digitaal ondertekenen van documenten heen en wordt de digitale handtekening breder ingezet binnen de organisatie, zegt Kachung.”  

Overzichtelijk

Naast het versnellen van verschillende processen en het terugdringen van de responstijd creëert de digitale handtekening overzicht voor Govers. Kachung zegt: “ValidSign zorgt voor een betere beheersing van de documentenstromen. Het ValidSign dashboard geeft een mooi overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. Daarnaast is het mogelijk om meerdere documenten aan een transactie toe te voegen waardoor het aantal transacties flink is teruggedrongen”.

Klanttevredenheid

De digitale handtekening draagt bij aan de hoogwaardige dienstverlening die de organisatie uitdraagt. “Klanten ervaren de digitale handtekening van ValidSign als een extra service vanuit Govers. De oplossing stelt ons in staat om op een laagdrempelige manier te digitaliseren waardoor ook onze trouwe klanten het aandurven om documenten digitaal te ondertekenen”, aldus Kachung. Voorheen werd het document geprint, ondertekend, gescand en per mail weer doorgestuurd naar de volgende ondertekenaar als meerdere personen binnen een organisatie hetzelfde document moesten ondertekenen. Deze stappen worden door ValidSign geëlimineerd en afgehandeld in één transactie. Kachung zegt: “De klant ontvangt nu alle documenten in een gebundelde mail en de documenten zijn direct na ondertekening beschikbaar voor inzage en te downloaden via dezelfde link”.

Volledige digitalisatie

Met de juiste integraties kan de oplossing binnen de gehele organisatie worden ingezet. “Naast het proces van de accountant zouden onder andere inkoop- en HR processen kunnen worden gedigitaliseerd met de digitale handtekening, zegt Kachung. Het komende jaar zal Govers steeds meer processen digitaliseren waarin de digitale handtekening een belangrijke rol speelt. Bekijk alle bedrijfsprocessen waarin ValidSign kan ondersteunen.

De nieuwe AFAS connector is nu beschikbaar!

De nieuwe AFAS connector is nu beschikbaar!

De AFAS connector van ValidSign is nu beschikbaar! Sinds maart van dit jaar kunnen klanten digitaal ondertekenen vanuit AFAS met ValidSign. De koppeling stelt gebruikers in staat om documenten ter ondertekening aan te bieden in AFAS. Ieder proces waarvoor ondertekening vereist is, is van A tot Z te monitoren in het systeem. Direct na het digitaal ondertekenen wordt het document op de juiste locatie gearchiveerd in AFAS. Naast verbeteringen in de look en feel van de connector bevat deze release nieuwe functionaliteiten zoals het instellen van de afzender e-mail en het opnemen van een herinneringsschema. Deze naadloze integratie zorgt voor een verkorte doorlooptijd en biedt een beter inzicht in het ondertekenproces.

De nieuwe functionaliteiten op een rij:

  • Herinneringsschema
    Plan het versturen van herinneren van tevoren in zodat ondertekeningen niet meer op zich laten wachten. De gebruiker kan per ondertekenverzoek aangeven welk herinneringsschema gebruikt zou moeten worden.
  • Persoonlijke verzending vanuit AFAS
    De verzender van de transactie vanuit AFAS kan de transactie ook monitoren in zijn/haar eigen ValidSign postvak. Waar de ondertekenverzoeken op dit moment nog vanaf een algemeen e-mailadres worden uitgestuurd en beheerd, is het met deze update mogelijk om te kiezen voor een persoonlijke verzending.
  • Automatische verwijdering van de ValidSign omgeving
    Zodra de documenten volledig ondertekend zijn worden deze automatisch, inclusief bewijsdocument teruggeschreven naar AFAS. Deze documenten zullen na de update automatisch worden verwijderd van de ValidSign omgeving. Uiteraard is het mogelijk om de documenten nog enige tijd beschikbaar te houden op de ValidSign omgeving zodat de externe ondertekenaars de documenten kunnen downloaden en archiveren. De standaard retentietijd is 14 dagen. Dit heeft enkel betrekking op ondertekende documenten.

Gebruikt jouw organisatie AFAS maar hebben jullie nog geen oplossing voor digitaal ondertekenen? Neem dan snel contact op, we laten je graag zien hoe ValidSign werkt.

 

GRATIS WEBINAR OP 17 NOVEMBER

Op dinsdag 17 november geven we van 10 tot half 11 een webinar over de nieuwe Afas connector.
Meld je aan en zorg dat je erbij bent! Aanmelden webinar