Eigen koers met de digitale handtekening van ValidSign

Eigen koers met de digitale handtekening van ValidSign

De organisatie

ORCA is een internationaal opererend bedrijf dat in september 2017 is opgericht door ervaren maritiem professionals gespecialiseerd in zowel de maritieme- als offshore industrie. De organisatie heeft meerdere vestigingen waaronder een in Nederland, Roemenië en Litouwen. Zij opereert grotendeels in Europa, maar ook op het Afrikaans, Zuid-Amerikaans en Aziatische continent. De organisatie werkt voor een vast klantennetwerk en weet exact waar hun klanten naar opzoek zijn. Zij behouden hun reputatie dan ook door langdurige relaties op te bouwen waar integriteit en vertrouwen ten grondslag liggen.

ORCA: “Dankzij ValidSign is de respons van de terugontvangen contracten met 85 procent gestegen”.

Research

De organisatie is destijds bij ValidSign terechtgekomen middels eigen uitgevoerde research naar leveranciers van de digitale handtekening, waar ValidSign samen met een andere internationale leverancier het beste uitkwam. Daarnaast bleek hun accountant een actieve referent van ValidSign te zijn. Na een ValidSign demo en een heldere uitleg van het digitale ondertekenplatform te hebben gehad, wist Orca dat dit de organisatie was waarmee zij in zee wilden gaan.

Een efficiënt ondertekenproces

Orca Crew is eind 2018 gestart met het digitaal ondertekenen van documenten via ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het ondertekenproces van arbeidscontracten van zeevarenden erg omslachtig verliep. Ernst-Jan Kouveld, Manager Netherlands bij Orca Crew vertelt hierover: “Er was een lagere respons dan gewenst. Arbeidscontracten kwamen niet of onvolledig retour. Zeevarenden moesten het door ons verstuurde document zelf printen, ondertekenen en terugsturen, wat niet haalbaar bleek te zijn. Dankzij ValidSign lukt het om de documenten in een paar korte handelingen te ondertekenen, wat heeft geleid tot een enorme daling in de responstijd”.

Verbeterde klantervaring

Orca vindt het daarnaast belangrijk dat zij haar klanten en medewerkers kan ontlasten door documenten digitaal aan te bieden. Opdrachtbevestigingen worden nu digitaal ter ondertekening aangeboden aan klanten. “Het voorbereiden van een transactie om onze werknemers of klanten in staat te stellen documenten te ondertekenen is simpel.  Wij voegen de opdrachtbevestiging, de (externe) ondertekenaars en de verificatiemethode toe en starten de transactie. Zodra het document is verstuurd ontvangt de klant een ondertekenverzoek per mail en kan hij of zij meteen ondertekenen. Daarnaast voorkomen wij op deze manier ondertekenfouten en hebben wij juridisch gezien onze zaken op orde. Alle medewerkers binnen de organisatie werken naar tevredenheid met het onderteken platform en konden direct na de uitlevering op locatie aan de slag met de gebruiksvriendelijke oplossing, aldus Kouveld.”

Milieuvriendelijk

Een andere belangrijke reden voor de organisatie om voor digitaal ondertekenen te kiezen is dat het een milieuvriendelijke oplossing is. “Als internationaal opererend bedrijf in de maritieme en offshore industrie werken wij altijd met het milieu in ons achterhoofd. De digitale handtekening zorgt voor het terugdringen van papierverspilling en verminderd indirect de boskap omdat documenten niet meer geprint hoeven te worden. Wij staan hierachter en het past bij onze identiteit.” zegt Kouveld.

Meer ValidSign in de toekomst

Voor Orca is digitaal ondertekenen een onvermijdelijke stap gebleken. Het is dan ook niet meer weg te denken uit de processen binnen de organisatie. Als het aan Kouveld ligt zal de oplossing, niet alleen voor externe arbeidscontracten en opdrachtbevestigingen worden ingezet maar binnenkort ook worden toegepast op de gehele HR afdeling voor onder andere de ondertekening van interne documenten. Op dit moment maakt de Nederlandse vestiging optimaal gebruik van ValidSign. Kouveld hoopt dat ook de buitenlandse collega’s het platform meer zullen gaan inzetten om nog meer bedrijfsprocessen te versnellen.

Ondertekenen met de vernieuwde AFAS connector

Ondertekenen met de vernieuwde AFAS connector

17 november 2020

10:00 – 10:30 uur

Sinds maart van dit jaar kunnen klanten digitaal ondertekenen vanuit AFAS met ValidSign. De kracht van de koppeling is dat alle processen waarvoor ondertekening vereist is, van begin tot eind rechtstreeks vanuit AFAS worden aangeboden. Direct na het digitaal ondertekenen wordt het document op de juiste locatie gearchiveerd in AFAS. De integratie is in AFAS in te passen in bestaande workflows, zodat de processen nog efficiënter en effectiever worden ingericht. Interne medewerkers kunnen via InSite eenvoudig documenten ter ondertekening aanbieden en klanten zouden via het klantportaal (OutSite) documenten kunnen ondertekenen. Zo wordt er tijd bespaard en een hogere service verleend.
Wil jij weten hoe digitaal ondertekenen met de AFAS connector werkt? Schrijf je dan nu in voor dit kosteloze webinar!

Locatie: vanaf je werkplek

Kosten: kosteloos

 
 

Digitaal rechtsgeldig ondertekenen vanuit Word

Digitaal rechtsgeldig ondertekenen vanuit Word

17 december 2020

10:00 – 10:30 uur

 

Met de Word AddIn van ValidSign worden documenten rechtstreeks vanuit de vertrouwde Word omgeving digitaal rechtsgeldig ondertekend. Wil je meer weten over deze tool? Schrijf je dan nu in voor dit webinar.

Locatie: vanaf uw werkplek
Kosten: kosteloos

Digitaal ondertekenen vanuit Salesforce

Digitaal ondertekenen vanuit Salesforce

27 oktober 2020 10:00 – 10:30 uur

Met de Salesforce connector kunt u onder andere eenvoudig offertes voorzien van de digitale handtekening, rechtstreeks vanuit het vertrouwde CRM-systeem.
Het ondertekenproces wordt gestart vanuit een taak in Salesforce en is te monitoren vanuit zowel Salesforce als ValidSign. Nadat een ondertekening is afgerond wordt het automatisch gearchiveerd in Salesforce.  De connector vermindert de doorloop(wacht)tijd aanzienlijk en er zijn geen onnodige tussenstappen. Alles weten over de mogelijkheden voor het digitaal ondertekenen vanuit Salesforce? Meld u dan nu aan!

Locatie: vanaf uw werkplek
Kosten: kosteloos

Direct archiveren met de Archivetool van ValidSign

Direct archiveren met de Archivetool van ValidSign

5 november 2020 10:00 – 10:30 uur

 

De gebruiksvriendelijke Archivetool van ValidSign stelt gebruikers in staat om meerdere ondertekende documenten tegelijkertijd te archiveren. De tool is gekoppeld aan het ValidSign platform en haalt de documenten die jij wilt archiveren op vanuit ValidSign. Op deze manier wordt het ondertekenproces nog meer geoptimaliseerd. 

Enthousiast geworden? Meld je dan gauw aan voor het kosteloze webinar!

Locatie: vanaf uw werkplek
Kosten: kosteloos