Enterprise service bus (ESB) basis naar Succes?

Enterprise service bus (ESB) basis naar Succes?

Het succes van de implementatie van een digitale handtekening is mede afhankelijk van de plaats in het proces waar de integratie plaatsvindt. ValidSign heeft bij tientallen overheidsorganisaties ervaring opgedaan rondom de implementatie van de digitale handtekening op het gebied van procesgang, integraties en autorisaties.
Een veel gekozen integratie is de integratie met de ESB van Enable-U als Broker tussen de door uw gebruikte applicaties en ValidSign. De ESB ontvangt berichten en bezorgt deze via ValidSign aan de ondertekenaar. Door deze broker functionaliteit wordt uw zaaksysteem, Centric, PinkRoccade en overige applicaties verbonden met ValidSign om de gewenste bedrijfsprocesoptimalisaties te verkrijgen.
De koppeling tussen ESB en ValidSign zal er in deze voor zorgen dat ook het ondertekenproces snel en efficiënt zal verlopen. De koppeling biedt de mogelijkheid om vanuit verschillende applicaties plaats- en device onafhankelijk te kunnen ondertekenen.
Door de wens naar digitale dienstverlening, zoals zaakgericht werken en koppelingen naar landelijke voorzieningen te realiseren, moeten er veel applicaties en systemen met elkaar geïntegreerd worden.
Op basis van de ESB is het snel schakelen en een architectuur (NORA, GEMMA) bestendige keuze.

Ook Enable-U zelf is tevreden over ValidSign:
Judith Veenstra, Enable-U,:
“Ons HR-proces is flink versneld sinds wij de digitale handtekening van ValidSign toepassen. Medewerkers kunnen op afstand via hun eigen device contracten ondertekenen die wij online aanbieden en het scheelt in het administratieve proces onwijs veel tijd. Ideaal voor HR en geniaal voor de medewerker.”

De WNRA- sinds 1 januari 2020 actief

De WNRA- sinds 1 januari 2020 actief

Sinds 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren van kracht . De nieuwe wetgeving richt zich op de normalisering van de rechtspositie binnen de overheid. De uitkomst van deze wetswijziging heeft invloed op de manier waarop een arbeidsovereenkomst in het vervolg voltrokken dient te worden.

De eenzijdige aanstelling van zittende ambtenaren wordt automatisch omgezet in een tweezijdige arbeidsovereenkomst. Dit is een tijdrovend proces gebleken voor overheidswerkgevers die dit op papier uitsturen. De digitale handtekening is de oplossing om op korte termijn te kunnen voldoen aan de WNRA. Een van de functionaliteiten van ValidSign is de Bulkverzending en maakt het mogelijk om transacties in bulk te versturen naar een groot aantal gebruikers. Meer dan 60 gemeenten zijn u al voor gegaan en hebben naar aanleiding van de wetswijziging hun tweezijdige arbeidscontracten ter ondertekening uitgestuurd met ValidSign.

De ValidScan: Meer succes met een blueprint voor uw organisatie

Wij introduceren een nieuwe service specifiek voor Gemeenten waarbij ValidSign uw organisatie doorneemt en het ondertekenproces voor u stroomlijnt en versnelt. Aan de hand van een quickscan van uw organisatie wordt er een strategie uitgedacht welke wordt geïmplementeerd met consultancy op maat.
Door onze ervaring binnen de gemeentemarkt en kennis van het digitaal ondertekenen kunnen wij in korte tijd het ondertekenproces binnen uw organisatie volledig digitaliseren. Met de ValidScan wordt naast het onderzoek en de strategie ook de implementatie volledig door ValidSign verzorgt.

De ValidScan bestaat uit de volgende onderdelen:
1. De quickscan: een kort onderzoek binnen uw organisatie waarbij de belangrijkste kansen, knelpunten en verbetermogelijkheden worden benoemd.
2. De blueprint: de strategie waarmee de geïdentificeerde kansen, knelpunten en verbetermogelijkheden worden aangegrepen.
3. Consultancy: De strategie wordt gebolwerkt en geïmplementeerd met de juiste service vanuit ValidSign.
Zou u graag meer hierover willen weten? Neemt u gerust contact op met info@validsign.nl.

“ValidSign verspreidt zich als een olievlek binnen onze organisatie”

“ValidSign verspreidt zich als een olievlek binnen onze organisatie”

Utrecht, 30-1-2020. Nederlandse gemeenten hebben vandaag de dag te maken met de digitaliseringsopgave overheid. Duurzaamheid speelt hierin een belangrijke rol. Processen kunnen op verschillende manieren worden gedigitaliseerd en de digitale handtekening is hier een van. De oplossing van ValidSign ondersteunt de gemeente Utrecht sinds begin 2018 in haar digitaliseringsproces. Voor de gemeente met meer dan 1000 werknemers is de oplossing onmisbaar geworden.

Procesoptimalisatie en inzichtelijkheid
Binnen een gemeente worden enorm veel documenten ondertekend. Men heeft regelmatig te maken met ingewikkelde ondertekenprocessen wanneer er meerdere ondertekenaars die niet werkzaam zijn op één en dezelfde locatie, een en hetzelfde document moeten ondertekenen. “Documenten werden voorheen opgesteld, uitgeprint, ondertekend, gescand, per mail of post verzonden en achteraf handmatig gearchiveerd. Hierdoor bleven documenten lang liggen, raakten beschadigd of kwamen onvolledig terug. Dit gebeurt gelukkig niet meer binnen de processen waar ValidSign wordt ingezet.”, aldus Frank Visser, Functioneel beheerder bij de Gemeente Utrecht.
De Gemeente Utrecht is bij ValidSign terechtgekomen middels een inschrijving bij een Europese aanbesteding en tijdens het project “Digitaal ondertekenen extern” in 2018 zijn zij met het platform gestart. Procesoptimalisatie was in eerste instantie de aanleiding om ValidSign in te regelen. Met de digitale handtekeningoplossing kunnen documenten digitaal ter ondertekening worden uitgestuurd waardoor een heel aantal stappen uit het ondertekenproces worden geëlimineerd en de status hiervan is achteraf inzichtelijk. Er is destijds gestart¬¬¬ met een pilot voor het ondertekenproces rondom huisuitzettingen voor sociale huurwoningen. Een huurachterstand van 2 maanden kan de gemeente aanleiding geven om de huurder van een sociale huurwoning uit de woning te verwijderen. Met ValidSign kan een uitzettingsformulier direct digitaal rechtsgeldig ondertekend worden zonder dat de kans bestaat dat burgergegevens op straat komen te liggen.

Organisatie breed
“Wij realiseerden ons dat de digitale handtekening een uitkomst zou kunnen bieden aan veel meer collega’s. Het feit dat de meeste ValidSign gebruikers binnen de gemeente Utrecht de oplossing zijn gaan gebruiken door mond op mond reclame zegt eigenlijk al voldoende. Het gemak dat de oplossing brengt is ongekend. Een aantal maanden geleden is er een nieuwsitem over ValidSign geplaatst op de intranetpagina van de gemeente. Naar aanleiding hiervan stroomden er nog meer vragen over de oplossing binnen”, aldus Visser. Ali Provily en Frank Visser zijn verantwoordelijk gesteld voor de uitrol van de ondertekenoplossing binnen de gemeente Utrecht. Door de gebruiksvriendelijkheid van ValidSign hebben zij het product binnen een kort tijdsbestek goed genoeg leren kennen om het intern over te kunnen dragen aan collega’s. Zij verzorgen wekelijks minstens twee interne ValidSign demonstraties.
ValidSign wordt dan ook voor steeds meer processen ingezet binnen de Gemeente Utrecht. Allereerst zet de afdeling Inkoop de oplossing optimaal in om zowel interne- als externe documenten, waaronder inkoopcontracten ,digitaal te laten ondertekenen. Het kon bijvoorbeeld weken duren voordat een inkoopcontract rond was. Door het contract digitaal ter ondertekening te versturen wordt het binnen een paar uur afgehandeld. Mocht het toch te lang duren dan wordt er een reminder gestuurd naar de ondertekenaar zodat hij of zij het document alsnog diezelfde dag ondertekent. Ook wordt ValidSign gebruikt door de afdeling HR voor het ondertekenen van detacheringscontracten waarmee externe werknemers worden ingehuurd. Voorheen was men afhankelijk van de fysieke aanwezigheid van een ondertekenaar en nu wordt het arbeidscontract digitaal verstuurd en ondertekend. Daarnaast gebruikt de afdeling Werk en Inkomen ValidSign om kasverstrekking overeenkomsten te ondertekenen. Er worden binnen de gemeente nog veel meer documenten digitaal ondertekent maar in verband met de AVG wetgeving kunnen de applicatie beheerders dit niet inzien.

De toekomst
Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken binnen de gemeente Utrecht. Visser vertelt: “Wij hopen dat de gehele gemeente binnen nu en twee jaar digitaal zal ondertekenen met ValidSign. Ieder afdelingshoofd van de gemeente Utrecht is op de hoogte gesteld van de oplossing en draagt de oplossing steeds vaker over aan collega’s binnen zijn of haar afdeling wanneer een bepaald proces geoptimaliseerd kan worden met ValidSign”. Binnen de gemeente Utrecht wordt er gewerkt met het Enterprise Content Managementsysteem Alfresco. Wanneer de integratie met Alfresco is gerealiseerd zal dit proces alleen maar worden versneld. Documenten kunnen dan worden uitgestuurd, beheerd, en na ondertekening automatisch gearchiveerd op de juiste plek in het Enterprise Content Managementsysteem.

Webinar direct ondertekenen vanuit Word

Webinar direct ondertekenen vanuit Word

Direct ondertekenen met ValidSign vanuit Word

ValidSign introduceert de Word-plugin waarmee het nog eenvoudiger wordt om documenten digitaal te laten ondertekenen, rechtstreeks vanuit de vaak dagelijks gebruikte Word-applicatie. Voordelen van Word-plugin zijn een aanzienlijke versnelling van het ondertekenproces en een verbeterde klantbeleving, omdat er vanaf elke plek documenten ondertekend kunnen worden.

De gebruiker maakt in Word een document aan en verstuurt vanuit dezelfde applicatie het document ter ondertekening aan de gewenste relatie. De gebruiker vinkt simpelweg de gewenste geadresseerde aan en met één klik op de verzendknop wordt het document verstuurd. De gebruiker kan ook zelf het document ondertekenen vanuit Word. Aanvullend is het mogelijk om een ‘two factor-authenticatie’ toe te passen.

Klinkt dit interessant voor u en wilt u hier graag meer over weten? Meld u dan aan voor het webinar  “Direct digitaal ondertekenen vanuit Word”.

Wanneer: 28 januari 2020, 10:00 – 10:30 uur vanaf uw eigen werkplek.