O2 Accountants: “Ik wou dat ik tien jaar eerder aan ValidSign was begonnen!”

O2 Accountants: “Ik wou dat ik tien jaar eerder aan ValidSign was begonnen!”

Wij zeggen altijd: klanten betalen ons om te denken, niet om te doen. Daar helpt ValidSign aan mee. Al dat “doe”-werk: afdrukken, zorgen dat de vennoot er is, ondertekenen, dan weer kopiëren en opslaan, in een brief stoppen. Dat slaat eigenlijk nergens op als het makkelijker kan. De digitale handtekening van ValidSign is daar de oplossing voor,” aldus Teun den Ouden, Partner O2 Accountants

O2 Accountants

O2 Accountants is een accountantsbedrijf met vier verschillende vestigingen in Nederland, opgericht in 2002. Sinds de oprichting is de organisatie hard gegroeid en worden er momenteel 700 klanten bediend. O2 Accountants onderscheidt zich door het advieswerk; 40% van de werkzaamheden wordt besteed aan het juiste advies op maat voor de klant. Het motto luidt: “Klanten betalen ons om te denken, niet om te doen”. De digitale handtekening oplossing van ValidSign sluit daar perfect op aan.

Procesversnelling en inzicht

Sinds begin 2017 maakt O2 Accountants gebruik van de digitale handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het over het algemeen lang duurde voordat documenten ondertekend retour kwamen. Soms kwamen ze niet eens ondertekend retour. De doorlooptijd was heel lang of zelfs oneindig. Daarnaast was er geen inzicht in het aantal documenten dat ter ondertekening uit stond bij klanten. “We wilden het ondertekenproces versnellen, maar ook meer inzicht verkrijgen in het aantal documenten dat wordt uitgestuurd,” vertelt Teun den Ouden, Partner bij O2 Accountants.
Voorheen verliep alles per post en moest het secretariaat alles handmatig klaarmaken en versturen, vaak in tweevoud. Hier kwamen veel handelingen bij kijken. Margot van der Sluis, secretarieel medewerker bij O2 Accountants, had hier dagelijks mee te maken en vertelt: “Sinds het gebruik van ValidSign is onze tijdswinst met 70% gestegen. Puur door het verminderde aantal handelingen. We hoeven geen documenten meer te printen of te scannen. Ik zou zwaar depri zijn als dit weer werd teruggedraaid.”
Hoe O2 Accountants bij ValidSign terecht kwam? Primair door de referentie van accountskantoor Accon AVM. Teun vertelt: “Accon AVM zat in een proefperiode bij ValidSign en was erg enthousiast.” In no time kon O2 Accountants al aan de slag met ValidSign. “We kregen een demo van de consultant en na de uitlevering zijn we er dezelfde dag nog mee aan de slag gegaan.”

Klik & klaar

Alle uitgaande documenten binnen O2 Accountants worden momenteel dus niet meer per post, maar digitaal via ValidSign verzonden ter ondertekening. Jaarrekeningen, opdrachtbrieven, normale brieven, noem het maar op. Dit zijn minstens 4.000 documenten per jaar. Deze worden door het secretariaat van O2 Accountants digitaal opgemaakt en verstuurd. “De accountants zelf hebben er geen omkijken meer naar. Ze hoeven enkel de mail met het ondertekenverzoek te openen en te klikken om te ondertekenen,” vertelt Teun. ValidSign biedt een digitaal platform met een dashboard waarop alle transacties zijn in te zien. “Het dashboard van ValidSign geeft een mooi overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. De doorlooptijd is korter én we hebben inzicht in het gehele ondertekenproces.”
Daarnaast wordt het voor klanten ook gemakkelijker om documenten snel te ondertekenen. “Je merkt dat de drempel voor de klant lager is en de terugkoppeling hoger is. We hoeven niet meer te zeuren bij de klant om te ondertekenen omdat het gemakkelijker gaat.”

Zakelijke groei

O2 Accountants is de afgelopen jaren sterk gegroeid, elk jaar met ongeveer 15%. “We zijn echt gegroeid, maar het secretariaat is hetzelfde gebleven.” Door de digitale handtekening kan aanzienlijk meer werk worden verricht in minder tijd. Ook kost de oplossing van ValidSign volgens Teun weinig. Deze kosten zijn volgens hem ook zo weer terugverdiend. “Ik heb het nooit echt berekend, maar ik denk dat we ValidSign binnen drie maanden wel terugverdiend hebben.”
ValidSign draagt binnen O2 Accountants dus bij aan de zakelijke doelen, onder andere door procesversnelling en een inzichtelijk ondertekenproces. Ook is het stukje professionaliteit voor het accountantskantoor van belang. “ValidSign heeft een goede look-and-feel en het is professioneel. Dat willen we ook uitstralen naar klanten,” vertelt Teun. “ValidSign is een soort marketing voor ons. De tool ziet er gewoon goed uit.”

Volledig compliant

ValidSign voldoet met haar oplossing aan Europese wet- en regelgeving. Voor accountants is dat erg belangrijk. “Accountants denken vaak in risico’s en vinden nieuwe dingen nog wel eens eng. Maar de digitale handtekening is juridisch juist beter dan de natte handtekening. Het is makkelijk te bewijzen dat de digitale handtekening rechtsgeldig is,” concludeert Teun.
Voor O2 Accountants was de oplossing van ValidSign ook de ideale uitkomst om compliant te zijn aan de AVG. Om aan de AVG te voldoen werden verwerkersovereenkomsten digitaal verstuurd met ValidSign. “De verwerkersovereenkomsten konden wij met ValidSign heel makkelijk via een bulkupload in één keer verzenden naar al onze klanten. Daarnaast konden we al onze klanten heel gemakkelijk een reminder sturen. Ik denk dat we al wel 80% van al de verstuurde verwerkersovereenkomsten ondertekend terug hebben. Op deze manier waren we heel snel compliant aan iets wat als door velen als vervelend en irritant wordt beschouwd.”

Meer ValidSign

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken en zal wellicht nog geautomatiseerder toegepast worden als het aan Teun ligt: “Bij ons heeft het secretariaat een dubbele functie. We vinden het niet alleen fijn dat ze de handeling doen, maar alles wat de deur uitgaat wordt ook door de medewerkers gelezen zonder dat ze de inhoud kennen. Zal dat verdwijnen in de toekomst? Dat weet ik niet. Er zit relatief veel werk in die check. Als dat uiteindelijk geautomatiseerd kan verlopen, kan het digitaal aanbieden van documenten ter ondertekening wellicht ook geautomatiseerd verlopen. Het versturen door het secretariaat wordt dan overgeslagen. Ik houd het niet voor onmogelijk.”
Dat ValidSign binnen O2 Accountants in de toekomst nog volop zal worden gebruikt is dus wel duidelijk. Digitaal ondertekenem is volledig geïntegreerd in het bedrijfsproces en biedt O2 Accountants vele voordelen. “Ik wou dat ik al tien jaar eerder aan ValidSign was begonnen!”, lacht Teun.

Front-end Developer

Front-end Developer

Jij bent de Front-end Developer met een groot verantwoordelijkheidsgevoel die geniet van dynamiek. Wij werken nauw samen met vele partners die samen met ons nieuwe producten ontwerpen en de oplossing integreren op basis van Rest Architectuur. Je zult in onze organisatie snel een directe bijdrage leveren aan productontwikkeling en verbetering van de klantervaring van ons platform. Als je een tastbaar resultaat wilt, het leuk vindt om verantwoordelijkheid te dragen dan zijn we naar jou op zoek!

Verantwoordelijkheden:

  • Het ontwerpen en ontwikkelen van responsive, high performance, zeer betrouwbare webapplicaties gericht op zowel mobiele apparaten als op desktops.
  • Ontwikkelen met behulp van TDD en agile methodologieën, inclusief code reviews, retrospectives en CI
  • Onderzoek en evalueren van software (inclusief open source bibliotheken en producten van derden) voor opname in het ontwikkelingsproces
  • Integraal deel uitmaken van het ontwerp en de implementatie van geautomatiseerde prestatie- en schaalbaarheidsteststrategieën

Je profiel:

  • Je hebt een HBO- of WO opleiding afgerond.
  • Minimaal 2 jaar ervaring in het ontwerpen / ontwikkelen van webapplicaties
  • Ervaring en kennis van: Javascript, HTML, CSS, Web framework React bibliotheek, Rest Architecture
  • Ervaring met het volgende is een pré: Sinatra, HAML, SASS, Rails, Java, Wilfdly en Apache Tomcat

We bieden:

  • Werken in een creatief en dynamisch team
  • Een 32-uurs tot full-time job in een papierloos kantoor gevestigd in het mooie Deventer
  • Prima primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden
  • Volop ontwikkelmogelijkheden met ruimte voor eigen inbreng
  • Solliciteer nu en bel 085-303 3676 of mail naar werkenbij@validsign.nl
Thuiswerkondersteuning door ValidSign

Thuiswerkondersteuning door ValidSign

Corona en thuiswerken
In verband met de Corona-crisis zijn steeds meer mensen genoodzaakt om vanuit huis hun werkzaamheden voort te zetten. Thuiswerken kan ertoe leiden dat offertes en overeenkomsten vertraagd of niet ondertekend worden. Met het ValidSign platform kunt u elk document digitaal (laten) ondertekenen. ValidSign biedt u in deze bijzondere tijd de mogelijkheid om kosteloos direct twee gebruikers te activeren zonder verplichtingen. Digitaal ondertekenen vanaf elke locatie met elke device.

Meldt u nu hier vrijblijvend aan voor het activeren van twee gratis gebruikers.

Registreren

* vereiste velden
Geslacht
De Keuken Kampioen Divisie ondertekent volledig digitaal

De Keuken Kampioen Divisie ondertekent volledig digitaal

Deventer, 12 maart 2020 –  De Coöperatie Eerste Divisie en ValidSign hebben per 11 maart een overeenkomst getekend dat beide partijen (minimaal) tot en met het seizoen 2021-2022 aan elkaar verbindt. Door deze samenwerking zal ValidSign de volledige integratie van digitaal ondertekenen van overeenkomsten bij alle Keuken Kampioen Divisie-clubs voor haar rekening nemen. Alle sponsor- en spelerscontracten worden vanaf vandaag ondertekend met ValidSign.

John Lageman, oprichter bij ValidSign: “Alle clubs in de Keuken Kampioen Divisie kunnen vanaf heden alle contracten, waaronder sponsor- en spelerscontracten, eenvoudig rechtsgeldig ondertekenen en archiveren. Wij zijn erg trots op deze mooie samenwerking met de Coöperatie Eerste Divisie.”

Marc Boele, algemeen directeur bij de Keuken Kampioen Divisie: “Naast de voetbaltechnische ontwikkeling op het veld zetten we door deze samenwerking met ValidSign een mooie stap naar verdere professionalisering buiten het veld. Met ValidSign zal het ondertekenproces worden versneld voor zowel onze organisatie als alle bijbehorende clubs.”

De digitale handtekening draagt sterk bij aan professionalisering
Met de digitale handtekening oplossing van ValidSign worden bedrijfsprocessen versneld door de ondertekening te automatiseren. Het digitaal ondertekenen van een overeenkomst verloopt via een beveiligde omgeving en is volledig rechtsgeldig. ValidSign is marktleider op het gebied van de digitale handtekening in de Benelux en meer dan 1000 organisaties ondertekenen momenteel hun documenten met ValidSign. Het ValidSign platform is een Enterprise-oplossing die integreert met meer dan 85 applicaties zodat de getekende contracten direct worden opgeslagen in het systeem van de club. Door ValidSign in te zetten worden ondertekenfouten verminderd en de juridische- en nalevingspositie versterkt. Met de oplossing kunnen documenten vanaf ieder mobiel device door meerdere personen digitaal worden ondertekend. Dit betekent een verdere professionalisering van de werkwijze van de club en levert een flinke tijdwinst op. Meer informatie: https://www.validsign.nl.

Over Coöperatie Eerste Divisie
De Keuken Kampioen Divisie is dé essentiële schakel in de Nederlandse voetbalpiramide. Het aspiratieniveau voor topamateurs én het podium voor talenten om zich te presenteren aan clubs uit de Eredivisie én andere internationale topcompetities. Kijk voor meer informatie op https://keukenkampioendivisie.nl/over-ons  

Meer informatie:

Attika Boonzaaijer, attika.boonzaaijer@validsign.nl 

Johan Bolhuis, johan.bolhuis@keukenkampioendivisie.nl  

Fiscount sluit partnership met ValidSign

Fiscount sluit partnership met ValidSign

ValidSign is sinds deze maand ICT-Service partner van Fiscount. Fiscount is een samenwerkingsverband met accountants, fiscalisten, juristen en aanverwante specialistische zakelijke dienstverleners. Zij zal haar leden kennis laten maken met de voordelen die de digitale ondertekenoplossing van ValidSign biedt voor de accountancy markt.