Dossiervorming is een essentieel onderdeel voor vele organisaties. Documenten wilt u correct archiveren voor uw cliënten en uiteraard voor uzelf. Een groot gedeelte van deze documenten bevat een (of meerdere) handtekening(en). Bij veel kantoren is het lastig om alle documenten met handtekening te archiveren. Vooral documenten waar cliënten (of externen) een handtekening op plaatsen. Het komt regelmatig voor dat deze documenten in de administratie ontbreken omdat deze niet ondertekend retour komen. Hoe zorg je ervoor dat deze administratie volledig én op orde is?

 Inzichtelijk ondertekenproces

Voor organisaties is het vaak niet inzichtelijk waar een document zich in het ondertekenproces bevindt. Na het uitsturen van een document ter ondertekening ligt de actie bij de externe partij en is het wachten op een respons. Maar vaak komt die niet. Tegelijkertijd heeft u belangrijkere zaken waar u zich op richt en voor u het weet ligt het ondertekenproces alweer een poosje stil… Maar dat kan anders!

Middels ValidSign worden documenten na ondertekening automatisch opgeslagen in uw archief systeem. Bovendien kunt u herinneringen sturen naar uw klant om het ondertekenproces te versnellen. U heeft real-time inzicht in al de documenten die u ter ondertekening heeft verstuurd via het ondertekenplatform. Ook is het mogelijk om ValidSign te koppelen aan uw eigen Document Management Systeem, waardoor het nóg makkelijker wordt om al uw documenten op één plek terug te vinden.

Aardige administratie

Door de inzichtelijkheid van het ondertekenproces en de automatische archivering is uw administratie op orde en hoeft u zich niet meer af te vragen of er iets ontbreekt. Digitale handtekeningen zijn makkelijk te vergaren, u ontzorgt hier niet alleen uzelf mee maar ook uw klanten. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over de administratie, maar u kunt zich volledig focussen op uw business.

%d bloggers liken dit: