5 tips voor salesprofessionals om een voorstel (sneller) getekend retour te krijgen

Salesprofessionals

Als salesprofessional leef je voor de kick die het sluiten van een deal met zich meebrengt. Met name wanneer het om een bijzondere klant gaat. Die ene grote of juist die prospect uit die totaal nieuwe markt, daardoor maakt jouw hart een sprongetje. Maar wat als je niet persoonlijk langs kunt gaan of wanneer het ondertekenproces, van het contract mailen, het door de klant openen, laten printen, ondertekenen bij één of meerdere ondertekenaars, inscannen en weer opsturen, te lang duurt?

Als salesprofessional weet je als geen ander dat de snelheid en efficiency van het ondertekenproces bepalend kunnen zijn voor het ondertekend retour ontvangen van de offerte. Onze eigen salesprofessional, Senior Accountmanager Gertjan van Ek, geeft je 5 tips om een voorstel (sneller) getekend retour te krijgen.

Tip 1: Digitaal ondertekenen

Er van uitgaande dat je de juiste personen hebt gesproken en je de offerte uitstuurt naar de belangrijkste besluitvormers, is overstappen op digitaal ondertekenen een must als het gaat om snel contracten en offertes getekend retour te krijgen. Hoe makkelijker je het maakt voor de ondertekenaar, des te groter de kans is dat die persoon zijn of haar handtekening zet. De desbetreffende ondertekenaar ontvangt een verzoek via de mail om digitaal te ondertekenen. Op deze manier kan een ieder plaats- tijd en device onafhankelijk ondertekenen. Je hebt overigens enkel verbinding met het internet en toegang tot je e-mail nodig.

Tip 2: Stel een strakke deadline

Zonder opdringerig te klinken, is het stellen van een strakke deadline een belangrijke factor in het ondertekenproces. Zorg ervoor dat je op één lijn zit met de prospect.
Maak duidelijke afspraken over het verdere verloop van het sales proces en spreek af:

  1. Wanneer je het contract getekend retour verwacht;
  2. Dat je altijd bereikbaar bent voor verdere vragen;
  3. Dat je proactief contact opneemt met jouw prospect als de ondertekening op zich laat wachten.


Met de digitale handtekening van ValidSign kun je heel eenvoudig een herinneringsschema maken. Zo kun je bijvoorbeeld 3 dagen na verzending een reminder sturen, 2 dagen voor het einde van de deadline en op de laatste dag nogmaals. Op deze manier benader je jouw prospect proactief en voorkom je dat je te laat of helemaal vergeet om contact op te nemen. Op de dag van de deadline bel ik de ondertekenaar meestal nog even op. Wellicht dat de deadline niet realistisch was of dat er nog twijfels binnen de organisatie zijn. Met een persoonlijk gesprek kun jij dat als salesprofessional verhelpen.

Tip 3: Lever alle benodigde documenten in een keer aan

Zoals al eerder is benoemd is het belangrijk om het ondertekenproces zo snel en simpel mogelijk te houden voor prospects. Het versturen van offertes via de post is dus echt geen optie meer.

Gelukkig werken veel organisaties digitaal waardoor je niet meer afhankelijk bent van het tempo van een postbedrijf. Stuur je jouw offertes bijvoorbeeld nog per mail, zorg er dan voor dat alle benodigde documenten in dezelfde e-mail worden aangeboden aan de ondertekenaar. Op deze manier elimineer je het aantal acties dat de prospect moet uitvoeren om uit eindelijk te kunnen ondertekenen.

Het per mail versturen van je offerte is overigens niet de meest efficiënte oplossing. Je vraagt je prospect namelijk alsnog om de documenten te printen, scannen en handmatig terug te sturen. Met de digitale handtekening worden deze stappen geëlimineerd. De prospect hoeft enkel het ondertekenverzoek te openen en te ondertekenen middels een grafische handtekening of klikhandtekening. Naast te ondertekenen documenten kunnen ook overige documenten als bijlage worden meegestuurd. De prospect heeft zo dus alles wat hij of zij nodig heeft om de offerte te ondertekenen.

Tip 4: Stel vast welke personen tekenbevoegd zijn

Ook wanneer beide partijen ernaar streven om de gemaakte afspraken na te komen kan er iets voorvallen waardoor een ondertekening op zich laat wachten. Denk bijvoorbeeld aan het scenario waarin de ondertekenaar door ziekte of andere privé omstandigheden tijdelijk niet kan werken en er geen getekende offerte retour komt. De natte handtekening biedt dan geen mogelijkheid om hetzelfde document door een ander persoon te laten ondertekenen. Je zult dan toch echt een nieuwe offerte moeten opstellen die gericht is aan de nieuwe ondertekenaar. De digitale handtekening elimineert deze tijdrovende acties middels de machtigingsfunctionaliteit. Iemand machtigen om een aan jouw gericht document te ondertekenen? Ja, dat is mogelijk! Door tijdens het aanmaken van de transactie de machtigingsfunctionaliteit te selecteren geef je de ontvanger de mogelijkheid om de ondertekening door te zetten aan een andere tekenbevoegde binnen de organisatie. De identiteit van de gemachtigde ondertekenaar wordt vastgelegd aan de hand van zijn of haar e-mailadres en een two-factor of more-factor authenticatie waaronder SMS, iDIN of DigiD- authenticatie. Zo weet je zeker dat alleen de gemachtigde persoon het document kan inzien en zijn of haar handtekening kan zetten.

Wanneer jij zelf of een andere tekenbevoegde binnen jouw organisatie niet in staat is om een contract of offerte te ondertekenen is het overigens ook mogelijk om zelf collega’s te machtigen om voor jou te kunnen ondertekenen.

Tip 5: De timing van een Salesprofessional

Als laatste speelt timing een cruciale rol in het salesproces. De combinatie van snel schakelen, communiceren en ondertekenen maakt het voor de klant makkelijker akkoord te geven op de opdracht. Toch wordt dit vaak over het hoofd gezien.

Tijdens de eerste gesprekken met een prospect probeer ik erachter te komen welke belangrijke acties en events op de planning staan die hem of haar bezighouden op dit moment en in het volgende kwartaal om de juiste timing te kunnen bepalen.

Houd rekening met de volgende factoren:

  1. Bedrijfsevenementen
  2. Branche gerelateerde evenementen
  3. Branche gerelateerd nieuws

Het contact tussen jou en de prospect warm houden nadat je de opdracht hebt verstuurd is ook van belang. Het kan zo simpel zijn als weten dat er een drukke periode nadert voor een prospect en contact opnemen met de vraag hoe je kunt helpen om hun werklast te verminderen.

Daarnaast helpt het om vertrouwen op te bouwen. Het bieden van een luisterend oor of het verstrekken van extra informatie op het juiste moment kan het verschil zijn tussen een lost deal en closed won.

Nu jij als salesprofessional weet hoe je de snelheid en efficiency van het ondertekenproces kunt waarborgen, krijg je die deals zo getekend retour en blijft jouw business niet stilstaan!

More…

Share This