Cleerdin & Hamer Advocaten kiest ValidSign

Cleerdin & Hamer Advocaten kiest ValidSign

Deventer, 6 september 2018 – Cleerdin & Hamer Advocaten heeft gekozen voor de digitale handtekening oplossing van ValidSign. In eerste instantie wordt ValidSign ingezet om opdrachtbevestigingen binnen het dossierproces te voorzien van een digitaal rechtsgeldige elektronische handtekening. Die eSignatures moeten – ook in het kader van de AVG – voldoen aan zowel Nederlandse als Europese wetgeving.

Mr. Robbert Jonk, Partner Cleerdin & Hamer: “Een van de ‘uitdagingen’ binnen de invoering van de AVG is dat aantoonbaar getekende opdrachtbevestigingen deel uit moeten maken van het dossier. Daarvoor zochten wij een snelle en vooral praktische oplossing. Met name de min of meer geautomatiseerde controle is voor ons van belang. ”

Om voor de digitale handtekeningen AVG-compliant te zijn is – na een selectie – gekozen voor de ValidSign-oplossing. Daarbij heeft Cleerdin & Hamer vooral gelet op de eenvoud van inzenden van ‘een stuk’ maar ook op de eenvoud van controle.
“Naast het uitstralen van professionaliteit naar klanten”, stelt Robbert Jonk, “is het ook belangrijk dat de beveiliging is geborgd. Door de toevoeging van de elektronische handtekeningen van ValidSign binnen het dossierproces is in ieder geval de elektronische opdrachtbevestiging onderdeel van het digitale dossier. Daardoor ook controleerbaar en de status te volgen.”

“De digitale handtekening oplossing zorgt ervoor dat Cleerdin & Hamer binnenkort niet meer afhankelijk is van het papieren proces”, stelt John Lageman, CEO ValidSign. “Met ValidSign kan advocatenkantoor Cleerdin & Hamer haar werkprocessen efficiënter inrichten en gevoelige stukken veiliger verwerken.”

Cleerdin & Hamer Advocaten, met vestigingen in Amsterdam, Alkmaar, Almere en Rotterdam, biedt specialisten op de rechtsgebieden strafrecht, arbeidsrecht, wet Bopz, erfrecht, medisch tuchtrecht, personen- en familierecht, vastgoedrecht, ondernemingsrecht, vreemdelingenrecht en jeugdrecht. Uitgangspunt is dat een cliënt de best mogelijke juridische bijstand mag verwachten.

ValidSign, Bergweidedijk 42, 7418 AA Deventer.
Tel: 085 303 3676, E-mail: info@validsign.nl, www.validsign.nl

ETTU versnelt ondertekenproces aanzienlijk

ETTU versnelt ondertekenproces aanzienlijk

Wat was het probleem?
ETTU is Microsoft dienstverlener op het gebied van Azure, SharePoint en Office 365. Het sales team bestaat uit 10 personen die zowel nieuwe klanten als bestaande klanten bedienen.

Voorheen werden contracten per email verstuurd en was het onduidelijk wat de status van een contract was. Een klant moest het contract afdrukken, ondertekenen, inscannen en daarna terugsturen. Het getekende contract werd dan handmatig opgeslagen in het digitale klantdossier. Een arbeidsintensief proces waarbij vaak vergeten werd om het getekende contract op te slaan. Dit zorgde dan ook voor vertraging bij de financiële afhandeling. Zeker als je bedenkt dat het om 50 tot 100 contracten per maand gaat.

Wat was de oplossing?
ETTU maakt gebruik van ValidSign voor het digitaal en rechtsgeldig ondertekenen van documenten, in combinatie met de ValidSign connector voor SharePoint Online. Vanuit SharePoint Online wordt een nieuw contract aangemaakt en opgeslagen in het klantdossier. Via de ribbon kan een contract ondertekend worden en rechtstreeks naar de klant worden gestuurd. De klant ontvangt het digitale contract en kan het eenvoudig online ondertekenen. Eventueel kan deze persoon het contract ook doorzetten naar zijn/haar manager. Als het contract eenmaal ondertekend is, wordt het automatisch in het digitaal dossier geplaatst.

Wat is het resultaat?
Doordat contracten nu digitaal en rechtsgeldig ondertekend worden, is altijd de status van contracten bekend. Bovendien wordt er per contract minimaal 10 minuten tijd bespaard doordat er minder handmatige acties nodig zijn. Dit reduceert de tijd om contracten de ondertekenen, waardoor de accountmanagers van ETTU meer klanten kunnen bedienen.

De accountmanagers van ETTU zijn nu in staat om zowel op kantoor als onderweg contracten te versturen en de status in te zien. Vanwege het grote succes van ValidSign heeft ETTU de digitale handtekening opgenomen in haar eigen producten en biedt deze aan haar eigen klanten aan. In de toekomst zullen ook andere afdelingen gebruik maken van ValidSign, waaronder HR.

Face2Face ondertekenen tijdens het keukentafelgesprek

Face2Face ondertekenen tijdens het keukentafelgesprek

Het keukentafelgesprek: een belangrijke afspraak tussen de gemeente en de burger waarbij beslissingen worden genomen voor ondersteuning voor het individu. Het ondertekenen van een verslag of beslissingsdocument speelt hierbij vaak ook een rol. Ondertekenen gebeurt vaak nog op papier, waardoor het over het algemeen lang duurt voordat documenten door meerdere personen ondertekend worden.

Digitaal & Face2Face ondertekenen
Door middel van de Face2Face ondertekenoptie is het mogelijk om tijdens het gesprek documenten te laten ondertekenen door meerdere betrokkenen op één mobiel device. Dit kan bijvoorbeeld via een laptop, maar ook via een tablet of mobiele telefoon. In no time heeft u een ondertekend document.

Op deze manier kunnen processen snel in gang worden gezet en hoeft er achteraf niet meer op papier ondertekend te worden. Ideaal voor de gemeente, maar ook voor het desbetreffende individu.

Meer weten? Neem contact met ons op.

Als accountant uw administratie volledig op orde

Als accountant uw administratie volledig op orde

Dossiervorming is een essentieel onderdeel voor vele organisaties. Documenten wilt u correct archiveren voor uw cliënten en uiteraard voor uzelf. Een groot gedeelte van deze documenten bevat een (of meerdere) handtekening(en). Bij veel kantoren is het lastig om alle documenten met handtekening te archiveren. Vooral documenten waar cliënten (of externen) een handtekening op plaatsen. Het komt regelmatig voor dat deze documenten in de administratie ontbreken omdat deze niet ondertekend retour komen. Hoe zorg je ervoor dat deze administratie volledig én op orde is?

 Inzichtelijk ondertekenproces

Voor organisaties is het vaak niet inzichtelijk waar een document zich in het ondertekenproces bevindt. Na het uitsturen van een document ter ondertekening ligt de actie bij de externe partij en is het wachten op een respons. Maar vaak komt die niet. Tegelijkertijd heeft u belangrijkere zaken waar u zich op richt en voor u het weet ligt het ondertekenproces alweer een poosje stil… Maar dat kan anders!

Middels ValidSign worden documenten na ondertekening automatisch opgeslagen in uw archief systeem. Bovendien kunt u herinneringen sturen naar uw klant om het ondertekenproces te versnellen. U heeft real-time inzicht in al de documenten die u ter ondertekening heeft verstuurd via het ondertekenplatform. Ook is het mogelijk om ValidSign te koppelen aan uw eigen Document Management Systeem, waardoor het nóg makkelijker wordt om al uw documenten op één plek terug te vinden.

Aardige administratie

Door de inzichtelijkheid van het ondertekenproces en de automatische archivering is uw administratie op orde en hoeft u zich niet meer af te vragen of er iets ontbreekt. Digitale handtekeningen zijn makkelijk te vergaren, u ontzorgt hier niet alleen uzelf mee maar ook uw klanten. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over de administratie, maar u kunt zich volledig focussen op uw business.

Intensieve samenwerking ValidSign voor Blockchain

Intensieve samenwerking ValidSign voor Blockchain

ValidSign en de ondernemingen achter eWaarmerk, eSpecialisten B.V. en Sphereon B.V., gaan intensief samenwerken om organisaties te ondersteunen in het elektronisch waarmerken en ondertekenen van digitale bestanden en de registratie daarvan in de Blockchain.

Uitwisseling van informatie in onze samenleving gebeurt steeds meer digitaal. Dit heeft uiteraard veel voordelen. Digitale informatie is echter ook gemakkelijk te wijzigen (te manipuleren) zonder dat dit duidelijk is voor de gebruiker. In dat geval is de informatie niet langer authentiek, integer en betrouwbaar. De gevolgen kunnen verstrekkend zijn als blijkt dat op basis van onjuiste informatie besluiten worden genomen.

Het is van groot belang dat de verstrekker van digitale informatie kan garanderen dat de informatie 100% authentiek, integer en betrouwbaar is
en dat de ontvanger dit eenvoudig kan controleren.

Digitale handtekening (ValidSign)

ValidSign, marktleider digitaal ondertekenen in Nederland, heeft al jaren de Europese richtlijn met betrekking tot digitale handtekeningen geïmplementeerd. Artikel 15a van het Burgerlijk Wetboek Boek 3 geeft aan dat een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening. Door het toepassen van ValidSign wordt ervoor gezorgd dat digitaal ondertekende stukken rechtsgeldig zijn. Ook kunnen meerdere mensen met behulp van ValidSign dezelfde digitale stukken ondertekenen.

eWaarmerk

Er zijn veel stukken die niet ondertekend hoeven te worden, maar die wel gevolgen kunnen hebben in het rechtsverkeer. Denk bijvoorbeeld aan facturen, aanmaningen, bijlagen, e-mails, foto’s, video-bestanden, bouwtekeningen, belastingaanslagen, beschikkingen, rapportages en databases. De ontvangende partij kan de informatie manipuleren en gebruiken in transacties naar derden toe. Door de digitale informatie te eWaarmerken en het eWaarmerk te registreren op de Blockchain kan elke ontvanger valideren in hoeverre de ontvangen informatie authentiek is. Dit geldt zowel voor de individuele bestanden als de samenhang tussen deze documenten (dossiers).

Combinatie ValidSign & eWaarmerk

Door ValidSign en eWaarmerk te combineren wordt er een krachtige oplossing geboden welke voor elk gewenst proces kan worden ingezet. Hierbij wordt de integriteit van digitale informatie gewaarborgd. Het ondertekenen door gebruikers kan geavanceerd of gekwalificeerd op basis van PKI technologie worden verrijkt met de blockchain. Het automatisch laten eWaarmerken van informatie en de registratie hiervan in de Blockchain kan nu in een keer geïmplementeerd worden.