Grafische handtekening: wat is het en hoe werkt het?

Grafische handtekening: wat is het en hoe werkt het?

Wist u dat u uw eigen grafische handtekening kunt toevoegen aan uw ValidSign account? Wanneer u documenten digitaal ondertekent komt uw persoonlijke krabbel op het document te staan. Lees meer over de grafische handtekening en hoe u deze instelt.

Grafische handtekening

Digitaal ondertekenen met uw ValidSign account kan op twee manieren: door middel van de “klikhandtekening” of de “grafische handtekening”. De klikhandtekening wordt over het algemeen het meest gebruikt en is standaard ingesteld. De grafische handtekening daarentegen kunt u als eigenaar van het ValidSign account instellen, opslaan en vervolgens voor elke transactie opnieuw gebruiken.

De grafische handtekening komt overeen met de “natte” handtekening; het is als het ware de “krabbel” van de ondertekenaar die je op het ondertekende document ziet staan. Bij de klikhandtekening ziet u enkel uw naam en de datum van ondertekening. Beide handtekeningen zijn even rechtsgeldig, maar gezien de gelijkenis met de natte handtekening wordt de grafische handtekening door velen liever gebruikt dan de klikhandtekening. De grafische handtekening lijkt het meest op de handgeschreven handtekening op papier en voelt daardoor vertrouwder aan.

Hoe stel je de grafische handtekening in?

In uw ValidSign account kunt u rechts bovenin klikken op uw naam, waarna u in het menu terechtkomt. Hier kiest u voor “Mijn Account”.

Vervolgens kunt u binnen “Mijn Account” kiezen voor “Handtekening”. In dit scherm kunt u uw grafische handtekening instellen. Dit kan het beste via een smartphone of tablet worden gedaan, aangezien het namaken van uw grafische handtekening lastiger is met uw muis van uw laptop/pc. Door middel van uw vinger of een pennetje die geschikt is voor touchscreens kunt u uw krabbel via uw smartphone of tablet instellen. De handtekening kunt u zo vaak als het nodig is aanpassen.

Hoe komt de grafische handtekening terug op het document?

Wanneer u in de ValidSign omgeving een document ter ondertekening aanbiedt en u het handtekeningvak heeft versleept naar de juiste plaats, ziet u rechts bovenin het handtekeningvak een tandwieltje. Door op het tandwieltje te klikken kunt u kiezen voor de grafische handtekening. Na ondertekening verschijnt hier dan uw persoonlijke grafische handtekening die u van tevoren heeft ingesteld.

Vragen? Neem gerust contact met ons op.

3 Misvattingen over digitaal ondertekenen

3 Misvattingen over digitaal ondertekenen

Er zijn vele misvattingen over digitale handtekeningen. De drie meest gehoorde misvattingen hebben wij voor u op een rijtje gezet. Uiteraard kunnen wij u van veel informatie voorzien over de rechtsgeldigheid van de digitale handtekening.

De drie misvattingen:

1) De grafische handtekening is beter dan de “klik” handtekening

2) Digitaal ondertekenen kost meer tijd dan het zetten van een “natte” handtekening

3) Om digitaal te kunnen ondertekenen is er software benodigd

1) De grafische handtekening is beter dan de “klik” handtekening
Men gaat er vaak op voorhand vanuit dat de grafische handtekening rechtsgeldiger is dan de “klik” handtekening, omdat je – net als bij de natte handtekening – iemands eigen krabbel ziet. Dit voelt vertrouwder aan en heeft daarom meer emotionele waarde. Bij de “klik” handtekening zie je enkel de naam van de ondertekenaar en de datum van ondertekening. Toch is de “klik” handtekening net zo rechtsgeldig als de grafische handtekening indien de identiteit wordt vastgesteld.  Ook met onze oplossing is het standaard mogelijk een handtekening(krabbel)  te plaatsen. Zodoende kan er ook een handtekening check plaatsvinden met bijvoorbeeld een paspoort of rijbewijs.
2) Digitaal ondertekenen kost meer tijd dan het zetten van een “natte” handtekening
Het zetten van een enkele “natte” handtekening is zo geklaard, maar het hele administratieproces daaromheen kost veel tijd. Denk aan het printen van ellenlange contracten, het scannen daarvan en het versturen van documenten per post. Digitaal ondertekenen elimineert dit papieren proces. Het laten ondertekenen van meerdere documenten door meerdere personen kan binnen enkele minuten afgehandeld worden. Digitaal ondertekenen bespaart u dus veel tijd ten opzichte van papierintensief ondertekenen.
3) Om digitaal te kunnen ondertekenen is er software benodigd
Digitaal ondertekenen met ValidSign gebeurt in de “cloud”. Dit betekent dat er via elk device met internetverbinding en op elk tijdstip digitaal kan worden ondertekend met ValidSign. Er is geen installatie benodigd om eenvoudig en snel digitaal te ondertekenen. ValidSign is altijd aan te roepen met een internetverbinding. Makkelijk in gebruik en voor iedereen toegankelijk. Daarnaast heeft ValidSign vele integraties. De digitale handtekening kan ook gemakkelijk worden gebruikt vanuit uw DMS-systeem, zoals SharePoint of Enable-U.

“Groen doen” met ValidSign

“Groen doen” met ValidSign

Geen papierstromen meer. Geen uitpuilende archiefkasten meer. Dat is waar de overheid naartoe wil. Niet alleen is papierloos werken efficiënt, ook is het erg gunstig voor het milieu. Er hoeven minder bomen gekapt te worden én er wordt minder (papieren) afval geproduceerd. Overheidsinstanties kunnen hun MVO-beleid demonstreren door volledig digitaal te werken. Door middel van de digitale handtekening hoeven contracten of andere documenten niet meer geprint te worden voor ondertekening.

De Nederlandse overheid verwacht van bedrijven en overheden dat zij maatschappelijk verantwoord ondernemen en zich bewust worden van activiteiten die negatieve effecten hebben op de 3 P’s: People, Profit & Planet. Documenten digitaal ondertekenen heeft een vooral een positieve invloed op de laatste P. Gemeentes, provincies en andere overheidsinstanties die al gebruik maken van ValidSign ondertekenen én beheren hun documenten volledig digitaal en besparen hiermee vele stapels papier door papierloos te werken. Daarnaast maakt ValidSign het mogelijk om plaatsonafhankelijk te ondertekenen vanaf elk elektronisch device. Dit scheelt u ritjes naar uw kantoor of uw relaties. Wilt u weten hoe ValidSign uw proces precies kan verbeteren? Neem dan contact met ons op.

Papierloos vergaderen met iBabs & ValidSign

Papierloos vergaderen met iBabs & ValidSign

Met iBabs is het mogelijk om papierloos te vergaderen. Door papierloos te vergaderen bespaart u niet alleen stapels papier, maar ook veel tijd. Door de integratie van ValidSign en iBabs is het mogelijk om rechtsgeldig digitaal te ondertekenen vanuit iBabs. Papierloos vergaderen wordt door de digitale handtekening oplossing nóg efficiënter. Maar hoe werkt dat precies? Lees meer…

Efficiënt vergaderen
iBabs is de partner van ValidSign op het gebied van digitaal vergaderen. Zij maakt het mogelijk om digitaal te vergaderen, waarbij het gebruik van papier wordt verruild voor een app op uw tablet of laptop. De oplossing maakt vergaderingen eenvoudiger, inhoudelijker en milieubewuster. Het is mogelijk agendapunten aan te maken en die te koppelen aan de juiste personen. U kunt bestanden toevoegen en er extra notities bijmaken. Zowel de voorbereiding van een vergadering als de vergadering zelf kunnen op deze manier veel efficiënter ingericht worden. Het gaat puur om de inhoud en extra administratief (papier)werk is door de komst van iBabs overbodig.

Efficiënt ondertekenen
ValidSign sluit met haar digitale handtekening oplossing naadloos aan op het papierloos vergaderen. De integratie van iBabs en ValidSign zorgt voor een volledig digitaal proces. Documenten hoeven niet meer geprint en gerouteerd te worden onder de verschillende ondertekenaars tijdens vergaderingen, maar kunnen vanuit iBabs rechtstreeks worden aangeboden aan de ondertekenaars. Na ondertekening blijft het ondertekende document in iBabs staan en is het document makkelijk terug te halen.